Elektronische facturatie, of e-facturatie, wordt geleidelijk de norm in de business-to-business (B2B)-sector in Duitsland. Er zijn echter uitzonderingen op verplichte e-facturatie, wat in de praktijk vaak tot onduidelijkheid leidt. Tegelijkertijd is het vaak onduidelijk welke factuurformaten de wet daadwerkelijk als elektronisch beschouwt.

In dit artikel kom je de belangrijkste informatie te weten over verplichte digitale facturatie, ook met betrekking tot kleine ondernemers. We ontkrachten veelvoorkomende misvattingen en geven een overzicht van de toegestane soorten digitale facturen. We leggen ook gedetailleerd uit welke verplichtingen voor jou gelden en vanaf wanneer, wat de mogelijke gevolgen zijn van het overtreden van de regels, en hoe je je boekhoudsysteem kunt voorbereiden op de nieuwe eisen.

Wat staat er in dit artikel?

• Misvattingen over verplichte elektronische facturatie
  
• Wat geldt in Duitsland als een elektronische factuur?
  
• Wie moet zich houden aan de verplichte elektronische facturatie, en vanaf wanneer?
  
• Wat zijn de risico's van het versturen van onjuiste elektronische facturen?
  
• Hoe Stripe Invoicing kleine ondernemers helpt om te voldoen aan de verplichte elektronische facturatie
  
• Checklist: Elektronische facturen voor kleine ondernemers
  

Misvattingen over verplichte elektronische facturatie

Vooral kleine bedrijven in Duitsland gaan er vaak vanuit dat ze zijn vrijgesteld van verplichte elektronische facturatie. Hieronder staan enkele veelvoorkomende misvattingen:

Elektronische facturatie geldt alleen voor grote bedrijven

Sommige zelfstandigen denken dat verplichte digitale facturatie alleen geldt voor grotere bedrijven. De grootte van een bedrijf heeft echter geen directe invloed op de vraag of e-facturatie nodig is of niet.

Elektronische facturatie is alleen verplicht voor overheidscontracten

Lange tijd gold de verplichte elektronische facturatie vooral voor facturen die aan klanten in de publieke sector werden verstuurd. Sommige ondernemingen gaan er daarom vanuit dat ze hiervan zijn vrijgesteld, zolang ze alleen facturen naar andere ondernemingen sturen. Toch breiden de nieuwe regels het gebruik van e-facturen geleidelijk uit, ook naar B2B-facturatie. Dat betekent dat niet langer alleen business-to-government (B2G)-contracten onder de verplichte digitale facturatie vallen.

Het factuurvolume bepaalt of elektronische facturatie verplicht is

Een andere misvatting heeft te maken met het factuurvolume. Sommige bedrijven versturen maar een paar facturen en gaan ervan uit dat de nieuwe digitale regels niet op hen van toepassing zijn. In de praktijk gelden de wettelijke regels echter ongeacht hoeveel facturen een bedrijf verstuurt.

Wat geldt in Duitsland als een elektronische factuur?

Een e-factuur wordt digitaal aangemaakt, verzonden en ontvangen. Deze bevat dezelfde gegevens als een papieren of PDF-factuur. In tegenstelling tot die bestandstypen maakt een e-factuur gebruik van een gestructureerde, machinaal leesbare opmaak die boekhoud- of ERP-systemen automatisch kunnen verwerken. Om als officiële betalingsaanvraag te gelden, moet een elektronische factuur aan bepaalde wettelijke criteria voldoen. In Duitsland worden de formele vereisten voor e-facturen geregeld door artikel 14 van de Duitse btw-wet (UStG) en door EU-richtlijn 2014/55/EU.

Elektronische facturen vereenvoudigen de digitale facturatie, archivering en controle. Ze verminderen fouten, versnellen de afhandeling en verbeteren de veiligheid. E-facturen helpen ook bij compliance met wettelijke voorschriften en het voorkomen van fraude of belastingontduiking.

Om een soepele verwerking te garanderen, moeten e-facturen een gestandaardiseerde structuur volgen. De belangrijkste standaarden die in het land worden gebruikt, zijn XRechnung en ZUGFeRD.

XRechnung

XRechnung dient als de gangbare structuur voor facturatie in Duitsland. Het is gebaseerd op XML (Extensible Markup Language) en wordt door velen een XML-factuur genoemd. In plaats van een leesbaar document bestaat het uitsluitend uit een dataset in de vorm van coderegels. Er is dus speciale software nodig om de gegevens die erin staan leesbaar te maken voor mensen. Alle factuurgegevens hebben een vaste plaats en zijn daardoor zo opgezet dat ze volledig door machines kunnen worden gelezen en verwerkt.

ZUGFeRD-factuur

De ZUGFeRD-factuur is een hybride formaat dat een PDF- en een XML-bestand combineert in één document. De PDF is leesbaar voor mensen en lijkt op een standaard document voor facturatie. De XML-dataset bevat machine-leesbare gegevens die boekhoud- of ERP-systemen automatisch kunnen verwerken. In tegenstelling tot de XRechnung hebben ontvangers geen speciale tools nodig om het document te bekijken.

