การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-invoicing กำลังค่อยๆ กลายเป็นมาตรฐานในภาคธุรกิจระหว่างบริษัท (B2B) ในเยอรมนี อย่างไรก็ตาม ยังมีข้อยกเว้นสำหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับ ซึ่งมักก่อให้เกิดความไม่แน่นอนในทางปฏิบัติ ในขณะเดียวกัน ก็มักมีความไม่ชัดเจนว่ารูปแบบใบแจ้งหนี้ใดบ้างที่กฎหมายถือว่าเป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ข้อมูลที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับการออกใบเรียกเก็บเงินดิจิทัลที่จำเป็น โดยรวมถึงในส่วนที่เกี่ยวข้องกับผู้ประกอบการรายย่อย เราจะขจัดความเข้าใจผิดทั่วไปและอธิบายภาพรวมเกี่ยวกับประเภทใบแจ้งหนี้ดิจิทัลที่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ เราจะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับภาระผูกพันที่มีผลกับคุณและเวลาที่เริ่มมีผล ผลที่อาจเกิดขึ้นจากการฝ่าฝืนระเบียบข้อบังคับ และวิธีการเตรียมระบบบัญชีของคุณให้พร้อมรองรับข้อกำหนดใหม่

เนื้อหาหลักในบทความ

• ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับ
  
• ใบแจ้งหนี้ต้องมีคุณสมบัติใดบ้างจึงจะจัดว่าเป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในประเทศเยอรมนี
  
• ใครบ้างที่ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ และต้องปฏิบัติตามเมื่อใด
  
• ความเสี่ยงจากการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไม่ถูกต้องมีอะไรบ้าง
  
• Stripe Invoicing ช่วยให้ผู้ประกอบการรายย่อยปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร
  
• รายการตรวจสอบ: ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับผู้ประกอบการรายย่อย
  

ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับ

ธุรกิจขนาดเล็ก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเยอรมนี มักเข้าใจผิดว่าตนเองได้รับการยกเว้นจากการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับ ความเข้าใจผิดส่วนหนึ่งที่พบเห็นได้ทั่วไปมีดังนี้

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ใช้กับบริษัทขนาดใหญ่

ผู้ประกอบอาชีพอิสระบางคนเข้าใจผิดว่าการออกใบเรียกเก็บเงินดิจิทัลนั้นใช้เฉพาะกับบริษัทขนาดใหญ่เท่านั้น แต่ความจริงแล้ว ขนาดของบริษัทไม่ได้มีผลโดยตรงต่อความจำเป็นในการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์แต่อย่างใด

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์บังคับใช้เฉพาะกับสัญญากับภาครัฐเท่านั้น

เป็นเวลานานแล้วที่การออกใบเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับส่วนใหญ่ใช้กับใบแจ้งหนี้ที่ออกให้กับลูกค้าในภาครัฐเท่านั้น ดังนั้นธุรกิจบางแห่งจึงคิดว่าตนเองได้รับการยกเว้นจากการออกใบเรียกเก็บเงินประเภทนี้ ตราบใดที่ธุรกิจส่งใบแจ้งหนี้ให้บริษัทอื่นเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ระเบียบข้อบังคับใหม่กำลังขยายขอบเขตการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างค่อยเป็นค่อยไป ซึ่งรวมถึงการออกใบแจ้งหนี้แบบ B2B นั่นหมายความว่าต่อจากนี้ไม่ได้มีเพียงสัญญาระหว่างธุรกิจกับภาครัฐ (B2G) เท่านั้นที่จะได้รับผลกระทบจากข้อกำหนดการออกใบเรียกเก็บเงินดิจิทัล

ปริมาณใบแจ้งหนี้เป็นตัวกำหนดว่าการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งจำเป็นหรือไม่

ความเข้าใจผิดอีกประการหนึ่งเกี่ยวข้องกับปริมาณใบแจ้งหนี้ บริษัทบางแห่งออกใบเรียกเก็บเงินเพียงไม่กี่ฉบับและคิดว่ากฎระเบียบดิจิทัลใหม่ไม่มีผลกับตนเอง ในทางปฏิบัติแล้ว กฎหมายมีผลบังคับใช้ไม่ว่าบริษัทจะส่งใบเรียกเก็บเงินมากน้อยเพียงใดก็ตาม

