Vanaf 2025 moeten Duitse bedrijven hun facturen in elektronisch formaat maken en verzenden voor B2B-activiteiten. Een van de meest voorkomende is de hybride ZUGFeRD-factuur.
In dit artikel ontdek je wat een ZUGFeRD-factuur is, hoe het werkt en welke voordelen het biedt. Ook leggen we uit wie ZUGFeRD-facturen moet uitgeven en hoe je deze moet gebruiken.
Wat staat er in dit artikel?
- Wat is ZUGFeRD?
- Wat is een ZUGFeRD-factuur?
- Hoe werkt de ZUGFeRD-factuur?
- Wie moet e-facturen uitgeven?
- Hoe maken bedrijven ZUGFeRD-facturen?
- Wat zijn de voordelen van ZUGFeRD facturen?
Wat is ZUGFeRD?
De afkorting ZUGFeRD staat voor "Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland". Het is een gestandaardiseerd, hybride factuurformaat voor e-facturen. De naam geeft aan dat dit een centrale gebruikershandleiding is, die in 2014 door het Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) is ontwikkeld.
FeRD, opgericht in Berlijn in 2010, vereenvoudigt en digitaliseert de uitwisseling van facturen tussen bedrijven, overheden en andere organisaties. Verschillende ministeries, verenigingen en bedrijven hebben bijgedragen aan de totstandkoming van FeRD. Het Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (Federale ministerie van Economische Zaken en Klimaatactie, BMWK) blijft FeRD ondersteunen en heeft ook een belangrijke rol gespeeld bij de ontwikkeling van ZUGFeRD.
Het ZUGFeRD-formaat is gebaseerd op de EU-richtlijn 2014/55/EU van 16 april 2014, die de invoering van elektronische facturatie bij overheidsopdrachten regelt, evenals de standaard EN16931, gepubliceerd op 28 juni 2017.
Vanaf versie 2.0 integreert ZUGFeRD ook de internationale standaard voor facturen, de Cross Industry Invoice (CII) van het United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT). Daarnaast houdt ZUGFeRD rekening met de standaard 19005-3:2012 van de International Organization for Standardization (ISO), die het gebruik van PDF/A-3-formaat voor langdurige archivering van documenten specificeert.
Wat is een ZUGFeRD-factuur?
Een ZUGFeRD-factuur is een elektronische factuur op basis van de ZUGFeRD-standaard. Mensen en machines kunnen het lezen omdat het twee elementen in een document combineert: een pdf-bestand (Portable Document Format) en een XML-record (Extensible Markup Language).
ZUGFeRD-facturen voldoen aan de EU-richtlijn 2014/55/EU, die bedrijven en overheden verplicht om elektronische facturen te verwerken om de administratieve lasten te verminderen en de efficiëntie te verhogen. ZUGFeRD-facturen bieden bedrijven van elke omvang, van kleine bedrijven tot internationale bedrijven, ook een eenvoudig te implementeren en gestandaardiseerd factuurformaat.
PDF/A-3 document: dit is de visuele weergave van de factuur die mensen kunnen lezen en die eruitziet als een traditionele factuur.
XML-gegevensset: dit zijn machinaal leesbare gegevens die boekhoud- of ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) automatisch kunnen verwerken.
Bedrijven kunnen het hybride factuurformaat gebruiken bij B2B-, B2C- en B2G-transacties (business-to-government). Het is met name geschikt voor bedrijven die hun facturatieprocessen efficiënter willen maken zonder meteen te hoeven overstappen op complexe e-facturatieplatformen.
Hoe werkt de ZUGFeRD-factuur?
Vóór ZUGFeRD stuurden bedrijven facturen meestal in de vorm van gescande kopieën of als pdf-bijlagen in e-mails. Vervolgens moesten ze de kopieën handmatig overzetten naar de boekhoudsoftware, een tijdrovend en foutgevoelig proces.
Het ZUGFeRD-formaat vereenvoudigt dit proces aanzienlijk, omdat de factuur zichtbare en niet-zichtbare gegevens combineert. Beide bevatten informatie zoals de factuurdatum, de facturerende partij, de bedragen en de bankgegevens.
