Inom kontexten för betalningsbehandling annullerar en ogiltig transaktion en transaktion innan den har slutförts eller avräknats. När en transaktion annulleras upphävs åtgärden och kortinnehavarens konto debiteras inte.
Nedan tar vi upp vad företag behöver veta om ogiltiga transaktioner: varför de inträffar, hur de påverkar redovisningsrutinerna och hur man hanterar dem på ett effektivt sätt.
Vad innehåller den här artikeln?
- Skillnader mellan ogiltiga transaktioner och återbetalningar
- Varför ogiltiga transaktioner inträffar
- Så här påverkar ogiltiga transaktioner redovisningen
- Tips för att hantera ogiltiga transaktioner på ett effektivt sätt
- Rättigheter och skydd vid ogiltiga transaktioner
Skillnader mellan annullerade transaktioner och återbetalningar
Annullerade transaktioner och återbetalningar involverar båda en återföring av en försäljning till en kund, men de skiljer sig åt i fråga om tidpunkt, effekter på kundens konto och handlarens behandlingskrav. Annullerade transaktioner är vanligtvis enklare och mindre tidskrävande för båda parter eftersom de hindrar transaktionen från att slutföras i första skedet. Återbetalningar, å andra sidan, kräver mer tid och kraft att behandla och påverkar kundens tillgängliga saldo och företagets intäkter och redovisning.
Skillnaderna mellan annullerade transaktioner och återbetalningar beskrivs nedan.
Annullerade transaktioner
En ogiltig annullerade transaktion annullerar en kredit- eller betalkortstransaktion innan medlen har överförts från kundens konto till företagets konto.
Timing: Annulleringen görs vanligtvis kort efter att transaktionen har initierats, ofta inom samma arbetsdag. Annullering måste göras innan transaktionen batchbehandlas eller avräknas och försvinner vanligtvis från kundens kontoutdrag inom 24 timmar.
Kundkonto: När en transaktion annulleras debiteras inte kundens konto. Om transaktionsbeloppet ursprungligen hölls som en reserverad transaktion försvinner reservationen.
Behandling av handlaren: För företaget innebär en annullerad transaktion att medlen inte kommer att tas emot och att försäljningen inte kommer att inkluderas i den batch av transaktioner som behandlas för avräkning.
Register: Transaktionen kan visas på kundens konto som reserverad men kommer att försvinna. Företag för ofta register över annullerade transaktioner som registreras separat från genomförda försäljningar.

Återbetalningar
En återbetalning återför en transaktion efter att den slutfördes. De medel som överfördes från kundens konto till företagets konto återförs till kundens konto.
Timing: Återbetalningar kan ske dagar, veckor eller till och med månader efter den ursprungliga transaktionen. Processen är inte omedelbar och det kan ta flera arbetsdagar innan den återspeglas på kundens konto.
Kundkonto: Kundens konto krediteras med transaktionsbeloppet när återbetalningen har behandlats, vilket återför den ursprungliga debiteringen.
Behandling av handlaren: För företag innebär återbetalningen att pengarna skickas tillbaka till kundens konto. Företag måste anpassa sin bokföring så att den återspeglar återföringen av medel.
Register: Återbetalningar visas på kundens kontoutdrag som en kredit från företaget. Företag måste föra detaljerade register över återbetalningar för bokföringsavstämningsändamål.
Varför ogiltiga transaktioner inträffar
Ogiltiga transaktioner förekommer i olika situationer, men förekommer främst inom detaljhandeln och tjänstesektorn, där betalningar behandlas omedelbart. Vanliga situationer där ogiltiga transaktioner inträffar beskrivs nedan.
Inmatningsfel: Om en kassör eller säljare anger fel belopp eller väljer fel produkt måste transaktionen annulleras så att en kund inte debiteras fel belopp.
Duplicerade transaktioner: Ibland kan en transaktion behandlas mer än en gång på grund av ett tekniskt eller ett mänskligt fel. Genom att annullera den duplicerade transaktionen säkerställer du att kunden inte debiteras flera gånger för samma köp.
Kundens beslut: En kund kan ångra ett köp direkt efter transaktionen. Företaget kan annullera transaktionen för att avbryta försäljningen och förhindra att kunden debiteras. Kunden kan också ändra sig angående sin betalningsmetod. Om transaktionen inte har avräknats kan den ursprungliga transaktionen annulleras så att kunden kan betala med den metod de föredrar.
Tekniska problem: Problem eller fel på POS-systemet kan leda till felaktiga transaktioner som måste annulleras.
Förebyggande av bedrägerier: Om ett företag misstänker att en transaktion är bedräglig kan de annullera transaktionen för att förhindra ekonomisk förlust och skydda kundens konto.
Auktoriserade reservationer: I branscher som hotell- och restaurangbranschen eller biluthyrning är transaktioner ofta förauktoriserade för att säkerställa att medel finns tillgängliga. Om det slutliga transaktionsbeloppet skiljer sig eller om tjänsten avbryts kan förauktoriseringsdebiteringen annulleras.
Produkt som inte är tillgänglig: Om en produkt säljs som visar sig vara slut i lager eller otillgänglig kan transaktionen annulleras.
Policykrav: Vissa branscher har specifika efterlevnadsstandarder eller butikspolicyer som kan kräva att transaktioner annulleras under särskilda omständigheter, till exempel åldersbegränsad försäljning om ålderskravet inte uppfylls.
