A partir de 2025, las empresas alemanas tendrán que crear y enviar sus facturas en formato electrónico para negocios B2B. Una de las más comunes es la factura híbrida ZUGFeRD.

En este artículo, aprenderás qué es una factura ZUGFeRD, cómo funciona y qué ventajas ofrece. También explicamos quién debe emitir facturas ZUGFeRD y cómo utilizarlas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es ZUGFeRD?
  
• ¿Qué es una factura ZUGFeRD?
  
• ¿Cómo funciona la factura ZUGFeRD?
  
• ¿Quién debe emitir facturas electrónicas?
  
• ¿Cómo crean las empresas las facturas ZUGFeRD?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de las facturas ZUGFeRD?
  

¿Qué es ZUGFeRD?

La abreviatura ZUGFeRD significa «Guía Central de Usuario del Foro para Facturas Electrónicas de Alemania». Es un formato de factura híbrido y estandarizado para facturas electrónicas. El nombre indica que se trata de una guía central de usuario, que el Foro para la Facturación Electrónica de Alemania (FeRD) desarrolló en 2014.

El FeRD, fundado en Berlín en 2010, simplifica y digitaliza el intercambio de facturas entre empresas, autoridades y otras organizaciones. Varios ministerios, asociaciones y empresas ayudaron a crear el FeRD. El Ministerio Federal de Asuntos Económicos y Acción Climática (BMWK) sigue apoyando al FeRD, además de haber desempeñado una función importante en el desarrollo de ZUGFeRD.

El formato ZUGFeRD se basa en la Directiva 2014/55/UE de la EEE del 16 de abril de 2014, que regula la introducción de la facturación electrónica en los contratos públicos, así como en el estándar EN16931, que se publicó el 28 de junio de 2017.

A partir de la versión 2.0, ZUGFeRD también integra el estándar internacional para facturas, la Factura intersectorial (CII) del Centro de las Naciones Unidas para la Facilitación del Comercio y las Transacciones Electrónicas (UN/CEFACT). Además, ZUGFeRD tiene en cuenta el estándar de la Organización Internacional de Normalización (ISO) 19005-3:2012, a partir del cual se especifica el uso del formato PDF/A-3 para el archivado de documentos a largo plazo.

¿Qué es una factura ZUGFeRD?

Una factura ZUGFeRD es una factura electrónica basada en el estándar ZUGFeRD. Los humanos y las máquinas pueden leerlo porque combina dos elementos en un documento: un archivo de formato de documento portátil (PDF) y un registro de lenguaje de marcado extensible (XML).

Las facturas ZUGFeRD cumplen con la Directiva de la EEE 2014/55/UE, que obliga a las empresas y autoridades a procesar facturas digitales para reducir las cargas administrativas y aumentar la eficiencia. Las facturas ZUGFeRD también ofrecen a empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta corporaciones internacionales, un formato de factura estandarizado y fácil de implementar.

• Documento PDF/A-3: se trata de la representación visual de la factura que los seres humanos pueden leer y que se parece a una factura tradicional.

• Conjunto de datos XML: se trata de datos legibles por máquina que los sistemas de contabilidad o planificación de recursos empresariales (ERP) pueden procesar automáticamente.

Las empresas pueden usar el formato de factura híbrida en transacciones B2B, B2C y de empresa a gobierno (B2G). Es en especial adecuado para empresas que desean hacer más eficientes sus procesos de facturación sin tener que cambiar de inmediato a plataformas de facturación electrónica complejas.

¿Cómo funciona la factura ZUGFeRD?

Antes de ZUGFeRD, las empresas enviaban principalmente facturas en forma de copias escaneadas o como archivos adjuntos en PDF en los correos electrónicos. Luego, tenían que transferir de forma manual las copias al software de contabilidad, un proceso que consumía mucho tiempo y era propenso a errores.

El formato ZUGFeRD simplifica enormemente este proceso, ya que, en la factura, se combinan datos visibles y no visibles. Ambos tipos de datos contienen información como la fecha de la factura, la parte de la facturación, los montos y los datos bancarios.

