La facturation électronique, ou e-facturation, devient progressivement la norme dans le secteur B2B en Allemagne. Toutefois, des exemptions à la facturation électronique obligatoire subsistent, ce qui génère souvent des incertitudes en pratique. Par ailleurs, il n’est pas toujours évident de déterminer quels formats de factures sont considérés comme électroniques par la loi.

Dans cet article, vous découvrirez les informations essentielles sur la facturation électronique obligatoire, y compris pour les petites entreprises. Nous passerons en revue les idées reçues les plus courantes et présenterons les formats de factures électroniques autorisés. Nous expliquerons également en détail les obligations qui s’appliquent à vous et leur calendrier d’entrée en vigueur, les conséquences possibles en cas de non-respect, ainsi que la manière de préparer votre système comptable aux nouvelles exigences.

Sommaire

• Idées reçues sur la facturation électronique obligatoire
  
• Qu’est-ce qui constitue une facture électronique en Allemagne ?
  
• Qui est concerné par l’obligation de facturation électronique, et quand ?
  
• Quels sont les risques en cas de factures électroniques incorrectes ?
  
• Comment Stripe Invoicing aide les petites entreprises à se conformer à la facturation électronique obligatoire
  
• Checklist : facturation électronique pour les petites entreprises
  

Idées reçues sur la facturation électronique obligatoire

En Allemagne, les petites entreprises, en particulier, pensent souvent être exemptées de l’obligation de facturation électronique. Voici quelques idées reçues largement répandues :

La facturation électronique concerne uniquement les grandes entreprises

Certains travailleurs indépendants pensent que la facturation électronique obligatoire ne concerne que les grandes entreprises. Or, la taille d’une entreprise n’a pas d’incidence directe sur l’obligation d’utiliser la facturation électronique.

La facturation électronique est requise uniquement pour les marchés publics

Pendant longtemps, la facturation électronique obligatoire s’appliquait principalement aux factures émises à destination du secteur public. Certaines entreprises en ont donc déduit qu’elles en étaient exemptées tant qu’elles facturaient uniquement d’autres entreprises. Toutefois, la nouvelle réglementation étend progressivement l’usage des factures électroniques, y compris aux transactions B2B. Cela signifie que la facturation électronique obligatoire ne concerne plus uniquement les contrats avec le secteur public (B2G).

Le volume de factures détermine si la facturation électronique est obligatoire

Une autre idée reçue concerne le volume de facturation. Certaines entreprises n’émettent que peu de factures et pensent donc que les nouvelles règles numériques ne s’appliquent pas à elles. En réalité, les exigences légales s’appliquent quel que soit le nombre de factures émises.

Qu’est-ce qui constitue une facture électronique en Allemagne ?

Une facture électronique est créée, envoyée et reçue sous forme numérique. Elle contient les mêmes informations qu’un document de facturation papier ou au format PDF. À la différence de ces formats, elle repose sur une structure standardisée et lisible par machine, permettant un traitement automatique par les systèmes comptables ou les progiciels de gestion intégrés (ERP). Pour être considérée comme une demande de paiement officielle, une facture électronique doit respecter certains critères légaux. En Allemagne, ces exigences sont définies par l’article 14 de la loi allemande sur la TVA (UStG), ainsi que par la directive européenne 2014/55/UE.

Les documents de facturation électroniques simplifient le traitement numérique, l’archivage et les contrôles. Ils réduisent les erreurs, accélèrent les traitements et renforcent la sécurité. Les factures électroniques contribuent également à assurer la conformité aux exigences légales et à prévenir la fraude ou l’évasion fiscale.

Pour garantir un traitement fluide, les factures électroniques doivent respecter une structure standardisée. Les principaux standards utilisés en Allemagne sont XRechnung et ZUGFeRD.

XRechnung

XRechnung constitue le format standard de la facturation électronique en Allemagne. Il repose sur le langage XML (Extensible Markup Language) et est souvent qualifié de facture au format XML. Contrairement à un document lisible, il se présente uniquement sous forme de données structurées, sous la forme de lignes de code. Il nécessite donc un logiciel spécifique pour rendre les informations qu’il contient compréhensibles par l’humain. Chaque donnée de la facture occupe un emplacement prédéfini, ce qui permet un traitement et une lecture entièrement automatisés par les systèmes.

Facture ZUGFeRD

La facture ZUGFeRD est un format hybride qui combine un PDF et un fichier XML en un seul document. Le PDF est lisible par l’humain et ressemble à un document de facturation classique. Le jeu de données XML contient des informations lisibles par machine, pouvant être traitées automatiquement par les systèmes comptables ou les ERP. Contrairement à XRechnung, le destinataire n’a pas besoin d’outils spécifiques pour consulter le document.