ใบแจ้งหนี้ต้องมีคุณสมบัติใดบ้างจึงจะจัดว่าเป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในประเทศเยอรมนี

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะถูกสร้าง ส่ง และรับในรูปแบบดิจิทัล โดยมีรายละเอียดเหมือนกับใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษหรือไฟล์ PDF แต่แตกต่างตรงที่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ใช้โครงสร้างที่เครื่องสามารถอ่านได้ ซึ่งระบบบัญชีหรือระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) สามารถประมวลผลได้โดยอัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องเป็นไปตามเกณฑ์ทางกฎหมายบางประการจึงจะถือว่าเป็นคำขอชำระเงินอย่างเป็นทางการ ซึ่งในประเทศเยอรมนีนั้น ข้อกำหนดอย่างเป็นทางการสำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นั้นอยู่ภายใต้มาตรา 14 ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (UStG) และคำสั่งของสหภาพยุโรป 2014/55/EU

เอกสารเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดความซับซ้อนของการประมวลผล การจัดเก็บ และการตรวจสอบทางดิจิทัล อีกทั้งลดข้อผิดพลาด เพิ่มความรวดเร็วในการจัดการ และเพิ่มความปลอดภัย ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยสนับสนุนการปฏิบัติตามกฎระเบียบทางกฎหมายและป้องกันการฉ้อโกงหรือการเลี่ยงภาษีอีกด้วย

เพื่อให้การจัดการเป็นไปอย่างราบรื่น ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องมีโครงสร้างมาตรฐาน โดยมาตรฐานหลักที่ใช้ในประเทศคือ XRechnung และ ZUGFeRD

XRechnung

XRechnung เป็นโครงสร้างมาตรฐานสำหรับการเรียกเก็บเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศเยอรมนี โดยใช้ XML (Extensible Markup Language) และมักเรียกกันว่าใบแจ้งหนี้แบบ XML ใบแจ้งหนี้แบบ XML ไม่ใช่เอกสารที่อ่านได้ แต่ประกอบด้วยชุดข้อมูลในรูปแบบของบรรทัดโค้ดเท่านั้น ดังนั้นจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทางในการแปลงรายละเอียดให้มนุษย์อ่านได้ ข้อมูลใบแจ้งหนี้ทั้งหมดมีพื้นที่ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า จึงได้รับการตั้งค่าให้เครื่องสามารถอ่านและประมวลผลได้อย่างสมบูรณ์

ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD

ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD เป็นรูปแบบไฮบริดที่รวมไฟล์ PDF และไฟล์ XML ไว้ในเอกสารฉบับเดียว มนุษย์สามารถอ่านไฟล์ PDF ได้ และดูเหมือนเอกสารเรียกเก็บเงินทั่วไป ชุดข้อมูล XML จะจัดเก็บข้อมูลที่เครื่องอ่านได้ ซึ่งระบบบัญชีหรือระบบ ERP สามารถประมวลผลผ่านระบบอัตโนมัติได้ ผู้รับเงินไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือพิเศษในการดูเอกสาร ซึ่งต่างจาก XRechnung

ใครบ้างที่ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ และต้องปฏิบัติตามเมื่อใด

หลายประเทศสมาชิกของสหภาพยุโรปได้ดำเนินการปฏิรูปเพื่อปรับใบแจ้งหนี้ให้เป็นระบบดิจิทัลมาเป็นระยะเวลาหลายปี ในเดือนธันวาคม 2022 คณะกรรมาธิการยุโรปได้เสนอร่างคำสั่งภายใต้โครงการ “ภาษีมูลค่าเพิ่มในยุคดิจิทัล (ViDA)” โดยมีเป้าหมายหนึ่งคือการส่งเสริมการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์และเป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับภาระผูกพันในการรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

ในระดับประเทศ เยอรมนีได้นำกฎระเบียบเหล่านี้ไปใช้ผ่านทางกฎหมายว่าด้วยโอกาสการเติบโต (Growth Opportunities Act) ซึ่งสภาแห่งสหพันธรัฐ (Bundesrat) ได้ให้สัตยาบันในปี 2024 ส่งผลให้ธุรกิจแบบ B2B ต้องใช้ระบบการเรียกเก็บเงินแบบดิจิทัลต่อไป ผู้กำหนดนโยบายกำลังทยอยบังคับใช้ข้อกำหนดเหล่านี้เพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนผ่านอย่างราบรื่นจากเอกสารกระดาษและไฟล์ PDF ไปสู่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นมาตรฐาน