Dankzij de vaste positionering van deze gegevens in XML-formaat, herkennen boekhoudprogramma's de exacte locatie van alle informatie. Dit maakt een verdere automatische verwerking van de factuurgegevens door geschikte software mogelijk en vermindert handmatige tussenkomsten. Omdat ze ZUGFeRD-facturen echter ook zonder speciale software kunnen bekijken, hebben bedrijven de mogelijkheid om de factuur handmatig of mechanisch te verwerken.
Wie moet e-facturen uitgeven?
Sinds november 2020 kunnen alle aanbestedende diensten in Duitsland facturen in elektronisch formaat ontvangen en verwerken. Deze vereiste is bedoeld om de verspreiding van e-facturen bij zakelijke transacties te bevorderen. Aan de andere kant dient de verplichting om elektronisch te factureren om de transparantie en efficiëntie in de openbare sector te verbeteren. De vorige verordening had vooral betrekking op bedrijven die facturen uitgeven aan overheidsdiensten en federale overheden.
Vanaf 1 januari 2025 geldt een e-factuurverplichting voor de B2G- en B2B-branches in Duitsland. Vanaf 2025 moeten bedrijven die facturen maken voor andere bedrijven en deze doorsturen, dit in elektronische vorm doen. Dit is een gevolg van de Wachstumschancengesetz die in maart 2024 door de federale raad is aangenomen. Het heeft onder meer tot doel de digitalisering van bedrijfsprocessen en de efficiëntie in het belastingstelsel te vergroten.
De verplichting om elektronisch te factureren is echter niet hetzelfde als de verplichting om een ZUGFeRD-factuur uit te geven. Het is slechts een van de vele mogelijke factuurformaten. Een andere veelgebruikte standaard is bijvoorbeeld de XRechnung, uitsluitend in XML-formaat en alleen bestaande uit regels code die door machines worden gelezen.
Voor kleine ondernemers geldt een speciale regel voor e-facturatie. Om hen een flexibelere overgang naar digitale systemen mogelijk te maken, is in de Jahressteuergesetz 2024 bepaald dat eigenaren van kleine bedrijven facturen in conventionele vorm kunnen blijven verzenden. Dit betekent onder andere papieren documenten of pdf-bestanden. Ze moeten echter wel in staat zijn om elektronische facturen van andere bedrijven te ontvangen en te verwerken. Uitgebreide informatie vind je in ons artikel over de regel voor eigenaren van kleine bedrijven voor 2025.
Hoe maken bedrijven ZUGFeRD-facturen?
Het maken van een ZUGFeRD-factuur vereist een combinatie van geschikte software en een basiskennis van de structuur van het formaat. Het is niet aan te raden om gebruik te maken van diensten die pdf-bestanden converteren naar het ZUGFeRD-formaat. Hiervoor moet je de factuurgegevens uit de pdf overzetten via tekstherkenning. Dit proces kan fouten introduceren, dus het is over het algemeen een betere keuze om de facturen te opnieuw op te stellen.
De belangrijkste stappen bij het maken van een ZUGFeRD-factuur worden hieronder vermeld:
De technische vereisten vaststellen
Om een ZUGFeRD-factuur te maken, heb je geschikte software nodig die het formaat ondersteunt. Dit kan gespecialiseerde facturatiesoftware zijn, een ERP-oplossing of een uitbreiding van bestaande programma's.
Facturatiegegevens invoeren
Het maken van de factuur begint met het invoeren van de relevante factuurgegevens. Hierin moeten alle verplichte informatie volgens artikel 14 van de Duitse Umsatzsteuergesetz (UStG) worden opgenomen:
De volledige naam en het adres van het bedrijf dat het product of de dienst levert.
De volledige naam en het adres van de ontvanger van het product of de dienst.
De datum van de factuur.
De datum van levering van het product of de dienst.
Het belastingnummer dat door de belastingdienst aan het leverende bedrijf is afgegeven of het door de Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) uitgegeven btw-identificatienummer (btw-nummer).
Opeenvolgend, uniek factuurnummer.
Het aantal en type geleverde producten of de omvang en aard van de geleverde dienst.
Toepasselijke belastingtarief en het bijbehorende belastingbedrag of een verwijzing naar de belastingvrijstelling.
