What are void transactions? Why they happen, what they mean, and how to handle them

Payments
Payments

รับชำระเงินออนไลน์ ที่จุดขาย และทั่วโลกด้วยโซลูชันการชำระเงินที่สร้างมาสำหรับธุรกิจทุกขนาด ตั้งแต่ธุรกิจสตาร์ทอัพไปจนถึงองค์กรใหญ่ระดับโลก

ดูข้อมูลเพิ่มเติม 
  1. บทแนะนำ
  2. การยกเลิกรายการกับการคืนเงิน
    1. การยกเลิกรายการ
    2. การคืนเงิน
  3. ทำไมการยกเลิกรายการจึงเกิดขึ้น
  4. การยกเลิกรายการส่งผลต่อการทำบัญชีอย่างไร
  5. เคล็ดลับในการจัดการรายการที่ยกเลิกอย่างมีประสิทธิภาพ
  6. สิทธิและการคุ้มครองเกี่ยวกับรายการที่ยกเลิก
    1. สิทธิ์และการคุ้มครองสําหรับธุรกิจ
    2. สิทธิ์และการคุ้มครองสำหรับผู้บริโภค

ในบริบทของการประมวลผลการชําระเงินการยกเลิกรายการคือการยกเลิกธุรกรรมก่อนที่จะสรุปหรือชำระเงิน เมื่อธุรกรรมถูกยกเลิก การดำเนินงานจะเป็นโมฆะและไม่มีการเรียกเก็บเงินจากบัญชีเจ้าของบัตร

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายสิ่งที่ธุรกิจต้องทราบเกี่ยวกับการยกเลิกรายการ ไม่ว่าจะเป็นสาเหตุ ผลกระทบต่อการจัดทําบัญชี และวิธีจัดการธุรกรรมเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพ

มีอะไรในบทความนี้บ้าง

  • การยกเลิกรายการกับการคืนเงิน
  • ทําไมการยกเลิกรายการจึงเกิดขึ้น
  • การยกเลิกรายการส่งผลต่อการทำบัญชีอย่างไร
  • เคล็ดลับในการจัดการรายการที่ยกเลิกอย่างมีประสิทธิภาพ
  • สิทธิและการคุ้มครองเกี่ยวกับรายการที่ยกเลิก

การยกเลิกรายการกับการคืนเงิน

การยกเลิกรายการและการคืนเงินคือการกลับรายการขายของลูกค้า แต่ต่างกันที่เวลา ผลต่อบัญชีลูกค้า และข้อกําหนดด้านการประมวลผลของผู้ค้า โดยทั่วไปแล้วการยกเลิกรายการทำได้ง่ายกว่าและทั้งสองฝ่ายเสียเวลาน้อยกว่า เพราะเป็นการป้องกันไม่ให้ธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์ตั้งแต่ตอนแรก ในทางกลับกัน การคืนเงินต้องใช้เวลาในการประมวลผลและการดำเนินงานที่มากกว่า โดยส่งผลกระทบต่อยอดคงเหลือที่ใช้ได้ของลูกค้ารวมถึงรายรับและบัญชีของธุรกิจ

ความแตกต่างระหว่างการยกเลิกรายการและการคืนเงินมีดังต่อไปนี้

การยกเลิกรายการ

การยกเลิกรายการเป็นการยกเลิกธุรกรรมบัตรเครดิตหรือบัตรเดบิตก่อนที่จะโอนเงินจากบัญชีของลูกค้าไปยังบัญชีของธุรกิจ

  • ระยะเวลา: โดยปกติแล้วการยกเลิกรายการจะเสร็จสิ้นหลังจากเริ่มทําธุรกรรมไม่นาน ซึ่งโดยปกติแล้วจะดําเนินการภายในวันทําการเดียวกัน การยกเลิกต้องดําเนินการก่อนที่จะประมวลผลชุดธุรกรรมหรือชำระรายการ และปกติแล้วจะหายไปจากรายการเดินบัญชีของลูกค้าภายใน 24 ชั่วโมง

