Ab 2025 müssen deutsche Unternehmen ihre Rechnungen für B2B-Geschäfte in einem elektronischen Format erstellen und versenden. Eines der gängigsten ist die hybride ZUGFeRD-Rechnung.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine ZUGFeRD-Rechnung ist, wie sie technisch funktioniert und welche Vorteile sie bietet. Zudem erklären wir, wer ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen muss und wie dies möglich ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ZUGFeRD?
  
• Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
  
• Wie funktioniert die ZUGFeRD-Rechnung?
  
• Wer muss E-Rechnungen ausstellen?
  
• Wie erstellen Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen?
  
• Welche Vorteile haben ZUGFeRD-Rechnungen?
  

Was ist ZUGFeRD?

Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich dabei um ein standardisiertes, hybrides Rechnungsformat für E-Rechnungen. Der Name verdeutlicht, dass es sich um eine zentrale Anleitung (User Guide) handelt, die vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) 2014 entwickelt wurde.

FeRD wurde 2010 in Berlin mit dem Ziel gegründet, den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen zu vereinfachen und zu digitalisieren. An der Gründung waren daher verschiedene Ministerien, Verbände und Unternehmen beteiligt. Das Bundeswirtschaftsministerium fördert FeRD nach wie vor und hat auch die Entwicklung von ZUGFeRD maßgeblich unterstützt.

Das ZUGFeRD-Format orientiert sich an der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014, die die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen regelt, sowie an der Norm EN16931, die am 28. Juni 2017 veröffentlicht wurde. Ab Version 2.0 integriert ZUGFeRD außerdem den internationalen Standard für Rechnungen, die Cross-Industry-Invoice (CII) des Zentrums der Vereinten Nationen für Handelserleichterungen und elektronische Geschäftsprozesse (UN/CEFACT). Darüber hinaus berücksichtigt ZUGFeRD die ISO-Norm 19005-3:2012, die das PDF/A-3-Format für die langfristige Archivierung von Dokumenten definiert.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die auf dem ZUGFeRD-Standard basiert. Sie kann gleichermaßen von Menschen und Maschinen gelesen werden, da sie in einem Dokument zwei Elemente verbindet: eine PDF-Datei sowie einen XML-Datensatz. Damit wird sie einerseits der europäischen Richtlinie 2014/55/EU gerecht, die Unternehmen und Behörden verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verarbeiten, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Andererseits bietet sie Unternehmen aller Größen – vom kleinen Betrieb zum internationalen Konzern – ein leicht implementierbares und standardisiertes Rechnungsformat.

• PDF/A-3-Dokument: Dies ist die visuelle Darstellung der Rechnung, die für Menschen lesbar ist und wie eine herkömmliche Rechnung aussieht.
  
• XML-Datensatz: Hierbei handelt es sich um maschinenlesbare Daten, die automatisch von Buchhaltungs- oder ERP-Systemen verarbeitet werden können.
  

Das hybride Rechnungsformat kann im B2B-, B2C- und B2G-Geschäftsverkehr genutzt werden. Es eignet sich insbesondere für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse effizienter gestalten wollen, ohne sofort auf komplexe E-Rechnungsplattformen umsteigen zu müssen.

Wie funktioniert die ZUGFeRD-Rechnung?

In der Buchhaltung wurden Rechnungen bislang meist in Form von eingescannten Kopien oder als PDF-Anhänge von E-Mails übermittelt. Diese mussten dann manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen werden – ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Mit dem ZUGFeRD-Format wird dieser Ablauf erheblich vereinfacht, da die Rechnung sichtbare und nicht-sichtbare Daten kombiniert. Beide enthalten Informationen wie das Rechnungsdatum, die Rechnungssteller/innen, die Beträge sowie Bankverbindungen.