Så här påverkar ogiltiga transaktioner redovisningen
Ogiltiga transaktioner skall tas upp i företagets bokföring på följande sätt.
Transaktionsregister: Ogiltiga transaktioner bör tas med i bokföringssystemet för att säkerställa att alla finansiella aktiviteter rapporteras på ett transparent och korrekt sätt.
Försäljningsavstämning: Trots att ogiltiga transaktioner inte bidrar till intäkterna bör de redovisas under försäljningsavstämningen för att säkerställa att försäljningssiffrorna överensstämmer med de pengar som tas emot.
Lagerhantering: I detaljhandeln ska en ogiltig transaktion noteras i lagerbokföringen för att återspegla att artikeln från den annullerade försäljningen fortfarande finns i lager.
Skatterapportering: Ogiltiga transaktioner är inte skattepliktiga. Dessa transaktioner måste särskiljas från slutförda försäljningar för att säkerställa korrekt skatterapportering.
Årsredovisning Ogiltiga transaktioner måste bokföras för att undvika för höga försäljnings- eller kundfordringssiffror, vilket säkerställer att finansiella rapporter korrekt återspeglar företagets finansiella ställning och resultat.
Verifieringskedjor: Revisorer kan granska ogiltiga transaktionsposter för att säkerställa att de är legitima och inte används för att dölja olämpliga finansiella metoder.
Kassaflöde: Ogiltiga transaktioner påverkar inte kassaflödet och ska inte tas med i kassaflödesberäkningarna.
Kundregister: Korrekt registrering av ogiltiga transaktioner är viktigt för att behålla kundernas förtroende.
Tips för att hantera ogiltiga transaktioner på ett effektivt sätt.
Förstå dina system: Bekanta dig med funktionerna i ditt POS-system eller betalningsbehandlingssystem.
Agera snabbt: Agera snabbt för att annullera en transaktion innan den batchbehandlas. Detta förhindrar behovet av en mer komplicerad återbetalningsprocess.
Kommunicera med kunderna: Kommunicera tydligt med kunderna om annulleringsprocessen för att upprätthålla goda kundrelationer. Se till att de förstår att transaktionen kommer att annulleras och vad de kan förvänta sig på sina kontoutdrag. Överväg att göra en uppföljning med kunderna efter en ogiltig transaktion för att bekräfta att de ser korrigeringen på sitt konto.
Utbilda din personal: Utbilda regelbundet personalen i hur de annullerar transaktioner på ett korrekt sätt, hur man slutför en annullering och varför det är viktigt.
Dokumentera annulleringsprocedurer: Ha en väldokumenterad process för ogiltiga transaktioner som personalen kan vända sig till, till exempel hur man annullerar transaktionen, hur man registrerar den ogiltiga transaktionen och hur man rapporterar den ogiltiga transaktionen internt.
Upprätthåll bokföringen: För detaljerade räkenskaper över alla ogiltiga transaktioner, inklusive vem som annullerade transaktionen och varför. Detta är användbart i revisionssyfte och för att lösa tvister.
Upprätta interna kontroller: Inför kontroller och saldon för att förhindra missbruk av annulleringsfunktionen. Detta kan innefatta att annulleringar över ett visst belopp kräver godkännande från en överordnad.
Stäm av mot bokföringsposter: Stäm regelbundet av annullerade transaktioner mot dina bokföringsposter för att säkerställa korrekt rapportering och för att fånga upp avvikelser tidigt.
Använd tillgänglig teknik: Överväg att använda tillgänglig teknik eller programvarufunktioner för att förenkla eller automatisera annulleringsprocessen, för att göra den snabbare och mer korrekt och minska den administrativa bördan.
Utför granskningar för att kunna göra processförbättringar: Granska annullerade transaktioner med jämna mellanrum som en del av ditt företags ekonomiska analys. Att identifiera mönster eller trender kan hjälpa till att visa var mer utbildning kan behövas eller identifiera potentiella problem med din försäljningsprocess.
Rättigheter och skydd vid ogiltiga transaktioner
Exakta rättigheter relaterade till ogiltiga transaktioner varierar beroende på typen av transaktion (t.ex. kreditkort, betalkort, ACH) och lagarna i din jurisdiktion. Rättigheter som vanligtvis gäller beskrivs nedan för företag och kunder.
Företagsrättigheter och företagsskydd
Företag har rätt att annullera transaktioner under följande omständigheter.
Ömsesidig överenskommelse: Båda parter är överens om att annullera en beställning.
Prissättningsfel: Det angivna priset var felaktigt.
Slut i lagret: Den köpta artikeln är inte tillgänglig.
Misstänkt bedrägeri: Om det finns tecken som indikerar på bedräglig aktivitet.
Konsumenträttigheter och konsumentskydd
Kunder har rätt att begära att en transaktion annulleras under följande omständigheter.
Ej auktoriserade eller felaktiga debiteringar: Kunder har rätt att bestrida alla transaktioner som de anser vara felaktiga eller icke auktoriserade. Detta kan utlösa en annulleringsprocess om den initieras inom den tillåtna tidsramen (för kreditkort är detta vanligtvis 60 dagar).
Misstänkt eller bekräftat bedrägeri: Lagar som Fair Credit Billing Act i USA skyddar kunder från bedrägliga kreditkortsdebiteringar. Om en transaktion är bedräglig har kunden rätt att få den annullerad och att inte hållas ansvarig för den.
Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.