A partir de 2025, las empresas alemanas tendrán que crear y enviar sus facturas en formato electrónico para negocios B2B. Una de las más comunes es la factura híbrida ZUGFeRD.

En este artículo, aprenderás qué es una factura ZUGFeRD, cómo funciona y qué ventajas ofrece. También explicamos quién debe emitir facturas ZUGFeRD y cómo utilizarlas.

¿Qué hay en este artículo?

• ¿Qué es ZUGFeRD?
  
• ¿Qué es una factura ZUGFeRD?
  
• ¿Cómo funciona la factura ZUGFeRD?
  
• ¿Quién debe emitir facturas electrónicas?
  
• ¿Cómo crean las empresas las facturas ZUGFeRD?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de las facturas ZUGFeRD?
  

¿Qué es ZUGFeRD?

La abreviatura ZUGFeRD significa «Guía central del usuario del Foro de facturas electrónicas de Alemania». Es un formato de factura híbrido estandarizado para facturas digitales. El nombre indica que se trata de una guía de usuario central, que el Foro de facturas electrónicas de Alemania (FeRD) desarrolló en 2014.

El FeRD, fundado en Berlín en 2010, simplifica y digitaliza el intercambio de facturas entre empresas, autoridades y otras organizaciones. Varios ministerios, asociaciones y empresas ayudaron a crear el FeRD. El Ministerio Federal de Economía y Acción Climática (BMWK) sigue apoyando el FeRD y también desempeñó una función importante en el desarrollo de ZUGFeRD.

El formato ZUGFeRD se basa en la Directiva 2014/55/UE del 16 de abril de 2014, que regula la introducción de la factura electrónica en los contratos públicos, así como la norma EN16931, publicada el 28 de junio de 2017.

A partir de la versión 2.0, la ZUGFeRD también integra el estándar internacional para facturas, la Factura Intersectorial (CII) del Centro de las Naciones Unidas para la Facilitación del Comercio y los Negocios Electrónicos (UN/CEFACT). Además, la ZUGFeRD tiene en cuenta la norma de la Organización Internacional de Normalización (ISO) 19005-3:2012, que especifica el uso del formato PDF/A-3 para el archivo a largo plazo de documentos.

¿Qué es una factura ZUGFeRD?

Una factura ZUGFeRD es una factura electrónica basada en el estándar ZUGFeRD. Los humanos y las máquinas pueden leerlo porque combina dos elementos en un documento: un archivo de formato de documento portátil (PDF) y un registro de lenguaje de marcado extensible (XML).

Las facturas ZUGFeRD cumplen con la Directiva de la UE 2014/55/UE, que obliga a las empresas y autoridades a procesar facturas digitales para reducir las cargas administrativas y aumentar la eficiencia. Las facturas ZUGFeRD también ofrecen a empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta corporaciones internacionales, un formato de factura estandarizado y fácil de implementar.

• Documento PDF/A-3: se trata de la representación visual de la factura que los humanos pueden leer y que se parece a una factura tradicional.

• Conjunto de datos XML: se trata de datos legibles por máquina que los sistemas de contabilidad o planificación de recursos empresariales (ERP) pueden procesar automáticamente.

Las empresas pueden usar el formato de factura híbrida en transacciones B2B, B2C y de empresa a gobierno (B2G). Es especialmente adecuado para empresas que desean hacer más eficientes sus procesos de facturación sin tener que cambiar inmediatamente a plataformas de facturación electrónica complejas.

¿Cómo funciona la factura ZUGFeRD?

Antes de ZUGFeRD, las empresas enviaban principalmente facturas en forma de copias escaneadas o como archivos adjuntos en PDF en los correos electrónicos. Luego, tenían que transferir manualmente las copias al software de contabilidad, un proceso que consumía mucho tiempo y era propenso a errores.

El formato ZUGFeRD simplifica enormemente este proceso, ya que la factura combina datos visibles y no visibles. Ambos contienen información como la fecha de la factura, la parte de la facturación, los montos y los datos bancarios.

