In het kader van betalingsverwerking, annuleert een nietige transactie een transactie voordat deze is voltooid of vereffend. Op het moment dat een transactie ongeldig wordt gemaakt, wordt de transactie ongeldig gemaakt en wordt de rekening van de kaarthouder niet belast.

Lees hieronder wat ondernemingen moeten weten over zakelijke transacties: waarom ze gebeuren, hoe ze de boekhouding beïnvloeden en hoe je ze effectief kunt verwerken.

Wat staat er in dit artikel?

• Nietige transacties vs. terugbetalingen
  
• Waarom nietige transacties plaatsvinden
  
• Hoe nietige transacties de boekhouding beïnvloeden
  
• Tips voor het effectief afhandelen van nietige transacties
  
• Rechten en bescherming van nietige transacties
  

Nietige transacties vs. terugbetalingen

Nietige transacties en terugbetalingen hebben betrekking op het terugdraaien van een verkoop van een klant, maar ze verschillen in timing, effecten op rekeningen van klanten en vereisten voor de verwerking van verkoper. Nietige transacties zijn doorgaans eenvoudiger en minder tijdrovend voor beide partijen aangezien ze voorkomen dat de transactie überhaupt wordt voltooid; terugbetalingen daarentegen vereisen meer verwerkingstijd en -inspanning, en hebben invloed op het beschikbare saldo van de klant en de omzet en boekhouding van de onderneming.

De verschillen tussen nietige transacties en terugbetalingen worden hieronder beschreven.

Nietige transacties

Een nietige transactie annuleert een transactie met creditcard of betaalkaart voordat het geld is overgemaakt van de rekening van de klant naar de rekening van de onderneming.

• Timing: Het ongedaan maken gebeurt doorgaans kort nadat de transactie is geïnitieerd, meestal binnen dezelfde werkdag. Nietige transacties moeten worden uitgevoerd voordat de transactie als batch wordt verwerkt of afgewikkeld en verdwijnen doorgaans binnen 24 tijd van het bankafschrift van de klant.

• Klantaccount: Op het moment dat een transactie wordt geannuleerd, wordt de rekening van de klant niet belast. Als het transactiebedrag aanvankelijk werd vastgehouden als een lopende transactie, wordt die vasthouding vrijgegeven.

• Verwerking door de verkoper: Voor ondernemingen betekent een nietige transactie dat het geld niet wordt ontvangen en dat de verkoop niet valt onder de batch transacties die wordt verwerkt voor afwikkeling.

• Gegevens: De transactie wordt misschien op de rekening van de klant weergegeven als in behandeling, maar wordt afgebroken. Voor ondernemingen is het doorgaans zo dat gegevens over nietige transacties afzonderlijk van voltooide verkopen worden weergegeven.

Terugbetalingen

Een restitutie maakt een transactie ongedaan nadat deze is voltooid. Het geld dat van de rekening van de klant naar de rekening van de onderneming is overgemaakt, wordt teruggestort op de rekening van de klant.

• Timing: Restituties kunnen dagen, weken of zelfs maanden na de oorspronkelijke transactie plaatsvinden. De procedure verloopt niet direct en het kan verschillende werkdagen duren voordat het op de rekening van de klant staat.

• Klantaccount: De rekening van de klant wordt gecrediteerd met het bedrag van de transactie zodra de terugbetaling is verwerkt, waardoor de oorspronkelijke kosten worden teruggedraaid.

• Verwerking door de verkoper: Voor ondernemingen betekent een terugbetaling dat het geld wordt teruggestort op de rekening van de klant. Ondernemingen moeten hun boekhouding aanpassen om de teruggave van fondsen weer te geven.

• Gegevens: Restituties verschijnen op het afschrift van de klant als een tegoed van de onderneming. Ondernemingen moeten een gedetailleerde administratie van terugbetalingen bijhouden voor boekhoudkundige vergelijking doeleinden.

Waarom nietige transacties plaatsvinden

Nietige transacties komen in verschillende scenario's voor, maar komen vooral voor in de detailhandel en de dienstensector, waar betalingen direct worden verwerkt. Hieronder staan veelvoorkomende scenario's voor nietige transacties.

