ในบริบทของการประมวลผลการชําระเงินการยกเลิกรายการคือการยกเลิกธุรกรรมก่อนที่จะสรุปหรือชำระเงิน เมื่อธุรกรรมถูกยกเลิก การดำเนินงานจะเป็นโมฆะและไม่มีการเรียกเก็บเงินจากบัญชีเจ้าของบัตร
ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายสิ่งที่ธุรกิจต้องทราบเกี่ยวกับการยกเลิกรายการ ไม่ว่าจะเป็นสาเหตุ ผลกระทบต่อการจัดทําบัญชี และวิธีจัดการธุรกรรมเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพ
มีอะไรในบทความนี้บ้าง
- การยกเลิกรายการกับการคืนเงิน
- ทําไมการยกเลิกรายการจึงเกิดขึ้น
- การยกเลิกรายการส่งผลต่อการทำบัญชีอย่างไร
- เคล็ดลับในการจัดการรายการที่ยกเลิกอย่างมีประสิทธิภาพ
- สิทธิและการคุ้มครองเกี่ยวกับรายการที่ยกเลิก
การยกเลิกรายการกับการคืนเงิน
การยกเลิกรายการและการคืนเงินคือการกลับรายการขายของลูกค้า แต่ต่างกันที่เวลา ผลต่อบัญชีลูกค้า และข้อกําหนดด้านการประมวลผลของผู้ค้า โดยทั่วไปแล้วการยกเลิกรายการทำได้ง่ายกว่าและทั้งสองฝ่ายเสียเวลาน้อยกว่า เพราะเป็นการป้องกันไม่ให้ธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์ตั้งแต่ตอนแรก ในทางกลับกัน การคืนเงินต้องใช้เวลาในการประมวลผลและการดำเนินงานที่มากกว่า โดยส่งผลกระทบต่อยอดคงเหลือที่ใช้ได้ของลูกค้ารวมถึงรายรับและบัญชีของธุรกิจ
ความแตกต่างระหว่างการยกเลิกรายการและการคืนเงินมีดังต่อไปนี้
การยกเลิกรายการ
การยกเลิกรายการเป็นการยกเลิกธุรกรรมบัตรเครดิตหรือบัตรเดบิตก่อนที่จะโอนเงินจากบัญชีของลูกค้าไปยังบัญชีของธุรกิจ
ระยะเวลา: โดยปกติแล้วการยกเลิกรายการจะเสร็จสิ้นหลังจากเริ่มทําธุรกรรมไม่นาน ซึ่งโดยปกติแล้วจะดําเนินการภายในวันทําการเดียวกัน การยกเลิกต้องดําเนินการก่อนที่จะประมวลผลชุดธุรกรรมหรือชำระรายการ และปกติแล้วจะหายไปจากรายการเดินบัญชีของลูกค้าภายใน 24 ชั่วโมง
บัญชีลูกค้า: เมื่อธุรกรรมยกเลิกแล้ว จะไม่มีการเรียกเก็บเงินจากบัญชีของลูกค้า หากยอดธุรกรรมถูกกันไว้ในตอนแรกในสถานะธุรกรรมรอดําเนินการ ระบบจะยกเลิกการกันยอดดังกล่าว
กําลังประมวลผลธุรกรรมผู้ค้า: สําหรับธุรกิจ ระบบจะไม่รับเงินจากธุรกรรมที่ถูกยกเลิก และการขายรายการนั้นจะไม่รวมอยู่ในชุดธุรกรรมที่นำไปประมวลผลการชําระเงิน
บันทึกรายการ: ธุรกรรมอาจปรากฏในบัญชีของลูกค้าเป็น "รอดําเนินการ" แต่จะยกเลิกในที่สุด โดยทั่วไปธุรกิจจะมีบันทึกรายการธุรกรรมที่ถูกยกเลิกซึ่งแสดงแยกต่างหากจากรายการขายที่เสร็จสมบูรณ์

การคืนเงิน
การคืนเงินจะปรับคืนธุรกรรมหลังจากที่ดําเนินการเสร็จสมบูรณ์แล้ว เงินที่โอนจากบัญชีของลูกค้าไปให้บัญชีของธุรกิจจะถูกส่งคืนไปที่บัญชีของลูกค้า
ระยะเวลา: การคืนเงินอาจเกิดขึ้นหลังจากจบธุรกรรมแรกเริ่มหลายวัน หลายสัปดาห์ หรือแม้กระทั่งหลายเดือน กระบวนการนี้ไม่ได้ดําเนินการทันที และอาจใช้เวลาหลายวันทําการกว่าเงินคืนจะปรากฏในบัญชีของลูกค้า
