Die elektronische Rechnung wird in Deutschland schrittweise zum Standard im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Es gibt jedoch Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht, die in der Praxis häufig zu Unsicherheiten führen. Gleichzeitig ist oft unklar, welche Formate rechtlich überhaupt als elektronische Rechnung gelten.

In diesem Artikel erhalten Sie die wichtigsten Informationen zur E-Rechnungspflicht allgemein sowie speziell für Kleinunternehmer/innen. Wir ordnen typische Fehlannahmen ein und geben einen Überblick über die zugelassenen Formate für elektronische Rechnungen. Zudem erfahren Sie im Detail, ab wann welche Pflichten für Sie gelten, welche Konsequenzen bei Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben drohen und wie Sie Ihre Buchhaltung auf die neuen Anforderungen vorbereiten können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Falsche Annahmen zur E-Rechnungspflicht
  
• Was gilt in Deutschland als E-Rechnung?
  
• Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen und ab wann?
  
• Welche Risiken drohen bei fehlerhaften E-Rechnungen?
  
• So unterstützt Stripe Invoicing Kleinunternehmer bei Einhaltung der E-Rechnungspflicht
  
• Checkliste: E-Rechnung für Kleinunternehmer
  

Falsche Annahmen zur E-Rechnungspflicht

Insbesondere kleine Unternehmen in Deutschland nehmen häufig fälschlicherweise an, dass sie von der E-Rechnungspflicht befreit sind. Besonders die folgenden Fehlannahmen sind weit verbreitet:

Die E-Rechnung betrifft nur große Unternehmen

Einige Unternehmer/innen gehen davon aus, dass die Pflicht zur E-Rechnung nur große Firmen betrifft. Die Unternehmensgröße hat jedoch keinen direkten Einfluss auf die E-Rechnungspflicht.

Die E-Rechnung ist nur bei öffentlichen Aufträgen verpflichtend

Lange Zeit betraf die verpflichtende elektronische Rechnung vor allem Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Daher gehen einige Unternehmen davon aus, dass sie von der E-Rechnungspflicht befreit sind, wenn sie ausschließlich Rechnungen an andere Unternehmen stellen. Mit den neuen gesetzlichen Vorgaben wird die Nutzung elektronischer Rechnungen jedoch schrittweise auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ausgeweitet. Daher sind nicht mehr ausschließlich B2G-Geschäfte von der E-Rechnungspflicht betroffen.

Das Rechnungsvolumen beeinflusst die E-Rechnungspflicht

Ein weiteres Missverständnis betrifft das Rechnungsvolumen. Manche Unternehmen schreiben nur wenige Rechnungen und gehen deshalb davon aus, dass die neuen digitalen Vorgaben für sie keine Rolle spielen. In der Praxis gelten die gesetzlichen Anforderungen jedoch unabhängig davon, wie viele Rechnungen ein Unternehmen stellt.

Was gilt in Deutschland als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, versendet und empfangen wird. Sie enthält die gleichen Informationen wie klassische Papier- oder PDF-Rechnungen. Anders als diese ermöglicht eine E-Rechnung jedoch ein maschinenlesbares, strukturiertes Format, das in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen automatisch verarbeitet wird. Damit eine elektronische Rechnung als offizielle Zahlungsaufforderung gilt, muss sie bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen. In Deutschland regeln § 14 UStG sowie die EU-Richtlinie 2014/55/EU die formalen Voraussetzungen für E-Rechnungen.

Elektronische Rechnungen erleichtern die digitale Verarbeitung, Archivierung und Prüfung von Rechnungen. Fehler werden reduziert und die Rechnungsverarbeitung wird schneller und sicherer. Darüber hinaus helfen E-Rechnungen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und Betrug oder Steuerhinterziehung zu verhindern.

Um eine reibungslose Verarbeitung zu gewährleisten, müssen elektronische Rechnungen in einem standardisierten Format erstellt werden. In Deutschland kommen vor allem die Standards XRechnung und ZUGFeRD zum Einsatz.

XRechnung

Die XRechnung ist das Standardformat für elektronische Rechnungen in Deutschland. Sie basiert auf dem XML-Format und wird daher auch als XML-Rechnung bezeichnet. Statt eines lesbaren Dokuments besteht sie ausschließlich aus einem Datensatz in Form von Codezeilen. Daher erfordert sie spezielle Software, um die enthaltenen Informationen für Menschen sichtbar zu machen. Sämtliche Rechnungsdaten haben einen vorgegebenen Platz und können daher vollautomatisch ausgelesen und verarbeitet werden.