• Fouten bij het invoeren: Als een kassière of verkoper het verkeerde bedrag invoert of het verkeerde product kiest, moet de transactie ongeldig worden gemaakt zodat de klant niet het verkeerde bedrag in rekening gebracht krijgt.

• Dubbele transacties: Soms wordt een transactie meer dan eens verwerkt aangezien er een technische storing of menselijke fout is. Het ongedaan maken van de dubbele transactie zorgt ervoor dat de klant niet meerdere keren moet betalen voor dezelfde aankoop.

• Beslissingen van de klant: Een klant kan direct na de transactie van gedachten veranderen over een aankoop. De onderneming kan de transactie ongeldig maken om de verkoop te annuleren en te voorkomen dat de klant moet betalen. De klant kan ook van gedachten veranderen over de betaalmethode; Als de transactie niet is vereffend, kan de oorspronkelijke transactie ongeldig worden verklaard en kan de klant met de gewenste betaalmethode betalen.

• Technische kwesties: Point-of-sale (POS)-systeem kunnen fouten of fouten leiden tot onjuiste transacties die nietig moeten worden verklaard.

• Fraudepreventie: Als een onderneming vermoedt dat een transactie frauduleus is, kan de transactie ongeldig worden verklaard om financieel verlies te voorkomen en de rekening van de klant te beschermen.

• Autorisatie houdt: In branches zoals horeca of autoverhuur worden transacties meestal vooraf geautoriseerd om zorg te dragen voor de beschikbaarheid van fondsen. Als het uiteindelijke transactiebedrag uiteenlopende is of als de dienst wordt geannuleerd, worden de preautorisatiekosten mogelijk ongeldig gemaakt.

• Niet-beschikbaar product: Als een product wordt verkocht dat niet op voorraad of niet beschikbaar blijkt te zijn, wordt de transactie mogelijk geannuleerd.

• Beleidsvoorschriften: Bepaalde branches hebben specifieke nalevingsnormen of winkelbeleid waardoor transacties onder bepaalde omstandigheden ongeldig kunnen worden verklaard, zoals verkoop met leeftijdsbeperkingen als niet wordt voldaan aan de leeftijdsvoorschriften.

Hoe nietige transacties de boekhouding beïnvloeden

Nietige transacties moeten op de volgende manieren in de boekhouding van een onderneming vallen.

• Transactiegegevens: Nietig verklaarde transacties moeten worden opgenomen in het boekhoudsysteem om ervoor te zorgen dat alle financiële activiteiten transparant en nauwkeurig worden gerapporteerd.

• Verkoopreconciliatie: Ondanks het feit dat nietige transacties niet bijdragen aan de inkomsten, moeten ze worden verantwoord tijdens het afstemmen van transacties om ervoor te zorgen dat de verkoopcijfers overeenkomen met het ontvangen geld.

• Voorraadbeheer: In de detailhandel moet een nietige transactie worden genoteerd in de voorraadadministratie om aan te geven dat het artikel van de geannuleerde verkoop nog op voorraad is.

• Belastingaangifte: Nietige transacties dragen niet bij aan het belastbaar inkomen. Deze transacties moeten worden onderscheiden van afgeronde verkopen om te zorgen voor een nauwkeurige belastingaangifte.

• Financiële overzichten: Nietige transacties moeten worden geregistreerd om opgeblazen verkoop- of debiteurencijfers te voorkomen, waardoor zorg voor financiële rapporten die de financiële positie en prestaties van de onderneming nauwkeurig weergeven.

• Audittrajecten: Auditors kunnen letten op gegevens over nietige transacties om te zorgen voor legitieme transacties die niet zijn gebruikt om ongepaste financiële praktijken te verhullen.

• Cashflow: Nietige transacties hebben geen invloed op de cashflow en mogen niet vallen onder de berekeningen van de cashflow.

• Klantgegevens: Het nauwkeurig vastleggen van nietige transacties is belangrijk om het vertrouwen van de klant vast te houden.