ลำดับเวลาในการเริ่มใช้งาน

หน่วยงานกำกับดูแลกำลังยกระดับการบังคับใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ดังต่อไปนี้

• ตั้งแต่วันที่ 27 พฤศจิกายน 2020 เป็นต้นไป ผู้ออกใบแจ้งหนี้มีภาระผูกพันที่จะต้องออกใบเรียกเก็บเงินให้กับหน่วยงานสาธารณะในรูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

• ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 เป็นต้นไป ธุรกิจทั้งหมดในเยอรมนีจะต้องสามารถรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ ธุรกิจที่ออกใบแจ้งหนี้สามารถออกใบแจ้งหนี้ประเภทอื่นๆ นอกเหนือจากใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 ถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2026 เอกสารที่เป็นกระดาษยังคงสามารถใช้ได้ตลอดเวลา ในขณะที่รูปแบบการเรียกเก็บเงินอื่นใดนอกเหนือจากใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้รับ

• ธุรกิจที่มีรายรับไม่ถึง 800,000 ยูโรในปี 2026 สามารถดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษหรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ได้จนถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2027

• โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะกลายเป็นรูปแบบมาตรฐานตั้งแต่ปี 2028 เป็นต้นไป

ข้อยกเว้นสำหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับสำหรับผู้ประกอบการรายย่อย

ธุรกิจในเยอรมนีที่มีรายรับรวมไม่เกิน 25,000 ยูโรในปีปฏิทินก่อนหน้า และคาดว่าจะไม่เกิน 100,000 ยูโรในปีปฏิทินปัจจุบัน สามารถใช้หลักเกณฑ์สำหรับผู้ประกอบการขนาดเล็กภายใต้มาตรา 19 ของ UStG ได้ การขอสถานะดังกล่าวจะยกเว้นการชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่งผลให้ใบแจ้งหนี้ไม่จำเป็นต้องแสดงภาษีมูลค่าเพิ่ม และไม่ต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มให้แก่สำนักงานภาษี สถานะนี้ยังช่วยยกเลิกภาระผูกพันทางด้านการบริหารจัดการบางประการด้วย เช่น ภาระผูกพันในการยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มเบื้องต้น

ตั้งแต่ปี 2025 เป็นต้นไป ผู้ประกอบการรายย่อยจะต้องสามารถรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ ในขณะเดียวกันก็มีกฎเกณฑ์พิเศษเกี่ยวกับการสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ กฎหมายว่าด้วยภาษีประจำปีของเยอรมนี ปี 2024 (German Annual Tax Act 2024) ได้ชี้แจงว่าผู้ประกอบการรายย่อยไม่จำเป็นต้องส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ มาตรา 34a ของระเบียบการดำเนินการภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (German VAT Implementation Ordinance หรือ UStDV) กำหนดกฎเกณฑ์นี้ไว้ ตามระเบียบข้อบังคับนี้ ผู้ประกอบการรายย่อยยังคงมีอิสระที่จะออกเอกสารการเรียกเก็บเงินแบบอื่น เช่น ใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษหรือใบแจ้งหนี้ในรูปแบบไฟล์ PDF ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องสร้างใบเรียกเก็บเงินดิจิทัลแบบมีโครงสร้างหลังจากปี 2027

ข้อยกเว้นอื่นๆ สำหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับ

ธุรกิจในประเทศไม่มีภาระผูกพันที่จะต้องส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในกรณีต่อไปนี้

• ใบแจ้งหนี้สำหรับบุคคลทั่วไป (ธุรกิจกับผู้บริโภค หรือ B2C): ผู้ส่งไม่จำเป็นต้องสร้างใบแจ้งหนี้ในรูปแบบดิจิทัลให้ผู้รับที่ไม่ใช่ธุรกิจ ผู้ออกสามารถส่งใบเรียกเก็บเงินเหล่านี้ในรูปแบบกระดาษหรือเอกสาร PDF ต่อไปได้

