取引の無効化とは?発生する理由、意味、処理方法

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  1. はじめに
  2. 取引無効化と返金
    1. 取引無効化
    2. 返金
  3. 取引の無効化が発生する理由
  4. 取引の無効化が会計に及ぼす影響
  5. 効果的な取引の無効化処理のヒント
  6. 取引の無効化の権利と保護
    1. ビジネスの権利と保護
    2. 消費者の権利と保護

決済処理において取引を無効化すると、取引が完了または売上処理される前にキャンセルされます。取引が無効化されると、操作が取り消され、カード保有者の口座への請求が行われません。

以下では、取引の無効化が発生する理由、会計処理への影響、効果的な処理方法など、取引の無効化についてビジネスが知っておくべきことをご紹介します。

この記事の内容

  • 取引の無効化と返金
  • 取引の無効化が発生する理由
  • 取引の無効化が会計に及ぼす影響
  • 効果的な取引の無効化処理のヒント
  • 取引の無効化の権利と保護

取引無効化と返金

取引無効化および返金は、顧客への販売を取り消す場合などに用いられますが、タイミング、顧客アカウントへの影響、加盟店の処理要件が異なります。無効化とは、取引が完了する前に中止することですので、通常、両当事者にとって単純で時間もかかりません。一方、返金にはより多くの処理時間と労力が必要になります。また、顧客の利用可能残高と加盟店の収益と会計に影響が出ます。

取引無効化と返金の違いは、以下のとおりです。

取引無効化

取引無効化は、顧客のアカウントから加盟店のアカウントへと送金される前に、クレジットカードまたはデビットカードの取引をキャンセルすることです。

  • タイミング: 無効化は通常、取引が開始された直後に行われ、多くの場合、同じ営業日内に行われます。無効化は、取引がバッチ処理または決済される前に行う必要があり、通常、24 時間以内に顧客の銀行明細書から消えます。

  • 顧客のアカウント: 取引が無効化されると、顧客のアカウントには請求されません。取引金額が最初に保留中の取引として保留されていた場合、その保留は解除されます。

  • 加盟店側の処理: 加盟店にとっては、取引無効化とは、その額を受け取れず、決済のために処理される取引のバッチにその売上が含まれないことを意味します。

  • 記録: 対象の取引は、顧客のアカウントで保留中として表示される可能性がありますが、後に取り下げられます。通常、加盟店では、無効化された取引の記録は、完了した販売とは別に反映されています。

Void payment process - Flow chart demonstrates the void payment process: Canceling after authorization and capture, but before settlement

返金

返金は、取引完了後に取引を取り消します。顧客のアカウントから加盟店のアカウントに送金された資金が、顧客のアカウントに戻されます。

  • タイミング: 返金は、元の取引から数日、数週間、または数か月後に行われる場合があります。このプロセスはすぐには行われず、顧客のアカウントに反映されるまでに数営業日かかる場合があります。

  • 顧客のアカウント: 返金が処理されると、顧客のアカウントに取引金額が入金され、元の請求が取り消されます。

  • 加盟店側の処理: 加盟店にとって、返金とは、顧客の口座に同額を返金することを意味します。加盟店は、同額を払い戻したことを反映するように会計記録を調整する必要があります。

  • 記録: 返金は、加盟店からのクレジットとして顧客の明細書に表示されます。加盟店は、会計上の照合の目的で、返金の詳細な記録を残す必要があります。

取引の無効化が発生する理由

取引の無効化はさまざまなシナリオで発生しますが、支払いが迅速に処理される小売業やサービス業で主に見られます。以下では、一般的な取引の無効化について説明します。

  • 入力ミス: レジ係や販売員が誤った金額を入力したり間違った製品を選択したりした場合、利用者が間違った金額を請求されないように取引を無効化する必要があります。

  • 取引の重複: 場合によっては、技術的なトラブルや人為的なミスで取引が複数回処理されることがあります。重複した取引を無効化し、同一の購入に対して利用者に複数回請求が行われないようにします。

  • 利用者の意思決定: 利用者は、取引の直後に購入の意思を変えることがあります。ビジネスは取引を無効化して販売をキャンセルし、利用者に請求が行われないようにすることができます。また、利用者が支払い方法を変更することもあります。取引が売上処理されていない場合は、元の取引を無効化して利用者が希望する方法で支払えるようにすることができます。

  • 技術的な問題: POS システムのトラブルやエラーによって不正な取引が発生し、無効化する必要が生じることがあります。

  • 不正防止: 不正取引が疑われる場合、利用者の口座を保護するために取引を無効化して経済的損失を回避することがあります。

  • オーソリの保留: 接客サービスやレンタカーなどの業種では、多くの場合、取引をプレオーソリして支払い可能であることを確認します。最終的な取引額が異なる場合やサービスがキャンセルされた場合、プレオーソリ手数料は無効になる可能性があります。

