決済処理において取引を無効化すると、取引が完了または売上処理される前にキャンセルされます。取引が無効化されると、操作が取り消され、カード保有者の口座への請求が行われません。
以下では、取引の無効化が発生する理由、会計処理への影響、効果的な処理方法など、取引の無効化についてビジネスが知っておくべきことをご紹介します。
この記事の内容
- 取引の無効化と返金
- 取引の無効化が発生する理由
- 取引の無効化が会計に及ぼす影響
- 効果的な取引の無効化処理のヒント
- 取引の無効化の権利と保護
取引の無効化と返金
取引の無効化と返金では利用者の売上が差戻されますが、タイミング、利用者の口座に対する影響、加盟店の処理要件が異なります。無効化は、そもそも取引が完了しないようにするものであるため、ビジネスと利用者の両者にとってシンプルで時間がかかりません。一方、返金は処理に時間と手間がかかり、利用者の利用可能残高とビジネスの収益や会計に影響します。
取引の無効化と返金の違いは次のとおりです。
取引の無効化
取引を無効化すると、利用者の口座からビジネスの口座に売上が送信される前に、クレジットカードまたはデビットカードの取引がキャンセルされます。
タイミング: 通常、無効化は取引開始直後 (大抵は同営業日内) に実行されます。無効化は、取引が一括処理または売上処理される前に実行される必要があり、一般的には 24 時間以内に利用者の銀行明細書から消去されます。
利用者の口座: 取引が無効化されると、利用者の口座への請求が行われません。取引額が保留取引として最初に保持されていた場合、保持は解除されます。
加盟店の処理: ビジネスにとって取引の無効化は、売上が入金されず、当該の販売が売上処理される一連の取引に含まれないということを意味します。
記録: 取引は利用者の口座に保留中と表示されることがありますが、削除されます。通常、完了した販売とは別に無効化された取引の記録が反映されます。
返金
返金とは、完了後に取引を差戻すことです。利用者の口座からビジネスの口座に送金された売上は、利用者の口座に返金されます。
タイミング: 返金は、元の取引が行われてから数日後、数週間後、さらには数カ月後に発生することがあります。すぐには処理されず、利用者の口座に反映されるまで数営業日かかることがあります。
利用者の口座: 返金が処理されると、利用者の口座に取引額が入金され、元の支払いが差戻されます。
加盟店の処理: ビジネスにとって、返金とは利用者の口座に売上を送り返すことを意味します。ビジネスは、会計記録を調整して売上の返金を反映する必要があります。
記録: 返金は、ビジネスからの入金として利用者の明細書に表示されます。ビジネスは、消し込みのために返金の詳細な記録を保存する必要があります。
取引の無効化が発生する理由
取引の無効化はさまざまなシナリオで発生しますが、支払いが迅速に処理される小売業やサービス業で主に見られます。以下では、一般的な取引の無効化について説明します。
入力ミス: レジ係や販売員が誤った金額を入力したり間違った製品を選択したりした場合、利用者が間違った金額を請求されないように取引を無効化する必要があります。
取引の重複: 場合によっては、技術的なトラブルや人為的なミスで取引が複数回処理されることがあります。重複した取引を無効化し、同一の購入に対して利用者に複数回請求が行われないようにします。
利用者の意思決定: 利用者は、取引の直後に購入の意思を変えることがあります。ビジネスは取引を無効化して販売をキャンセルし、利用者に請求が行われないようにすることができます。また、利用者が支払い方法を変更することもあります。取引が売上処理されていない場合は、元の取引を無効化して利用者が希望する方法で支払えるようにすることができます。
技術的な問題: POS システムのトラブルやエラーによって不正な取引が発生し、無効化する必要が生じることがあります。
不正防止: 不正取引が疑われる場合、利用者の口座を保護するために取引を無効化して経済的損失を回避することがあります。
オーソリの保留: 接客サービスやレンタカーなどの業種では、多くの場合、取引をプレオーソリして支払い可能であることを確認します。最終的な取引額が異なる場合やサービスがキャンセルされた場合、プレオーソリ手数料は無効になる可能性があります。
利用できない製品: 在庫切れまたは入手できない製品を販売した場合、取引を無効にできます。
ポリシー要件: 特定の業界には固有の法令遵守基準やストアポリシーがあり、特定の状況 (年齢制限のある商品の販売で年齢要件を満たしていない場合など) では取引を無効化しなければならないことがあります。