• ใบแจ้งหนี้มูลค่าน้อย: ใบแจ้งหนี้มูลค่าน้อยที่มียอดรวมไม่เกิน 250 ยูโร และผู้ออกใบแจ้งหนี้สามารถใช้การเรียกเก็บเงินรูปแบบอื่นต่อไปได้

• รายรับที่ได้รับการยกเว้นภาษี: กฎเกณฑ์เกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับไม่บังคับใช้กับรายรับที่ได้รับการยกเว้นภาษีหลายประเภท ตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 4 ของ UStG

• ใบแจ้งหนี้สำหรับตั๋วโดยสาร: ใบแจ้งหนี้สำหรับตั๋วโดยสารได้รับการยกเว้นจากการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับ ตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 34 ของ UStDV

ไม่ว่ากฎหมายจะกำหนดให้ส่งใบแจ้งหนี้ดิจิทัลหรือไม่ก็ตาม ทุกธุรกิจในเยอรมนีต้องสามารถรับ ประมวลผล และจัดเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้

ความเสี่ยงจากการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไม่ถูกต้องมีอะไรบ้าง

เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ทันสมัยจะตรวจสอบใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติเพื่อหาข้อผิดพลาดก่อนส่ง หากข้อมูลที่จำเป็นขาดหายไปหรือไฟล์ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่ต้องการ ระบบจะแจ้งเตือนปัญหาและโดยทั่วไปจะปฏิเสธใบเรียกเก็บเงินนั้น ระบบจะระบุปัญหาเหล่านี้ก่อนส่ง ซึ่งช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดได้

ปัญหาทางเทคนิคยังคงเกิดขึ้นได้ และมนุษย์อาจทำผิดพลาดได้ เช่น การป้อนจำนวนเงิน หมายเลขใบแจ้งหนี้ หรืออัตราภาษี ซอฟต์แวร์ไม่สามารถตรวจพบข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเหล่านี้ได้โดยอัตโนมัติเสมอไป

ในบางกรณี ผู้รับอาจอ่านใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไม่ถูกต้อง เนื่องจากมีข้อผิดพลาดหรือรายละเอียดไม่ครบถ้วน เมื่อเกิดกรณีเช่นนี้ ทีมบัญชีจะต้องตรวจสอบเพิ่มเติมและอาจปฏิเสธเอกสารการเรียกเก็บเงิน จากนั้นผู้ส่งจะต้องแก้ไขข้อผิดพลาดและส่งเอกสารใหม่ ซึ่งจะเพิ่มภาระงานด้านการบริหารจัดการและทำให้การชำระเงินล่าช้า

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เป็นไปตามกฎหมายอาจก่อให้เกิดปัญหากับหน่วยงานด้านภาษี และในกรณีที่เลวร้ายที่สุด อาจส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับและภาษีค้างชำระ ดังนั้น ธุรกิจจึงจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของตนเป็นไปตามเกณฑ์ที่กำหนดและมีการตรวจสอบเนื้อหาในเอกสารแล้ว

Stripe Invoicing ช่วยให้ผู้ประกอบการรายย่อยปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร

ภาระผูกพันในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กำลังผลักดันให้ผู้ประกอบการรายย่อยปรับเปลี่ยนระบบบัญชีของตนเอง หากผู้ประกอบการดังกล่าวเป็นผู้รับใบเรียกเก็บเงินดิจิทัล ไม่ใช่ผู้ส่ง ผู้ประกอบการหลายรายยังคงจัดการเอกสารการเรียกเก็บเงินในรูปแบบกระดาษหรือไฟล์ PDF แบบทั่วไป เมื่อนำรูปแบบไฟล์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาตรฐานมาใช้ ผู้ประกอบการจึงต้องอ่านใบแจ้งหนี้ที่เครื่องอ่านได้ ผู้ประกอบการรายย่อยยังสามารถเลือกที่จะส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้โดยสมัครใจด้วย

