A partire dal 2025, le aziende tedesche dovranno creare e inviare le loro fatture in formato elettronico per le attività B2B. Una delle più comuni è la fattura ibrida ZUGFeRD.

In questo articolo scopri cos'è una fattura ZUGFeRD, come funziona e quali vantaggi offre. Spieghiamo inoltre chi deve emettere le fatture ZUGFeRD e come utilizzarle.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è ZUGFeRD?
  
• Che cos'è una fattura ZUGFeRD?
  
• Come funziona la fattura ZUGFeRD?
  
• Chi deve emettere le fatture elettroniche?
  
• In che modo le aziende creano le fatture ZUGFeRD?
  
• Quali sono i vantaggi delle fatture ZUGFeRD?
  

Che cos'è ZUGFeRD?

ZUGFeRD è l'acronimo di "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" (Guida per l'utente centrale del Forum per le fatture elettroniche in Germania). È un formato di fattura standardizzato e ibrido per le fatture elettroniche. Il nome indica che si tratta di una guida centrale per l'utente, sviluppata dal Forum per la fatturazione elettronica tedesca (FeRD) nel 2014.

Il FeRD, fondato a Berlino nel 2010, semplifica e digitalizza lo scambio di fatture tra aziende, autorità e altre organizzazioni. Vari ministeri, associazioni e aziende hanno contribuito a creare il FeRD. Il Ministero federale dell'economia e dell'azione per il clima (BMWK, Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschut) continua a sostenere il FeRD e ha anche svolto un ruolo significativo nello sviluppo del formato ZUGFeRD.

Il formato ZUGFeRD si basa sulla direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014, che disciplina l'introduzione della fatturazione elettronica nei contratti pubblici, nonché la norma EN16931, pubblicata il 28 giugno 2017.

A partire dalla versione 2.0, il formato ZUGFeRD integra anche lo standard internazionale per le fatture, denominato Cross Industry Invoice (CII), elaborato dal United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT). Inoltre, il formato ZUGFeRD tiene conto dello standard ISO (International Organization for Standardization) 19005-3:2012, che specifica l'uso del formato PDF/A-3 per l'archiviazione a lungo termine dei documenti.

Che cos'è una fattura ZUGFeRD?

Una fattura ZUGFeRD è una fattura elettronica basata sullo standard ZUGFeRD. Gli utenti e le macchine possono leggerlo perché combina due elementi in un documento: un file PDF (Portable Document Format) e un record XML (Extensible Markup Language).

Le fatture ZUGFeRD sono conformi alla direttiva UE 2014/55/UE, che obbliga le aziende e le autorità a elaborare le fatture elettroniche per ridurre gli oneri amministrativi e aumentare l'efficienza. Le fatture ZUGFeRD offrono inoltre alle aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole imprese alle multinazionali, un formato di fattura facilmente implementabile e standardizzato.

• Documento PDF/A-3: è la rappresentazione visiva della fattura che gli utenti possono leggere e che assomiglia a una fattura tradizionale.

• Set di dati XML: dati leggibili dalla macchina che i sistemi di contabilità o ERP (Enterprise Resource Planning) possono elaborare automaticamente.

Le aziende possono utilizzare il formato di fattura ibrido nelle transazioni B2B, B2C e Business-to-Government (B2G). È particolarmente indicato per le aziende che vogliono rendere più efficienti i propri processi di fatturazione senza dover passare immediatamente a piattaforme di fatturazione elettronica complesse.

Come funziona la fattura ZUGFeRD?

Prima del formato ZUGFeRD, le aziende inviavano per lo più le fatture sotto forma di copie scansionate o come allegati PDF nelle email. Poi l'azienda doveva trasferire manualmente le copie al software di contabilità, un processo dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori.

Il formato ZUGFeRD semplifica notevolmente questo processo, poiché la fattura combina dati visibili e non visibili. Entrambi contengono informazioni come la data della fattura, l'emittente della fattura, gli importi e i dati bancari.

