Para la mayoría de las empresas, aceptar pagos con tarjeta de crédito es una necesidad porque una gran base de clientes usa este método de pago: 4300 millones de tarjetas Visa estaban en circulación en todo el mundo en 2023. Las empresas que aceptan tarjetas de crédito también pueden aprovechar el uso de análisis de datos avanzados para tomar decisiones empresariales informadas, así como las herramientas avanzadas de detección y prevención de fraude que ofrecen los procesadores de tarjetas de crédito.

A continuación, explicaremos los aspectos fundamentales de aceptar pagos con tarjeta de crédito como pequeña empresa, incluidos los tipos de pagos con tarjeta y las prácticas recomendadas para configurar y mantener sistemas de procesamiento de pagos.

¿Qué contiene este artículo?

• Tipos de pagos con tarjeta de crédito
  
• Cómo funciona el procesamiento de las tarjetas de crédito
  
• Cómo aceptar tarjetas de crédito como pequeña empresa
  
• Prácticas recomendadas sobre el pago con tarjeta de crédito para pequeñas empresas
  

Tipos de pagos con tarjeta de crédito

No todos los pagos con tarjeta de crédito se hacen con el mismo mecanismo de pago. A medida que la tecnología avanza, los clientes tienen más opciones para usar tarjetas de crédito.

Transacciones con banda magnética

Este método consiste en pasar una tarjeta por un lector que lee la banda magnética en el reverso de la tarjeta. Este tipo de transacción, que se usa en los sistemas de punto de venta (POS), es cada vez menos popular por motivos de seguridad.

• Transmisión de datos: la banda magnética contiene datos como el nombre del titular de la tarjeta, el número de cuenta, la fecha de vencimiento de la tarjeta y un código de seguridad. Cuando un cliente pasa la tarjeta, el lector registra estos datos para iniciar el proceso de la transacción.

• Aspectos de seguridad: las transacciones con banda magnética se consideran menos seguras debido a la naturaleza estática de los datos que contiene esa banda, y esto hace que sean susceptibles a clonaciones y fraude.

Transacciones con tarjeta con chip EMV

Las tarjetas con chip EMV (Europay, Mastercard y Visa) se insertan en un lector. El chip se comunica con el terminal para autenticar la transacción. Este tipo de transacción es habitual en muchas regiones, especialmente donde existen medidas de seguridad rigurosas en torno a las transacciones con tarjeta física.

• Transmisión de datos: el chip genera un código de transacción único para cada pago.

• Aspectos de seguridad: el cifrado dinámico dificulta que los estafadores repliquen los datos de la tarjeta, lo que reduce en gran medida el fraude con tarjetas falsificadas.

Transacciones sin contacto

En las transacciones sin contacto se usa la tecnología de comunicación de campo cercano (NFC) o de identificación por radiofrecuencia (RFID); estas tecnologías permiten acercar la tarjeta a un lector sin que haya contacto directo. Este tipo de transacción es popular en entornos que priorizan la velocidad y la comodidad, como el comercio minorista y el transporte público.

• Transmisión de datos: como sucede con las transacciones con chip EMV, los pagos sin contacto transmiten datos por medio de señales cifradas que generan un código único para cada transacción.

• Aspectos de seguridad: las transacciones sin contacto tienen un alto nivel de seguridad gracias al cifrado y la generación de un código único para cada transacción.

Transacciones con cartera digital

Las carteras digitales (por ejemplo, Apple Pay, Google Wallet) almacenan información de tarjetas de crédito en un dispositivo móvil para que los clientes puedan hacer pagos con el dispositivo mediante la tecnología NFC. Este tipo de transacción es cada vez más popular en las transacciones electrónicas y en las tiendas físicas por su practicidad.

• Transmisión de datos: cuando se inicia un pago, la cartera digital crea una transacción tokenizada que sustituye los datos confidenciales de la tarjeta por un identificador digital único.

• Aspectos de seguridad: las transacciones con carteras digitales tienen un alto nivel de seguridad gracias a la tokenización y la verificación biométrica (por ejemplo, el reconocimiento facial o de las huellas dactilares) en el dispositivo del usuario.

