从 2025 年起，德国公司必须以电子格式为 B2B 业务创建和发送账单。其中最常见的一种是混合型 ZUGFeRD 账单。

在本文中，您将了解 ZUGFeRD 账单是什么、如何运作以及它所提供的优势。我们还将解释谁应当开具 ZUGFeRD 账单以及如何使用它们。

目录

• 什么是 ZUGFeRD？
  
• 什么是 ZUGFeRD 账单？
  
• ZUGFeRD 账单如何运作？
  
• 谁应该开具电子账单？
  
• 公司如何创建 ZUGFeRD 账单？
  
• ZUGFeRD 账单有哪些优势？
  

什么是 ZUGFeRD？

ZUGFeRD 是“德国电子账单论坛中央用户指南” (Central User Guide of the Forum for Electronic Invoices Germany) 的缩写。它是一种标准化的混合账单格式，适用于电子账单。这个名称表明它是一个中央用户指南，由德国电子账单论坛 (FeRD) 于 2014 年开发。

FeRD 成立于 2010 年，位于柏林，旨在简化和数字化企业、政府机构及其他组织之间的账单交换。多个政府部门、协会和企业参与了 FeRD 的创建。德国联邦经济事务和气候行动部 (BMWK) 仍在支持 FeRD，并在 ZUGFeRD 的开发中发挥了重要作用。

ZUGFeRD 格式基于欧盟 2014/55/EU 指令，该指令于 2014 年 4 月 16 日发布，规定了公共合同电子账单的引入。它还遵循 2017 年 6 月 28 日发布的欧盟标准 EN16931。

从 2.0 版本开始，ZUGFeRD 还整合了联合国贸易便利化与电子商务中心 (UN/CEFACT) 的国际账单标准——跨行业账单 (Cross Industry Invoice，CII)。此外，ZUGFeRD 参考了国际标准化组织 (ISO) 标准 19005-3:2012，该标准规定了使用 PDF/A-3 格式进行文档的长期存档。

什么是 ZUGFeRD 账单？

ZUGFeRD 账单是一种基于 ZUGFeRD 标准的电子账单。它可供人类和机器阅读，因为它在一个文档中结合了两种元素：便携式文档格式 (PDF) 文件和可扩展标记语言 (XML) 记录。

ZUGFeRD 账单符合欧盟 2014/55/EU 指令，该指令要求企业和政府机构处理电子账单，以减少行政负担并提高效率。ZUGFeRD 账单还为各种规模的公司（从小型企业到跨国公司）提供了一种易于实施的标准化账单格式。

• PDF/A-3 文档： 这是账单的可视化表示，人类可以阅读，看起来与传统账单类似。

• XML 数据集： 这是机器可读的数据，可由会计或企业资源规划 (ERP) 系统自动处理。

公司可以在 B2B（企业对企业）、B2C（企业对消费者）以及 B2G（企业对政府）交易中使用混合型账单格式。对于希望提高账单处理效率但又不想立即切换到复杂电子账单平台的公司来说，这种格式尤其适用。

ZUGFeRD 账单如何运作？

在 ZUGFeRD 出现之前，公司通常通过扫描件或电子邮件附件（如 PDF）发送账单。然后，财务人员需要手动将这些副本录入会计软件，这个过程既耗时又容易出错。

ZUGFeRD 格式极大地简化了这一流程，因为它同时包含可见和不可见的数据。这两种数据都包含了账单日期、开账单方、金额和银行详细信息等信息。

由于这些数据在 XML 格式中具有固定位置，会计软件可以识别每条信息的具体位置。这使得适当的软件可以进一步自动处理账单数据，并减少人工干预。然而，由于 ZUGFeRD 账单可以在没有专门软件的情况下查看，因此企业仍然可以选择手动或半自动处理账单。

谁应该开具电子账单？

自 2020 年 11 月以来，德国的所有合同当局都能够接收和处理电子格式的账单。这一要求旨在促进电子账单在商业交易中的传播。另一方面，强制使用电子账单的规定有助于提高公共部门的透明度和效率。此前的法规主要适用于向公共行政机构和联邦当局开具账单的公司。

自 2025 年 1 月 1 日起，德国的 B2G 和 B2B 领域都将适用电子账单义务。从 2025 年起，为其他公司开具并发送账单的企业必须以电子形式进行。这是 2024 年 3 月德国联邦委员会通过的《增长机遇法案》的结果。该法案的目标之一是提高业务流程的数字化程度，并提升税收体系的效率。

然而，电子账单义务并不意味着必须开具 ZUGFeRD 账单。ZUGFeRD 仅仅是众多可能的账单格式之一。另一种被广泛使用的标准是 XRechnung，它完全基于 XML 格式，仅由机器可读的代码行组成。