Tips voor het effectief verwerken van nietige transacties

• Krijg inzicht in je systemen: Maak jezelf vertrouwd met je POS of betalingsverwerking systeemfuncties.

• Handel snel: Handel onmiddellijk om een transactie ongeldig te maken voordat deze in batches wordt verwerkt. Dit voorkomt dat er een ingewikkelder terugbetalingsproces nodig is.

• Communiceer met klanten: Communiceer duidelijk met klanten over de leegstandsprocedure om een goede klantrelatie te houden. Zorg ervoor dat ze inzicht hebben in de transactie die wordt geannuleerd en wat ze op hun bankafschriften kunnen verwachten. Overweeg om contact op te nemen met klanten na een nietige transactie om te bevestigen dat ze de correctie aan hun kant zien.

• Train je personeel: Train personeel regelmatig op de juiste procedure voor het ongeldig maken van transacties - hoe je dit moet doen en waarom het belangrijk is.

• Procedures voor het nietig verklaren van documenten: Zorg voor een goed gedocumenteerde procedure voor nietige transacties waarbij het personeel kan verwijzen, waarbij onder andere staat hoe de transactie nietig verklaard moet worden, hoe de nietige transactie geregistreerd moet worden en hoe de nietige transactie intern gerapporteerd moet worden.

• Gegevens bijhouden: Houd gedetailleerde gegevens bij van alle nietige transacties, waaronder wie de transactie heeft geannuleerd en waarom. Dit is praktisch voor controledoeleinden en voor het oplossen van geschillen.

• Stel interne controles in: Implementeer checks and balances om misbruik van de leegmaakfunctie te voorkomen. Hierbij valt te denken aan het vereisen van goedkeuring van de manager voor leegstand hoger dan een bepaald bedrag.

• Vergelijken met financiële gegevens: Vergelijk regelmatig nietige transacties met je financiële administratie om zorg te dragen voor nauwkeurigheid in je rapportage en om discrepanties vroegtijdig op te vangen.

• Gebruik de beschikbare technologie: Overweeg het gebruik van beschikbare technologie of software om de procedure voor het urineren te vereenvoudigen of te automatiseren voor meer snelheid en nauwkeurigheid en minder beheerslast.

• Toetsing op procedurele verbeteringen: Toets periodiek de nietige transacties als onderdeel van de financiële analyse van je onderneming. Het vaststellen van patronen of trends kan helpen om aan te geven waar meer training nodig is of om mogelijke problemen met je verkoopprocedure aan te geven.

Rechten en bescherming van nietige transacties

Exacte rechten met betrekking tot nietige transacties variëren afhankelijk van het type transactie (bijv. creditcard, betaalpas, ACH) en de wetten van je rechtsgebied. De rechten die doorgaans van toepassing zijn, worden hieronder uiteengezet voor ondernemingen en klanten.

Rechten en bescherming van ondernemingen

Ondernemingen hebben het recht om transacties te annuleren onder de volgende omstandigheden.

• In onderling overleg: Beide partijen komen overeen om een bestelling te annuleren.

• Fout in de prijsstelling: De geadverteerde prijs was onjuist.

• Niet op voorraad: Het gekochte artikel is niet beschikbaar.

• Verdenking van fraude: Er zijn rode vlaggen die duiden op frauduleuze activiteit.

Rechten en bescherming van consumenten

Klanten hebben het recht om nietige transacties aan te vragen onder de volgende omstandigheden.

• Ongeoorloofde of onjuiste afschrijvingen: Klanten hebben het recht om elke transactie te betwisten waarvan zij denken dat deze ongeautoriseerd of foutief is. Hierdoor kan een procedure tot ongeldigmaking in gang worden gezet als dit binnen de daarvoor geldende termijn gebeurt (voor creditcards is dit meestal 60 dagen).

• Vermoedelijke of bevestigde fraude: Wetten zoals de Fair Credit Billing Act in de Verenigde Staten beschermen klanten tegen frauduleuze creditcardbetalingen. Als een transactie frauduleus is, heeft de klant het recht om deze te laten annuleren en niet aansprakelijk te worden gesteld.