Transacciones en línea y sin tarjeta física (CNP)

Las transacciones sin tarjeta física se refieren a las compras que se hacen en línea o por teléfono en las que la tarjeta no se muestra físicamente a la empresa. Este tipo de transacción se usa en el comercio electrónico, los pedidos telefónicos y cualquier caso de pago remoto en el que la empresa no pueda verificar físicamente la tarjeta o al titular de esta.

• Transmisión de datos: el cliente ingresa los datos de su tarjeta manualmente y estos se transmiten a la empresa para que los procese.

• Aspectos de seguridad: las transacciones CNP suponen un mayor riesgo de fraude porque la tarjeta y el titular de la tarjeta no están físicamente en el lugar donde se hace la compra. Se recomienda tomar medidas de seguridad avanzadas, como la autenticación de dos factores y el cifrado Secure Sockets Layer (SSL).

Cómo funciona el procesamiento de las tarjetas de crédito

El procesamiento de las tarjetas de crédito se realiza a través de una red de entidades financieras y tecnologías que colaboran para autorizar y cobrar pagos. El proceso es el siguiente:

• Inicio: cuando un cliente hace una compra con tarjeta de crédito, la transacción se inicia en el momento en el que la tarjeta física se pasa por un terminal, se introduce en él o se acerca a este, o bien cuando los datos se ingresan por medios digitales (por ejemplo, por Internet). El sistema POS de la empresa o la pasarela de pagos en línea registra los datos de la transacción, como la información de la tarjeta y el importe de la compra.

• Autorización: los datos de la transacción se envían al procesador de pagos de la empresa que, a su vez, envía la información al banco emisor de la tarjeta mediante la red correspondiente (p. ej., Visa o Mastercard). El banco emisor recibe la solicitud de transacción y comprueba varias veces la validez de la tarjeta, los fondos disponibles y los riesgos de fraude que podría haber. Si la transacción se aprueba, el banco emisor envía un código de autorización a la empresa a través de la red, con el que indica que los fondos están disponibles y se destinaron a esta transacción.

• Procesamiento por lotes: al final del día hábil, la empresa envía todas las transacciones aprobadas en un solo lote al procesador de pagos. El procesamiento por lotes es el proceso de recopilar todas las transacciones del día para procesarlas a la vez.

• Compensación y liquidación: el procesador de pagos reenvía las transacciones en lote a la red de tarjetas y estas se encargan de transmitirlas a los bancos emisores correspondientes para que se acrediten los fondos. Durante la acreditación de fondos, el banco emisor transfiere los fondos correspondientes a cada transacción al banco adquirente de la empresa. Este último acredita los fondos en la cuenta de la empresa, a los que resta todas las comisiones aplicables. Este proceso suele demorar de uno a tres días hábiles y, a continuación, la empresa puede acceder a los fondos.

• Comisiones y cargos: durante todo el proceso, las diferentes entidades involucradas en la transacción cobran varias comisiones, como las tasas de intercambio (que se pagan al banco emisor), las comisiones de evaluación (que se pagan a la red de tarjetas) y las comisiones de procesamiento (que se pagan al procesador de pagos). La estructura de comisiones específica varía según el acuerdo que la empresa tenga con su procesador de pagos, el tipo de tarjeta que se use (p. ej., tarjeta de crédito, de débito o de recompensas) y la naturaleza de la transacción (p. ej., en persona, en línea).

• Seguridad y cumplimiento de la normativa: los protocolos de seguridad, como el cifrado y la tokenización, se usan durante todo el proceso para proteger la información confidencial del titular de la tarjeta. Todas las entidades implicadas en el procesamiento de tarjetas de crédito deben cumplir con las normas de seguridad de datos del sector de las tarjetas de pago (PCI DSS).