ZUGFeRD-Rechnung

Die ZUGFeRD-Rechnung kombiniert als hybrides Format PDF und XML in einem einzigen Dokument. Die PDF-Datei ist für Menschen lesbar und sieht aus wie eine herkömmliche Rechnung. Der XML-Datensatz enthält maschinenlesbare Daten, die automatisch von Buchhaltungs- oder ERP-Systemen verarbeitet werden können. Im Unterschied zur XRechnung benötigen Empfänger/innen keine spezielle Software, um die Rechnung visuell darzustellen.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen und ab wann?

Bereits seit einigen Jahren verfolgen zahlreiche EU-Mitgliedsländer Reformen zur Digitalisierung der Rechnungsstellung. Im Dezember 2022 legte die EU-Kommission im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ einen Richtlinienvorschlag vor. Dieser soll unter anderem die elektronische Rechnungsstellung fördern und gleichzeitig als verlässliche Datenquelle für die Mehrwertsteuermeldepflichten dienen.

Auf nationaler Ebene setzte Deutschland diese Vorgaben mit dem Wachstumschancengesetz um, das 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde. Damit wurde beschlossen, dass Unternehmen im B2B-Bereich künftig verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu nutzen. Die Umsetzung erfolgt schrittweise, um einen reibungslosen Übergang von Papier- und PDF-Rechnungen zu standardisierten E-Rechnungen zu gewährleisten.

Zeitlicher Ablauf der Einführung

Die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen erfolgt in mehreren Stufen:

• Seit 27. November 2020 sind Rechnungssteller/innen dazu verpflichtet, Lieferungen und Leistungen an öffentliche Einrichtungen des Bundes in Form einer elektronischen Rechnung abzurechnen.

• Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können rechnungsstellende Unternehmen statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellen. Eine Papierrechnung kann immer genutzt werden, eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E‑Rechnung bedarf der Zustimmung der Empfänger/innen.

• Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2026 weniger als 800.000 € beträgt, können bis zum 31.12.2027 weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen ausstellen.

• Ab 2028 dürfen grundsätzlich nur noch E-Rechnungen ausgestellt werden

Eingeschränkte E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer

Deutsche Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vergangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € liegt, können gemäß § 19 UStG die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Nehmen Sie den Status als Kleinunternehmen an, können sie sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Das bedeutet, dass sie keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen müssen. Zudem sind sie von administrativen Pflichten wie der Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen befreit.

Auch Kleinunternehmen müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Erstellung elektronischer Rechnungen gilt jedoch eine Sonderregelung. Durch das Jahressteuergesetz 2024 wurde klargestellt, dass Kleinunternehmen von der Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen sind. Diese Ausnahme ist in § 34a UStDV geregelt. Danach dürfen Kleinunternehmer/innen auch weiterhin sogenannte sonstige Rechnungen, beispielsweise in Papierform oder als PDF-Dokument, ausstellen. Eine Verpflichtung zur Erstellung strukturierter elektronischer Rechnungen besteht für sie daher auch nach 2027 nicht.

Weitere Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Auch in den folgenden Fällen sind Unternehmen in Deutschland zukünftig nicht verpflichtet, eine elektronische Rechnung auszustellen:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Rechnungen an nicht unternehmerische Empfänger/innen müssen nicht elektronisch erstellt werden. Hier dürfen weiterhin klassische Papierrechnungen oder einfache PDFs verwendet werden.

• Kleinbetragsrechnungen: Als Kleinbetragsrechnungen gelten Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von maximal 250 €, die weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden dürfen.

• Steuerfreie Umsätze: Für viele steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG greifen die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung nicht.

• Rechnungen über Fahrausweise: Die in § 34 UStDV definierten Rechnungen über Fahrausweise sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet ist, elektronische Rechnungen auszustellen, muss es in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.

Welche Risiken drohen bei fehlerhaften E-Rechnungen?

Moderne E-Rechnungssoftware prüft Rechnungen vor dem Versand automatisch auf Fehler. Fehlen Pflichtangaben oder entspricht die Datei nicht dem Standard, meldet das System die Probleme und gibt die Rechnung in der Regel nicht frei. So werden viele Fehler bereits vor dem Versand erkannt.

Dennoch sind technische Probleme nicht gänzlich auszuschließen, und auch Menschen können falsche Angaben machen, zum Beispiel beim Eintippen von Beträgen, Rechnungsnummern oder Steuersätzen. Solche Ungenauigkeiten erkennt die Software nicht immer automatisch.

