Nel contesto dell'elaborazione dei pagamenti, una transazione annullata annulla una transazione prima che venga finalizzata o regolata. Quando una transazione viene annullata, l'operazione viene annullata e non viene effettuato alcun addebito sul conto del titolare della carta.

In questo articolo presenteremo le informazioni essenziali per le attività sulle transazioni annullate: perché si verificano, come influenzano le pratiche contabili e come gestirle in modo efficace.

Contenuto dell'articolo

• Transazioni annullate e rimborsi
  
• Perché si verificano le transazioni annullate
  
• In che modo le transazioni annullate influiscono sulla contabilità
  
• Suggerimenti per gestire in modo efficace le transazioni annullate
  
• Diritti e protezioni relative alle transazioni annullate
  

Transazioni annullate e rimborsi

Le transazioni annullate e i rimborsi comportano l'annullamento della vendita del cliente, ma differiscono per tempistica, effetti sui conti dei clienti e requisiti di elaborazione dell'esercente. Le transazioni annullate sono in genere più semplici e richiedono meno tempo per entrambe le parti perché impediscono in primo luogo il completamento della transazione; i rimborsi, d'altro canto, richiedono più tempo e impegno di elaborazione, influenzando il saldo disponibile del cliente e le entrate e la contabilità dell'attività.

Le differenze tra transazioni annullate e rimborsi sono descritte di seguito.

Transazioni annullate

Una transazione annullata annulla una transazione con carta di credito o debito prima che i fondi siano stati trasferiti dal conto del cliente al conto dell'attività.

• Tempistica: l'annullamento viene in genere effettuato subito dopo l'avvio della transazione, spesso entro lo stesso giorno lavorativo. L'annullamento deve essere effettuato prima che la transazione venga elaborata o regolata in batch e in genere scomparirà dall'estratto conto del cliente entro 24 ore.

• Conto del cliente: quando una transazione viene annullata, sul conto del cliente non viene eseguito alcun addebito. Se l'importo della transazione era inizialmente trattenuto come transazione in sospeso, viene rilasciato.

• Elaborazione dell'esercente: per l'attività, una transazione annullata significa che i fondi non verranno ricevuti e la vendita non sarà inclusa nel gruppo di transazioni elaborate per il regolamento.

• Registrazione: la transazione potrebbe apparire sul conto del cliente come in sospeso ma verrà annullata. Le attività in genere hanno registri per le transazioni annullate separati dalle vendite completate.

Rimborsi

Un rimborso storna una transazione dopo che è stata completata. I fondi che erano stati trasferiti dal conto del cliente al conto dell'attività vengono restituiti al conto del cliente.

• Tempistica: i rimborsi possono avvenire giorni, settimane o addirittura mesi dopo la transazione originale. Il processo non è immediato e possono essere necessari diversi giorni lavorativi prima che venga riflesso nel conto del cliente.

• Conto del cliente: sul conto del cliente viene accreditato l'importo della transazione una volta elaborato il rimborso, stornando l'addebito originale.

• Elaborazione dell'esercente: per le attività, emettere un rimborso significa restituire i fondi sul conto del cliente. Le attività devono rettificare i propri registri contabili per riflettere la restituzione dei fondi.

• Registrazione: i rimborsi appariranno sull'estratto conto del cliente come credito emesso dall'attività. Le attività devono tenere registri dettagliati dei rimborsi per scopi di riconciliazione contabile.

Perché si verificano le transazioni annullate

Le transazioni annullate si verificano in vari scenari, ma si riscontrano principalmente nei settori del commercio al dettaglio e dei servizi, dove i pagamenti vengono elaborati immediatamente. Gli scenari comuni per le transazioni annullate sono descritti di seguito.

• Errori di immissione: se un cassiere o un venditore inserisce l'importo sbagliato o seleziona il prodotto sbagliato, la transazione deve essere annullata in modo che al cliente non venga addebitato l'importo errato.

• Transazioni duplicate: in qualche caso una transazione potrebbe essere elaborata più di una volta a causa di un problema tecnico o di un errore umano. L'annullamento della transazione duplicata garantisce che al cliente non venga addebitato più volte lo stesso acquisto.

• Decisioni del cliente: un cliente potrebbe cambiare idea su un acquisto immediatamente dopo la transazione. L'attività può annullare la transazione per annullare la vendita ed evitare l'addebito al cliente. Il cliente potrebbe anche cambiare idea sul metodo di pagamento; se la transazione non è stata regolata, la transazione originale può essere annullata in modo che il cliente possa pagare con il metodo che preferisce.

• Problemi tecnici: problemi tecnici o errori del sistema point of sale (POS) possono causare transazioni errate che devono essere annullate.

• Prevenzione delle frodi: se un'attività sospetta che una transazione sia fraudolenta, potrebbe annullarla per evitare perdite finanziarie e proteggere il conto del cliente.

• Preautorizzazioni: in settori come quello alberghiero o del noleggio auto, le transazioni vengono spesso preautorizzate per garantire la disponibilità dei fondi. Se l'importo finale della transazione è diverso o il servizio viene annullato, l'addebito della preautorizzazione potrebbe essere annullato.

• Prodotto non disponibile: se viene venduto un prodotto che risulta essere esaurito o non disponibile, la transazione potrebbe essere annullata.