• Disputas y contracargos: cuando el titular de la tarjeta dispute una transacción o cuando haya una posibilidad de fraude, se podrá iniciar un proceso de contracargo, que consiste en anular la transacción y debitar los fondos de la cuenta de la empresa mientras se investiga la disputa. Las empresas deben responder a los contracargos con pruebas que respalden la legitimidad de la transacción; de lo contrario, se arriesgarán a perder los fondos e incurrir en comisiones adicionales.

Cómo aceptar tarjetas de crédito como pequeña empresa

Elige un proveedor de servicios de pago (PSP)

Un PSP conecta a empresas, clientes, instituciones financieras y redes de tarjetas para procesar pagos electrónicos. A la hora de elegir un PSP, las empresas deben tener en cuenta estos factores:

• Tendencias del mercado: investiga las tendencias de procesamiento de pagos, incluidas las tecnologías emergentes y las preferencias de pago de los clientes.

• Soporte técnico: evalúa el nivel de soporte técnico del PSP, ya que un soporte ininterrumpido, un servicio de atención al cliente receptivo y el acceso a conocimientos técnicos pueden resolver rápidamente los problemas y mantener la continuidad del negocio.

• Personalización y escalabilidad: analiza si el PSP permite personalizar el servicio para que se adapte a las necesidades de tu negocio y si puede escalar a medida que lo haga tu negocio, lo que supondría gestionar mayores volúmenes de transacciones y la expansión a nuevos mercados.

• Opiniones de clientes y expertos: participa en foros, ponte en contacto con otras empresas que usan los PSP y pide consejos a expertos.

• Funcionalidades disponibles: examina las funcionalidades de cada PSP en detalle. ¿Acepta varias monedas y tiene herramientas de elaboración de informes? ¿La interfaz es fácil de usar? ¿Puede integrarse con tu software de contabilidad o tu sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM)?

Cuando te hayas decidido por un PSP, negocia las condiciones. Pide una reducción de las comisiones, especialmente si tu empresa procesa un gran volumen de transacciones, y pregunta si hay algún costo oculto o la posibilidad de que las comisiones se reduzcan con el tiempo.

Configura una cuenta de comerciante

Una cuenta de comerciante es una cuenta bancaria especializada que le permite a una empresa aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito. Actúa como intermediaria y retiene los fondos de las transacciones con tarjeta antes de enviarlos a la cuenta bancaria de la empresa. Algunos PSP, como Stripe, vinculan la cuenta de comerciante con sus servicios, por lo que las empresas no tienen que configurar su propia cuenta de comerciante. De esta manera, se puede simplificar el proceso y reducir la carga administrativa. Si necesitas una cuenta de comerciante, estos son algunos puntos que debes tener en cuenta:

• Adecuación al modelo de negocio: busca un proveedor que entienda tu modelo de negocio. Si encuentras uno que se adapte a tu situación, las condiciones serán más favorables y las operaciones más simples.

• Preparación de la solicitud: a la hora de solicitar una cuenta de comerciante, preparar un caso de negocio exhaustivo e incluye en él tu plan de negocios, tu situación financiera, tus volúmenes de ventas previstos y tus estrategias de mitigación del fraude. Así, les demostrarás a los proveedores de cuentas de comerciante que eres un socio responsable y quizá puedas obtener condiciones más favorables.

• Factores de aprobación: conoce los factores que repercuten en la aprobación de tu solicitud, como el historial de crédito, el tipo de sector y el volumen de ventas. Aborda las posibles señales de alerta antes de que se conviertan en problemas.

• Necesidades futuras: analiza cómo los cambios en el tamaño de tu empresa o en tu modelo de negocio podrían afectar tus necesidades en relación con la cuenta de comerciante y confirma si hay flexibilidad para adaptarse a esos cambios.

Integra una pasarela de pagos

Una pasarela de pagos es una tecnología que usan las empresas para aceptar las compras con tarjeta de débito o crédito que hacen los clientes. Facilita el proceso de comunicación entre el sitio web de la empresa y el banco adquirente y transmite de forma segura la información de pago confidencial. A la hora de elegir una pasarela de pagos, las empresas deben tener en cuenta los siguientes factores:

• Funcionalidades de seguridad: evalúa las funcionalidades de seguridad de la pasarela de pagos, lo que incluye el cifrado y la tokenización.

