A partir de 2025, as empresas alemãs terão de criar e enviar faturas em formato eletrônico para negócios B2B. Uma das mais comuns é a fatura híbrida ZUGFeRD.

Neste artigo, você aprenderá o que é uma fatura ZUGFeRD, como ela funciona e quais as vantagens que oferece. Também explicamos quem deve emitir faturas ZUGFeRD e como usá-las.

Neste artigo:

• O que é ZUGFeRD?
  
• O que é uma fatura ZUGFeRD?
  
• Como funciona a fatura ZUGFeRD?
  
• Quem deve emitir faturas eletrônicas?
  
• Como as empresas criam faturas ZUGFeRD?
  
• Quais são as vantagens das faturas ZUGFeRD?
  

O que é ZUGFeRD?

A sigla ZUGFeRD significa "Guia do Usuário Central do Fórum de Faturas Eletrônicas da Alemanha". É um formato híbrido e padronizado para faturas eletrônicas. O nome indica que este é um guia do usuário central, que o Fórum de Faturamento Eletrônico da Alemanha (FeRD) desenvolveu em 2014.

O FeRD, fundado em Berlim em 2010, simplifica e digitaliza a troca de faturas entre empresas, autoridades e outras organizações. Vários ministérios, associações e empresas ajudaram a criar o FeRD. O Ministério Federal da Economia e Ação Climática (BMWK) continua a apoiar o FeRD e também desempenhou um papel significativo no desenvolvimento da ZUGFeRD.

O formato ZUGFeRD é baseado na Diretriz 2014/55/UE de 16 de abril de 2014, que regulamenta a introdução de faturamento eletrônico em contratos públicos, bem como na norma EN16931, publicada em 28 de junho de 2017.

A partir da versão 2.0, o ZUGFeRD também integra o padrão internacional para faturas, o Cross Industry Invoice (CII) do Centro das Nações Unidas para Facilitação do Comércio e Negócios Eletrônicos (UN/CEFACT). Além disso, o ZUGFeRD leva em consideração a norma ISO (International Organization for Standard) 19005-3:2012, que especifica o uso do formato PDF/A-3 para arquivamento de longo prazo de documentos.

O que é uma fatura ZUGFeRD?

Uma fatura ZUGFeRD é uma fatura eletrônica baseada no padrão ZUGFeRD. Humanos e máquinas podem lê-la porque combina dois elementos em um documento: um arquivo PDF e um registro XML.

As faturas ZUGFeRD cumprem a Diretriz 2014/55/UE da União Europeia, que obriga empresas e autoridades a processar faturas eletrônicas para reduzir os encargos administrativos e aumentar a eficiência. As faturas ZUGFeRD também oferecem a negócios de todos os tamanhos, de pequenas empresas a corporações internacionais, um formato de fatura facilmente implementável e padronizado.

• Documento PDF/A-3: Esta é a representação visual da fatura que os humanos podem ler e que se parece com uma fatura tradicional.

• Conjunto de dados XML: São dados legíveis por máquina que sistemas de contabilidade ou ERP (planejamento de recursos empresariais) podem processar automaticamente.

As empresas podem usar o formato híbrido de fatura em transações B2B, B2C e B2G (business-to-government). É particularmente adequado para empresas que desejam tornar seus processos de faturamento mais eficientes sem ter que mudar imediatamente para plataformas complexas de faturamento eletrônico.

Como funciona a fatura ZUGFeRD?

Antes da ZUGFeRD, as empresas enviavam principalmente faturas na forma de cópias digitalizadas ou como anexos PDF em e-mails. Depois, precisavam transferir manualmente as cópias para o software de contabilidade, um processo demorado e sujeito a erros.

O formato ZUGFeRD simplifica muito esse processo, pois a fatura combina dados visíveis e não visíveis. Ambas contêm informações como data da fatura, seu emissor, valores e dados bancários.

