En Alemania, la facturación electrónica o «e-Invoicing» se está convirtiendo poco a poco en el estándar del sector Business to Business (B2B), pero existen exenciones a la facturación electrónica obligatoria, que a menudo generan incertidumbre en la práctica, al tiempo que a menudo no está claro qué formatos de factura la ley considera electrónicos.

En este artículo, aprenderás la información más importante sobre la facturación digital requerida, incluso en relación con los pequeños empresarios. Eliminaremos las ideas erróneas comunes y proporcionaremos un resumen de los tipos de facturas digitales permitidas. También daremos una explicación detallada de qué obligaciones se aplican a tu caso y desde cuándo, cuáles son las posibles consecuencias de incumplir la normativa y cómo preparar tu sistema contable para los nuevos requisitos.

¿Qué contiene este artículo?

• Ideas erróneas en torno a la obligatoriedad de la facturación electrónica
  
• ¿Qué califica como factura electrónica en Alemania?
  
• ¿Quién debe cumplir con la facturación electrónica obligatoria y cuándo debe hacerlo?
  
• ¿Cuáles son los riesgos de la emisión incorrecta de facturas electrónicas?
  
• Cómo Stripe Invoicing permite que los pequeños empresarios cumplan con la obligatoriedad de la facturación electrónica
  
• Lista de verificación: facturas electrónicas para pequeños empresarios
  

Ideas erróneas en torno a la facturación electrónica obligatoria

Las pequeñas empresas alemanas, en particular, asumen con frecuencia que están exentas de la facturación electrónica obligatoria. A continuación, se muestran algunas ideas erróneas generalizadas:

La facturación electrónica se aplica a grandes empresas

Algunos trabajadores por cuenta propia asumen que la facturación digital obligatoria se aplica únicamente a las empresas más grandes. Sin embargo, el tamaño de una empresa no influye directamente en si es necesaria o no la facturación electrónica

La facturación electrónica es obligatoria solo para contratos gubernamentales

Durante mucho tiempo, la facturación electrónica obligatoria se aplicó principalmente a las facturas emitidas a clientes del sector público, por lo que algunas empresas asumen que están exentas de este tipo de facturación, siempre y cuando envíen facturas exclusivamente a otras empresas. Sin embargo, la nueva normativa está ampliando de forma gradual el uso de facturas electrónicas, incluida la facturación B2B, lo que significa que ya no solo los contratos de empresa a gobierno (B2G) se ven afectados por la facturación digital obligatoria.

El volumen de facturación determina si es obligatoria la facturación electrónica

Otra idea errónea se relaciona con el volumen de facturas. Algunas empresas emiten solo unos pocos documentos de facturación y asumen que la nueva normativa digital no se aplica a ellos. Sin embargo, en la práctica, las normas legales se aplican más allá de cuántas facturas envíe una empresa.

¿Qué califica como factura electrónica en Alemania?

Una factura electrónica se crea, envía y recibe de forma digital. Contiene los mismos datos que un documento de facturación impreso o PDF. A diferencia de esos tipos de archivos, utiliza un diseño estructurado y legible por máquina que los sistemas de contabilidad o planificación de recursos empresariales (ERP) pueden procesar automáticamente. Para que una factura electrónica se considere una solicitud oficial de pago, debe cumplir ciertos criterios legales. En Alemania, los requisitos formales de las facturas electrónicas se rigen por el artículo 14 de la Ley alemana del IVA (UStG) y por la Directiva 2014/55/UE del EEE.

Los documentos de facturación electrónica simplifican el procesamiento, el archivo y la auditoría digitales. Reducen los errores, aceleran el manejo y mejoran la seguridad. Las facturas electrónicas también colaboran con el cumplimiento de la normativa de la normativa legal y a la prevención del fraude o la evasión fiscal.

Para garantizar una gestión fluida, las facturas electrónicas deben seguir una estructura estandarizada. Los principales estándares utilizados en el país son XRechnung y ZUGFeRD.

XRechnung

XRechnung es la estructura común de facturación electrónica en Alemania y se basa en el lenguaje de marcado extensible (XML), por lo que muchos se refieren a él como una factura basada en XML. En lugar de ser un documento legible, consiste exclusivamente en un conjunto de datos en forma de líneas de código, por lo que requiere un software especializado para que los datos que contiene sean legibles por los seres humanos. Todos los datos de las facturas tienen un espacio predeterminado y, por lo tanto, están configurados para que una máquina los lea y procese en su totalidad.

Factura ZUGFeRD

La factura ZUGFeRD es un formato híbrido que combina un archivo PDF y un archivo XML en un solo documento. Una persona puede leer el PDF y se asemeja a un documento de facturación típico. El conjunto de datos XML almacena datos legibles por una máquina que los sistemas de contabilidad o ERP pueden procesar mediante automatización. A diferencia del XRechnung, los destinatarios no necesitan herramientas especiales para ver el documento.