• Facilidad de integración: considera la complejidad que supone integrar la pasarela de pagos en tus sistemas. Una integración más simple puede reducir los costos y minimizar las interrupciones en tus operaciones. Trabaja en estrecha colaboración con tu equipo de desarrollo web o con un experto externo para evaluar la integración técnica y céntrate en aspectos como la conectividad con interfaces de programación de aplicaciones (API), el cifrado de datos y los mecanismos de gestión de errores.

• Beneficios del comercio unificado: busca PSP que ofrezcan soluciones de comercio unificado y puedan conectar tus canales de ventas en tiendas, en dispositivos móviles y en línea. Así, conseguirás una visión integral de las interacciones de los clientes y podrás ofrecer un servicio y un marketing personalizado de mejor calidad.

• Experiencia de usuario: busca un proceso de pago sencillo e intuitivo que minimice la cantidad de pasos necesarios para completar una transacción y que funcione en plataformas móviles y web.

• Rendimiento: haz pruebas exhaustivas que incluyan situaciones como errores en las transacciones, reembolsos y contracargos para confirmar que el sistema funciona bien en diferentes condiciones.

Adquiere hardware y software para las transacciones en persona

A la hora de elegir hardware y software para las transacciones en persona, ten en cuenta estos factores:

• Consideraciones sobre el hardware: cuando elijas el hardware para las transacciones con tarjeta de crédito en persona, ten en cuenta la durabilidad, la facilidad de uso, la compatibilidad con diferentes tipos de tarjetas (p. ej., con chip, banda magnética, NFC) y la duración de la batería de los dispositivos móviles.

• Integración con sistemas en línea: los sistemas de transacciones en persona deberían poder integrarse completamente con tus sistemas en línea, además de ofrecer funcionalidades como la sincronización de datos en tiempo real y una vista unificada de la actividad de los clientes.

• Soporte continuo: busca proveedores de servicios que ofrezcan soporte continuos y capacitación para el hardware y el software, a fin de minimizar el tiempo de inactividad y resolver rápidamente cualquier problema que surja.

• Evaluación de la solución integral: evalúa el entorno de hardware y software; por ejemplo, cómo se integran los componentes entre sí, qué tan fácil es actualizar el software y la disponibilidad de funcionalidades como la gestión del inventario o los programas de fidelización de clientes.

• Sincronización de datos: busca una solución que ofrezca sincronización de datos en tiempo real en todos los canales, incluidos los datos de ventas, los niveles de inventario y la información de los clientes.

• Preparación para el futuro: elige hardware y software que estén preparados para el futuro, es decir, que puedan adaptarse fácilmente a nuevos métodos de pago, cumplir con normativas que entren en vigor más adelante e integrarse con nuevas tecnologías.

Consideraciones sobre cumplimiento de la normativa y seguridad

Adopta las siguientes prácticas de seguridad y cumplimiento de la normativa para estar al día de los requisitos normativos y las normas del sector.

• Actualizaciones periódicas relativas al cumplimiento de la normativa: crea un calendario para revisar y actualizar regularmente tus prácticas de cumplimiento de la normativa. Debes estar al tanto de las modificaciones que haya en la normativa PCI DSS e implementar los cambios necesarios a tiempo.

• Plan de respuesta ante incidentes: elabora un plan integral de respuesta ante incidentes por si hay vulneraciones de la seguridad. En este plan debes incluir pasos de contención, investigación, notificación y recuperación, así como las funciones y responsabilidades de tu equipo.

• Formación continua para empleados: crea un programa de formación continua para empleados que se centre en las prácticas recomendadas de seguridad, las nuevas amenazas y las actualizaciones relativas al cumplimiento de la normativa. La formación frecuente puede reducir el riesgo que suponen los errores humanos y ayudar a mantener una cultura de concientización sobre la seguridad.

