電子請求 (e-invoicing) は、ドイツの B2B (企業間) セクターで徐々に標準になりつつあります。ただし、電子請求の義務化には免除があり、実務上の不確実性が生じがちです。その一方で、法律が実際に電子とみなす請求書形式が不明なこともよくあります。

この記事では、小規模事業者に関連する情報など、電子請求の義務化に関する最も重要な情報について説明します。ここでは、一般的な誤解を払拭し、許可されている電子請求書の種類について概要をご紹介します。また、どのような義務がいつから適用されるか、規制に違反した場合に想定される影響、新しい要件に備えて会計システムを準備する方法についても詳しく説明します。

目次

• 電子請求の義務化に関する誤解
  
• ドイツではどのようなものが電子請求書として認められますか？
  
• 電子請求の義務化に準拠する必要があるのはどのような企業で、いつからですか?
  
• 誤った電子請求書発行のリスク
  
• Stripe Invoicing を活用して小規模事業者が電子請求の義務化に対応する方法
  
• チェックリスト: 小規模事業者向け電子請求書
  

電子請求の義務化に関する誤解

特にドイツの中小企業は、電子請求の義務が免除されていると考えがちです。以下は、広く持たれている誤解の一部です。

電子請求は大企業に適用

一部の自営業者は、電子請求が必要なのは大企業のみだと考えています。しかし、会社の規模は、電子請求が必要かどうかに直接関係しません。

電子請求は政府との契約にのみ必要

長い間、電子請求の義務化は主に公的機関のクライアントに発行される請求書に適用されていました。そのため、一部の企業は、請求書を他の企業にのみ送信している限り、このタイプの請求書は免除されていると考えています。それでも、新しい規制により、B2B の請求を含む電子請求書の使用が徐々に拡大しています。つまり、電子請求の義務化の対象となるのは、企業対政府 (B2G) 契約だけではありません。

請求書の量によって電子請求が必須かどうかが決まる

もう 1 つの誤解は、請求書の量に関するものです。請求書類をわずか数件しか発行していないため、新しいデジタル規制が適用されないと考える企業もあります。ただし、実際には、会社が送信する請求書の数に関係なく、法定規則が適用されます。

ドイツではどのようなものが電子請求書として認められますか？

電子請求書は、デジタルで作成、送信、受信されます。電子請求書には、紙または PDF の請求書類と同じ内容が含まれます。これらのファイルタイプとは異なり、会計システムやエンタープライズリソースプランニング (ERP) システムで自動的に処理できる、構造化された機械読み取り可能なレイアウトが使用されます。電子請求書が正式な支払い請求と見なされるには、一定の法的基準を満たす必要があります。ドイツでは、電子請求書の正式な要件はドイツ VAT 法 (UStG) 第 14 条および EU 指令 2014/55/EU によって規制されています。

電子請求書類は、デジタル処理、アーカイブ、監査を簡素化します。エラーを減らし、処理を迅速化し、セキュリティを向上させます。また、電子請求書は法令遵守を支援し、不正行為や脱税の防止に役立ちます。

電子請求書を円滑に処理するには、標準化された構造に従う必要があります。ドイツで使用されている主な標準は、XRechnung と ZUGFeRD です。

XRechnung

XRechnung は、ドイツにおける電子請求書の共通構造として機能します。XRechnung は XML (Extensible Markup Language) に基づいており、多くの人は XML ベースの請求書と呼んでいます。XRechnung は、読み取り可能な文書ではなく、コード行の形式のデータセットのみで構成されています。そのため、含まれる内容を人間が読み取れるようにするには、専用のソフトウェアが必要です。請求書データはすべて所定の位置が定められているため、完全に機械による読み取りと処理が可能な仕様になっています。

ZUGFeRD 請求書

ZUGFeRD 請求書は、PDF と XML ファイルを 1 つの文書にまとめたハイブリッド形式です。PDF は人間が直接読むことができ、一般的な請求書類と似ています。XML データセットには、会計システムや ERP システムが自動的に処理できる機械読み取り可能なデータが格納されています。XRechnung とは異なり、受取人は特別なツールを使わずに書類を表示できます。

電子請求の義務化に準拠する必要があるのはどのような企業で、いつからですか?