Gracias al posicionamiento fijo de estos datos en formato XML, los programas de contabilidad reconocen la ubicación exacta de cada pieza de información. Esto permite un mayor procesamiento automático de los datos de la factura mediante el software adecuado y reduce las intervenciones manuales. Sin embargo, dado que también pueden ver las facturas de ZUGFeRD sin un software especial, las empresas tienen la opción de procesar la factura de forma manual o mecánica.

¿Quién debe emitir facturas electrónicas?

Desde noviembre de 2020, todos los poderes adjudicadores de Alemania pueden recibir y procesar facturas en formato electrónico. Este requisito tiene como objetivo promover la difusión de las facturas electrónicas en las transacciones comerciales. Por otro lado, la obligación de facturar electrónicamente sirve para mejorar la transparencia y la eficiencia en el sector público. La normativa anterior afectaba principalmente a las empresas que emiten facturas a las administraciones públicas y a las autoridades federales.

A partir del 1 de enero de 2025, se aplica una obligación de factura electrónica a los sectores B2G y B2B en Alemania. A partir de 2025, las empresas que creen facturas para otras empresas y las envíen deberán hacerlo en formato electrónico. Este es el resultado de la Ley de Oportunidades de Crecimiento aprobada por el Consejo Federal en marzo de 2024. Entre otras cosas, tiene como objetivo aumentar la digitalización de los procesos empresariales y la eficiencia en el sistema fiscal.

Sin embargo, la obligación de facturar electrónicamente no es lo mismo que la obligación de emitir una factura ZUGFeRD. Es solo uno de los muchos formatos de factura posibles. Otro estándar muy utilizado es, por ejemplo, el XRechnung, basado exclusivamente en formato XML y que consiste únicamente en líneas de código que leen las máquinas.

Una norma especial para la facturación electrónica se aplica a los pequeños empresarios. Con el fin de permitirles una transición más flexible a los sistemas digitales, la Ley Fiscal Anual 2024 estipuló que los propietarios de pequeñas empresas pueden seguir enviando facturas en formato convencional. Esto significa, entre otras cosas, documentos en papel o archivos PDF. Sin embargo, deben ser capaces de recibir y procesar facturas electrónicas de otras empresas. Puedes encontrar información detallada en nuestro artículo sobre la norma para titulares de pequeñas empresas para 2025.

¿Cómo crean las empresas las facturas ZUGFeRD?

La creación de una factura ZUGFeRD requiere una combinación de software adecuado y una comprensión básica de la estructura del formato. No es recomendable utilizar servicios que conviertan archivos PDF al formato ZUGFeRD. Estos requieren que transfiera los datos de la factura desde el PDF a través del reconocimiento de texto. Este proceso puede introducir errores, por lo que generalmente es una mejor opción reescribir las facturas.

Los pasos más importantes al crear una factura de ZUGFeRD son los que se encuentran a continuación:

Establecer los requisitos técnicos

Para crear una factura ZUGFeRD, necesitas un software adecuado que admita el formato. Puede ser un software de facturación especializado, una solución ERP o una extensión de programas existentes.

Introducir los datos de facturación

La creación de la factura comienza con la introducción de los datos pertinentes de la factura. Debe incluir toda la información obligatoria de conformidad con la Sección 14 de la Ley alemana del impuesto al valor agregado(IVA) (UStG):

• Nombre completo y dirección de la empresa proveedora del producto o servicio

• Nombre completo y dirección del destinatario del producto o servicio

• Fecha de la factura

• Fecha de entrega del producto o servicio

• Número fiscal expedido a la empresa suministradora por la Agencia Fiscal o número de identificación a efectos del IVA (ID del IVA) expedido por la Oficina Federal Central de Tributos (BZSt)

• Número de factura único y consecutivo

• La cantidad y el tipo de productos entregados o el alcance y el tipo de servicio prestado

• Monto neto y bruto

• Tasa impositiva aplicable y el importe del impuesto correspondiente o una referencia a la exención fiscal

Además, deberás facilitar tus datos bancarios. Introduce estos datos en el sistema como en una factura clásica.