Fehlerhafte oder unvollständige E-Rechnungen können bei den Empfängern unter Umständen nicht korrekt ausgelesen und weiterverarbeitet werden. In einem solchen Fall muss die Buchhaltung zusätzliche Prüfungen durchführen und/oder lehnt die Rechnung ab. Die fehlerhafte Rechnung muss in der Folge korrigiert und erneut versandt werden. Dies führt zu zusätzlichem administrativem Aufwand und einer Verzögerung des Zahlungseingangs.

Zudem können E-Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, von den Finanzbehörden beanstandet werden. Im schlimmsten Fall drohen Nachzahlungen und Bußgelder. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen sowohl formal korrekt als auch inhaltlich geprüft sind.

So unterstützt Stripe Invoicing Kleinunternehmer bei Einhaltung der E-Rechnungspflicht

Die Pflicht zur E-Rechnung macht auch für Kleinunternehmer/innen eine Umstellung notwendig, selbst wenn sie E-Rechnungen nur empfangen und nicht verschicken. Viele Betriebe sind es gewohnt, Rechnungen in Papierform oder als einfache PDF zu verarbeiten. Mit der Einführung standardisierter E-Rechnungsformate müssen sie nun digitale, maschinenlesbare Rechnungen auslesen können. Kleinunternehmer/innen können sich zudem freiwillig dafür entscheiden, E-Rechnungen zu erstellen.

Stripe Invoicing unterstützt Kleinunternehmer/innen bei der Erstellung, dem Versand und der Verwaltung von elektronischen Rechnungen. Mit Invoicing lassen sich einfache oder wiederkehrende E-Rechnungen automatisch prüfbar und standardkonform in wenigen Minuten erzeugen. Die weitgehende Automatisierung der Rechnungserstellung reduziert die Fehlerquote auf ein Minimum und sorgt für die Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Vorgaben

Stripe verfolgt den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen. Kleinunternehmen erhalten über Stripe Payments Zugang zu mehr als 100 Zahlungsarten, die sie ihren Kundinnen und Kunden anbieten können.

Checkliste: E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer/innen in Deutschland können ihre eigenen Rechnungen auch über 2027 hinaus als sonstige Rechnung ausstellen. Es ist dennoch ratsam, sich frühzeitig mit strukturierten E-Rechnungsformaten vertraut zu machen, beispielsweise für den Fall, dass Geschäftspartner/innen diese bevorzugen. Zudem ist die Erstellung von E-Rechnungen verpflichtend, sobald die Kleinunternehmergrenze überschritten wird.

Eine Umstellung auf elektronische Rechnungsformate erfordert keine grundlegende Neuausrichtung der Buchhaltung, aber einige organisatorische und technische Anpassungen. Mit den folgenden Schritten können Kleinunternehmer/innen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und ihre Rechnungsprozesse rechtzeitig anpassen.

Empfang von E-Rechnungen sicherstellen

Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland, inklusive Kleinunternehmen, in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Unternehmen strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD technisch verarbeiten kann. Dazu benötigen Sie geeignete Software oder ein Buchhaltungssystem mit entsprechender Funktion.

Geeignete Rechnungssoftware auswählen

Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungs- beziehungsweise Buchhaltungssoftware standardisierte E-Rechnungsformate unterstützt – bestenfalls sowohl für den Empfang als auch für die Erstellung. Ist dies nicht der Fall, wählen Sie einen geeigneten Anbieter wie Stripe Invoicing aus.

Rechnungsprozesse anpassen

Es empfiehlt sich, die bisherigen Abläufe der Rechnungsstellung und -verarbeitung sorgfältig zu überprüfen. Rechnungsdaten sollten strukturiert erfasst sein, damit sie bei Bedarf automatisch verarbeitet werden können. Falls dies notwendig ist, passen Sie Ihre Prozesse an.

Mitarbeiter/innen sowie Kundinnen und Kunden informieren

Informieren Sie alle Mitarbeiter/innen, die an der Rechnungsverarbeitung beteiligt sind, über die neuen Anforderungen und Abläufe. Eine kurze Einführung in die verwendete Software oder in die neuen Rechnungsformate kann helfen, Fehler zu vermeiden. Wenn Sie E-Rechnungen versenden möchten, sollten Sie Ihre Geschäftspartner/innen frühzeitig darüber informieren.

Archivierung sicherstellen

Elektronische Rechnungen müssen ebenso wie Papierrechnungen ordnungsgemäß archiviert werden. Achten Sie darauf, dass alle E-Rechnungen revisionssicher gespeichert und bei Bedarf schnell wiedergefunden werden können.

FAQ

Im Folgenden finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die Pflicht zur E-Rechnung für Kleinunternehmer/innen.