บัญชีลูกค้า: ระบบจะฝากเงินเข้าบัญชีของลูกค้าตามจํานวนเงินของธุรกรรมหลังจากประมวลผลการคืนเงินแล้ว ซึ่งเป็นการปรับคืนการเรียกเก็บเงินแรกเริ่ม
การประมวลผลโดยผู้ค้า: สําหรับธุรกิจ การออกเงินคืนหมายถึงการส่งเงินกลับเข้าบัญชีของลูกค้า ธุรกิจต้องปรับบันทึกการทําบัญชีของตนเพื่อให้แสดงการคืนเงินนี้
บันทึก: การคืนเงินจะแสดงเป็นเครดิตจากธุรกิจในรายการเดินบัญชีของลูกค้า ธุรกิจจะต้องเก็บบันทึกการคืนเงินอย่างละเอียดเพื่อจุดประสงค์ในการกระทบยอดการทําบัญชี
ทำไมการยกเลิกรายการจึงเกิดขึ้น
การยกเลิกรายการเกิดขึ้นได้ในหลายสถานการณ์ แต่มักพบในอุตสาหกรรมค้าปลีกและบริการซึ่งมีการประมวลผลการชําระเงินทันที การยกเลิกรายการมักเกิดขึ้นในสถานการณ์ดังต่อไปนี้
ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล: หากแคชเชียร์หรือพนักงานขายป้อนจํานวนเงินหรือเลือกผลิตภัณฑ์ผิด ต้องมีการยกเลิกธุรกรรมเพื่อที่ลูกค้าจะได้ไม่ถูกเรียกเก็บเงินในจํานวนที่ไม่ถูกต้อง
ธุรกรรมซ้ำ: บางครั้งธุรกรรมอาจได้รับการประมวลผลมากกว่า 1 ครั้งเนื่องจากความผิดพลาดทางเทคนิคหรือความผิดพลาดของผู้ใช้ การยกเลิกธุรกรรมที่เกิดซ้ำช่วยให้ลูกค้าไม่ต้องถูกเรียกเก็บเงินซ้ำหลายครั้งสําหรับการซื้อรายการเดียวกัน
การตัดสินใจของลูกค้า: ลูกค้าอาจเปลี่ยนใจเกี่ยวกับการซื้อทันทีหลังจากทําธุรกรรม ธุรกิจสามารถยกเลิกธุรกรรมเพื่อยกเลิกการขายและป้องกันไม่ให้ระบบเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ลูกค้าอาจเปลี่ยนใจเรื่องวิธีการชําระเงิน ซึ่งหากยังไม่มีการชําระเงินก็สามารถยกเลิกธุรกรรมเพื่อให้ลูกค้าชําระเงินด้วยวิธีการที่ต้องการได้
ปัญหาทางเทคนิค: ข้อบกพร่องหรือข้อผิดพลาดในระบบบันทึกการขาย (POS)อาจทำให้ธุรกรรมไม่ถูกต้องทำให้จำเป็นต้องยกเลิก
การป้องกันการฉ้อโกง: หากธุรกิจสงสัยว่าธุรกรรมเป็นการฉ้อโกง ก็อาจยกเลิกธุรกรรมดังกล่าวเพื่อป้องกันการสูญเสียทางการเงินและปกป้องบัญชีของลูกค้า
การกันวงเงินล่วงหน้า: ในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การให้บริการหรือการเช่ารถยนต์ อาจมีการอนุมัติวงเงินล่วงหน้าเพื่อให้มั่นใจว่ามีเงินทุนเพียงพอสำหรับธุรกรรม หากยอดธุรกรรมขั้นสุดท้ายไม่ตรงกับตอนแรกหรือมีการยกเลิกบริการ การเรียกเก็บตามวงเงินที่อนุมัติไว้ล่วงหน้าก็อาจถูกยกเลิก
ไม่มีผลิตภัณฑ์จำหน่าย: หากพบว่าสินค้าขายออกไม่มีหรือหมดสต็อก ธุรกรรมนั้นก็อาจถูกยกเลิก
ข้อกําหนดด้านนโยบาย: อุตสาหกรรมบางประเภทมีมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกําหนดหรือนโยบายของร้านค้าเองที่อาจทำให้จําเป็นต้องยกเลิกธุรกรรมในสถานการณ์บางอย่าง เช่น การขายที่มีการจํากัดอายุในกรณีที่ผู้ซื้อมีอายุไม่ตรงตามที่กำหนด
