No contexto do processamento de pagamentos, uma transação anulada é uma transação cancelada antes que ela seja finalizada ou liquidada. Quando uma transação é anulada, a operação é cancelada e não há cobrança na conta do titular do cartão.

Veja a seguir o que as empresas precisam saber sobre transações anuladas: por que elas acontecem, como afetam as práticas contábeis e como lidar com elas de forma eficaz.

Neste artigo:

• Transações anuladas e reembolsos
  
• Por que transações anuladas acontecem
  
• Como transações anuladas afetam a contabilidade
  
• Dicas para lidar com transações anuladas de forma eficaz
  
• Direitos e proteções das transações anuladas
  

Transações anuladas e reembolsos

Transações anuladas e reembolsos envolvem a anulação de uma venda do cliente, mas eles diferem no momento em que ocorrem, nos efeitos sobre as contas do cliente e nos requisitos de processamento do comerciante. Normalmente, as anulações são mais simples e menos demoradas para ambas as partes, já que impedem a conclusão da transação. Por outro lado, os reembolsos exigem mais tempo de processamento e intervenção, afetando o saldo disponível do cliente e a receita e a contabilidade da empresa.

As diferenças entre transações anuladas e reembolsos são descritas abaixo.

Transações anuladas

Uma transação anulada cancela uma transação de cartão de crédito ou débito antes que os fundos sejam transferidos da conta do cliente para a conta da empresa.

• Momento em que ocorrem: normalmente, a anulação é feita logo após o início da transação, muitas vezes dentro do mesmo dia útil. A anulação deve ser feita antes que a transação seja processada ou liquidada em lotes e, normalmente, desaparece do extrato bancário do cliente em 24 horas.

• Conta do cliente: quando uma transação é anulada, a conta do cliente não é cobrada. Se o valor da transação foi retido inicialmente como uma transação pendente, essa retenção é liberada.

• Processamento do comerciante: para a empresa, uma transação anulada significa que os fundos não serão recebidos e a venda não será incluída no lote de transações processadas para liquidação.

• Registros: a transação pode aparecer na conta do cliente como pendente, mas será descartada. Normalmente, os registros de transações anuladas são refletidos separadamente das vendas concluídas.

Reembolsos

Um reembolso anula uma transação após sua conclusão. Os fundos que foram transferidos da conta do cliente para a conta da empresa são devolvidos à conta do cliente.

• Momento em que ocorrem: os reembolsos podem acontecer dias, semanas ou até meses após a transação original. O processo não é imediato e pode levar vários dias úteis para aparecer na conta do cliente.

• Conta do cliente: a conta do cliente é creditada com o valor da transação depois que o reembolso é processado, anulando a cobrança original.

• Processamento do comerciante: para as empresas, emitir um reembolso significa enviar os fundos de volta para a conta do cliente. As empresas precisam ajustar seus registros contábeis para refletir a devolução dos fundos.

• Registros: os reembolsos aparecerão no extrato do cliente como crédito da empresa. As empresas devem manter registros detalhados dos reembolsos para fins de reconciliação contábil.

Refunds

A refund reverses a transaction after it was completed. The funds that were transferred from the customer’s account to the business’s account are returned to the customer’s account.

• Timing: Refunds can happen days, weeks, or even months after the original transaction. The process is not immediate and can take several business days to reflect in the customer’s account.

• Customer account: The customer’s account is credited with the amount of the transaction once the refund is processed, reversing the original charge.

• Merchant processing: For businesses, issuing a refund means sending the funds back to the customer’s account. Businesses must adjust their accounting records to reflect the return of funds.

• Records: Refunds will appear on the customer’s statement as a credit from the business. Businesses must keep detailed records of refunds for accounting reconciliation purposes.

Por que transações anuladas acontecem

As transações anuladas ocorrem em vários cenários, mas são mais comuns nos setores de varejo e serviços, onde os pagamentos são processados imediatamente. Veja a seguir os cenários comuns de transações anuladas.

• Erros de entrada: se um caixa ou vendedor inserir o valor errado ou selecionar o produto errado, a transação deve ser anulada para evitar a cobrança de um valor incorreto do cliente.

• Transações duplicadas: às vezes, uma transação pode ser processada mais de uma vez devido a uma falha técnica ou erro humano. A anulação da transação duplicada garante que o cliente não seja cobrado várias vezes pela mesma compra.

• Decisões do cliente: um cliente pode mudar de ideia sobre a compra imediatamente após a transação. A empresa pode anular a transação para cancelar a venda e evitar que o cliente seja cobrado. O cliente também pode mudar de ideia sobre a forma de pagamento. Se a transação não tiver sido liquidada, a transação original pode ser anulada para que o cliente possa usar sua forma de pagamento preferida.

• Problemas técnicos: falhas ou erros do sistema de ponto de venda (POS) podem levar a transações incorretas que precisam ser anuladas.

• Prevenção de fraudes: se uma empresa suspeitar de fraude em uma transação, poderá anular a transação para evitar perdas financeiras e proteger a conta do cliente.

• Retenções de autorização: em setores como hotelaria ou aluguel de veículos, as transações geralmente são pré-autorizadas para garantir a disponibilidade dos fundos. Se o valor final da transação for diferente do esperado ou o serviço for cancelado, a cobrança da pré-autorização poderá ser anulada.