¿Quién debe cumplir con la facturación electrónica obligatoria y cuándo debe hacerlo?

Varios estados miembro del EEE han pasado varios años llevando a cabo reformas destinadas a digitalizar las facturas. En diciembre de 2022, la Comisión del EEE presentó una propuesta de directiva como parte de su iniciativa «IVA en la era digital (ViDA)». Uno de los objetivos de esta directiva es promover la facturación electrónica y servir de fuente fiable de datos sobre las obligaciones de declaración del impuesto al valor agregado (IVA).

A nivel nacional, Alemania aplicó estas normas mediante la Ley de oportunidades de crecimiento, que el Bundesrat (Consejo Federal) ratificó en 2024. En consecuencia, las entidades B2B deben utilizar facturación digital en el futuro. Los legisladores están incorporando de forma gradual los requisitos de soporte para una transición fluida de documentos en papel y PDF a facturas electrónicas estandarizadas.

Historial de implementación

Las autoridades están introduciendo de forma gradual el uso obligatorio de las facturas electrónicas de la siguiente manera:

• A partir del 27 de noviembre de 2020, los emisores de facturas están obligados a facturar los suministros a los organismos públicos como factura electrónica.

• A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas de Alemania deben poder recibir facturas electrónicas. Las empresas de facturación pueden emitir otros tipos de facturas, además de facturas electrónicas, desde el 1 de enero de 2025 hasta el 31 de diciembre de 2026. Los documentos impresos siguen siendo admisibles en todo momento, mientras que cualquier formato de facturación distinto de una factura electrónica requiere la aprobación del beneficiario.

• Las empresas con menos de €800,000 en ingresos en 2026 pueden seguir emitiendo facturas en papel u otras facturas electrónicas hasta el 31 de diciembre de 2027.

• Por regla general, las facturas electrónicas se convierten en el formato estándar a partir de 2028.

Exenciones a la facturación electrónica obligatoria para pequeños empresarios

Las empresas alemanas cuyos ingresos totales no superaron los €25,000 euros en el año civil anterior y no se prevé que superen los €100,000 en el año civil en curso podrían aplicar la norma del pequeño empresario en virtud del artículo 19 de UStG. Si reclamas ese estado, quedarás exento del pago del IVA. En consecuencia, no es necesario que en las facturas figure el IVA y no se debe remitir IVA a la agencia fiscal. El estado también elimina ciertas obligaciones administrativas, incluida la obligación de presentar declaraciones preliminares del IVA.

A partir de 2025, los pequeños empresarios deben poder recibir y procesar facturas electrónicas. Al mismo tiempo, existe una norma especial relativa a la generación de facturas electrónicas. La Ley fiscal anual alemana de 2024 aclara que no necesitan enviar facturas electrónicas. En el artículo 34a de la Ordenanza alemana sobre la aplicación del IVA (UStDV) se establece esta norma. De conformidad con esta normativa, los pequeños empresarios siguen siendo libres de emitir los denominados otros documentos de facturación, como facturas en papel o en PDF. En consecuencia, no estarán obligados a generar facturas digitales estructuradas después de 2027.

Otras exenciones a la facturación electrónica obligatoria

Las empresas del país no tienen la misma obligación de enviar una factura electrónica en los siguientes casos:

• Facturas a particulares (empresa a consumidor, o B2C): No es necesario que los remitentes creen facturas para destinatarios no comerciales de forma digital. Los emisores pueden seguir proporcionando estas facturas como documentos en papel o PDF.

• Facturas de pequeño valor: una factura de pequeño valor cubre un importe total de hasta 250 euros y los emisores pueden seguir utilizando otro formato de facturación.

• Ingresos exentos de impuestos: las normas sobre facturación electrónica obligatoria no se aplican a muchos tipos de ingresos exentos de impuestos, tal como se definen en el artículo 4 de la UStG.

• Facturas de billetes de tránsito: las facturas de billetes de tránsito, tal como se definen en el artículo 34 de la UStDV, también están exentas de la obligación de facturar de forma electrónica.

Más allá de si la ley exige el envío de facturas digitales, todas las empresas en Alemania deben poder recibir, procesar y archivar facturas electrónicas.

¿Cuáles son los riesgos de la emisión incorrecta de facturas electrónicas?

Las modernas herramientas de facturación electrónica comprueban de forma automática los errores de las facturas antes de enviarlas. Si falta información obligatoria o si el archivo no cumple con las especificaciones requeridas, el sistema marca los problemas y, como regla general, rechaza la factura. El sistema identifica estos problemas antes de enviarla, lo que ayuda a evitar errores.

