En matière de traitement des paiements, une transaction annulée révoque une transaction avant qu’elle ne soit terminée ou réglée. Lorsqu’une transaction est annulée, l’opération est supprimée et le compte du titulaire de la carte n’est pas débité.

Nous verrons ci-dessous ce que les entreprises doivent savoir sur les transactions annulées : pourquoi elles se produisent, comment elles sont prises en compte dans les pratiques comptables et comment les traiter efficacement.

Que contient cet article?

• Transactions annulées et remboursements
  
• Causes d’annulation des transactions
  
• Incidence des transactions annulées sur la comptabilité
  
• Conseils pour gérer efficacement les transactions annulées
  
• Droits et protections relatifs aux transactions annulées
  

Transactions annulées et remboursements

Les transactions annulées et les remboursements entraînent l’annulation d’une vente effectuée auprès d’un client, mais ces deux types d’opérations diffèrent en matière de délais, de conséquences sur les comptes des clients et d’exigences en matière de traitement par les marchands. Les annulations sont généralement plus simples et prennent moins de temps pour les deux parties, car elles visent à bloquer la transaction. Les remboursements, en revanche, nécessitent plus de temps et d’efforts de traitement, ce qui affecte le solde disponible du client, ainsi que les revenus et la comptabilité de l’entreprise.

Les différences entre les transactions annulées et les remboursements sont décrites ci-dessous.

Transactions annulées

Une transaction annulée révoque une transaction par carte de crédit ou de débit avant que les fonds ne soient transférés du compte du client au compte de l’entreprise.

• Délai : L’annulation se produit généralement peu de temps après le déclenchement de la transaction, souvent au cours du même jour ouvrable. L’annulation doit être effectuée avant que la transaction ne soit traitée par lots ou réglée. Elle disparaît généralement du relevé de compte du client dans les 24 heures.

• Compte du client : Lorsqu’une transaction est annulée, le compte du client n’est pas débité. Si le montant de la transaction a été initialement retenu comme transaction en attente, cette retenue est levée.

• Traitement du marchand : Pour l’entreprise, une transaction annulée entraîne le blocage des fonds et l’exclusion de la vente du lot de transactions traitées en vue d’un règlement.

• Enregistrements : La transaction peut apparaître sur le compte du client comme étant en attente, mais elle est ensuite annulée. Les entreprises conservent généralement les enregistrements des transactions annulées séparément des ventes réalisées.

Remboursements

Un remboursement annule une transaction après qu’elle a été achevée. Les fonds qui ont été transférés du compte du client au compte de l’entreprise sont renvoyés sur le compte du client.

• Délai : Les remboursements peuvent avoir lieu des jours, des semaines, voire des mois après la transaction initiale. Le processus n’est pas immédiat et peut prendre plusieurs jours ouvrables avant d’apparaître sur le compte du client.

• Compte du client : Le compte du client est crédité du montant de la transaction une fois le remboursement effectué, ce qui annule le débit initial.

• Traitement du marchand : Pour les entreprises, émettre un remboursement revient à renvoyer les fonds sur le compte du client. Celles-ci doivent ajuster leur comptabilité afin de tenir compte de la restitution des fonds.

• Enregistrements : Les remboursements apparaissent sur le relevé de compte du client sous la forme d’un crédit provenant de l’entreprise. Les entreprises doivent conserver des enregistrements détaillés des remboursements à des fins de rapprochement comptable.

Causes d’annulation des transactions

Les annulations de transactions se produisent selon différents scénarios, mais sont principalement observées dans les secteurs de la vente au détail et des services, où les paiements sont traités immédiatement. Les scénarios les plus courants d’annulation des transactions sont décrits ci-dessous.

• Erreurs de saisie : Si la personne à la caisse ou un vendeur saisit un montant erroné ou sélectionne le mauvais produit, la transaction doit être annulée pour éviter qu’un montant erroné soit facturé au client.

• Transactions en double : Il arrive qu’une transaction soit traitée deux fois en raison d’un problème technique ou d’une erreur humaine. L’annulation de la transaction en double permet de s’assurer que le client n’est pas facturé deux fois pour le même achat.

• Décision du client : Un client peut changer d’avis sur un achat immédiatement après la transaction. L’entreprise peut annuler la transaction et par conséquent la vente pour éviter que le montant ne soit débité au client. Ce dernier peut également décider de changer de moyen de paiement. Dans ce cas, la transaction initiale peut être annulée afin de permettre au client de payer avec le moyen de paiement de son choix.

• Problèmes techniques : Les dysfonctionnements ou les erreurs d’un système de point de vente (PDV) peuvent déboucher sur des erreurs de transactions qui doivent être annulées.

• Prévention de la fraude : Si une entreprise suspecte qu’une transaction est frauduleuse, elle peut l’annuler afin d’éviter une perte financière et de protéger le compte du client.

• Préautorisations : Dans des secteurs tels que ceux de l’hôtellerie ou de la location de véhicules, les transactions sont souvent préautorisées afin de garantir la disponibilité des fonds. Si le montant final de la transaction est différent ou si le service est annulé, la préautorisation peut être annulée.

• Produit non disponible : Si un produit vendu s’avère être en rupture de stock ou indisponible, la transaction peut être annulée.

• Exigences liées à la politique : Certains secteurs d’activité sont soumis à des normes de conformité particulières ou à des politiques commerciales qui peuvent exiger l’annulation de transactions dans des circonstances précises, comme lorsque les ventes sont restreintes en fonction de l’âge et que cet âge requis n’est pas respecté.