Qui est concerné par l’obligation de facturation électronique, et quand ?

Plusieurs États membres de l’Union européenne mènent depuis plusieurs années des réformes visant à numériser la facturation. En décembre 2022, la Commission européenne a présenté une proposition de directive dans le cadre de son initiative « La TVA à l’ère numérique (ViDA ». L’un des objectifs de cette directive est de promouvoir la facturation électronique et de fournir une source fiable de données pour les obligations déclaratives en matière de taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Sur le plan national, l’Allemagne a mis en œuvre ces règles via la loi sur les opportunités de croissance, ratifiée en 2024 par le Bundesrat (Conseil fédéral). En conséquence, les entreprises B2B devront adopter la facturation électronique. Le législateur introduit ces obligations progressivement afin d’assurer une transition fluide des documents papier et PDF vers des factures électroniques standardisées.

Calendrier de déploiement

Les autorités introduisent progressivement l’obligation d’utiliser des factures électroniques, selon le calendrier suivant :

• Depuis le 27 novembre 2020, les émetteurs de factures sont tenus d’émettre des factures électroniques pour les opérations réalisées au profit des organismes publics.

• Depuis le 1er janvier 2025, toutes les entreprises en Allemagne doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les entreprises émettrices peuvent continuer à utiliser d’autres formats de facturation, en complément des factures électroniques, entre le 1er janvier 2025 et le 31 décembre 2026. Les documents papier restent autorisés en permanence, tandis que tout autre format que la facture électronique est soumis à l’accord du destinataire.

• Les entreprises dont le chiffre d’affaires en 2026 est inférieur à 800 000 € peuvent continuer à émettre des factures papier ou d’autres formats électroniques jusqu’au 31 décembre 2027.

• À partir de 2028, les factures électroniques deviendront le format standard.

Exemptions à l’obligation de facturation électronique pour les petites entreprises

Les entreprises allemandes dont le chiffre d’affaires total n’a pas dépassé 25 000 € au cours de l’année civile précédente et qui ne devraient pas dépasser 100 000 € au cours de l’année en cours peuvent appliquer le régime des petites entreprises prévu à l’article 19 de la loi allemande sur la TVA (UStG). L’application de ce régime les exonère du paiement de la TVA. Par conséquent, les factures n’ont pas à mentionner la TVA et aucune TVA n’est due à l’administration fiscale. Ce régime allège également certaines obligations administratives, notamment l’obligation de déposer des déclarations préalables de TVA.

Depuis 2025, les petites entreprises doivent être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques. Elles bénéficient toutefois d’une règle spécifique concernant leur émission. La loi fiscale annuelle allemande de 2024 a précisé qu’elles ne sont pas tenues d’émettre des factures électroniques. Cette règle est prévue à l’article 34a du règlement d’application de la loi allemande sur la TVA (UStDV). Conformément à cette réglementation, les petites entreprises peuvent continuer à émettre d’autres documents de facturation, tels que des factures papier ou au format PDF. Elles ne seront donc pas tenues d’émettre des factures électroniques structurées après 2027.

Autres exemptions à l’obligation de facturation électronique

Dans les cas suivants, les entreprises en Allemagne ne sont pas toutes soumises à l’obligation d’émettre des factures électroniques :

• Factures destinées aux particuliers (business-to-consumer, ou B2C) : les émetteurs ne sont pas tenus d’émettre des factures au format électronique pour des destinataires non professionnels. Ils peuvent continuer à fournir ces factures sous forme de documents papier ou PDF.

• Factures de faible montant : une facture de faible montant correspond à un montant total allant jusqu’à 250 €, et les émetteurs peuvent continuer à utiliser un autre format de facturation.

• Recettes exonérées de TVA : les règles relatives à la facturation électronique obligatoire ne s’appliquent pas à de nombreux types de recettes exonérées de TVA, tels que définis à l’article 4 de la loi allemande sur la TVA (UStG).

• Factures relatives aux titres de transport : les factures relevant de l’article 34 du règlement d’application de la loi allemande sur la TVA (UStDV) ne sont pas tenues d’être au format électronique.

Indépendamment de l’obligation légale d’émettre des factures électroniques, toutes les entreprises en Allemagne doivent être en mesure de les recevoir, de les traiter et de les archiver.

Quels sont les risques en cas de factures électroniques incorrectes ?

Les outils modernes de facturation électronique vérifient automatiquement les factures avant leur envoi. Si des informations obligatoires sont manquantes ou si le fichier ne respecte pas les spécifications requises, le système signale les anomalies et, en règle générale, rejette la facture. Cette détection en amont permet d’éviter les erreurs.