Wie moet zich houden aan de verplichte elektronische facturatie, en wanneer?

Verschillende lidstaten van de Europese Unie werken al jaren aan hervormingen om facturen te digitaliseren. In december 2022 presenteerde de Europese Commissie een voorstel voor een richtlijn als onderdeel van haar initiatief ’BTW in het digitale tijdperk (ViDA)’. Een van de doelstellingen van deze richtlijn is het bevorderen van elektronische facturatie en het dienen als betrouwbare bron van gegevens over belasting over de toegevoegde waarde (btw) rapportageverplichtingen.

Op nationaal niveau heeft Duitsland deze regels geïmplementeerd via de Wet op de groeimogelijkheden, die de Bundesrat (Bondsraad) in 2024 heeft goedgekeurd. Als gevolg hiervan moeten B2B-bedrijven voortaan digitaal betrokken zijn bij de facturatie. Wetgevers voeren de vereisten geleidelijk in om een soepele overgang van papieren en PDF-documenten naar gestandaardiseerde e-facturen te ondersteunen.

Tijdschema voor de invoering

De autoriteiten voeren het verplichte gebruik van e-facturen als volgt geleidelijk in:

• Vanaf 27 november 2020 zijn factuuruitgevers verplicht voor de facturatie van leveringen aan overheidsinstanties gebruik te maken van elektronische facturen.

• Vanaf 1 januari 2025 moeten alle ondernemingen in Duitsland in staat zijn om e-facturen te ontvangen. Ondernemingen die betrokken zijn bij facturatie mogen van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2026 naast e-facturen ook andere soorten facturen versturen. Papieren documenten blijven altijd toegestaan, terwijl voor elk ander factuurformaat dan een e-factuur de goedkeuring van de ontvanger nodig is.

• Ondernemingen met een omzet van minder dan € 800.000 in 2026 mogen tot 31 december 2027 papieren facturen of andere elektronische facturen blijven versturen.

• In principe worden e-facturen vanaf 2028 de standaardvorm.

Uitzonderingen op de verplichte elektronische facturatie voor kleinschalige ondernemers

Duitse ondernemingen waarvan de totale omzet in het voorgaande kalenderjaar niet hoger was dan € 25.000 en die naar verwachting in het huidige kalenderjaar niet hoger zal zijn dan € 100.000, kunnen de kleinschalige ondernemersregeling toepassen op grond van artikel 19 van de UStG. Als je de status claimt, ben je vrijgesteld van het betalen van btw. Daardoor hoef je geen btw op facturen te vermelden en hoef je geen btw aan de belastingdienst af te dragen. De status neemt ook bepaalde administratieve verplichtingen weg, waaronder de verplichting om voorlopige btw-aangiften in te dienen.

Vanaf 2025 moeten kleinschalige ondernemers in staat zijn om e-facturen te ontvangen en te verwerken. Tegelijkertijd geldt er een speciale regel voor het genereren van elektronische facturen. De Duitse jaarlijkse belastingwet 2024 verduidelijkte dat ze geen e-facturen hoeven te versturen. Artikel 34a van de Duitse btw-uitvoeringsverordening (UStDV) legt deze regel vast. Volgens deze verordening blijft het kleine ondernemers vrij om zogenaamde andere facturatie-documenten uit te geven, zoals papieren of PDF-facturen. Daardoor hoeven ze na 2027 geen gestructureerde digitale facturen meer te genereren.

Andere uitzonderingen op de verplichte elektronische facturatie

Ondernemingen in het land zijn in de volgende gevallen evenmin verplicht om een e-factuur te versturen:

• Facturen aan particulieren (business-to-consumer, of B2C): verzenders hoeven geen facturen voor niet-commerciële ontvangers digitaal op te stellen. Uitgevers kunnen deze facturen blijven verstrekken als papieren of PDF-documenten.

• Facturen met een laag bedrag: een factuur met een laag bedrag heeft een totaalbedrag van maximaal € 250, en verzenders mogen een andere vorm van facturatie blijven gebruiken.

• Belastingvrije inkomsten: de regels voor verplichte elektronische facturatie gelden niet voor veel soorten belastingvrije inkomsten, zoals gedefinieerd in § 4 van de UStG.

• Facturen voor vervoersbewijzen: facturen voor vervoersbewijzen, zoals gedefinieerd in § 34 van de UStDV, zijn ook vrijgesteld van de verplichte elektronische facturatie.

Ongeacht of het versturen van digitale facturen wettelijk verplicht is, moet elke onderneming in Duitsland in staat zijn om e-facturen te ontvangen, te verwerken en te archiveren.

Wat zijn de risico's van het versturen van onjuiste elektronische facturen?

Moderne tools voor e-facturatie controleren facturen automatisch op fouten voordat ze worden verzonden. Als verplichte informatie ontbreekt of als het bestand niet voldoet aan de vereiste specificaties, signaleert het systeem de problemen en wijst het de factuur in de regel af. Het systeem signaleert deze problemen vóór verzending, wat helpt om fouten te voorkomen.