  • บัญชีลูกค้า: เมื่อธุรกรรมยกเลิกแล้ว จะไม่มีการเรียกเก็บเงินจากบัญชีของลูกค้า หากยอดธุรกรรมถูกกันไว้ในตอนแรกในสถานะธุรกรรมรอดําเนินการ ระบบจะยกเลิกการกันยอดดังกล่าว

  • กําลังประมวลผลธุรกรรมผู้ค้า: สําหรับธุรกิจ ระบบจะไม่รับเงินจากธุรกรรมที่ถูกยกเลิก และการขายรายการนั้นจะไม่รวมอยู่ในชุดธุรกรรมที่นำไปประมวลผลการชําระเงิน

  • บันทึกรายการ: ธุรกรรมอาจปรากฏในบัญชีของลูกค้าเป็น "รอดําเนินการ" แต่จะยกเลิกในที่สุด โดยทั่วไปธุรกิจจะมีบันทึกรายการธุรกรรมที่ถูกยกเลิกซึ่งแสดงแยกต่างหากจากรายการขายที่เสร็จสมบูรณ์

Void payment process - Flow chart demonstrates the void payment process: Canceling after authorization and capture, but before settlement

การคืนเงิน

การคืนเงินจะปรับคืนธุรกรรมหลังจากที่ดําเนินการเสร็จสมบูรณ์แล้ว เงินที่โอนจากบัญชีของลูกค้าไปให้บัญชีของธุรกิจจะถูกส่งคืนไปที่บัญชีของลูกค้า

  • ระยะเวลา: การคืนเงินอาจเกิดขึ้นหลังจากจบธุรกรรมแรกเริ่มหลายวัน หลายสัปดาห์ หรือแม้กระทั่งหลายเดือน กระบวนการนี้ไม่ได้ดําเนินการทันที และอาจใช้เวลาหลายวันทําการกว่าเงินคืนจะปรากฏในบัญชีของลูกค้า

  • บัญชีลูกค้า: ระบบจะฝากเงินเข้าบัญชีของลูกค้าตามจํานวนเงินของธุรกรรมหลังจากประมวลผลการคืนเงินแล้ว ซึ่งเป็นการปรับคืนการเรียกเก็บเงินแรกเริ่ม

  • การประมวลผลโดยผู้ค้า: สําหรับธุรกิจ การออกเงินคืนหมายถึงการส่งเงินกลับเข้าบัญชีของลูกค้า ธุรกิจต้องปรับบันทึกการทําบัญชีของตนเพื่อให้แสดงการคืนเงินนี้

  • บันทึก: การคืนเงินจะแสดงเป็นเครดิตจากธุรกิจในรายการเดินบัญชีของลูกค้า ธุรกิจจะต้องเก็บบันทึกการคืนเงินอย่างละเอียดเพื่อจุดประสงค์ในการกระทบยอดการทําบัญชี

ทำไมการยกเลิกรายการจึงเกิดขึ้น

การยกเลิกรายการเกิดขึ้นได้ในหลายสถานการณ์ แต่มักพบในอุตสาหกรรมค้าปลีกและบริการซึ่งมีการประมวลผลการชําระเงินทันที การยกเลิกรายการมักเกิดขึ้นในสถานการณ์ดังต่อไปนี้

  • ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล: หากแคชเชียร์หรือพนักงานขายป้อนจํานวนเงินหรือเลือกผลิตภัณฑ์ผิด ต้องมีการยกเลิกธุรกรรมเพื่อที่ลูกค้าจะได้ไม่ถูกเรียกเก็บเงินในจํานวนที่ไม่ถูกต้อง