取引の無効化が会計に及ぼす影響
取引の無効化は、以下の方法でビジネスの会計に含める必要があります。
取引記録: 無効化された取引を会計システムに入力し、すべての財務活動を透明かつ正確に報告する必要があります。
売上の照合: 売上には寄与しませんが、無効化された取引を売上の照合時に会計処理して、売上高と受領した金額を確実に一致させる必要があります。
在庫管理: 小売業では、取引の無効化を在庫記録に記入して、無効化された販売のアイテムがまだ在庫に残っていることを反映する必要があります。
税務申告: 無効化された取引は、課税所得にはなりません。このような取引は完了した販売と区別して、正確な税務申告を行う必要があります。
財務諸表: 取引の無効化を記録し、売上や売掛金の数字が水増しされないようにして、財務レポートにビジネスの財務状態や業績が正確に反映されるようにする必要があります。
監査証跡: 監査人は、無効化された取引が正当なものであり、不適切な財務処理を隠すために使用されていないことを保証するために、無効な取引の記録を調査することがあります。
キャッシュフロー: 取引の無効化はキャッシュフローには影響しないため、キャッシュフローの計算に含める必要はありません。
利用者の記録: 利用者の信頼を維持するために、取引の無効化を正確に記録することが重要です。
効果的な取引の無効化処理のヒント
システムを理解する: POS または決済処理システムの機能をよく理解しましょう。
迅速に行動する: 速やかに行動して、取引が一括処理される前に無効化します。そうすることで、より複雑な返金プロセスを回避できます。
利用者に連絡する: 無効化プロセスについて利用者に明確に伝え、良好な顧客関係を維持します。取引がキャンセルされることと、銀行の明細書に何が記載されるかを利用者に周知します。取引が無効化された後、利用者側で修正されたことを確認するために利用者をフォローアップすることを検討してください。
スタッフをトレーニングする: 取引を無効化する正しい手順、取引の無効化を完了する方法、取引の無効化が重要な理由などについて、スタッフを定期的にトレーニングします。
無効化の手順を文書化する: 取引の無効化を実行する方法、記録する方法、社内で報告する方法などをスタッフが参照できるようにプロセスを文書化します。
記録を保持する: 取引を無効化した人物や理由など、すべての取引の無効化に関する詳細な記録を保持します。これは、監査や不審請求の申請の解決に役立ちます。
内部統制を設定する: チェックアンドバランスを実施して、無効化機能の悪用を防ぎます。一定金額を超える無効化については管理者の承認を必要とすることなどが含まれます。
財務記録と照合する: 無効化された取引と財務記録を定期的に照合して、レポートの正確性を確保し、食い違いを早期に発見します。
利用可能なテクノロジーを活用する: 利用可能なテクノロジーやソフトウェア機能の活用を検討して、無効化プロセスを簡素化または自動化し、スピードや正確性を高め、管理負担を軽減します。
プロセス改善のためにレビューを行う: ビジネスの財務分析の一環として、無効化された取引を定期的にレビューします。パターンや傾向を特定すると、さらにトレーニングが必要な部分がわかり、販売プロセスの潜在的な問題にフラグを立てることができます。
取引の無効化の権利と保護
取引の無効化に関連する厳密な権利は、取引の種類 (クレジットカード、デビットカード、ACH) や管轄区域の法律によって異なります。ビジネスと利用者に一般的に適用される権利は次のとおりです。
ビジネスの権利と保護
ビジネスは、次の状況下で取引を無効化する権利を有します。
双方の合意: 両者が注文のキャンセルに合意した場合。
価格の誤り: 広告価格が間違っていた場合。
在庫切れ: 購入したアイテムが手に入らない場合。
不正利用の疑い: 不正行為を示す兆候がある場合。
消費者の権利と保護
利用者は、次の状況下で取引の無効化を要求する権利を有します。
未承認または誤った請求: 利用者は、未承認または誤りと思われる取引について不審請求を申請する権利を有します。許可された時間内 (クレジットカードの場合は通常 60 日) に開始すると、プロセスを無効化できます。
不正利用の疑いまたは確定: アメリカの公正信用請求法などの法律は、クレジットカードの不正請求から利用者を保護します。取引が不正利用の場合、利用者はその取引を無効化する権利を有し、責任を問われることはありません。