欧州連合のいくつかの加盟国は、数年前から請求書のデジタル化に向けた改革を進めてきました。2022 年 12 月、欧州委員会は「デジタル時代の VAT (ViDA)」イニシアチブの一環として指令案を提示しました。この指令の目的の 1 つは、電子請求を促進し、付加価値税 (VAT) 報告義務に関する信頼できる情報源として機能することです。

国レベルでは、ドイツは成長機会法を通じてこれらの規則を導入しました。この法律は 2024 年に連邦参議院 (Federal Council) が承認しました。このため、B2B 事業者は今後、電子請求を使用する必要があります。立法府は、紙および PDF の文書から標準化された電子請求書への円滑な移行を支援するため、要件を段階的に導入しています。

段階的導入のスケジュール

当局は、以下のように電子請求書の使用を段階的に義務付けています。

• 2020 年 11 月 27 日以降、請求書発行者は公的機関への納品に関する請求書を電子請求書として発行することが義務付けられます。

• 2025 年 1 月 1 日以降、ドイツのすべての事業者は電子請求書を受信できる必要があります。請求書発行事業者は、2025 年 1 月 1 日から 2026 年 12 月 31 日まで、電子請求書に加えて他の種類の請求書を発行できます。紙の書類は常に許可されますが、電子請求書以外の請求書形式の場合は受取人の承認が必要です。

• 2026 年の収入が 80 万ユーロ未満の企業は、2027 年 12 月 31 日まで紙の請求書またはその他の電子請求書の発行を継続できます。

• 原則として、2028 年以降、電子請求書が標準形式になります。

小規模事業者に対する電子請求の義務化の免除

前暦年の総収入が 2万 5 千ユーロを超えず、当暦年で 10 万ユーロを超えない見込みのドイツの事業者は、UStG 第 19 条に基づく小規模事業者規則を適用できます。このステータスの適用を受けると、VAT の納付が免除されます。このため、請求書に VAT を表示する必要はなく、税務署に VAT を納付する必要もありません。また、このステータスにより、VAT 予備申告書の提出義務など、特定の管理義務も免除されます。

2025 年以降、小規模事業者は電子請求書を受信して処理できる必要があります。同時に、電子請求書の作成に関する特別な規則も定められています。2024 年ドイツ年次税法により、電子請求書を送信する必要がないことが明確になりました。ドイツ VAT 実施令 (UStDV) 第 34a 条がこの規則を定めています。この規則によると、小規模事業者は紙や PDF の請求書など、いわゆる他の請求書類を自由に発行できます。このため、2027 年以降、構造化されたデジタル請求書を作成する必要がなくなります。

電子請求の義務化に関するその他の免除

以下の場合、ドイツの事業者には電子請求書の送信義務が一律には課されません。

• 個人宛ての請求書 (B2C): 送信者は、個人などの非商業目的の受信者宛ての請求書をデジタルで作成する必要はありません。発行者は、これらの請求書を引き続き紙または PDF 書類として提供できます。

• 少額請求書: 少額請求書は総額 €250 までの請求書で、請求書発行者は別の請求書形式を引き続き使用できます。

• 非課税収入: 電子請求の義務化に関する規則は、UStG 第 4 条で定義されているように、多くの種類の非課税収入には適用されません。

• 交通乗車券の請求書: UStDV 第 34 条に定義されている交通乗車券の請求書も、電子請求の義務化から免除されています。

デジタル請求書の送信が法律で義務付けられているかどうかにかかわらず、ドイツのすべての事業者は電子請求書の受信、処理、アーカイブが可能である必要があります。

誤った電子請求書発行のリスク

最新の電子請求ツールは、送信前に請求書のエラーを自動的にチェックします。必須情報が不足している場合、またはファイルが必要な仕様に準拠していない場合、システムは問題を指摘し、原則として請求書を拒否します。システムは送信前にこれらの問題を特定するため、エラーの回避に役立ちます。

技術的な問題は依然として発生する可能性があり、金額、請求書番号、税率の入力ミスなどが生じる可能性もあります。ソフトウェアだけでは、これらの不正確さを必ずしも検出できるとは限りません。