การยกเลิกรายการส่งผลต่อการทำบัญชีอย่างไร
รายการที่ยกเลิกควรปรากฎอยู่ในบัญชีของธุรกิจด้วยวิธีต่อไปนี้
บันทึกธุรกรรม: รายการที่ยกเลิกควรบันทึกอยู่ในระบบบัญชี เพื่อให้รายงานกิจกรรมทางการเงินทั้งหมดโปร่งใสและถูกต้อง
การกระทบยอดการขาย: แม้ว่ารายการที่ยกเลิกจะไม่ได้ช่วยเพิ่มรายรับ แต่ก็ควรนำมาคิดในตอนกระทบยอดการขายเพื่อให้ตัวเลขการขายตรงกับเงินที่ได้รับ
การจัดการสินค้าคงคลัง: ธุรกิจค้าปลีกควรบันทึกรายการที่ยกเลิกในบันทึกรายการสินค้าคงคลังเพื่อแสดงว่ารายการสินค้าจากการขายที่ยกเลิกยังคงอยู่ในสต็อก
การรายงานภาษี: รายการที่ยกเลิกไม่ก่อให้เกิดรายได้ที่ต้องเสียภาษี ธุรกรรมเหล่านั้นต้องแยกออกจากรายการขายที่เสร็จสมบูรณ์แล้วเพื่อให้การรายงานภาษีถูกต้อง
งบการเงิน:ต้องมีการบันทึกรายการที่ยกเลิกเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดตัวเลขยอดขายหรือบัญชีลูกหนี้ที่สูงเกินจริง เพื่อให้แน่ใจว่ารายงานทางการเงินแสดงสถานะทางการเงินและผลประกอบการของธุรกิจได้อย่างถูกต้อง
เส้นทางการตรวจสอบ: ผู้ตรวจสอบอาจตรวจสอบบันทึกรายการธุรกรรมที่ยกเลิกว่าถูกต้องและไม่ได้นําไปใช้เพื่อปกปิดการปฏิบัติทางการเงินที่ไม่เหมาะสม
กระแสเงินสด: ธุรกรรมที่ยกเลิกไม่ส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสดและไม่ควรรวมอยู่ในการคํานวณกระแสเงินสด
บันทึกรายการของลูกค้า: การบันทึกธุรกรรมที่ยกเลิกอย่างถูกต้องจำเป็นต่อการรักษาความไว้วางใจของลูกค้า
เคล็ดลับในการจัดการรายการที่ยกเลิกอย่างมีประสิทธิภาพ
เข้าใจระบบของคุณ: ทําความคุ้นเคยกับฟีเจอร์ระบบ POS หรือฟีเจอร์ระบบการประมวลผลการชําระเงินของคุณ
ดําเนินการอย่างรวดเร็ว: ดําเนินการทันทีเพื่อยกเลิกธุรกรรมก่อนที่จะประมวลผลชุดธุรกรรม เพื่อป้องกันไม่ให้กระบวนการคืนเงินมีความซับซ้อนมากขึ้น
สื่อสารกับลูกค้า: สื่อสารกับลูกค้าอย่างชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนการยกเลิกธุรกรรมเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าทราบว่าธุรกรรมจะถูกยกเลิกและจะเห็นอะไรในรายการเดินบัญชีธนาคาร พิจารณาติดตามผลกับลูกค้าหลังจากยกเลิกธุรกรรมเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าเห็นการแก้ไขในฝั่งของตนเอง
ฝึกอบรมพนักงานของคุณ: ฝึกอบรมพนักงานเป็นประจําเกี่ยวกับขั้นตอนที่ถูกต้องในการยกเลิกธุรกรรม รวมทั้งวิธีการดำเนินงานและความสำคัญ
จัดทำเอกสารขั้นตอนการยกเลิกธุรกรรม: จัดให้มีเอกสารขั้นตอนการยกเลิกธุรกรรมที่พนักงานใช้อ้างอิงได้ รวมถึงวิธีการยกเลิกรายการ วิธีการบันทึกรายการที่ยกเลิก และวิธีการรายงานธุรกรรมที่ยกเลิกเป็นการภายใน