Grazie al posizionamento fisso di questi dati in formato XML, i programmi di contabilità riconoscono l'esatta posizione di ogni informazione. Ciò consente un'ulteriore elaborazione automatica dei dati della fattura da parte di un software appropriato e riduce gli interventi manuali. Tuttavia, poiché possono visualizzare le fatture ZUGFeRD anche senza un software speciale, le aziende hanno la possibilità di elaborare la fattura manualmente o meccanicamente.

Chi deve emettere le fatture elettroniche?

Da novembre 2020, tutte le amministrazioni appaltanti in Germania sono in grado di ricevere ed elaborare le fatture in formato elettronico. Questo requisito mira a promuovere la diffusione delle fatture elettroniche nelle transazioni commerciali. D'altro canto, l'obbligo della fatturazione elettronica serve a migliorare la trasparenza e l'efficienza nel settore pubblico. Il precedente regolamento riguardava principalmente le società che emettono fatture nei confronti delle pubbliche amministrazioni e delle autorità federali.

A partire dal 1° gennaio 2025, in Germania l'obbligo della fatturazione elettronica si applica ai settori B2G e B2B. A partire dal 2025, le aziende che creano e inviano fatture per altre aziende devono farlo in formato elettronico, come previsto dalla legge sulle opportunità di crescita approvata dal Consiglio federale nel marzo 2024. Tra le altre cose, questa legge mira ad aumentare la digitalizzazione dei processi aziendali e l'efficienza del sistema fiscale.

Tuttavia, l'obbligo di fattura elettronica non coincide con l'obbligo di emettere una fattura ZUGFeRD. È solo uno dei tanti formati di fattura possibili. Un altro standard molto utilizzato è, ad esempio, l'XRechnung, basato esclusivamente sul formato XML e costituito solo da righe di codice lette dalle macchine.

Una regola speciale per la fatturazione elettronica si applica ai piccoli imprenditori. Allo scopo di garantire una transizione più graduale ai sistemi digitali, la legge fiscale annuale 2024 ha previsto che i piccoli imprenditori possano continuare a emettere fatture in formato tradizionale, ad esempio documenti cartacei o file PDF. Tuttavia, devono essere in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche di altre aziende. Per informazioni più dettagliate, consulta il nostro articolo relativo alla regola per i titolari di piccole imprese per il 2025.

In che modo le aziende creano le fatture ZUGFeRD?

La creazione di una fattura ZUGFeRD richiede una combinazione di software appropriato e una conoscenza di base della struttura del formato. Non è consigliabile utilizzare servizi che convertono i file PDF nel formato ZUGFeRD, che richiedono il trasferimento dei dati della fattura dal PDF tramite il riconoscimento del testo. Questa procedura può generare errori, quindi in genere è preferibile riscrivere le fatture.

Di seguito sono riportati i passaggi più importanti per la creazione di una fattura ZUGFeRD:

Definisci i requisiti tecnici

Per creare una fattura ZUGFeRD, è necessario un software adatto che supporti il formato. Può trattarsi di un software di fatturazione specializzato, di una soluzione ERP o di un'estensione di programmi esistenti.

Inserisci i dati di addebito

La creazione della fattura inizia con l'inserimento dei relativi dati. Deve includere tutte le informazioni obbligatorie ai sensi della sezione 14 della legge tedesca sull'imposta sul valore aggiunto (IVA) (UStG):

• Nome completo e indirizzo dell'azienda che fornisce il prodotto o servizio

• Nome e indirizzo completi del destinatario del prodotto o servizio

• Data della fattura

• Data di consegna del prodotto o servizio

• Identificativo fiscale rilasciato all'azienda fornitrice dall'ufficio tributario o numero di partita IVA (Partita IVA) rilasciato dall'Ufficio tributario federale centrale tedesco (BZSt)

• Numero di fattura univoco consecutivo

• Quantità e tipo di prodotti consegnati o l'ambito e il tipo di servizio fornito

• Importo netto e lordo

• Aliquota fiscale applicabile e importo dell'imposta corrispondente o un riferimento all'esenzione fiscale

Devi inoltre fornire i tuoi dati bancari. Inserisci questi dati nel sistema proprio come in una fattura classica.