Des problèmes techniques peuvent toujours survenir, et des erreurs humaines restent possibles, notamment lors de la saisie des montants, des numéros de facture ou des taux de TVA. Le logiciel ne détecte pas systématiquement ces inexactitudes.

Dans certains cas, les destinataires ne peuvent pas lire correctement des factures électroniques comportant des erreurs ou des informations manquantes. Les équipes comptables doivent alors effectuer des vérifications supplémentaires et peuvent refuser la facture. L’émetteur corrige ensuite les erreurs et la renvoie, ce qui alourdit la charge administrative et retarde le paiement.

Les factures électroniques non conformes aux exigences légales peuvent également entraîner des problèmes avec l’administration fiscale et, dans les cas les plus graves, donner lieu à des sanctions ou à des rappels d’impôts. Les entreprises doivent donc s’assurer que leurs factures respectent les critères formels et que leur contenu est vérifié.

Comment Stripe Invoicing aide les petites entreprises à se conformer à la facturation électronique obligatoire

Les obligations liées à la facturation électronique poussent également les petites entreprises à adapter leur organisation comptable, même lorsqu’elles ne font que recevoir des factures électroniques, sans en émettre. Beaucoup utilisent encore des factures papier ou de simples fichiers PDF. Avec l’introduction de formats standardisés, elles doivent désormais être capables de lire des factures lisibles par machine. Elles peuvent aussi choisir d’émettre volontairement des factures électroniques.

Stripe Invoicing aide les petites entreprises à créer, envoyer et gérer leurs factures électroniques. Grâce à Invoicing, il suffit de quelques minutes pour générer des factures électroniques, ponctuelles ou récurrentes, automatiquement vérifiées et conformes aux standards. En automatisant la génération des factures à grande échelle, les petites entreprises peuvent réduire les erreurs et rester en conformité avec l’ensemble des exigences réglementaires.

Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements. De son côté, Stripe Payments permet aux petites entreprises d’accéder à plus de 100 moyens de paiement à proposer à leurs clients.

Checklist : facturation électronique pour les petites entreprises

En Allemagne, les petites entreprises peuvent continuer à émettre leurs propres factures, y compris après 2027. Il est toutefois recommandé de se familiariser dès maintenant avec les formats de factures électroniques structurées, au cas où certains partenaires commerciaux les privilégieraient. Par ailleurs, la facturation électronique devient obligatoire dès lors qu’une entreprise dépasse les seuils applicables au régime des petites entreprises.

Passer aux formats de factures électroniques ne nécessite pas une refonte complète de votre système comptable, mais implique certains ajustements organisationnels et techniques. En suivant les étapes ci-dessous, les petites entreprises peuvent assurer leur conformité aux exigences légales et adapter leurs processus de facturation dans les délais.

Assurez-vous de pouvoir recevoir des factures électroniques

Depuis janvier 2025, toutes les entreprises en Allemagne, y compris les petites entreprises, doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. À ce titre, chaque entreprise doit s’assurer de disposer des capacités techniques nécessaires pour traiter des formats de facturation standardisés, tels que XRechnung ou ZUGFeRD. Cela implique de disposer d’un logiciel adapté ou d’un système comptable compatible avec la facturation électronique.

Choisissez un logiciel de comptabilité adapté

Vérifiez si votre logiciel de comptabilité ou de tenue de livres prend en charge les formats de factures électroniques standardisés. Idéalement, il doit permettre à la fois de les recevoir et de les émettre. Si ce n’est pas le cas, optez pour une solution adaptée, telle que Stripe Invoicing.

Adaptez vos processus de facturation

Il est recommandé d’examiner attentivement vos processus actuels de facturation et de traitement. Les données doivent être structurées de manière à permettre un traitement automatisé conforme aux exigences. Adaptez ces processus si nécessaire.

Informez vos employés et vos clients

Informez tous les collaborateurs impliqués dans le traitement des factures des nouveaux processus et des règles applicables. Une courte formation sur l’outil utilisé ou sur les nouveaux formats permet de limiter les erreurs. Si vous souhaitez émettre des factures électroniques, veillez à en informer vos partenaires commerciaux suffisamment à l’avance.

Assurez-vous que votre archivage est conforme

Les factures électroniques doivent être archivées correctement, au même titre que les documents papier. Conservez-les de manière conforme aux exigences d’audit et assurez leur traçabilité afin de pouvoir les retrouver facilement en cas de besoin.

FAQ sur la facturation électronique pour les petites entreprises en Allemagne

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquentes sur la facturation électronique obligatoire pour les petites entreprises.