En matière de traitement des paiements, une transaction annulée révoque une transaction avant qu'elle ne soit finalisée ou réglée. Lorsqu'une transaction est annulée, l'opération est annulée et le compte du titulaire de la carte n'est pas débité.
Nous verrons ci-dessous ce que les entreprises doivent savoir sur les transactions annulées : pourquoi elles se produisent, comment elles affectent les pratiques comptables et comment les traiter efficacement.
Sommaire
- Transactions annulées et remboursements
- Quelle est la cause des transactions annulées ?
- Comment les transactions annulées affectent-elles la comptabilité ?
- Conseils pour gérer efficacement les transactions annulées
- Droits et protections en matière de transactions annulées
Transactions annulées et remboursements
Les transactions annulées et les remboursements impliquent l'annulation d'une vente effectuée auprès d'un client, mais ces deux types d'opérations diffèrent en matière de délais, d'effets sur les comptes des clients et d'exigences en matière de traitement par les marchands. Les annulations sont généralement plus simples et prennent moins de temps pour les deux parties, car elles visent à bloquer la transaction. Les remboursements, en revanche, nécessitent plus de temps et d'efforts de traitement, ce qui affecte le solde disponible du client, ainsi que les revenus et la comptabilité de l'entreprise.
Les différences entre les transactions annulées et les remboursements sont présentées ci-dessous.
Transactions annulées
Une transaction annulée révoque une transaction par carte bancaire avant que les fonds n'aient été transférés du compte du client au compte de l'entreprise.
Délais : l'annulation est généralement effectuée peu de temps après l'initiation de la transaction, souvent au cours du même jour ouvrable. L'annulation doit être effectuée avant que la transaction ne soit traitée en lots ou réglée, et la transaction disparaît généralement du relevé bancaire du client dans les 24 heures.
Compte du client : lorsqu'une transaction est annulée, le compte du client n'est pas débité. Si le montant de la transaction a été initialement retenu comme transaction en attente, cette retenue est levée.
Traitement du marchand : pour l'entreprise, une transaction annulée implique que les fonds ne seront pas reçus et que la vente ne sera pas incluse dans le lot de transactions traitées en vue d'un règlement.
Enregistrements : la transaction peut apparaître sur le compte du client comme étant en attente, mais elle est ensuite annulée. Les entreprises conservent généralement les enregistrements des transactions annulées séparément des ventes réalisées.
Remboursements
Un remboursement annule une transaction après qu'elle a été finalisée. Les fonds qui ont été transférés du compte du client au compte de l'entreprise sont renvoyés sur le compte du client.
Délais : les remboursements peuvent avoir lieu des jours, des semaines, voire des mois après la transaction initiale. Le processus n'est pas immédiat et peut prendre plusieurs jours ouvrables avant d'apparaître sur le compte du client.
Compte du client : le compte du client est crédité du montant de la transaction une fois le remboursement effectué, ce qui annule la charge initiale.
Traitement du marchand : pour les entreprises, émettre un remboursement revient à renvoyer les fonds sur le compte du client. Celles-ci doivent ajuster leur comptabilité afin de tenir compte de la restitution des fonds.
Enregistrements : les remboursements apparaîtront sur le relevé de compte du client sous la forme d'un crédit de l'entreprise. Les entreprises doivent conserver des enregistrements détaillés des remboursements à des fins de rapprochement comptable.
Quelle est la cause des transactions annulées ?
Les transactions annulées se produisent dans différents scénarios, mais sont principalement observées au sein des secteurs de la vente au détail et des services, dans lesquels les paiements sont traités immédiatement. Les scénarios les plus courants de transactions annulées sont décrits ci-dessous.
Erreurs de saisie : si un caissier ou un vendeur saisit un montant erroné ou sélectionne un mauvais produit, la transaction doit être annulée afin que le client ne soit pas facturé pour un montant incorrect.
Transactions en double : il arrive qu'une transaction soit traitée plusieurs fois en raison d'un problème technique ou d'une erreur humaine. L'annulation de la transaction en double permet de s'assurer que le client n'est pas facturé plusieurs fois pour le même achat.
Décisions des clients : un client peut changer d'avis sur un achat immédiatement après la transaction. L'entreprise peut annuler la transaction afin d'annuler la vente et faire en sorte que le client ne soit pas débité. Le client peut également décider de changer de moyen de paiement. Dans ce cas, la transaction initiale peut être annulée afin de permettre au client de payer avec le moyen de paiement de son choix.
Problèmes techniques : les dysfonctionnements ou les erreurs d'un système de point de vente (PDV) peuvent déboucher sur des erreurs de transactions qui doivent être annulées.
Prévention de la fraude : si une entreprise suspecte qu'une transaction est frauduleuse, elle peut l'annuler afin d'éviter une perte financière et de protéger le compte du client.
Pré-autorisations : dans des secteurs tels que ceux de l'hôtellerie ou de la location de voitures, les transactions sont souvent préautorisées afin de garantir la disponibilité des fonds. Si le montant final de la transaction est différent ou si le service est annulé, la préautorisation peut être annulée.
Produit non disponible : si un produit vendu s'avère être en rupture de stock ou indisponible, la transaction peut être annulée.
Exigences en matière de politique : certains secteurs d'activité sont soumis à des normes de conformité spécifiques ou à des politiques commerciales qui peuvent exiger l'annulation de transactions dans des circonstances particulières, comme lorsque les ventes sont restreintes en fonction de l'âge et que cet âge requis n'est pas respecté.