Aun así, pueden surgir problemas técnicos y cometerse errores, por ejemplo, cuando se introducen importes, facturas o tasas impositivas. El software no siempre detecta estas imprecisiones por sí solo.

En algunos casos, los destinatarios no pueden leer correctamente las facturas electrónicas que contienen errores o a las cuales les faltan detalles. Cuando esto sucede, los equipos de cuentas realizan comprobaciones adicionales y pueden rechazar el documento de facturación. Luego, el remitente corrige los errores y la reenvía, lo que aumenta el trabajo administrativo y demora el pago.

Las facturas electrónicas que no cumplen con las normas legales también pueden causar problemas con las autoridades fiscales y, en el peor de los escenarios, dar lugar a sanciones e impuestos atrasados. Las empresas, por ese motivo, deben verificar que sus facturas electrónicas cumplan con criterios formales y que se compruebe su contenido.

Cómo Stripe Invoicing permite que los pequeños empresarios cumplan con la obligatoriedad de la facturación electrónica

Las obligaciones de facturación electrónica también llevan a que los pequeños empresarios adapten sus configuraciones contables si reciben, no envían, facturas digitales. Muchos aún manejan documentos de facturación en papel o como simples archivos PDF. Con la introducción de los tipos estandarizados de archivos de facturas electrónicas, ahora tienen que leer facturas legibles por máquina. Los pequeños empresarios también pueden optar de forma voluntaria por enviar facturas electrónicas.

Stripe Invoicing permite que los pequeños empresarios generen, envíen y gestionen facturas electrónicas. Con Invoicing, generar facturas electrónicas únicas o recurrentes que se revisan mediante automatización y cumplen con las normas lleva solo unos minutos. Gracias a la automatización de la generación de facturas a gran capacidad, los pequeños empresarios pueden minimizar los errores y mantenerse alineados con todas las normativas.

Stripe lleva un registro automático del estado de las facturas, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, mientras que Stripe Payments permite que los pequeños empresarios accedan a más de 100 métodos de pago que pueden ofrecer a sus clientes.

Lista de verificación: facturas electrónicas para pequeños empresarios

Los pequeños empresarios pueden seguir emitiendo sus propias facturas, incluidas las enviadas después de 2027. No obstante, familiarizarse ahora con los formatos de facturas electrónicas estructuradas es una buena idea, en caso de que uno de tus socios de empresa los prefiera. Además, la facturación electrónica se convierte en obligatoria para una empresa una vez que supera el umbral de pequeño emprendedor.

La transición a los tipos de archivos de facturas electrónicas no requiere una revisión integral de tu sistema de cuentas, pero sí algunos ajustes organizativos y técnicos. Cuando se toman las siguientes medidas, los pequeños emprendedores pueden garantizar el cumplimiento de la normativa legal y ajustar sus procesos de facturación según lo previsto.

Asegúrate de poder recibir facturas electrónicas

A partir de enero de 2025, todas las empresas en Alemania, incluidos los pequeños empresarios, deben poder recibir facturas electrónicas. Debido a esto, cada operación tiene que confirmar que tiene las capacidades técnicas para procesar formatos de factura estandarizados, como XRechnung o ZUGFeRD. Para ello se necesita el software adecuado o un sistema contable con funcionalidades de factura electrónica.

Elige el software contable adecuado

Comprueba si tu software de contabilidad o teneduría de libros admite tipos estandarizados de archivos de facturas electrónicas. Lo ideal es que pueda recibir y generar facturas electrónicas. Si el sistema actual no tiene estas funcionalidades, elige un proveedor adecuado como Stripe Invoicing.

Ajusta los procesos de facturación

Es una buena idea revisar en detalle los flujos de trabajo de facturación y procesamiento existentes. Los datos deben capturarse en un diseño estructurado para que se procesen de forma automática según sea necesario. Ajusta esos métodos cuando sea necesario.

Notifica a empleados y clientes

Notifica a todos los empleados que intervienen en el procesamiento de facturas sobre los nuevos flujos de trabajo y reglas. Una breve formación sobre la herramienta en uso o los nuevos formatos ayuda a evitar errores. Si quieres enviar facturas electrónicas, debes notificar a tus socios comerciales con suficiente anticipación.

Asegúrate de que tu archivo cumpla con la normativa

Las facturas electrónicas deben archivarse de forma correcta, al igual que los registros en papel. Almacena todas las facturas electrónicas en un formato a prueba de auditorías y haz que sean fáciles de rastrear cuando sea necesario.

Preguntas frecuentes sobre facturas electrónicas para pequeños empresarios en Alemania

A continuación, encontrarás respuesta a las preguntas frecuentes sobre la obligatoriedad de la facturación electrónica para los pequeños empresarios.