Gracias al posicionamiento fijo de estos datos en formato XML, los programas de contabilidad reconocen la ubicación exacta de cada pieza de información. De esta forma, es posible realizar un mayor procesamiento automático de los datos de la factura mediante el software adecuado y reducir las intervenciones manuales. Sin embargo, dado que las empresas también pueden ver las facturas de ZUGFeRD sin un software especial, estas tienen la opción de procesar la factura de forma manual o mecánica.

¿Quién debe emitir facturas electrónicas?

Desde noviembre de 2020, todos los poderes adjudicadores de Alemania pueden recibir y procesar facturas en formato electrónico. Este requisito tiene como objetivo promover la difusión de las facturas electrónicas en las transacciones comerciales. Por otro lado, la obligación de facturar electrónicamente sirve para mejorar la transparencia y la eficiencia en el sector público. La normativa anterior afectaba en principio a las empresas que emitían facturas a las administraciones públicas y a las autoridades federales.

A partir del 1 de enero de 2025, se aplica una obligación de facturación electrónica a los sectores B2G y B2B de Alemania. A partir de 2025, las empresas que generan facturas para otras compañías y las envían deben hacerlo en formato electrónico. Este surge de la Ley de Oportunidades de Crecimiento aprobada por el Consejo Federal en marzo de 2024. Entre otras cosas, tiene como objetivo aumentar la digitalización de los procesos comerciales y la eficiencia en el sistema de impuestos.

Sin embargo, la obligación de emitir facturas electrónicas no es lo mismo que la de emitir una factura ZUGFeRD. Es solo uno de los muchos formatos de factura posibles. Otro estándar que se utiliza mucho es, por ejemplo, XRechnung, que se basa exclusivamente en formato XML y que consta solo de líneas de código que leen las máquinas.

Una regla especial para la facturación electrónica se aplica a los pequeños emprendedores. Con el fin de permitirles que la transición a los sistemas digitales sea más flexible, la Ley Anual de Impuestos de 2024 estipuló que los titulares de pequeñas empresas pueden seguir enviando facturas de forma convencional. Esto significa, entre otras cosas, documentos en papel o archivos PDF. Sin embargo, deben poder recibir y procesar facturas electrónicas de otras empresas. Puedes encontrar información detallada en nuestro artículo sobre la regla para titulares de pequeñas empresas para 2025.

¿Cómo crean las empresas las facturas ZUGFeRD?

La creación de una factura ZUGFeRD requiere de la combinación del software adecuado y la comprensión básica de la estructura del formato. No se recomienda utilizar servicios que conviertan archivos PDF al formato ZUGFeRD. Estos requieren que se transfieran los datos de la factura desde el PDF a través del reconocimiento de texto. Este proceso puede introducir errores, por lo que, en general, es una mejor opción reescribir las facturas.

Los pasos más importantes al momento de crear una factura ZUGFeRD son los que se encuentran a continuación:

Establecimiento de requisitos técnicos

Para crear una factura ZUGFeRD, necesitas un software adecuado que admita el formato. Puede ser un software de facturación especializado, una solución ERP o una extensión de programas existentes.

Introducción de los datos de facturación

La creación de la factura comienza con el ingreso de los datos pertinentes. Estos deben incluir toda la información obligatoria según la Sección 14 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) de Alemania (UStG):

• Nombre completo y dirección de la empresa proveedora del producto o servicio

• Nombre completo y dirección del destinatario del producto o servicio

• Fecha de la factura

• Fecha de entrega del producto o servicio

• Número de identificación fiscal emitido a la empresa proveedora por la agencia fiscal o el número de identificación del IVA (ID del IVA) emitido por la Oficina Central Federal de Impuestos (BZSt)

• Número único de factura y consecutivo

• La cantidad y el tipo de productos entregados o el alcance y el tipo de servicio prestado

• Importes netos y brutos

• Tasa impositiva aplicable y el importe del impuesto correspondiente o una referencia a la exención fiscal

Además, deberás facilitar tus datos bancarios. Introduce estos datos en el sistema como lo haces en una factura clásica.