• Produto indisponível: se um produto vendido estiver esgotado ou indisponível, a transação pode ser anulada.

• Requisitos de políticas: alguns setores têm padrões de conformidade ou políticas de loja específicos que podem exigir a anulação de transações em determinadas circunstâncias, como vendas com restrição de idade em que o requisito de idade não é cumprido.

Como transações anuladas afetam a contabilidade

As transações anuladas devem ser incluídas na contabilidade de uma empresa das seguintes formas.

• Registros de transações: as transações anuladas devem ser incluídas no sistema contábil para garantir que todas as atividades financeiras sejam relatadas de forma transparente e precisa.

• Reconciliação de vendas: apesar de não contribuírem para a receita, as transações anuladas devem ser contabilizadas durante a reconciliação de vendas para garantir que os números de vendas correspondam ao valor recebido.

• Gerenciamento de estoque: no varejo, uma transação anulada deve ser anotada nos registros de estoque para refletir que o item da venda anulada permanece no estoque.

• Declarações fiscais: as operações anuladas não contribuem para o rendimento tributável. Essas transações devem ser diferenciadas das vendas concluídas para garantir a precisão das declarações fiscais.

• Demonstrações financeiras: as transações anuladas devem ser registradas para evitar números inflados de vendas ou contas a receber, garantindo que os relatórios financeiros reflitam com precisão a posição financeira e o desempenho da empresa.

• Trilhas de auditoria: os auditores podem examinar registros de transações anuladas para garantir sua legitimidade e que não foram usadas para ocultar práticas financeiras inadequadas.

• Fluxo de caixa: as transações anuladas não afetam o fluxo de caixa e não devem ser incluídas nos cálculos de fluxo de caixa.

• Registros de clientes: o registro correto de transações anuladas é importante para manter a confiança do cliente.

Dicas para lidar com transações anuladas de forma eficaz

• Entenda seus sistemas: conheça os recursos dos seus sistemas de POS ou processamento de pagamentos.

• Aja rapidamente: tome medidas imediatas para anular uma transação antes que ela seja processada em lote. Isso evita a necessidade de um processo de reembolso mais complicado.

• Comunique-se com os clientes: preserve as boas relações com os clientes comunicando claramente o processo de anulação. Verifique se eles entendem que a transação será cancelada e o que devem esperar nos extratos bancários. Considere entrar em contato com os clientes após uma transação anulada para verificar se viram a correção.

• Treine sua equipe: treine regularmente a equipe sobre o procedimento correto para anular transações, como concluí-lo e por que é importante.

• Procedimentos de anulação de documentos: implemente um processo bem documentado para transações anuladas que possa ser usado como referência pela equipe, incluindo como anular a transação, como registrar a transação anulada e como relatar internamente a transação anulada.

• Mantenha registros: registre detalhadamente todas as transações anuladas, incluindo quem anulou a transação e qual o motivo. Isso é útil para fins de auditoria e para resolver contestações.

• Defina controles internos: implemente verificações e controles para evitar o uso indevido da função de anulação. Isso pode incluir a exigência de aprovação da gerência para anulações acima de um determinado valor.

• Reconcilie com registros financeiros: reconcilie regularmente as transações anuladas com seus registros financeiros para garantir a precisão dos relatórios e detectar antecipadamente as discrepâncias.

• Utilize a tecnologia disponível: considere o uso da tecnologia ou dos recursos de software disponíveis para simplificar ou automatizar o processo de anulação, aumentando a velocidade e precisão e reduzindo a sobrecarga administrativa.

• Revise para aprimorar processos: analise periodicamente as transações anuladas como parte da análise financeira da empresa. Identificar padrões ou tendências pode ajudar a mostrar onde há necessidade de mais treinamento ou sinalizar possíveis problemas com o processo de vendas.

Direitos e proteções das transações anuladas

Os direitos exatos relacionados a transações anuladas variam conforme o tipo de transação (por exemplo, cartão de crédito, cartão de débito, ACH) e as leis da sua jurisdição. Veja a seguir os direitos normalmente aplicáveis para empresas e clientes.

Direitos e proteções da empresa

As empresas têm o direito de anular transações nas seguintes circunstâncias.

• Mútuo acordo: ambas as partes concordam em cancelar um pedido.

• Erro de preço: o preço anunciado estava incorreto.

• Esgotado: o item comprado não está disponível.

• Suspeita de fraude: há alertas indicando atividade fraudulenta.

Direitos e proteções do consumidor

Os clientes têm o direito de solicitar a anulação de transações nas seguintes circunstâncias.

• Cobranças não autorizadas ou incorretas: os clientes têm o direito de contestar qualquer transação que pareça não autorizada ou errônea. Isso pode desencadear um processo de anulação se iniciado dentro do prazo permitido (para cartões de crédito, geralmente é de 60 dias).

• Fraude suspeita ou confirmada: leis como a Lei de Cobrança de Crédito Justo nos EUA protegem os clientes contra cobranças fraudulentas de cartão de crédito. Se uma transação for fraudulenta, o cliente tem o direito de anulá-la e não ser responsabilizado.