À partir de 2025, les entreprises allemandes devront créer et envoyer leurs factures au format électronique pour les activités B2B. L’une des plus courantes est la facture hybride ZUGFeRD.

Dans cet article, vous apprendrez ce qu’est une facture ZUGFeRD, comment elle fonctionne et quels sont les avantages qu’elle offre. Nous expliquons également qui doit émettre les factures ZUGFeRD et comment les utiliser.

Sommaire

• Qu’est-ce que le ZUGFeRD ?
  
• Qu’est-ce qu’une facture ZUGFeRD ?
  
• Comment fonctionne la facture ZUGFeRD ?
  
• Qui doit émettre des factures électroniques ?
  
• Comment les entreprises créent-elles des factures ZUGFeRD ?
  
• Quels sont les avantages des factures ZUGFeRD ?
  

Qu’est-ce que le ZUGFeRD ?

ZUGFeRD est l’abréviation de « Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland » (guide central de l'utilisateur du forum pour la facturation électronique en Allemagne). Il s’agit d’un format de facture hybride standardisé pour les factures électroniques. Comme son nom l’indique, il s’agit d’un guide d’utilisation central que le Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) a développé en 2014.

Le FeRD, fondé à Berlin en 2010, simplifie et numérise l’échange de factures entre les entreprises, les autorités et d’autres organisations. Différents ministères, associations et entreprises ont contribué à la création du FeRD. Le ministère fédéral de l’Économie et de la Protection du climat (BMWK) continue de soutenir le FeRD et a également joué un rôle important dans le développement du ZUGFeRD.

Le format ZUGFeRD est basé sur la directive européenne 2014/55/UE du 16 avril 2014, qui régit l’introduction de la facturation électronique dans les marchés publics, ainsi que la norme EN16931, publiée le 28 juin 2017.

Depuis la version 2.0, le ZUGFeRD intègre également la norme internationale pour les factures, la Cross Industry Invoice (CII) du Centre des Nations Unies pour la facilitation des procédures commerciales et le commerce électronique (CEFACT-ONU). En outre, le ZUGFeRD prend en compte la norme de l’Organisation internationale de normalisation (ISO) 19005-3:2012, qui spécifie l’utilisation du format PDF/A-3 pour l’archivage à long terme des documents.

Qu’est-ce qu’une facture ZUGFeRD ?

Une facture ZUGFeRD est une facture électronique basée sur la norme ZUGFeRD. Humains et machines peuvent la lire parce qu’elle combine deux éléments dans un document : un fichier PDF (Portable Document Format) et un enregistrement XML (Extensible Markup Language).

Les factures ZUGFeRD sont conformes à la directive européenne 2014/55/UE, qui oblige les entreprises et les autorités à traiter les factures électroniques afin de réduire les charges administratives et de gagner en efficacité. Les factures ZUGFeRD offrent également aux entreprises de toutes tailles, des petites entreprises aux multinationales, un format de facture standardisé et facile à mettre en œuvre.

• Document PDF/A-3 : il s’agit de la représentation visuelle de la facture que les humains peuvent lire et qui ressemble à une facture traditionnelle.

• Jeu de données XML : il s’agit de données lisibles par une machine que les systèmes de comptabilité ou de planification des ressources de l’entreprise (ERP) peuvent traiter automatiquement.

Les entreprises peuvent utiliser le format de facture hybride dans les transactions B2B, B2C et B2G (business-to-government). Il est particulièrement adapté aux entreprises qui souhaitent rendre leurs processus de facturation plus efficaces sans devoir basculer immédiatement vers des plates-formes de facturation électronique complexes.

Comment fonctionne la facture ZUGFeRD ?

Avant le format ZUGFeRD, les entreprises envoyaient principalement des factures sous forme de copies scannées ou de pièces jointes PDF dans des e-mails. Elles devaient ensuite transférer manuellement ces copies vers leur logiciel de comptabilité, un processus long et sujet aux erreurs.

Le format ZUGFeRD simplifie considérablement ce processus, car la facture combine des données visibles et non visibles. Dans les deux cas, des informations telles que la date de la facture, l'auteur de la facture, les montants et les coordonnées bancaires sont indiquées.