Comment les transactions annulées affectent-elles la comptabilité ?
Les transactions annulées doivent être incluses dans la comptabilité de l'entreprise de la manière suivante.
Registres des transactions : les transactions annulées doivent être incluses dans le système comptable afin de garantir la transparence et la précision de toutes les activités financières enregistrées.
Rapprochement des ventes : bien qu'elles ne contribuent pas aux revenus, les transactions annulées doivent être comptabilisées lors du rapprochement des ventes afin de s'assurer que les chiffres des ventes correspondent bien à l'argent reçu.
Gestion des stocks : dans le secteur de la vente au détail, une transaction annulée doit être notée dans les registres d'inventaire pour indiquer que l'article de la vente annulée est toujours en stock.
Déclaration fiscale : les transactions annulées ne sont pas prises en compte dans les revenus imposables. Il est important de distinguer ces transactions des ventes finalisées afin d'assurer l'exactitude de votre déclaration fiscale.
États financiers : les transactions annulées doivent être enregistrées pour éviter de gonfler les chiffres des ventes ou des créances, afin que les rapports financiers reflètent fidèlement la situation financière et les performances de l'entreprise.
Pistes d'audit : les auditeurs peuvent vérifier les registres des transactions annulées pour garantir leur légitimité et éviter qu'elles ne soient employées afin de dissimuler des pratiques financières inappropriées.
Flux de trésorerie : les transactions annulées n'affectent pas les flux de trésorerie et ne doivent pas être prises en compte dans les calculs de ces derniers.
Fiches clients : il est important d'enregistrer les transactions annulées de manière précise afin de maintenir la confiance des clients.
Conseils pour gérer efficacement les transactions annulées
Comprendre vos systèmes : familiarisez-vous avec les fonctionnalités de votre système de point de vente ou de traitement des paiements.
Intervenir rapidement : agissez rapidement pour annuler une transaction avant qu'elle ne soit traitée en lots. Il est ainsi possible d'éviter de passer par une procédure de remboursement plus complexe.
Communiquer avec les clients : communiquez clairement avec les clients sur le processus d'annulation afin de maintenir de bonnes relations avec eux. Veillez à ce qu'ils soient informés que la transaction sera annulée et qu'ils sachent à quoi s'attendre sur leurs relevés bancaires. Envisagez de contacter à nouveau les clients après une transaction annulée pour vous assurer qu'ils ont bien pris connaissance de la correction de leur côté.
Former votre personnel : formez régulièrement votre personnel à la procédure à suivre en matière d'annulation de transactions, à la manière dont elle doit être exécutée et à son importance.
Documenter les procédures d'annulation :élaborez une procédure claire et documentée pour les transactions annulées, à laquelle le personnel peut se référer, couvrant la manière d'annuler une transaction, d'enregistrer cette annulation et de signaler les transactions annulées en interne.
Tenir des registres : conservez des enregistrements détaillés de toutes les transactions annulées, en précisant qui a annulé la transaction et pourquoi. Cette démarche est utile à des fins d'audit et de résolution des litiges.
Mettre en place des contrôles internes : instaurez un système de vérification et d'équilibrage afin d'éviter toute utilisation abusive de la fonction d'annulation. Il peut s'agir d'exiger l'approbation de la direction pour les annulations dépassant un certain montant.
Rapprocher les données avec les enregistrements financiers : procédez à des rapprochements périodiques entre les transactions annulées et vos documents financiers afin d'assurer la précision de vos rapports et de détecter rapidement toute divergence.
Utiliser les technologies disponibles : envisagez de faire appel aux outils technologiques ou aux fonctionnalités logicielles disponibles pour simplifier ou automatiser le processus d'annulation, ce qui permet d'accroître sa rapidité et sa précision tout en réduisant votre charge administrative.
Évaluer les améliorations à apporter aux processus : passez régulièrement en revue les transactions annulées en vue de procéder à une analyse financière de votre entreprise. En identifiant des modèles ou des tendances, il est possible d'identifier les domaines nécessitant une formation plus approfondie ou de mettre en évidence des problèmes potentiels dans votre processus de vente.
Droits et protections en matière de transactions annulées
Les droits spécifiques associés aux transactions annulées diffèrent selon le type de transaction (par exemple, par carte de crédit, carte de débit, paiement ACH) et les réglementations en vigueur dans votre juridiction. Les droits généralement applicables pour les entreprises et les clients sont décrits ci-dessous.
Droits et protections des entreprises
Les entreprises ont le droit d'annuler des transactions dans les circonstances suivantes.
Accord mutuel : les deux parties conviennent d'annuler une commande.
Erreur de tarification : le prix annoncé était incorrect.
Rupture de stock : l'article acheté n'est pas disponible.
Suspicion de fraude : des signaux d'alerte permettent de déceler des activités frauduleuses.
Les droits et la protection des consommateurs
Les clients ont le droit de demander l'annulation d'une transaction dans les circonstances suivantes.
Frais non autorisés ou incorrects : les clients ont le droit de contester toute transaction qu'ils estiment non autorisée ou incorrecte. Cette démarche peut déclencher une procédure d'annulation si elle est initiée dans le délai imparti (pour les cartes bancaires, ce délai est généralement de 60 jours).
Fraude suspectée ou confirmée : des lois telles que la Fair Credit Billing Act américaine protègent les clients contre les frais de carte bancaire frauduleux. Si une transaction est frauduleuse, le client a le droit de la faire annuler et de ne pas être tenu pour responsable.