Incidence des transactions annulées sur la comptabilité

La comptabilité de l’entreprise doit tenir compte des transactions annulées de la manière suivante.

• Enregistrement des transactions : Le système comptable doit refléter les transactions annulées afin de garantir la transparence et la précision de toutes les activités financières enregistrées.

• Rapprochement des ventes : Bien qu’elles ne contribuent pas aux revenus, les transactions annulées doivent être comptabilisées lors du rapprochement des ventes afin de s’assurer que les chiffres des ventes correspondent bien à l’argent reçu.

• Gestion des stocks : Dans le secteur de la vente au détail, une transaction annulée doit être notée dans les registres d’inventaire pour indiquer que l’article de la vente annulée est toujours en stock.

• Déclaration fiscale : Les transactions annulées ne comptent pas dans le revenu imposable. Il est important de distinguer ces transactions des ventes effectuées afin d’assurer l’exactitude de votre déclaration fiscale.

• États financiers : Les transactions annulées doivent être enregistrées pour éviter de gonfler les chiffres des ventes ou des créances, afin que les rapports financiers reflètent fidèlement la situation financière et les performances de l’entreprise.

• Pistes de vérification : Les vérificateurs peuvent examiner les relevés d’opérations annulées pour s’assurer qu’ils sont légitimes et qu’ils ne sont pas utilisés pour dissimuler des pratiques financières inappropriées.

• Flux de trésorerie : Les transactions annulées n’affectent pas les flux de trésorerie et ne doivent pas être prises en compte dans les calculs de ces derniers.

• Fiches clients : Il est important d’enregistrer les transactions annulées de manière précise afin de conserver la confiance des clients.

Conseils pour gérer efficacement les transactions annulées

• Comprendre les systèmes : Familiarisez-vous avec les fonctionnalités de votre système de point de vente ou de traitement des paiements.

• Intervenir rapidement : Agissez rapidement pour annuler une transaction avant qu’elle ne soit traitée par lots. Il est ainsi possible d’éviter de passer par une procédure de remboursement plus complexe.

• Communiquer avec les clients : Communiquez de manière transparente avec les clients sur le processus d’annulation afin de maintenir de bonnes relations avec eux. Veillez à ce qu’ils soient informés que la transaction sera annulée et qu’ils sachent à quoi s’attendre sur leurs relevés de comptes. Envisagez de communiquer à nouveau avec les clients après une transaction annulée pour vous assurer qu’ils ont bien pris connaissance de la correction de leur côté.

• Former le personnel : Formez régulièrement votre personnel à la procédure à suivre en matière d’annulation de transactions, à la manière dont elle doit être exécutée et à son importance.

• Procédures d’annulation de documents : Élaborez une procédure claire et documentée pour les transactions annulées, à laquelle le personnel peut se référer, expliquant comment annuler une transaction, enregistrer cette annulation et signaler les transactions annulées en interne.

• Tenir des registres : Conservez des enregistrements détaillés de toutes les transactions annulées, en précisant qui a annulé la transaction et pourquoi. Cette démarche est utile à des fins de vérification et de résolution des litiges.

• Instaurer des contrôles internes : Mettez en place un système de vérification et d’équilibrage afin d’éviter toute utilisation abusive de la fonction d’annulation. Il peut s’agir d’exiger l’approbation de la direction pour les annulations dépassant un certain montant.

• Rapprocher les données avec les registres financiers : Procédez à des rapprochements périodiques entre les transactions annulées et vos registres financiers afin d’assurer la précision de vos rapports et de détecter rapidement toute divergence.

• Utiliser les technologies disponibles : Envisagez de faire appel aux outils technologiques ou aux fonctionnalités logicielles disponibles pour simplifier ou automatiser le processus d’annulation, ce qui permet d’accroître sa rapidité et sa précision tout en réduisant votre charge administrative.

• Évaluer les améliorations à apporter aux processus : Passez régulièrement en revue les transactions annulées en vue de procéder à une analyse financière de votre entreprise. En identifiant des modèles ou des tendances, il est possible de cerner les domaines qui nécessitent une formation plus approfondie ou de mettre en évidence des problèmes potentiels dans votre processus de vente.

Droits et protections relatifs aux transactions annulées

Les droits se rapportant précisément aux transactions annulées diffèrent selon le type de transaction (par exemple, par carte de crédit, carte de débit, paiement ACH) et les réglementations en vigueur dans la région où vous vous trouvez. Les droits généralement applicables pour les entreprises et les clients sont décrits ci-dessous.

Droits et protections des entreprises

Les entreprises ont le droit d’annuler des transactions dans les circonstances suivantes.

• D’un commun accord : Les deux parties conviennent d’annuler une commande.

• Erreur de prix : Le prix annoncé était inexact.

• Rupture de stock : L’article acheté n’est pas disponible.

• Suspicion de fraude : Des signaux d’alerte révèlent de possibles activités frauduleuses.

Droits et protections des consommateurs

Les clients ont le droit de demander l’annulation d’une transaction dans les circonstances suivantes.

• Frais non autorisés ou inexacts : Les clients ont le droit de contester toute transaction qu’ils estiment non autorisée ou erronée. Cette démarche peut déclencher une procédure d’annulation si elle a lieu dans le délai imparti (pour les cartes de crédit, ce délai est généralement de 60 jours).

• Fraude présumée ou avérée : Aux États-Unis, des lois telles que la Fair Credit Billing Act protègent les clients contre les frais de carte de crédit frauduleux. Si une transaction est frauduleuse, le client a le droit de la faire annuler et de ne pas être tenu pour responsable.