  • 利用できない製品: 在庫切れまたは入手できない製品を販売した場合、取引を無効にできます。

  • ポリシー要件: 特定の業界には固有の法令遵守基準やストアポリシーがあり、特定の状況 (年齢制限のある商品の販売で年齢要件を満たしていない場合など) では取引を無効化しなければならないことがあります。

取引の無効化が会計に及ぼす影響

取引の無効化は、以下の方法でビジネスの会計に含める必要があります。

  • 取引記録: 無効化された取引を会計システムに入力し、すべての財務活動を透明かつ正確に報告する必要があります。

  • 売上の照合: 売上には寄与しませんが、無効化された取引を売上の照合時に会計処理して、売上高と受領した金額を確実に一致させる必要があります。

  • 在庫管理: 小売業では、取引の無効化を在庫記録に記入して、無効化された販売のアイテムがまだ在庫に残っていることを反映する必要があります。

  • 税務申告: 無効化された取引は、課税所得にはなりません。このような取引は完了した販売と区別して、正確な税務申告を行う必要があります。

  • 財務諸表: 取引の無効化を記録し、売上や売掛金の数字が水増しされないようにして、財務レポートにビジネスの財務状態や業績が正確に反映されるようにする必要があります。

  • 監査証跡: 監査人は、無効化された取引が正当なものであり、不適切な財務処理を隠すために使用されていないことを保証するために、無効な取引の記録を調査することがあります。

  • キャッシュフロー: 取引の無効化はキャッシュフローには影響しないため、キャッシュフローの計算に含める必要はありません。

  • 利用者の記録: 利用者の信頼を維持するために、取引の無効化を正確に記録することが重要です。

効果的な取引の無効化処理のヒント

  • システムを理解する: POS または決済処理システムの機能をよく理解しましょう。

  • 迅速に行動する: 速やかに行動して、取引が一括処理される前に無効化します。そうすることで、より複雑な返金プロセスを回避できます。

  • 利用者に連絡する: 無効化プロセスについて利用者に明確に伝え、良好な顧客関係を維持します。取引がキャンセルされることと、銀行の明細書に何が記載されるかを利用者に周知します。取引が無効化された後、利用者側で修正されたことを確認するために利用者をフォローアップすることを検討してください。

  • スタッフをトレーニングする: 取引を無効化する正しい手順、取引の無効化を完了する方法、取引の無効化が重要な理由などについて、スタッフを定期的にトレーニングします。

  • 無効化の手順を文書化する: 取引の無効化を実行する方法、記録する方法、社内で報告する方法などをスタッフが参照できるようにプロセスを文書化します。

  • 記録を保持する: 取引を無効化した人物や理由など、すべての取引の無効化に関する詳細な記録を保持します。これは、監査や不審請求の申請の解決に役立ちます。

  • 内部統制を設定する: チェックアンドバランスを実施して、無効化機能の悪用を防ぎます。一定金額を超える無効化については管理者の承認を必要とすることなどが含まれます。

  • 財務記録と照合する: 無効化された取引と財務記録を定期的に照合して、レポートの正確性を確保し、食い違いを早期に発見します。

  • 利用可能なテクノロジーを活用する: 利用可能なテクノロジーやソフトウェア機能の活用を検討して、無効化プロセスを簡素化または自動化し、スピードや正確性を高め、管理負担を軽減します。

  • プロセス改善のためにレビューを行う: ビジネスの財務分析の一環として、無効化された取引を定期的にレビューします。パターンや傾向を特定すると、さらにトレーニングが必要な部分がわかり、販売プロセスの潜在的な問題にフラグを立てることができます。

取引の無効化の権利と保護

取引の無効化に関連する厳密な権利は、取引の種類 (クレジットカード、デビットカード、ACH) や管轄区域の法律によって異なります。ビジネスと利用者に一般的に適用される権利は次のとおりです。

ビジネスの権利と保護

ビジネスは、次の状況下で取引を無効化する権利を有します。

  • 双方の合意: 両者が注文のキャンセルに合意した場合。

  • 価格の誤り: 広告価格が間違っていた場合。

  • 在庫切れ: 購入したアイテムが手に入らない場合。

  • 不正利用の疑い: 不正行為を示す兆候がある場合。

消費者の権利と保護

利用者は、次の状況下で取引の無効化を要求する権利を有します。

  • 未承認または誤った請求: 利用者は、未承認または誤りと思われる取引について不審請求を申請する権利を有します。許可された時間内 (クレジットカードの場合は通常 60 日) に開始すると、プロセスを無効化できます。

  • 不正利用の疑いまたは確定: アメリカの公正信用請求法などの法律は、クレジットカードの不正請求から利用者を保護します。取引が不正利用の場合、利用者はその取引を無効化する権利を有し、責任を問われることはありません。

この記事の内容は、一般的な情報および教育のみを目的としており、法律上または税務上のアドバイスとして解釈されるべきではありません。Stripe は、記事内の情報の正確性、完全性、妥当性、または最新性を保証または請け合うものではありません。特定の状況については、管轄区域で活動する資格のある有能な弁護士または会計士に助言を求める必要があります。

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