Er kunnen nog steeds technische problemen optreden en mensen kunnen fouten maken, bijvoorbeeld bij het invoeren van bedragen, factuurnummers of belastingtarieven. De software zal deze onjuistheden niet altijd zelf opmerken.

In sommige gevallen kunnen ontvangers e-facturen met fouten of ontbrekende gegevens niet correct lezen. Als dit gebeurt, voeren boekhoudteams extra controles uit en kunnen ze het document voor facturatie afwijzen. De afzender corrigeert dan de fouten en verstuurt het opnieuw, wat extra administratief werk met zich meebrengt en de betaling vertraagt.

E-facturen die niet aan de wettelijke regels voldoen, kunnen ook problemen opleveren met de belastingdienst en, in het ergste geval, leiden tot boetes en naheffingen. Ondernemingen moeten daarom controleren of hun e-facturen aan de formele criteria voldoen en of de inhoud is gecontroleerd.

Hoe Stripe Invoicing kleine ondernemers helpt te voldoen aan de verplichte elektronische facturatie

Verplichtingen op het gebied van elektronische facturatie dwingen kleine ondernemers ook om hun boekhoudsystemen aan te passen, als ze digitale facturen ontvangen – en niet versturen. Velen verwerken facturen nog steeds op papier of als eenvoudige PDF’s. Met de introductie van gestandaardiseerde bestandsformaten voor e-facturen moeten ze nu machinaal leesbare facturen verwerken. Kleine ondernemers kunnen er ook vrijwillig voor kiezen om e-facturen te versturen.

Stripe Invoicing helpt kleine ondernemers bij het genereren, versturen en beheren van elektronische facturen. Met Invoicing kost het slechts enkele minuten om eenmalige of terugkerende e-facturen te genereren die automatisch worden gecontroleerd en aan de normen voldoen. Door het genereren van facturen op grote schaal te automatiseren, kunnen kleine ondernemers fouten minimaliseren en aan alle regelgeving voldoen.

Stripe houdt automatisch de factuurstatus bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen. Ondertussen biedt Stripe Payments kleine ondernemers toegang tot meer dan 100 betaalmethoden die ze hun klanten kunnen aanbieden.

Checklist: Elektronische facturen voor kleine ondernemers

Kleine ondernemers in Duitsland kunnen hun eigen facturen blijven versturen, ook na 2027. Toch is het een goed idee om nu alvast vertrouwd te raken met gestructureerde e-factuurformaten, voor het geval een van je ondernemingen daar de voorkeur aan geeft. Bovendien wordt elektronische facturatie verplicht voor een bedrijf zodra het de drempel voor kleine ondernemers overschrijdt.

De overstap naar e-factuurformaten vereist geen ingrijpende aanpassing van je boekhoudsysteem, maar wel enkele organisatorische en technische aanpassingen. Door de volgende stappen te nemen, kunnen kleine ondernemers ervoor zorgen dat ze voldoen aan de wettelijke regels en hun facturatieprocessen op tijd aanpassen.

Zorg ervoor dat je e-facturen kunt ontvangen

Vanaf januari 2025 moeten alle ondernemingen in Duitsland, inclusief kleine ondernemers, elektronische facturen kunnen ontvangen. Daarom moet elk bedrijf bevestigen dat het over de technische mogelijkheden beschikt om gestandaardiseerde factuurformaten, zoals XRechnung of ZUGFeRD, te verwerken. Hiervoor is de juiste software of een boekhoudsysteem met e-factuurmogelijkheden nodig.

Kies de juiste boekhoudsoftware

Controleer of je boekhoud- of administratiesoftware gestandaardiseerde e-factuurformaten ondersteunt – idealiter moet het zowel e-facturen kunnen ontvangen als genereren. Als het huidige systeem deze mogelijkheden niet heeft, kies dan een geschikte aanbieder zoals Stripe Invoicing.

Pas facturatieprocessen aan

Het is een goed idee om bestaande facturatie- en verwerkingsworkflows zorgvuldig te bekijken. De gegevens moeten in een gestructureerde indeling worden vastgelegd, zodat ze automatisch volgens de vereisten worden verwerkt. Pas die methoden waar nodig aan.

Breng medewerkers en klanten op de hoogte

Breng alle medewerkers die betrokken zijn bij de factuurverwerking op de hoogte van de nieuwe workflows en regels. Een korte training over de gebruikte tool of de nieuwe formaten helpt fouten te voorkomen. Als je e-facturen wilt versturen, moet je je ondernemingen ruim van tevoren op de hoogte stellen.

Zorg dat je archivering aan de regels voldoet

Elektronische facturen moeten net als papieren documenten goed worden gearchiveerd. Sla alle e-facturen op een controleerbare manier op en zorg dat ze makkelijk te traceren zijn als dat nodig is.

Veelgestelde vragen over e-facturen voor kleine ondernemers in Duitsland

Hieronder vind je antwoorden op de veelgestelde vragen over de verplichte e-facturatie voor kleine ondernemers.