Seit 2025 müssen deutsche Unternehmen ihre Rechnungen für B2B-Geschäfte in elektronischem Format erstellen und versenden. Eines der gängigsten ist die hybride ZUGFeRD-Rechnung.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine ZUGFeRD-Rechnung ist, wie sie technisch funktioniert und welche Vorteile sie bietet. Zudem erklären wir, wer ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen muss und wie dies möglich ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ZUGFeRD?
  
• Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
  
• Wie funktioniert die ZUGFeRD-Rechnung?
  
• Wer muss E-Rechnungen ausstellen?
  
• Wie erstellen Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen?
  
• Welche Vorteile haben ZUGFeRD-Rechnungen?
  

Was ist ZUGFeRD?

Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein standardisiertes hybrides Rechnungsformat für E-Rechnungen. Der Name lässt erkennen, dass es sich hierbei um einen zentralen User Guide handelt, den das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) im Jahr 2014 entwickelt hat.

Das im Jahr 2010 in Berlin gegründete FeRD vereinfacht und digitalisiert den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen. Verschiedene Ministerien, Verbände und Unternehmen haben an der Gründung des FeRD mitgewirkt. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) unterstützt das FeRD weiterhin und war auch maßgeblich an der Entwicklung von ZUGFeRD beteiligt.

Das ZUGFeRD-Format basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014, die die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen regelt, sowie auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931.

Ab Version 2.0 integriert ZUGFeRD auch den internationalen Standard für Rechnungen, die Cross Industry Invoice (CII) des Zentrums der Vereinten Nationen für Handelserleichterungen und elektronische Geschäftsprozesse (UN/CEFACT). Darüber hinaus berücksichtigt ZUGFeRD die Norm 19005-3:2012 der International Organization for Standardization (ISO), die die Verwendung des PDF/A-3-Formats für die Langzeitarchivierung von Dokumenten vorgibt.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die auf dem ZUGFeRD-Standard basiert. Sowohl Menschen als auch Maschinen können sie lesen, da sie zwei Elemente in einem Dokument kombiniert: eine PDF-Datei (Portable Document Format) und einen XML-Datensatz (Extensible Markup Language).

ZUGFeRD-Rechnungen entsprechen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die Unternehmen und Behörden zur Reduzierung des administrativen Aufwands und zur Steigerung der Effizienz verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. ZUGFeRD-Rechnungen bieten zudem Unternehmen jeder Größe – von kleinen Unternehmen bis hin zu internationalen Konzernen – ein leicht zu implementierendes und standardisiertes Rechnungsformat.

• PDF/A-3-Dokument: Das ist die visuelle Darstellung der Rechnung, die Menschen lesen können und die wie eine herkömmliche Rechnung aussieht.

• XML-Datensatz: Hierbei handelt es sich um maschinenlesbare Daten, die Buchhaltungs- oder ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) automatisch verarbeiten können.

Unternehmen können das hybride Rechnungsformat bei B2B-, B2C- und B2G-Transaktionen (Business-to-Government) verwenden. Es eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse effizienter gestalten möchten, ohne sofort auf komplexe E-Invoicing-Plattformen umsteigen zu müssen.

Wie funktioniert die ZUGFeRD-Rechnung?

Vor ZUGFeRD versendeten Unternehmen Rechnungen meist in Form von gescannten Kopien oder als PDF-Anhänge in E-Mails. Anschließend mussten sie die Kopien manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen – ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess.

Das ZUGFeRD-Format vereinfacht diesen Prozess erheblich, da die Rechnung sichtbare und unsichtbare Daten kombiniert. Beide enthalten Informationen wie das Rechnungsdatum, die rechnungsstellende Partei, Beträge und Bankdaten.

Dank der festen Positionierung dieser Daten im XML-Format erkennen Buchhaltungsprogramme den genauen Speicherort jeder Information. Das ermöglicht die weitere automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten durch entsprechende Software und reduziert manuelle Eingriffe. Da Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen jedoch auch ohne spezielle Software anzeigen können, bleibt es ihnen überlassen, ob sie die Rechnung manuell oder maschinell verarbeiten.

Wer muss E-Rechnungen ausstellen?

Seit November 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland verpflichtet, Rechnungen in einem elektronischen Format empfangen und verarbeiten zu können. Mit dieser Vorgabe soll zum einen die Verbreitung von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr gefördert werden. Zum anderen dient die Pflicht zur E-Rechnung der Verbesserung von Transparenz und Effizienz im öffentlichen Sektor. Die bisherige Regelung betraf damit in erster Linie Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Verwaltungen und Bundesbehörden ausstellen.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt nicht nur im B2G-, sondern auch in B2B-Bereich in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen erstellen und versenden, müssen das seit 2025 zwingend in elektronischer Form tun. Hintergrund ist das im März 2024 vom Bundesrat verabschiedete Wachstumschancengesetz. Es soll unter anderem die Digitalisierung der Geschäftsprozesse sowie die Effizienz im Steuerwesen erhöhen.

Die Pflicht zur E-Rechnung ist jedoch nicht gleichbedeutend mit der Pflicht zur ZUGFeRD-Rechnung. Letztere ist nur eines von vielen möglichen Rechnungsformaten. Ein weiterer weitverbreiteter Standard ist beispielsweise die XRechnung, die ausschließlich auf dem XML-Format basiert und somit nur aus Codezeilen besteht, die maschinell ausgelesen werden.