Daarnaast moet je je bankgegevens verstrekken. Voer deze gegevens in het systeem in, net als bij een klassieke factuur.
Het ZUGFeRD-formaat genereren
De software genereert een hybride document van de ingevoerde gegevens, dat zowel een pdf-document als XML-gegevens bevat. De XML-gegevens voldoen aan de internationale UN/CEFACT-standaard en bevatten dezelfde informatie als de pdf-factuur.
Beoordelen en versturen
Voordat je de factuur verstuurt, moet je controleren of alle informatie correct is en de XML-gegevens volledig zijn. Daarna kun je de factuur versturen. Hiervoor zijn verschillende opties beschikbaar: een bestandsupload, e-mailbijlage of speciaal transmissieplatform.
Stripe Invoicing kan hierbij helpen: Met een Stripe-account kun je snel, eenvoudig en op een wettelijk conforme manier elektronische facturen versturen via de app van Stripe-partner Billit. Verzending is automatisch na een eenmalige installatie. Daarnaast kun je op elk moment de verzendstatus van al je facturen bekijken, Je ontvang een melding in geval van een fout.
Archiveren
De "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (GoBD) zijn ook van toepassing op ZUGFeRD-facturen. Je dient de facturen op een manier te archiveren die geschikt is voor audits, zodat ze gedurende de bewaartermijn van tien jaar te allen tijde ongewijzigd beschikbaar zijn.
Wat zijn de voordelen van ZUGFeRD facturen?
ZUGFeRD-facturen bieden bedrijven verschillende voordelen. Dit zijn de belangrijkste:
Wettelijke compliance
ZUGFeRD voldoet aan zowel Duitse als Europese richtlijnen. Dit betekent dat bedrijven juridische risico's kunnen vermijden als ze dit e-factuurformaat gebruiken.
Compatibiliteit en internationaliteit
ZUGFeRD is gebaseerd op de internationale standaard UN/CEFACT, waardoor het compatibel is binnen de EU en wereldwijd. Dit is vooral voordelig voor bedrijven met internationale zakenpartners.
Flexibiliteit voor bedrijven
De ZUGFeRD-factuur is leesbaar als een klassieke pdf voor mensen, terwijl dankzij de XML-gegevens automatische verwerking mogelijk is. Dit biedt bedrijven flexibiliteit, omdat ze zelf kunnen bepalen hoe ze de factuur willen verwerken. Dit betekent ook dat elke mens of elke machine de facturen kan lezen zonder speciale software, in tegenstelling tot bijvoorbeeld Xinvoices.
Bovendien kunnen bedrijven ZUGFeRD-facturen ontwerpen in hun branding, in tegenstelling tot XRechnung, dat geen grafische elementen of individuele lettertypen mag bevatten.
Integratie in bestaande systemen
Bedrijven kunnen ZUGFeRD eenvoudig integreren in bestaande ERP- en boekhoudsystemen. Veel gangbare softwareoplossingen ondersteunen het formaat al. Met ZUGFeRD kunnen bedrijven van elke omvang profiteren van digitalisering zonder complexe IT-structuren te hoeven introduceren.
Verbeterde gegevenskwaliteit
Een vaste standaard definieert alle factuurgegevens, waardoor transmissiefouten praktisch worden geëlimineerd. Dit komt de gegevenskwaliteit ten goede.
Tijd- en kostenbesparing
ZUGFeRD kan bedrijven helpen om hun facturatie efficiënter te maken. Dankzij de machineleesbare XML-gegevens kunnen bedrijven de factuurgegevens automatisch overzetten naar boekhoudprogramma's. Dit vermindert handmatige inspanningen en minimaliseert fouten bij het invoeren van gegevens. Daarnaast kunnen bedrijven besparen op materiaalkosten als ze hun facturen niet meer op papier afdrukken.
Duurzaamheid
Afzien van papier en fysieke post verkleint de ecologische voetafdruk van bedrijven en bevordert duurzamer ondernemen.
Kortom, ZUGFeRD-facturen bieden bedrijven een efficiënte en toekomstbestendige oplossing voor facturatie en verwerking. Ze combineren flexibiliteit met standaardisatie en helpen administratieve processen te stroomlijnen, kosten te verlagen en te voldoen aan wettelijke vereisten.
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.