Genera il formato ZUGFeRD

Il software genera un documento ibrido dai dati inseriti, che contiene un documento PDF e dati XML. I dati XML sono conformi allo standard internazionale UN/CEFACT e contengono le stesse informazioni della fattura in formato PDF.

Rivedi e invia

Prima di inviare la fattura, devi verificare che tutte le informazioni siano corrette e che i dati XML siano completi. Poi puoi consegnare la fattura. A tale scopo sono disponibili diverse opzioni: caricamento di file, allegato email o piattaforma di trasmissione speciale.

Stripe Invoicing può essere utile in questo caso: con un account Stripe, puoi inviare fatture elettroniche in modo rapido, semplice e conforme alla legge utilizzando l'app Billit del partner Stripe. L'invio è automatico dopo una configurazione una tantum. Inoltre, puoi visualizzare lo stato di consegna di tutte le tue fatture in qualsiasi momento e riceverai una notifica in caso di errore.

Archivia

I "principi per la corretta gestione e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico" (GoBD) si applicano anche alle fatture ZUGFeRD. Devi archiviare le fatture in modo che siano sempre disponibili inalterate in caso di audit per un periodo di conservazione di dieci anni.

Quali sono i vantaggi delle fatture ZUGFeRD?

Le fatture ZUGFeRD offrono alle aziende una serie di vantaggi. Ecco i più importanti:

Conformità legale

ZUGFeRD è conforme alle direttive tedesche ed europee. Ciò significa che le aziende possono evitare rischi legali quando utilizzano questo formato di fattura elettronica.

Compatibilità e internazionalità

ZUGFeRD si basa sullo standard internazionale UN/CEFACT, che lo rende compatibile all'interno dell'UE e a livello mondiale e particolarmente vantaggioso per le aziende con partner commerciali internazionali.

Flessibilità per le aziende

La fattura ZUGFeRD è leggibile come un classico PDF per gli utenti, mentre i dati XML consentono l'elaborazione automatica per garantire flessibilità alle aziende, in quanto è possibile decidere come elaborare la fattura. Ciò significa anche che chiunque o qualsiasi macchina può leggere le fatture senza software speciali, a differenza, ad esempio, delle fatture Xinvoice.

Inoltre, le aziende possono realizzare fatture ZUGFeRD con il loro branding aziendale, a differenza di XRechnung che non può contenere elementi grafici o caratteri personalizzati.

Integrazione nei sistemi esistenti

Le aziende possono integrare facilmente le fatture ZUGFeRD negli ERP e nei sistemi di contabilità esistenti. Molte soluzioni software comuni supportano già questo formato. Con le fatture ZUGFeRD, le aziende di tutte le dimensioni possono trarre vantaggio dalla digitalizzazione senza dover introdurre strutture informatiche complesse.

Miglioramento della qualità dei dati

Tutti i dati delle fatture sono definiti da uno standard fisso, il che elimina praticamente gli errori di trasmissione e migliora la qualità dei dati.

Risparmio di tempo e costi

Le fatture ZUGFeRD consentono alle aziende di rendere più efficiente la fatturazione. I dati XML leggibili dalla macchina consentono di trasferire automaticamente i dati delle fatture ai programmi di contabilità. Ciò consente di ridurre l'intervento manuale e di minimizzare gli errori in fase di inserimento dati. Inoltre, le aziende possono risparmiare sui costi dei materiali se non stampano più le loro fatture su carta.

Sostenibilità

L'abbandono della carta e della posta fisica riduce l'impatto ambientale delle aziende e promuove un business più sostenibile.

In sintesi, le fatture ZUGFeRD offrono alle aziende una soluzione efficiente e a prova di futuro per la fatturazione e l'elaborazione. Combinano la flessibilità con la standardizzazione e consentono di semplificare le procedure amministrative, ridurre i costi e rispettare i requisiti legali.