Eine Sonderregelung bei der E-Rechnungspflicht gilt für Kleinunternehmen. Um ihnen eine flexiblere Umstellung auf digitale Systeme zu ermöglichen, wurde im Jahressteuergesetz 2024 festgelegt, dass Kleinunternehmer/innen weiterhin Rechnungen in herkömmlicher Form versenden dürfen. Damit sind unter anderem Papierdokumente oder PDF-Dateien gemeint. Sie müssen jedoch in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, die sie von anderen Unternehmen erhalten. Ausführliche Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung ab 2025.

Wie erstellen Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen?

Das Erstellen einer ZUGFeRD-Rechnung erfordert eine Kombination aus geeigneter Software und einem grundlegenden Verständnis der Struktur des Formats. Sie sollten keine Dienste nutzen, die PDF-Dateien in das ZUGFeRD-Format umwandeln. Dieser Ablauf ist sehr fehleranfällig, da die Rechnungsdaten via Texterkennung aus der PDF-Datei ausgelesen werden müssen. Besser ist es, die Rechnungen neu aufzusetzen.

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Schritte zum Erstellen einer ZUGFeRD-Rechnung:

Technische Voraussetzungen schaffen

Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie eine geeignete Software, die das Format unterstützt. Dabei kann es sich um eine spezielle Rechnungssoftware, eine ERP-Lösung oder eine Erweiterung bestehender Programme handeln.

Abrechnungsinformationen eingeben

Das Erstellen der Rechnung beginnt mit der Eingabe der relevanten Rechnungsdaten. Es müssen alle Pflichtangaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) enthalten sein:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens

• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers

• Datum der Rechnungsstellung

• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung

• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer

• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder der Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung

• Netto- und Bruttobetrag

• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Darüber hinaus müssen Sie Ihre Bankdaten angeben. Geben Sie diese Daten genau wie bei einer klassischen Rechnung in das System ein.

Generierung des ZUGFeRD-Formats

Die Software generiert aus den eingegebenen Daten ein hybrides Dokument, das sowohl ein PDF-Dokument als auch XML-Daten enthält. Die XML-Daten entsprechen dem internationalen UN/CEFACT-Standard und enthalten dieselben Informationen wie die PDF-Rechnung.

Prüfen und versenden

Bevor Sie die Rechnung versenden, sollten Sie überprüfen, ob alle Informationen korrekt und die XML-Daten vollständig sind. Danach können Sie die Rechnung übermitteln. Dafür stehen verschiedene Optionen zur Verfügung: ein Datei-Upload, ein E-Mail-Anhang oder eine spezielle Übermittlungsplattform.

Stripe Invoicing kann hierbei helfen: Mit einem Stripe-Konto können Sie elektronische Rechnungen schnell, einfach und rechtskonform über die App des Stripe-Partners Billit versenden. Der Versand erfolgt nach einer einmaligen Einrichtung automatisch. Darüber hinaus können Sie den Zustellstatus all Ihrer Rechnungen jederzeit einsehen und werden bei Fehlern benachrichtigt.

Archivieren

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) gelten auch für ZUGFeRD-Rechnungen. Sie müssen die Rechnungen revisionssicher archivieren, damit sie während der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit unverändert verfügbar sind.

Welche Vorteile haben ZUGFeRD-Rechnungen?

ZUGFeRD-Rechnungen bieten Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Hier finden Sie die wichtigsten im Überblick:

Rechtskonformität

ZUGFeRD entspricht sowohl den deutschen als auch den europäischen Richtlinien. Damit sind Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite, wenn sie dieses E-Rechnungsformat nutzen.

Kompatibilität und Internationalität

ZUGFeRD basiert auf dem internationalen Standard UN/CEFACT, was es nicht nur innerhalb der EU, sondern auch weltweit kompatibel macht. Das ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit internationalen Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern.

Flexibilität für Unternehmen

Die ZUGFeRD-Rechnung ist als klassisches PDF für Menschen lesbar, während die XML-Daten eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Unternehmen können also flexibel entscheiden, wie sie die Rechnung weiterverarbeiten möchten. Das bedeutet auch, dass die Rechnungen ohne spezielle Software gelesen werden können – anders als beispielsweise XRechnungen, bei denen das nicht möglich ist.

Zudem können ZUGFeRD-Rechnungen im Corporate Design der Unternehmen gestaltet werden, während bei XRechnungen keine grafischen Elemente oder individuellen Schriftarten verwendet werden können.

Integration in bestehende Systeme

ZUGFeRD lässt sich leicht in vorhandene ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren. Viele gängige Softwarelösungen unterstützen das Format bereits. Mit ZUGFeRD können Unternehmen jeder Größe von der Digitalisierung profitieren, ohne dafür aufwendige IT-Strukturen einführen zu müssen.

Verbesserte Datenqualität

Alle Rechnungsdaten sind nach einem festen Standard definiert, wodurch Übertragungsfehler praktisch ausgeschlossen werden. Das erhöht die Datenqualität.

Zeit- und Kosteneinsparung

ZUGFeRD kann Unternehmen helfen, ihre Rechnungsstellung effizienter zu gestalten. Die maschinenlesbaren XML-Daten ermöglichen eine automatische Übertragung der Rechnungsdaten in Buchhaltungsprogramme. Das reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler bei der Dateneingabe. Zudem können Unternehmen Materialkosten sparen, wenn sie ihre Rechnungen nicht mehr auf Papier drucken.

Nachhaltigkeit

Der Verzicht auf Papier und physische Postwege reduziert den ökologischen Fußabdruck der Unternehmen und fördert eine nachhaltigere Geschäftstätigkeit.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ZUGFeRD-Rechnungen Unternehmen eine effiziente und zukunftssichere Lösung für die Rechnungsstellung und -verarbeitung bieten. Sie kombinieren Flexibilität mit Standardisierung und tragen dazu bei, administrative Prozesse zu verschlanken, Kosten zu senken und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.