对于小规模企业，电子账单有特殊规定。为了让他们更灵活地过渡到数字系统，《2024 年度税法》规定，小型企业主仍可以以传统形式发送账单。这意味着他们仍可以使用纸质文件或 PDF 文件等格式。但他们必须能够接收和处理来自其他公司的电子账单。您可以在我们的文章中找到有关 2025 年小型企业主规定的详细信息。

公司如何创建 ZUGFeRD 账单？

创建 ZUGFeRD 账单需要合适的软件以及对其结构的基本理解。不建议使用将 PDF 文件转换为 ZUGFeRD 格式的服务。这些服务需要通过文本识别技术从 PDF 提取账单数据。这一过程可能会引入错误，因此通常更好的选择是直接重新编写账单。

创建 ZUGFeRD 账单的最重要步骤如下：

建立技术要求

要创建 ZUGFeRD 账单，需要支持该格式的软件。这可以是专业的开账单软件、ERP 解决方案，或对现有程序的扩展功能。

输入账单信息

开具账单的第一步是输入相关的账单数据。这些数据必须包含德国增值税法 (UStG) 第 14 条规定的所有必要信息：

• 提供产品或服务的公司的完整名称和地址

• 产品或服务接收方的完整名称和地址

• 账单日期

• 产品交付或服务提供的日期

• 供应公司由税务机关颁发的税号，或由联邦中央税务局 (BZSt) 颁发的增值税识别号 (VAT ID)

• 连续的唯一账单编号

• 所交付产品的数量和类型，或所提供服务的范围和类型

• 净额和总额

• 适用的税率以及相应的税额，或者注明免税情况

此外，您必须提供您的银行账户信息。像传统账单一样，将这些数据输入系统。

生成 ZUGFeRD 格式

软件会根据输入的数据生成一个混合文档，其中包含 PDF 文件和 XML 数据。XML 数据符合 UN/CEFACT 国际标准，并包含与 PDF 账单相同的信息。

审核与发送

在发送账单之前，您应检查所有信息是否正确，XML 数据是否完整。之后，您可以发送账单。发送方式包括文件上传、电子邮件附件或专门的传输平台。

Stripe Invoicing 可以帮助您：通过 Stripe 账户，您可以使用 Stripe partner Billit 的应用程序快速、轻松且合法地发送电子账单。在一次性设置后，账单将自动发送。此外，您可以随时查看所有账单的送达状态，并在发生错误时收到通知。

存档

ZUGFeRD 账单还需符合《电子形式书籍、记录和文件管理与存储的原则》(GoBD)。您必须以可审计的方式存档账单，以确保它们在 10 年的保留期内始终可用且未被更改。

ZUGFeRD 账单有哪些优势？

ZUGFeRD 账单为企业提供了多种优势。以下是最重要的好处：

符合法规要求

ZUGFeRD 符合德国和欧洲的相关法规。这意味着企业在使用这种电子账单格式时可以避免法律风险。

兼容性和国际化

ZUGFeRD 基于国际标准 UN/CEFACT，因此在欧盟及全球范围内都具有兼容性。这对于拥有国际业务合作伙伴的公司尤其有利。

企业灵活性

ZUGFeRD 账单可作为传统 PDF 供人阅读，而 XML 数据则支持自动处理。这使企业能够灵活选择如何处理账单。此外，与 XRechnung 等格式不同，ZUGFeRD 账单可以被任何人或任何机器读取，而无需特殊软件。

此外，企业可以在 ZUGFeRD 账单上使用自己的品牌设计，而 XRechnung 不能包含图形元素或个性化字体。

可集成到现有系统

企业可以轻松地将 ZUGFeRD 集成到现有的 ERP 和会计系统中。许多常见的软件解决方案已经支持该格式。通过 ZUGFeRD，各类企业都可以受益于数字化，而无需引入复杂的信息技术 (IT) 架构。

提高数据质量

固定的标准定义了所有账单数据，几乎完全消除了传输错误。这有助于提高数据质量。

节省时间和成本

ZUGFeRD 可以帮助企业提高开账单效率。机器可读的 XML 数据使企业能够自动将账单数据输入会计软件。这减少了手动工作量，并最大程度地降低了数据输入错误的可能性。此外，如果企业不再打印纸质账单，还可以节省材料成本。

可持续性

减少纸张使用和实物邮寄，有助于降低企业的环境足迹，促进更加可持续的经营方式。

总结：ZUGFeRD 账单为企业提供了一种高效且面向未来的开账单和处理解决方案。它结合了灵活性和标准化，有助于简化行政流程、降低成本，并确保符合法规要求。