Generar el formato ZUGFeRD

El software genera un documento híbrido a partir de los datos introducidos, que contiene un documento PDF y datos XML. Los datos XML cumplen con el estándar internacional UN/CEFACT y contienen la misma información que la factura en PDF.

Revisar y entregar

Antes de enviar la factura, debes comprobar que toda la información es correcta y que los datos XML están completos. Después de eso, puedes entregar la factura. Hay varias opciones disponibles para esto: carga de archivos, archivo adjunto de correo electrónico o plataforma de transmisión especial.

Stripe Invoicing puede ayudar: con una cuenta de Stripe, puedes enviar facturas digitales de forma rápida, sencilla y conforme a la ley utilizando la aplicación del socio de Stripe, Billit. El envío es automático después de una configuración única. Además, podrás ver el estado de entrega de todas tus facturas en cualquier momento y recibirás una notificación en caso de error.

Archivar

Los "Principios para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico" (GoBD) también se aplican a las facturas de ZUGFeRD. Debes archivar las facturas a prueba de auditorías para que estén disponibles sin cambios en todo momento durante el período de retención de diez años.

¿Cuáles son las ventajas de las facturas ZUGFeRD?

Las facturas ZUGFeRD ofrecen a las empresas una variedad de ventajas. Estas son los más importantes:

Cumplimiento de la normativa legal.

ZUGFeRD cumple con las directivas alemanas y europeas. Esto significa que las empresas pueden evitar riesgos legales cuando utilizan este formato de factura electrónica.

Compatibilidad e internacionalidad

ZUGFeRD se basa en el estándar internacional UN/CEFACT, lo que lo hace compatible dentro de la UE y en todo el mundo. Esto es particularmente ventajoso para las empresas con socios comerciales internacionales.

Flexibilidad para las empresas

La factura de ZUGFeRD es legible como un PDF clásico para humanos, mientras que los datos XML permiten el procesamiento automático. Esto ofrece flexibilidad a las empresas, ya que pueden decidir cómo quieren procesar la factura. Esto también significa que cualquier persona o cualquier máquina puede leer las facturas sin un software especial, a diferencia, por ejemplo, de Xinvoices.

Además, las empresas pueden diseñar facturas ZUGFeRD en su imagen de marca corporativa, a diferencia de XRechnung, que no puede contener elementos gráficos ni fuentes individuales.

Integración en sistemas existentes

Las empresas pueden integrar fácilmente ZUGFeRD en los ERP y sistemas contables existentes. Muchas soluciones de software comunes ya admiten el formato. Con ZUGFeRD, las empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de la digitalización sin tener que introducir estructuras complejas de tecnología de la información (TI).

Mejora de la calidad de los datos

Un estándar fijo define todos los datos de las facturas, lo que prácticamente elimina los errores de transmisión. Esto mejora la calidad de los datos.

Ahorro de tiempo y costos

ZUGFeRD puede ayudar a las empresas a hacer más eficiente su facturación. Los datos XML legibles por máquina permiten a las empresas transferir automáticamente los datos de las facturas a los programas de contabilidad. Esto reduce el esfuerzo manual y minimiza los errores en la entrada de datos. Además, las empresas pueden ahorrar en costos de material si ya no imprimen sus facturas en papel.

Sostenibilidad

Abandonar el papel y el correo físico reduce la huella ambiental de las empresas y promueve negocios más sostenibles.

En resumen, las facturas ZUGFeRD ofrecen a las empresas una solución eficiente y preparada para el futuro para la facturación y el procesamiento. Combinan la flexibilidad con la estandarización y ayudan a agilizar los procesos administrativos, reducir los costos y cumplir con los requisitos legales.