Graças ao posicionamento fixo desses dados em formato XML, os programas de contabilidade reconhecem a localização exata de cada informação. Isso permite um maior processamento automático dos dados da fatura por software apropriado e reduz as intervenções manuais. No entanto, uma vez que também podem visualizar faturas ZUGFeRD sem software especial, as empresas têm a opção de processar a fatura manual ou mecanicamente.

Quem deve emitir faturas eletrônicas?

Desde novembro de 2020, todas as autoridades contratantes na Alemanha podem receber e processar faturas em formato eletrônico. Essa exigência visa promover a divulgação das faturas eletrônicas nas transações comerciais. Por outro lado, a obrigação de faturar eletronicamente serve para melhorar a transparência e a eficiência no setor público. A regulamentação anterior dizia respeito principalmente a empresas que emitem faturas para administrações públicas e autoridades federais.

Desde 1º de janeiro de 2025, uma obrigação de fatura eletrônica se aplica aos setores B2G e B2B na Alemanha. A partir de 2025, as empresas que criam faturas para outras empresas e as enviam devem fazê-lo em formato eletrônico. Isso é resultado da Lei de Oportunidades de Crescimento aprovada pelo Conselho Federal em março de 2024. Entre outras coisas, isso visa aumentar a digitalização dos processos de negócios e a eficiência no sistema tributário.

No entanto, a obrigação de faturar eletronicamente não é a mesma que a obrigação de emitir uma fatura ZUGFeRD. Esse é apenas um dos vários formatos de fatura possíveis. Outro padrão amplamente utilizado é, por exemplo, o XRechnung, baseado exclusivamente no formato XML e consistindo apenas de linhas de código lido por máquinas.

Uma regra especial para faturamento eletrônico se aplica a pequenos empresários. Para permitir uma transição mais flexível para os sistemas digitais, a Lei Tributária Anual de 2024 estipulou que os proprietários de pequenas empresas podem continuar a enviar faturas na forma convencional. Isso significa, entre outras coisas, documentos em papel ou arquivos PDF. No entanto, eles devem ser capazes de receber e processar faturas eletrônicas de outras empresas. Veja informações detalhadas em nosso artigo sobre a regra do proprietário de pequenas empresas para 2025.

Como as empresas criam faturas ZUGFeRD?

Criar uma fatura ZUGFeRD requer uma combinação de software apropriado e uma compreensão básica da estrutura do formato. Não é aconselhável usar serviços que convertam arquivos PDF para o formato ZUGFeRD. Eles exigem que você transfira os dados da fatura do PDF por reconhecimento de texto. Esse processo pode introduzir erros, por isso, geralmente é uma escolha melhor reescrever as faturas.

As etapas mais importantes ao criar uma fatura ZUGFeRD estão abaixo:

Estabelecer os requisitos técnicos

Para criar uma fatura ZUGFeRD, você precisa de um software adequado que suporte o formato. Pode ser um software de faturamento especializado, uma solução ERP ou uma extensão de programas existentes.

Inserir os dados de cobrança

A criação da fatura começa com a inserção dos dados revelantes da fatura. É obrigatório incluir todos os dados obrigatórios de acordo com a Seção 14 da Lei Alemã do Imposto sobre Valor Agregado (UStG):

• Nome completo e endereço da empresa fornecedora do produto ou serviço

• Nome completo e endereço do destinatário do produto ou serviço

• Data da fatura.

• Data de entrega do produto ou serviço.

• Número de identificação fiscal emitido à empresa fornecedora pela repartição fiscal ou o número de identificação do IVA (ID do IVA) emitido pelo Escritório Central de Impostos Federais (BZSt)

• Número de fatura único e consecutivo

• Quantidade e tipo de produtos entregues ou o escopo e tipo de serviço prestado.

• Valor líquido e bruto

• Alíquota aplicável e o valor do imposto correspondente ou uma referência à isenção fiscal

Além disso, é necessário informar seus dados bancários. Insira esses dados no sistema como em uma fatura clássica.