  • ธุรกรรมซ้ำ: บางครั้งธุรกรรมอาจได้รับการประมวลผลมากกว่า 1 ครั้งเนื่องจากความผิดพลาดทางเทคนิคหรือความผิดพลาดของผู้ใช้ การยกเลิกธุรกรรมที่เกิดซ้ำช่วยให้ลูกค้าไม่ต้องถูกเรียกเก็บเงินซ้ำหลายครั้งสําหรับการซื้อรายการเดียวกัน

  • การตัดสินใจของลูกค้า: ลูกค้าอาจเปลี่ยนใจเกี่ยวกับการซื้อทันทีหลังจากทําธุรกรรม ธุรกิจสามารถยกเลิกธุรกรรมเพื่อยกเลิกการขายและป้องกันไม่ให้ระบบเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ลูกค้าอาจเปลี่ยนใจเรื่องวิธีการชําระเงิน ซึ่งหากยังไม่มีการชําระเงินก็สามารถยกเลิกธุรกรรมเพื่อให้ลูกค้าชําระเงินด้วยวิธีการที่ต้องการได้

  • ปัญหาทางเทคนิค: ข้อบกพร่องหรือข้อผิดพลาดในระบบบันทึกการขาย (POS)อาจทำให้ธุรกรรมไม่ถูกต้องทำให้จำเป็นต้องยกเลิก

  • การป้องกันการฉ้อโกง: หากธุรกิจสงสัยว่าธุรกรรมเป็นการฉ้อโกง ก็อาจยกเลิกธุรกรรมดังกล่าวเพื่อป้องกันการสูญเสียทางการเงินและปกป้องบัญชีของลูกค้า

  • การกันวงเงินล่วงหน้า: ในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การให้บริการหรือการเช่ารถยนต์ อาจมีการอนุมัติวงเงินล่วงหน้าเพื่อให้มั่นใจว่ามีเงินทุนเพียงพอสำหรับธุรกรรม หากยอดธุรกรรมขั้นสุดท้ายไม่ตรงกับตอนแรกหรือมีการยกเลิกบริการ การเรียกเก็บตามวงเงินที่อนุมัติไว้ล่วงหน้าก็อาจถูกยกเลิก

  • ไม่มีผลิตภัณฑ์จำหน่าย: หากพบว่าสินค้าขายออกไม่มีหรือหมดสต็อก ธุรกรรมนั้นก็อาจถูกยกเลิก

  • ข้อกําหนดด้านนโยบาย: อุตสาหกรรมบางประเภทมีมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกําหนดหรือนโยบายของร้านค้าเองที่อาจทำให้จําเป็นต้องยกเลิกธุรกรรมในสถานการณ์บางอย่าง เช่น การขายที่มีการจํากัดอายุในกรณีที่ผู้ซื้อมีอายุไม่ตรงตามที่กำหนด

การยกเลิกรายการส่งผลต่อการทำบัญชีอย่างไร

รายการที่ยกเลิกควรปรากฎอยู่ในบัญชีของธุรกิจด้วยวิธีต่อไปนี้

  • บันทึกธุรกรรม: รายการที่ยกเลิกควรบันทึกอยู่ในระบบบัญชี เพื่อให้รายงานกิจกรรมทางการเงินทั้งหมดโปร่งใสและถูกต้อง

  • การกระทบยอดการขาย: แม้ว่ารายการที่ยกเลิกจะไม่ได้ช่วยเพิ่มรายรับ แต่ก็ควรนำมาคิดในตอนกระทบยอดการขายเพื่อให้ตัวเลขการขายตรงกับเงินที่ได้รับ

  • การจัดการสินค้าคงคลัง: ธุรกิจค้าปลีกควรบันทึกรายการที่ยกเลิกในบันทึกรายการสินค้าคงคลังเพื่อแสดงว่ารายการสินค้าจากการขายที่ยกเลิกยังคงอยู่ในสต็อก

  • การรายงานภาษี: รายการที่ยกเลิกไม่ก่อให้เกิดรายได้ที่ต้องเสียภาษี ธุรกรรมเหล่านั้นต้องแยกออกจากรายการขายที่เสร็จสมบูรณ์แล้วเพื่อให้การรายงานภาษีถูกต้อง