Prácticas recomendadas sobre el pago con tarjeta de crédito para pequeñas empresas

Medidas de seguridad avanzadas

• Cifrado de extremo a extremo (E2EE) y tokenización: además del cumplimiento básico de la normativa PCI DSS, el E2EE y la tokenización mantienen cifrados los datos del titular de la tarjeta en cada momento del proceso de la transacción, lo que reduce el riesgo de que haya filtraciones de datos.

• Autenticación multifactor (MFA) para las transacciones: implementa la MFA para las transacciones en línea, especialmente en el caso de compras de mucho valor o si hay cambios en la información de la cuenta. De esta manera, sumarás una capa de seguridad y reducirás el riesgo de que se produzcan accesos no autorizados.

• Auditorías de seguridad y pruebas de penetración periódicas: haz auditorías de seguridad exhaustivas y pruebas de penetración periódicas para poder identificar las vulnerabilidades de tu sistema de procesamiento de pagos y corregirlas antes de que algún estafador pueda aprovecharlas.

Procesamiento de pagos

• Conversión dinámica de monedas (DCC): ofrece DCC a los clientes internacionales para que puedan ver los precios y realizar pagos en su moneda local. Así, podrás mejorar la experiencia del cliente y potencialmente aumentar las ventas de los mercados internacionales.

• Enrutamiento inteligente: usa el enrutamiento inteligente para seleccionar la mejor pasarela de pagos en función de factores como las tasas de éxito de las transacciones, las comisiones de procesamiento y el banco emisor de la tarjeta. Esto puede aumentar las tasas de aprobación y reducir los costos.

• Mecanismos de conmutación por error: implementa mecanismos de conmutación por error que redirijan automáticamente las transacciones a través de un procesador secundario si el principal falla, lo que garantiza la continuidad del servicio y minimiza las ventas perdidas.

Experiencia del cliente

• Proceso de compra: mejora el proceso de compra reduciendo la cantidad de pasos y reduciendo los inconvenientes, sobre todo en los dispositivos móviles. Considera opciones de compra en un clic y de almacenamiento de la información de pago del cliente para transacciones futuras.

• Personalización: usa los datos recopilados de los procesos de pago para personalizar la experiencia de compra. Por ejemplo, puedes hacer ofertas personalizadas o recomendaciones a medida basadas en el historial de compras.

• Comunicación: mantén a los clientes informados sobre el proceso de pago, dándoles instrucciones claras y comentarios inmediatos sobre el estado de la transacción. Una comunicación transparente puede reducir los contracargos y fortalecer la confianza de los clientes.

Gestión financiera

• Tasas de intercambio: conoce los factores que influyen en las tasas de intercambio e implementa las prácticas recomendadas que te ayuden a cumplir los requisitos para conseguir las tasas más bajas posibles.

• Contracargos: elabora una estrategia exhaustiva para gestionar y disputar contracargos, que debe incluir el mantenimiento de registros detallados sobre las transacciones, la prestación de un servicio excelente de atención al cliente y el uso de herramientas como el servicio de verificación de direcciones (AVS) y la comprobación del valor de verificación de la tarjeta (CVV).

• Flujo de caja: usa la información de tu sistema de procesamiento de pagos para gestionar mejor el flujo de caja. Analizar el de acreditaciones de fondos y conciliarlas con rapidez puede ayudarte a prever y administrar tus finanzas con más eficacia.

Mejora y adaptación continua

• Tendencias del sector: el sector de pagos está en constante evolución. Mantente al tanto de las últimas tecnologías, los cambios normativos y las preferencias de pago de los clientes para adaptar tus estrategias en consecuencia.

• Bucles de comentarios: crea mecanismos para recopilar comentarios de los clientes y de las partes interesadas internas sobre el proceso de pago. Usa esta información para optimizar y mejorar continuamente tus estrategias de pago.

• Capacitación del personal: capacita a tu personal en los protocolos de seguridad y las prácticas recomendadas de procesamiento de pagos más recientes. Un equipo debidamente preparado puede brindarles un mejor servicio a los clientes y ayudar a mitigar los riesgos.