Gerar o formato ZUGFeRD

O software gera um documento híbrido a partir dos dados inseridos, que contém um documento PDF, bem como dados XML. Os dados XML estão em conformidade com o padrão internacional UN/CEFACT e contêm as mesmas informações que a fatura em PDF.

Revisar e entregar

Antes de enviar a fatura, você deve verificar se todas as informações estão corretas e se os dados XML estão completos. Depois disso, você pode entregar a fatura. Várias opções estão disponíveis para isso: um upload do arquivo, anexo de e-mail ou plataforma de transmissão especial.

O Stripe Invoicing pode ajudar aqui: Com uma conta Stripe, você pode enviar faturas eletrônicas de forma rápida, fácil e em conformidade legal usando o aplicativo do parceiro da Stripe, Billit. O envio é automático após uma configuração única. Além disso, você pode visualizar o status de entrega de todas as suas faturas a qualquer momento e receber uma notificação em caso de erro.

Arquivamento

Os "Princípios para a gestão e armazenamento adequados de livros, registros e documentos em formato eletrônico" (GoBD) também se aplicam às faturas ZUGFeRD. Você deve arquivar as faturas de uma maneira à prova de auditoria para que fiquem sempre disponíveis durante o período de retenção de dez anos.

Quais são as vantagens das faturas ZUGFeRD?

As faturas ZUGFeRD oferecem às empresas uma variedade de vantagens. Aqui estão os mais importantes:

Conformidade legal

O ZUGFeRD está em conformidade com as diretrizes alemãs e europeias. Isso significa que as empresas podem evitar riscos legais ao usar esse formato de fatura eletrônica.

Compatibilidade e internacionalidade

O ZUGFeRD baseia-se na norma internacional UN/CEFACT, o que o torna compatível na UE e mundialmente. Isso é particularmente vantajoso para empresas com parceiros de negócios internacionais.

Flexibilidade para empresas

A fatura ZUGFeRD é legível como um PDF clássico para humanos, enquanto os dados XML permitem processamento automático. Isso permite que as empresas tenham mais flexibilidade, pois elas podem decidir como querem processar a fatura. Isso também significa que qualquer ser humano ou qualquer máquina pode ler as faturas sem software especial, ao contrário, por exemplo, das Xinvoices.

Além disso, as empresas podem criar faturas ZUGFeRD com sua marca corporativa, ao contrário do XRechnung, que não pode conter elementos gráficos ou fontes individuais.

Integração em sistemas existentes

As empresas podem facilmente integrar o ZUGFeRD em ERPs e sistemas contábeis existentes. Muitas soluções de software comuns já suportam o formato. Com o ZUGFeRD, empresas de todos os portes podem se beneficiar da digitalização sem ter que introduzir estruturas complexas de tecnologia da informação (TI).

Melhoria na qualidade dos dados

Um padrão fixo define todos os dados da fatura, o que praticamente elimina os erros de transmissão. Isso melhora a qualidade dos dados.

Economia de tempo e custos

O ZUGFeRD pode ajudar as empresas a tornar seu faturamento mais eficiente. Os dados XML legíveis por máquina permitem que as empresas transfiram automaticamente os dados da fatura para programas de contabilidade. Isso reduz o trabalho manual e minimiza erros na entrada de dados. Além disso, as empresas podem economizar em custos com materiais se não imprimirem mais suas faturas em papel.

Sustentabilidade

Abandonar o papel e o correio físico reduz a pegada ambiental das empresas e promove negócios mais sustentáveis.

Em resumo, as faturas ZUGFeRD oferecem às empresas uma solução eficiente e preparada para o futuro em termos de faturamento e processamento. Elas combinam flexibilidade com padronização e ajudam a agilizar processos administrativos, reduzir custos e cumprir requisitos legais.