บันทึกรายการธุรกรรม: จัดทำบันทึกธุรกรรมที่ถูกยกเลิกทั้งหมดอย่างละเอียด พร้อมทั้งชื่อบุคคลที่ยกเลิกธุรกรรมและเหตุผลที่ยกเลิก สิ่งนี้มีประโยชน์ในการตรวจสอบและแก้ไขข้อโต้แย้ง
จัดให้มีมาตรการควบคุมภายใน: ใช้การตรวจสอบและถ่วงดุลเพื่อป้องกันการใช้การยกเลิกรายการในทางที่ผิด ซึ่งอาจรวมถึงการกำหนดให้ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารก่อนสำหรับการยกเลิกธุรกรรมที่เกินกว่ามูลค่าที่กำหนด
กระทบยอดกับบันทึกทางการเงิน: กระทบยอดธุรกรรมที่ยกเลิกกับบันทึกทางการเงินของคุณเป็นประจำเพื่อการรายงานที่ถูกต้องและเพื่อให้ตรวจพบข้อมูลที่ไม่ตรงกันตั้งแต่เนิ่นๆ
ใช้เทคโนโลยีที่มี: พิจารณาใช้เทคโนโลยีหรือฟีเจอร์ซอฟต์แวร์ที่มีทําให้กระบวนการยกเลิกรายการง่ายขึ้นหรือเป็นระบบอัตโนมัติ เพื่อความรวดเร็วและถูกต้องและลดภาระงานด้านธุรการลง
ทบทวนเพื่อปรับปรุงกระบวนการ: ตรวจสอบรายการที่ยกเลิกเป็นระยะเพื่อการวิเคราะห์ทางการเงินของธุรกิจ การระบุหารูปแบบหรือแนวโน้มอาจช่วยให้เห็นว่าต้องฝึกอบรมด้านไหนมากขึ้นหรือทำให้เห็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับกระบวนการขายของคุณ
สิทธิและการคุ้มครองเกี่ยวกับรายการที่ยกเลิก
สิทธิ์เกี่ยวกับรายการที่ยกเลิกอาจแตกต่างกันไปโดยขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกรรม (เช่น บัตรเครดิต บัตรเดบิต ACH) และกฎหมายในเขตอํานาจศาลของคุณ สิทธิ์ที่มักใช้ได้สำหรับธุรกิจและลูกค้าสรุปได้ดังต่อไปนี้
สิทธิ์และการคุ้มครองสําหรับธุรกิจ
ธุรกิจมีสิทธิ์ยกเลิกธุรกรรมภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้
ข้อตกลงร่วมกัน: คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายตกลงว่าจะยกเลิกคําสั่งซื้อ
เกิดข้อผิดพลาดเกี่ยวกับราคา: ราคาที่โฆษณาไม่ถูกต้อง
สินค้าหมด: สินค้าที่ซื้อไม่มี
สงสัยว่าเป็นการฉ้อโกง: มีสัญญาณบ่งชี้ถึงกิจกรรมการฉ้อโกง
สิทธิ์และการคุ้มครองสำหรับผู้บริโภค
ลูกค้ามีสิทธิ์ขอยกเลิกรายการได้ภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้
การเรียกเก็บเงินที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่ถูกต้อง: ลูกค้ามีสิทธิ์โต้แย้งธุรกรรมใดๆ ที่เชื่อว่าไม่ได้รับอนุญาตหรือมีข้อผิดพลาด ซึ่งจะทำให้เกิดกระบวนการยกเลิกรายการหากเริ่มต้นดำเนินการภายในช่วงเวลาที่กำหนด (สําหรับบัตรเครดิต มักจะใช้เวลา 60 วัน)
เป็นการฉ้อโกงหรือต้องสงสัยว่าฉ้อโกง: กฎหมายอย่างกฎหมายว่าด้วยการเรียกเก็บเงินที่เป็นธรรม ในสหรัฐฯ จะคุ้มครองลูกค้าจากการเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตที่เป็นการฉ้อโกง หากธุรกรรมเป็นการฉ้อโกง ลูกค้ามีสิทธิ์ยกเลิกธุรกรรมโดยไม่ต้องรับผิด
เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