Generación del formato ZUGFeRD

El software genera un documento híbrido a partir de los datos introducidos, que contiene un documento PDF y datos XML. Los datos XML cumplen con el estándar internacional UN/CEFACT y contienen la misma información que la factura en PDF.

Revisión y entrega

Antes de enviar la factura, debes comprobar que toda la información sea correcta y que los datos XML estén completos. Después de eso, puedes entregar la factura. Hay varias opciones disponibles para esto: carga de archivos, archivo adjunto de correo electrónico o plataforma de transmisión especial.

Stripe Invoicing puede ser de ayuda en este sentido: con una cuenta de Stripe, puedes enviar facturas electrónicas de forma rápida, sencilla y conforme a la ley mediante el uso de la aplicación del socio de Stripe, Billit. El envío es automático después de realizar una única configuración. Además, puedes ver el estado de entrega de todas tus facturas en cualquier momento y recibir una notificación en caso de error.

Archivado

Los «Principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico» (GoBD) también se aplican a las facturas ZUGFeRD. Debes archivar las facturas a prueba de auditorías para que estén disponibles sin modificaciones en todo momento durante el período de retención de diez años.

¿Cuáles son las ventajas de las facturas ZUGFeRD?

Las facturas ZUGFeRD ofrecen a las empresas una variedad de ventajas. Estas son las más importantes:

Cumplimiento de la normativa legal

ZUGFeRD cumple con las directivas alemanas y europeas. Esto significa que las empresas pueden evitar riesgos legales cuando utilizan este formato de factura electrónica.

Compatibilidad e internacionalidad

ZUGFeRD se basa en el estándar internacional UN/CEFACT, lo que lo hace compatible dentro de la EEE y en todo el mundo. Esto es particularmente ventajoso para las empresas con socios comerciales internacionales.

Flexibilidad para las empresas

Los seres humanos pueden leer la factura ZUGFeRD como un PDF clásico, mientras que los datos XML permiten que se procese de forma automática. De esta forma, se ofrece flexibilidad a las empresas, ya que pueden decidir cómo quieren procesar la factura. Esto también significa que cualquier persona o máquina puede leer las facturas sin requerir un software especial, a diferencia, por ejemplo, de Xinvoices.

Además, las empresas pueden diseñar facturas ZUGFeRD en su imagen de marca corporativa, a diferencia de XRechnung, que no puede contener elementos gráficos ni fuentes individuales.

Integración en sistemas existentes

Las empresas pueden integrar fácilmente ZUGFeRD en los ERP y sistemas contables existentes. Muchas soluciones de software comunes ya admiten el formato. Con ZUGFeRD, las empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse a partir de la digitalización sin tener que introducir estructuras complejas de tecnología de la información (TI).

Mejora de la calidad de los datos

Un estándar fijo define todos los datos de las facturas, lo que prácticamente elimina los errores de transmisión. De esta forma, se mejora la calidad de los datos.

Ahorro de tiempo y costos

ZUGFeRD puede ayudar a las empresas a hacer más eficiente su facturación. Los datos XML legibles por máquina permiten a las empresas transferir automáticamente los datos de las facturas a los programas de contabilidad. De esta forma, se reduce el esfuerzo manual y se minimizan los errores en relación con la entrada de datos. Además, las empresas pueden ahorrar en costos de material si ya no imprimen sus facturas en papel.

Sostenibilidad

Abandonar el papel y el correo físico reduce la huella ambiental de las empresas y promueve negocios más sostenibles.

En resumen, las facturas ZUGFeRD ofrecen a las empresas una solución eficiente y preparada para el futuro en relación con la facturación y el procesamiento. Con ellas, se combina la flexibilidad con la estandarización y se ayuda a agilizar los procesos administrativos, reducir los costos y cumplir con los requisitos legales.