• Requisiti delle politiche: alcuni settori hanno standard di conformità specifici o politiche di negozio che potrebbero richiedere l'annullamento delle transazioni in circostanze particolari, come le vendite soggette a limiti di età se il requisito di età non viene soddisfatto.

In che modo le transazioni annullate influiscono sulla contabilità

Le transazioni annullate dovrebbero essere incluse nella contabilità di un'attività nei seguenti modi.

• Registri delle transazioni: le transazioni annullate devono essere incluse nel sistema contabile per garantire che tutte le attività finanziarie siano riportate in modo trasparente e accurato.

• Riconciliazione delle vendite: nonostante non contribuiscano ai ricavi, le transazioni annullate devono essere contabilizzate durante la riconciliazione delle vendite per garantire che i dati sulle vendite corrispondano al denaro ricevuto.

• Gestione dell'inventario: nella vendita al dettaglio, una transazione annullata dovrebbe essere annotata nei registri dell'inventario per indicare che l'articolo della vendita annullata è ancora in stock.

• Reportistica fiscale: le transazioni annullate non contribuiscono al reddito imponibile. Tali transazioni devono essere differenziate dalle vendite completate per garantire una reportistica fiscale accurata.

• Rendiconti finanziari: le transazioni annullate devono essere registrate per evitare importi gonfiati di vendite o crediti e garantire che i resoconti finanziari riflettano accuratamente la posizione finanziaria e le prestazioni dell'attività.

• Revisioni contabili: i revisori potrebbero esaminare i registri delle transazioni annullate per verificare che fossero legittime e non utilizzate per nascondere pratiche finanziarie inappropriate.

• Flusso di cassa: le transazioni annullate non influiscono sul flusso di cassa e non devono essere incluse nei calcoli del flusso di cassa.

• Record dei clienti: registrare accuratamente le transazioni annullate è importante per preservare la fiducia dei clienti.

Suggerimenti per gestire in modo efficace le transazioni annullate

• Comprendi i sistemi: acquisisci familiarità con le funzionalità del sistema POS o di elaborazione dei pagamenti.

• Agisci rapidamente: agisci tempestivamente per annullare una transazione prima che venga elaborata in batch. Questo evita di dover effettuare un processo di rimborso più complicato.

• Comunica con i clienti: comunica in modo chiaro con i clienti in merito al processo di annullamento per mantenere buoni rapporti. Assicurati che capiscano che la transazione verrà annullata e come apparirà sull'estratto conto. Valuta la possibilità di contattare i clienti dopo una transazione annullata per confermare che vedano la correzione.

• Forma il personale: istruisci regolarmente il personale sulla procedura corretta per annullare le transazioni, come completarla e perché è importante.

• Documenta le procedure di annullamento: disponi di un processo ben documentato per le transazioni annullate a cui il personale può fare riferimento, incluso come annullare la transazione, come registrare la transazione annullata e come segnalarla internamente.

• Conserva i registri: conserva registri dettagliati di tutte le transazioni annullate, incluso chi ha annullato la transazione e perché. Questi potranno essere utili in caso di revisioni e per risolvere le contestazioni.

• Predisponi controlli interni: implementa controlli e verifiche per prevenire un uso improprio della funzione di annullamento. Questi potrebbero includere la necessità di un'approvazione manageriale per gli annullamenti superiori a un determinato importo.

• Esegui la riconciliazione con i registri finanziari: riconcilia regolarmente le transazioni annullate con i registri finanziari per garantire l'accuratezza della reportistica e individuare tempestivamente le discrepanze.

• Usa la tecnologia disponibile: valuta di utilizzare la tecnologia o le funzionalità software disponibili per semplificare o automatizzare il processo di annullamento in modo da garantire maggiore rapidità e precisione e ridurre gli oneri amministrativi.

• Migliora i processi: rivedi periodicamente le transazioni annullate come parte dell'analisi finanziaria della tua attività. Identificare modelli o tendenze può contribuire a individuare dove potrebbe essere necessaria una maggiore formazione o segnalare potenziali problemi con il processo di vendita.

Diritti e protezioni relative alle transazioni annullate

I diritti esatti relativi alle transazioni annullate variano a seconda del tipo di transazione (ad esempio, carta di credito, carta di debito, ACH) e delle leggi della giurisdizione. I diritti normalmente applicabili per attività e clienti sono descritti di seguito.

Diritti e misure di protezione delle attività

Le attività hanno il diritto di annullare le transazioni nelle seguenti circostanze.

• Accordo reciproco: entrambe le parti concordano di annullare un ordine.

• Errore di prezzo: il prezzo pubblicizzato non era corretto.

• Articolo esaurito: l'articolo acquistato non è disponibile.

• Sospetta frode: sono presenti segnali di allarme che indicano attività fraudolente.

Diritti dei consumatori e misure di protezione

I clienti hanno il diritto di richiedere l'annullamento delle transazioni nelle seguenti circostanze.

• Addebiti non autorizzati o errati: i clienti hanno il diritto di contestare qualsiasi transazione che ritengono non autorizzata o errata. Questo può attivare un processo di annullamento se avviato entro il periodo di tempo consentito (per le carte di credito, di solito è 60 giorni).

• Frode sospetta o confermata: leggi come il Fair Credit Billing Act negli Stati Uniti proteggono i clienti dagli addebiti fraudolenti sulle carte di credito. Se una transazione è fraudolenta, il cliente ha il diritto di annullarla e di non essere ritenuto responsabile.