Stripe Invoicing ช่วยให้ผู้ประกอบการรายย่อยสร้าง ส่ง และจัดการใบเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ได้ ระบบออกใบแจ้งหนี้ทำให้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีก็สามารถสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบครั้งเดียวหรือแบบประจำที่ได้รับการตรวจสอบโดยอัตโนมัติและเป็นไปตามมาตรฐานได้ การสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติในปริมาณมากช่วยให้ผู้ประกอบการรายย่อยลดข้อผิดพลาดและปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับต่างๆ ได้อย่างครบถ้วน

Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ในขณะเดียวกัน Stripe Payments ช่วยให้ผู้ประกอบการรายย่อยสามารถเข้าถึงวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธีที่ตนสามารถนำเสนอให้กับลูกค้าได้

รายการตรวจสอบ: ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับผู้ประกอบการรายย่อย

ผู้ประกอบการรายย่อยในเยอรมนียังคงสามารถออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองได้ รวมถึงใบแจ้งหนี้ที่ส่งหลังปี 2027 อย่างไรก็ตาม การทำความคุ้นเคยกับรูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีโครงสร้างในตอนนี้ถือเป็นความคิดที่ดี เผื่อไว้สำหรับกรณีที่พาร์ทเนอร์ธุรกิจของคุณรายใดรายหนึ่งต้องการใช้รูปแบบดังกล่าว นอกจากนี้ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะกลายเป็นสิ่งที่บริษัทต้องปฏิบัติ เมื่อบริษัทมีขนาดใหญ่เกินกว่าเกณฑ์ผู้ประกอบการรายย่อย

การเปลี่ยนไปใช้ไฟล์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไม่จำเป็นต้องยกเครื่องระบบบัญชีของคุณใหม่ทั้งหมด แต่ต้องมีการปรับเปลี่ยนด้านการจัดการและด้านเทคนิคเล็กน้อย โดยการทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ ผู้ประกอบการรายย่อยสามารถมั่นใจได้ว่าปฏิบัติตามกฎหมายและปรับกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ได้ทันเวลา

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ตั้งแต่เดือนมกราคม 2025 เป็นต้นไป ธุรกิจทุกแห่งในเยอรมนี รวมถึงผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กจะต้องสามารถรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ ดังนั้น ธุรกิจแต่ละแห่งจึงต้องยืนยันว่าตนมีฟังก์ชันทางเทคนิคในการประมวลผลใบแจ้งหนี้รูปแบบมาตรฐาน เช่น XRechnung หรือ ZUGFeRD ซึ่งต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมหรือระบบการทำบัญชีที่มีฟังก์ชันใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์

เลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสม

ตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์บัญชีหรือซอฟต์แวร์ทำบัญชีของคุณรองรับไฟล์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาตรฐานหรือไม่ โดยในอุดมคติแล้ว ควรสามารถทั้งรับและสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ หากระบบปัจจุบันไม่มีความสามารถเหล่านี้ ให้เลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสม เช่น Stripe Invoicing

ปรับกระบวนการออกใบแจ้งหนี้

คุณควรตรวจสอบขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้และการประมวลผลที่มีอยู่ให้ละเอียด ข้อมูลจำเป็นต้องได้รับการบันทึกในรูปแบบที่มีโครงสร้าง เพื่อให้สามารถประมวลผลได้โดยอัตโนมัติเมื่อต้องการ ให้ปรับวิธีการเหล่านั้นตามความจำเป็น

แจ้งพนักงานและลูกค้า

แจ้งให้พนักงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลใบแจ้งหนี้ทราบเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานและกฎใหม่ๆ การฝึกอบรมสั้นๆ เกี่ยวกับเครื่องมือที่ใช้หรือรูปแบบใหม่ๆ จะช่วยป้องกันข้อผิดพลาดได้ หากคุณต้องการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องแจ้งให้พาร์ทเนอร์ธุรกิจของคุณทราบล่วงหน้า

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดเก็บใบแจ้งหนี้เป็นไปตามข้อกำหนด

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการจัดเก็บอย่างถูกต้องเช่นเดียวกับบันทึกที่เป็นกระดาษ ให้เก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดไว้ในรูปแบบที่พร้อมรับการตรวจสอบและติดตามได้ง่ายเมื่อจำเป็น

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับผู้ประกอบการรายย่อยในเยอรมนี

เนื้อหาต่อจากนี้คือคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับผู้ประกอบการรายย่อย