  • งบการเงิน:ต้องมีการบันทึกรายการที่ยกเลิกเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดตัวเลขยอดขายหรือบัญชีลูกหนี้ที่สูงเกินจริง เพื่อให้แน่ใจว่ารายงานทางการเงินแสดงสถานะทางการเงินและผลประกอบการของธุรกิจได้อย่างถูกต้อง

  • เส้นทางการตรวจสอบ: ผู้ตรวจสอบอาจตรวจสอบบันทึกรายการธุรกรรมที่ยกเลิกว่าถูกต้องและไม่ได้นําไปใช้เพื่อปกปิดการปฏิบัติทางการเงินที่ไม่เหมาะสม

  • กระแสเงินสด: ธุรกรรมที่ยกเลิกไม่ส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสดและไม่ควรรวมอยู่ในการคํานวณกระแสเงินสด

  • บันทึกรายการของลูกค้า: การบันทึกธุรกรรมที่ยกเลิกอย่างถูกต้องจำเป็นต่อการรักษาความไว้วางใจของลูกค้า

เคล็ดลับในการจัดการรายการที่ยกเลิกอย่างมีประสิทธิภาพ

  • เข้าใจระบบของคุณ: ทําความคุ้นเคยกับฟีเจอร์ระบบ POS หรือฟีเจอร์ระบบการประมวลผลการชําระเงินของคุณ

  • ดําเนินการอย่างรวดเร็ว: ดําเนินการทันทีเพื่อยกเลิกธุรกรรมก่อนที่จะประมวลผลชุดธุรกรรม เพื่อป้องกันไม่ให้กระบวนการคืนเงินมีความซับซ้อนมากขึ้น

  • สื่อสารกับลูกค้า: สื่อสารกับลูกค้าอย่างชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนการยกเลิกธุรกรรมเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าทราบว่าธุรกรรมจะถูกยกเลิกและจะเห็นอะไรในรายการเดินบัญชีธนาคาร พิจารณาติดตามผลกับลูกค้าหลังจากยกเลิกธุรกรรมเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าเห็นการแก้ไขในฝั่งของตนเอง

  • ฝึกอบรมพนักงานของคุณ: ฝึกอบรมพนักงานเป็นประจําเกี่ยวกับขั้นตอนที่ถูกต้องในการยกเลิกธุรกรรม รวมทั้งวิธีการดำเนินงานและความสำคัญ

  • จัดทำเอกสารขั้นตอนการยกเลิกธุรกรรม: จัดให้มีเอกสารขั้นตอนการยกเลิกธุรกรรมที่พนักงานใช้อ้างอิงได้ รวมถึงวิธีการยกเลิกรายการ วิธีการบันทึกรายการที่ยกเลิก และวิธีการรายงานธุรกรรมที่ยกเลิกเป็นการภายใน

  • บันทึกรายการธุรกรรม: จัดทำบันทึกธุรกรรมที่ถูกยกเลิกทั้งหมดอย่างละเอียด พร้อมทั้งชื่อบุคคลที่ยกเลิกธุรกรรมและเหตุผลที่ยกเลิก สิ่งนี้มีประโยชน์ในการตรวจสอบและแก้ไขข้อโต้แย้ง

  • จัดให้มีมาตรการควบคุมภายใน: ใช้การตรวจสอบและถ่วงดุลเพื่อป้องกันการใช้การยกเลิกรายการในทางที่ผิด ซึ่งอาจรวมถึงการกำหนดให้ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารก่อนสำหรับการยกเลิกธุรกรรมที่เกินกว่ามูลค่าที่กำหนด

  • กระทบยอดกับบันทึกทางการเงิน: กระทบยอดธุรกรรมที่ยกเลิกกับบันทึกทางการเงินของคุณเป็นประจำเพื่อการรายงานที่ถูกต้องและเพื่อให้ตรวจพบข้อมูลที่ไม่ตรงกันตั้งแต่เนิ่นๆ