場合によっては、受取人がエラーや記載漏れがある電子請求書を正しく読み取れないことがあります。このような場合、経理チームは追加のチェックを行い、請求書の受領を拒否する可能性があります。その後、送信者が誤りを修正して再送信するため、管理作業が増加し、支払いが遅延します。

また、法定規則に準拠していない電子請求書は、税務当局との問題を引き起こし、最悪の場合は罰則や追徴課税につながる可能性もあります。そのため、企業は電子請求書が正式な基準を満たしていることを確認し、内容もチェックする必要があります。

Stripe Invoicing を活用して小規模事業者が電子請求の義務化に対応する方法

また、電子請求の義務化により、小規模事業者は、電子請求書を送信するのではなく受信する場合であっても、会計システムを適応させる必要に迫られています。請求書類の多くは、依然として紙媒体または単純な PDF で処理されています。標準化された電子請求書ファイル形式の導入により、機械読み取り可能な請求書を読み取る必要が生じています。また、小規模事業者は、自らの判断で電子請求書の送信を選択することもできます。

Stripe Invoicing は、小規模事業者による電子請求書の作成、送信、管理を支援します。Invoicing を使用すると、自動化によるレビューを経た、標準に準拠する単発または継続的な電子請求書を、わずか数分で作成できます。高い処理能力で請求書作成を自動化することで、小規模事業者はエラーを最小限に抑え、すべての規制に対応できます。

Stripe は請求書のステータスを自動的に追跡し、支払いリマインダーを送信し、返金を処理します。また、Stripe Payments により、小規模事業者は 100 種類以上の決済手段を顧客に提供できます。

チェックリスト: 小規模事業者向け電子請求書

ドイツの小規模事業者は、2027 年以降に送信するものも含め、引き続き従来の請求書を発行できます。ただし、ビジネスパートナーが電子請求書の使用を好む場合に備え、構造化された電子請求書の形式に今のうちから慣れておくことをお勧めします。さらに、小規模事業者の基準額を超えると、電子請求は事業者にとって必須となります。

電子請求書ファイル形式に移行するために、会計システムを全面的に見直す必要はありませんが、組織的および技術的な調整がいくつか必要です。小規模事業者は、次の手順を実行することで、法的規則の遵守を確保し、請求プロセスをスケジュールどおりに調整できます。

電子請求書を受け取れるようにする

2025 年 1 月以降、ドイツでは、小規模事業者を含むすべての事業者が電子請求書を受信できる必要があります。このため、各事業者は、XRechnung や ZUGFeRD などの標準化された請求書形式を処理する技術的能力を備えていることを確認する必要があります。そのためには、電子請求書機能を備えた適切なソフトウェアまたは会計システムが必要です。

適切な会計ソフトウェアの選択

会計ソフトウェアまたは記帳ソフトウェアが標準化された電子請求書ファイル形式をサポートしているかどうかを確認します。理想的には、電子請求書の受信と作成の両方が可能なものがよいでしょう。現在のシステムにこれらの機能がない場合は、Stripe Invoicing などの適切なプロバイダーを選択してください。

請求プロセスの調整

既存の請求および処理のワークフローを慎重にレビューすることをお勧めします。データは、必要に応じて自動的に処理されるよう、構造化されたレイアウトで取り込む必要があります。必要な場合は、これらの方法を調整してください。

従業員と顧客に通知する

請求書処理に関与するすべての従業員に新しいワークフローとルールを通知します。使用中のツールまたは新しい形式に関する簡単なトレーニングを実施することで、エラーを防止できます。電子請求書を送信する場合は、事前にビジネスパートナーに通知する必要があります。

アーカイブの法令遵守を確保

電子請求書は、紙の記録と同様に適切にアーカイブする必要があります。すべての電子請求書を監査に耐えうる方法で保存し、必要に応じて追跡しやすい状態に保ちます。

ドイツの小規模事業者の電子請求書に関するよくあるご質問

以下では、小規模事業者向けの電子請求書の義務化に関するよくあるご質問への回答をご紹介します。