Grâce au positionnement fixe de ces données au format XML, les logiciels comptables reconnaissent l’emplacement exact de chaque information. Ainsi, les données de la facture peuvent être traitées automatiquement et les interventions manuelles sont réduites. Toutefois, les entreprises conservent la possibilité de traiter manuellement ou mécaniquement les factures ZUGFeRD, puisqu'elles peuvent également les visualiser sans logiciel spécifique.

Qui doit émettre des factures électroniques ?

Depuis novembre 2020, tous les pouvoirs adjudicateurs allemands peuvent recevoir et traiter les factures au format électronique. Cette exigence vise à promouvoir les factures électroniques dans les transactions commerciales. D’autre part, l’obligation de facturer électroniquement contribue à améliorer la transparence et l’efficacité dans le secteur public. La réglementation précédente concernait principalement les entreprises qui émettent des factures à destination des administrations publiques et des autorités fédérales.

Depuis le 1er janvier 2025, une obligation de facturation électronique s’applique aux secteurs B2G et B2B en Allemagne. À partir de 2025, les entreprises qui créent des factures pour d’autres entreprises et les leur envoient devront le faire sous forme électronique. Cette obligation découle de la loi sur les perspectives de croissance adoptée par le Conseil fédéral en mars 2024. Elle vise entre autres à accroître la numérisation des processus d’affaires et l’efficacité du système fiscal.

Toutefois, l’obligation d’émettre une facture électronique n’est pas la même que l’obligation d’émettre une facture ZUGFeRD. Il s'agit simplement d'un des nombreux formats de facture possibles. Une autre norme largement utilisée est, par exemple, la XRechnung, basée exclusivement sur le format XML et constituée uniquement de lignes de code lues par des machines.

Une règle particulière pour la facturation électronique s’applique aux petits entrepreneurs. Afin de garantir une transition plus souple vers les systèmes numériques, la loi fiscale annuelle 2024 stipule que les petits entrepreneurs peuvent continuer à envoyer des factures sous forme conventionnelle. Cela signifie, entre autres, des documents papier ou des fichiers PDF. Cependant, ils doivent être en mesure de recevoir et de traiter les factures électroniques d’autres entreprises. Vous trouverez des informations détaillées dans notre article sur la règle relative aux petits entrepreneurs pour 2025.

Comment les entreprises créent-elles des factures ZUGFeRD ?

La création d’une facture ZUGFeRD nécessite une combinaison de logiciels appropriés et une compréhension de base de la structure du format. Il n’est pas conseillé d’utiliser des services qui convertissent les fichiers PDF au format ZUGFeRD. Ceux-ci vous obligent à transférer les données de la facture à partir du PDF via la reconnaissance de texte. Ce processus peut introduire des erreurs, il est donc généralement préférable de réécrire les factures.

Les principales étapes de la création d'une facture ZUGFeRD sont décrites ci-dessous :

Établir les exigences techniques

Pour créer une facture ZUGFeRD, vous avez besoin d’un logiciel adapté qui prend en charge ce format. Il peut s’agir d’un logiciel de facturation spécialisé, d’une solution ERP ou d’une extension de programmes existants.

Saisir les informations de facturation

La création de la facture commence par la saisie des données de facturation pertinentes. Celles-ci doivent inclure toutes les informations obligatoires conformément à l’article 14 de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (UStG) :

• Le nom et l’adresse complets de l’entreprise fournissant le produit ou le service

• Le nom et l’adresse complets du destinataire du bien ou du service

• La date de la facture

• La date de livraison du produit ou du service

• Le numéro d’identification fiscale délivré à l’entreprise prestataire par l’administration fiscale ou le numéro d’identification TVA (ID TVA) délivré par l’Office central fédéral des impôts (BZSt)

• Le numéro de facture consécutif et unique

• La quantité et le type de produits livrés ou l’étendue et le type de service fourni

• Le montant net et brut

• Le taux d'imposition applicable et le montant de l'impôt correspondant ou une référence à l'exonération de l'impôt

De plus, vous devez fournir vos coordonnées bancaires. Saisissez-les dans le système, comme dans une facture classique.