  • ใช้เทคโนโลยีที่มี: พิจารณาใช้เทคโนโลยีหรือฟีเจอร์ซอฟต์แวร์ที่มีทําให้กระบวนการยกเลิกรายการง่ายขึ้นหรือเป็นระบบอัตโนมัติ เพื่อความรวดเร็วและถูกต้องและลดภาระงานด้านธุรการลง

  • ทบทวนเพื่อปรับปรุงกระบวนการ: ตรวจสอบรายการที่ยกเลิกเป็นระยะเพื่อการวิเคราะห์ทางการเงินของธุรกิจ การระบุหารูปแบบหรือแนวโน้มอาจช่วยให้เห็นว่าต้องฝึกอบรมด้านไหนมากขึ้นหรือทำให้เห็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับกระบวนการขายของคุณ

สิทธิและการคุ้มครองเกี่ยวกับรายการที่ยกเลิก

สิทธิ์เกี่ยวกับรายการที่ยกเลิกอาจแตกต่างกันไปโดยขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกรรม (เช่น บัตรเครดิต บัตรเดบิต ACH) และกฎหมายในเขตอํานาจศาลของคุณ สิทธิ์ที่มักใช้ได้สำหรับธุรกิจและลูกค้าสรุปได้ดังต่อไปนี้

สิทธิ์และการคุ้มครองสําหรับธุรกิจ

ธุรกิจมีสิทธิ์ยกเลิกธุรกรรมภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้

  • ข้อตกลงร่วมกัน: คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายตกลงว่าจะยกเลิกคําสั่งซื้อ

  • เกิดข้อผิดพลาดเกี่ยวกับราคา: ราคาที่โฆษณาไม่ถูกต้อง

  • สินค้าหมด: สินค้าที่ซื้อไม่มี

  • สงสัยว่าเป็นการฉ้อโกง: มีสัญญาณบ่งชี้ถึงกิจกรรมการฉ้อโกง

สิทธิ์และการคุ้มครองสำหรับผู้บริโภค

ลูกค้ามีสิทธิ์ขอยกเลิกรายการได้ภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้

  • การเรียกเก็บเงินที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่ถูกต้อง: ลูกค้ามีสิทธิ์โต้แย้งธุรกรรมใดๆ ที่เชื่อว่าไม่ได้รับอนุญาตหรือมีข้อผิดพลาด ซึ่งจะทำให้เกิดกระบวนการยกเลิกรายการหากเริ่มต้นดำเนินการภายในช่วงเวลาที่กำหนด (สําหรับบัตรเครดิต มักจะใช้เวลา 60 วัน)

  • เป็นการฉ้อโกงหรือต้องสงสัยว่าฉ้อโกง: กฎหมายอย่างกฎหมายว่าด้วยการเรียกเก็บเงินที่เป็นธรรม ในสหรัฐฯ จะคุ้มครองลูกค้าจากการเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตที่เป็นการฉ้อโกง หากธุรกรรมเป็นการฉ้อโกง ลูกค้ามีสิทธิ์ยกเลิกธุรกรรมโดยไม่ต้องรับผิด

เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ

หากพร้อมเริ่มใช้งานแล้ว

สร้างบัญชีและเริ่มรับการชำระเงินโดยไม่ต้องทำสัญญาหรือระบุรายละเอียดเกี่ยวกับธนาคาร หรือติดต่อเราเพื่อสร้างแพ็กเกจที่ออกแบบเองสำหรับธุรกิจของคุณ
Payments

Payments

รับชำระเงินออนไลน์ ที่จุดขาย และทั่วโลกด้วยโซลูชันการชำระเงินที่สร้างมาสำหรับธุรกิจทุกขนาด

Stripe Docs เกี่ยวกับ Payments

ค้นหาคู่มือเกี่ยวกับการเชื่อมต่อ Payments API ของ Stripe