Dank der festen Positionierung dieser Daten im XML-Format erkennen Buchhaltungsprogramme genau, wo sich welche Angaben befinden. Dies ermöglicht eine automatische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten durch entsprechende Software und reduziert manuelle Eingriffe. Da ZUGFeRD-Rechnungen jedoch auch ohne spezielle Software betrachtet werden können, haben Unternehmen die Wahl, ob sie die Rechnung manuell oder maschinell verarbeiten möchten.

Wer muss E-Rechnungen ausstellen?

Seit November 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber/innen in Deutschland verpflichtet, Rechnungen in einem elektronischen Format empfangen und verarbeiten zu können. Mit dieser Vorgabe soll zum einen die Verbreitung von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr gefördert werden. Zum anderen dient die Pflicht zur E-Rechnung der Verbesserung von Transparenz und Effizienz im öffentlichen Sektor. Die bisherige Regelung betraf damit in erster Linie Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Verwaltungen und Bundesbehörden ausstellen.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt nicht nur im B2G-, sondern auch in B2B-Bereich in Deutschland eine E-Rechnungspflicht. Unternehmen, die für andere Unternehmen Rechnungen erstellen und diese versenden, müssen dies ab 2025 zwingend in elektronischer Form tun. Hintergrund ist das im März 2024 vom Bundesrat verabschiedete Wachstumschancengesetz. Dieses soll unter anderem die Digitalisierung der Geschäftsprozesse sowie die Effizienz im Steuerwesen erhöhen.

Die Pflicht zur E-Rechnung ist jedoch nicht gleichbedeutend mit der Pflicht zur ZUGFeRD-Rechnung. Sie ist nur eines von vielen möglichen Rechnungsformaten. Ein weiterer weitverbreiteter Standard ist beispielsweise die XRechnung, die ausschließlich auf dem XML-Format basiert, und somit nur aus Codezeilen besteht, die maschinell ausgelesen werden.

Eine Sonderregelung bei der E-Rechnungspflicht gilt für Kleinunternehmen. Um ihnen eine flexiblere Umstellung auf digitale Systeme zu ermöglichen, wurde im Jahressteuergesetz 2024 festgelegt, dass Kleinunternehmer/innen weiterhin Rechnungen in herkömmlicher Form versenden dürfen. Dies meint unter anderem Papierdokumente oder PDF-Dateien. Sie müssen jedoch in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, die sie von anderen Unternehmen erhalten. Ausführliche Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung ab 2025.

Wie erstellen Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen?

Das Erstellen einer ZUGFeRD-Rechnung erfordert eine Kombination aus geeigneter Software und einem grundlegenden Verständnis für die Struktur des Formats. Sie sollten keine Dienste nutzen, die PDF-Dateien in das ZUGFeRD-Format umwandeln. Diese sind sehr fehleranfällig, da die Rechnungsdaten via Texterkennung aus dem PDF herausgelesen werden müssen. Besser ist es, die Rechnungen neu aufzusetzen. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Schritte zum Erstellen einer ZUGFeRD-Rechnung.

Technische Voraussetzungen schaffen

Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie eine geeignete Software, die das Format unterstützt. Dies kann eine spezialisierte Rechnungssoftware, eine ERP-Lösung oder eine Erweiterung für bestehende Programme sein.

Rechnungsdaten eingeben

Das Erstellen der Rechnung beginnt mit der Eingabe der relevanten Rechnungsdaten. Diese müssen sämtliche Pflichtangaben nach § 14 UStG beinhalten. Hierzu zählen:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens

• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin
  beziehungsweise des Leistungsempfängers

• Datum der Rechnungsausstellung

• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung

• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer

• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung

• Netto und Bruttobetrag

• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung

Hinzu kommt noch die Angabe Ihrer Bankverbindung. Diese Daten werden wie bei einer klassischen Rechnung in das System eingegeben.

Generierung des ZUGFeRD-Formats

Die Software generiert aus den eingegebenen Daten ein hybrides Dokument, welches ein PDF-Dokument sowie XML-Daten enthält. Die XML-Daten entsprechen dem internationalen UN/CEFACT-Standard und enthalten die gleichen Informationen wie die PDF-Rechnung.