Générer le format ZUGFeRD

Le logiciel génère un fichier hybride à partir des données saisies, avec un document PDF ainsi que des données XML. Les données XML sont conformes à la norme internationale CEFACT/ONU et contiennent les mêmes informations que la facture PDF.

Vérifier et livrer

Avant d’envoyer la facture, vous devez vérifier que toutes les informations sont correctes et que les données XML sont complètes. Cela fait, vous pouvez envoyer la facture. Différentes options sont disponibles : un téléchargement de fichier, une pièce jointe à un e-mail ou une plateforme de transmission dédiée.

Stripe Invoicing peut vous aider : avec un compte Stripe, vous pouvez envoyer des factures électroniques rapidement, facilement et dans le respect de la législation grâce à l’application Billit, partenaire de Stripe. L’envoi est automatique après une configuration unique. En outre, vous pouvez consulter à tout moment le statut de livraison de toutes vos factures et êtes prévenu en cas d'erreur.

Archivage

Les « Principes pour la tenue et la conservation des livres, registres et documents sous forme électronique » (GoBD) s’appliquent également aux factures ZUGFeRD. Vous devez archiver les factures de manière à ce qu'elles soient disponibles à tout moment, sans modification, pendant la période de conservation de dix ans.

Quels sont les avantages des factures ZUGFeRD ?

Les factures ZUGFeRD offrent de nombreux avantages aux entreprises. En voici les principaux :

Conformité légale

ZUGFeRD est conforme aux directives allemandes et européennes. L'utilisation de ce format de facture électronique permet aux entreprises d'éviter les risques juridiques.

Compatibilité et dimension internationale

Le format ZUGFeRD est basé sur la norme internationale CEFACT/ONU, ce qui le rend compatible au sein de l’UE et dans le monde entier. Ceci est particulièrement avantageux pour les entreprises ayant des partenaires commerciaux internationaux.

Flexibilité pour les entreprises

La facture ZUGFeRD peut être lue comme un PDF classique par les humains, tandis que les données XML permettent son traitement automatique. Les entreprises bénéficient ainsi d'une grande flexibilité, car elles peuvent décider de la manière dont elles souhaitent traiter la facture. Cela signifie également que n'importe quel humain ou n'importe quelle machine peut lire les factures sans logiciel spécial, contrairement à Xinvoices, par exemple.

En outre, les entreprises peuvent intégrer leur image de marque dans les factures ZUGFeRD, contrairement au format XRechnung, qui ne peut pas contenir d'éléments graphiques ou de polices de caractères spécifiques.

Intégration dans les systèmes existants

Les entreprises peuvent facilement intégrer les factures ZUGFeRD dans les ERP et les systèmes comptables existants. De nombreuses solutions logicielles courantes prennent déjà en charge ce format. Avec le format ZUGFeRD, les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier de la numérisation sans devoir adopter des systèmes informatiques complexes.

Amélioration de la qualité des données

Le fait que toutes les données relatives aux factures soient définies par une norme fixe élimine pratiquement tout risque d'erreur de transmission. La qualité des données s'en trouve améliorée.

Gain de temps et d’argent

Le format ZUGFeRD peut aider les entreprises à rendre leur facturation plus efficace. Les données XML lisibles par machine permettent aux entreprises de transférer automatiquement les données de facturation vers des programmes comptables. Cette méthode réduit le travail manuel et les erreurs de saisie des données. En outre, les entreprises peuvent économiser sur les coûts de matériel si elles n'impriment plus leurs factures sur papier.

Développement durable

L'abandon du papier et des envois physiques réduit l'empreinte écologique des entreprises et favorise des pratiques commerciales plus durables.

En résumé, les factures ZUGFeRD offrent aux entreprises une solution de facturation et de traitement efficace et évolutive. Elles allient flexibilité et standardisation et permettent de rationaliser les processus administratifs, de réduire les coûts et de se conformer aux exigences légales.