Prüfung und Versand

Bevor die Rechnung verschickt wird, sollten Sie prüfen, dass alle Angaben korrekt sind und die XML-Daten vollständig vorliegen. Danach kann die Rechnung versandt werden. Hierfür bieten sich verschiedene Optionen an: ein Datei-Upload, ein Versand als E-Mail-Anhang oder über spezielle Übertragungsplattformen.

Unterstützung bietet Ihnen hier Stripe Invoice: Über ein Stripe-Konto können Sie mithilfe der App des Stripe-Partners Billit elektronische Rechnungen schnell, einfach und rechtskonform versenden. Der Versand erfolgt nach einer einmaligen Einrichtung automatisch. Zudem können Sie den Versandstatus all Ihrer Rechnungen jederzeit einsehen und werden im Falle eines Fehlers benachrichtigt.

Archivierung

Auch bei ZUGFeRD-Rechnungen gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD). Sie müssen die Rechnungen revisionssicher archivieren, sodass sie während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit unverändert verfügbar sind.

Welche Vorteile haben ZUGFeRD-Rechnungen?

ZUGFeRD-Rechnungen bieten Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Hier finden Sie die wichtigsten im Überblick.

Rechtskonformität

ZUGFeRD entspricht sowohl den deutschen als auch den europäischen Richtlinien. Damit sind Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite, wenn sie dieses E-Rechnungsformat nutzen.

Kompatibilität und Internationalität

ZUGFeRD basiert auf dem internationalen Standard UN/CEFACT, was es nicht nur innerhalb der EU, sondern auch weltweit kompatibel macht. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit internationalen Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern.

Flexibilität für Unternehmen

Die ZUGFeRD-Rechnung ist als klassisches PDF für Menschen lesbar, während die XML-Daten eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Unternehmen können also flexibel entscheiden, wie sie die Rechnung weiterverarbeiten möchten. Dies bedeutet auch, dass die Rechnungen ohne spezielle Software gelesen werden können – anders als beispielsweise XRechnungen, bei denen das nicht möglich ist.

Zudem können ZUGFeRD-Rechnungen im Corporate Design der Unternehmen gestaltet werden, während bei XRechnungen keine grafischen Elemente oder individuelle Schriftarten verwendet werden können.

Integration in bestehende Systeme

ZUGFeRD lässt sich leicht in vorhandene ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren. Viele gängige Softwarelösungen unterstützen das Format bereits. Mit ZUGFeRD können Unternehmen aller Größen von der Digitalisierung profitieren, ohne dabei aufwendige IT-Strukturen einführen zu müssen.

Verbesserte Datenqualität

Alle Rechnungsdaten sind nach einem festen Standard definiert, wodurch Übertragungsfehler praktisch ausgeschlossen werden. Dies erhöht die Datenqualität.

Zeit- und Kosteneinsparung

ZUGFeRD kann Unternehmen helfen, ihre Rechnungsstellung effizienter zu gestalten. Die maschinenlesbaren XML-Daten ermöglichen eine automatische Übertragung der Rechnungsdaten in Buchhaltungsprogramme. Das reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler bei der Dateneingabe. Zudem können Unternehmen Materialkosten sparen, wenn sie ihre Rechnungen nicht mehr auf Papier drucken.

Nachhaltigkeit

Der Verzicht auf Papier und physische Postwege reduziert den ökologischen Fußabdruck der Unternehmen und fördert eine nachhaltigere Geschäftstätigkeit.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ZUGFeRD-Rechnungen Unternehmen eine effiziente und zukunftssichere Lösung für die Rechnungsstellung und -verarbeitung bieten. Sie kombinieren Flexibilität mit Standardisierung und tragen dazu bei, administrative Prozesse zu verschlanken, Kosten zu senken und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.