A partir de 2025, las empresas alemanas tendrán que crear y enviar sus facturas en formato electrónico para negocios B2B. Una de las más comunes es la factura híbrida ZUGFeRD.

En este artículo, aprenderás qué es una factura ZUGFeRD, cómo funciona y qué ventajas ofrece. También explicamos quién debe emitir facturas ZUGFeRD y cómo utilizarlas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es ZUGFeRD?
  
• ¿Qué es una factura ZUGFeRD?
  
• ¿Cómo funciona la factura ZUGFeRD?
  
• ¿Quién debe emitir facturas electrónicas?
  
• ¿Cómo crean las empresas facturas ZUGFeRD?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de las facturas ZUGFeRD?
  

¿Qué es ZUGFeRD?

La abreviatura ZUGFeRD significa «guía central de usuario del foro para facturas electrónicas en Alemania». Se trata de un formato estandarizado e híbrido de facturas electrónicas. El nombre indica que se trata de una guía central del usuario desarrollada en 2014 por el Forum for Electronic Invoicing Germany (FeRD).

FeRD, fundada en Berlín en 2010, simplifica y digitaliza el intercambio de facturas entre empresas, autoridades y otras organizaciones. Varios ministerios, asociaciones y empresas ayudaron a crear FeRD. El Ministerio Federal de Economía y Acción Climática (BMWK) sigue apoyando a FeRD y también ha desempeñado un papel importante en el desarrollo de ZUGFeRD.

El formato ZUGFeRD se basa en la Directiva 2014/55/EU del 16 de abril de 2014, que regula la introducción de la facturación electrónica en los contratos públicos, así como la norma EN16931, publicada el 28 de junio de 2017.

A partir de la versión 2.0, ZUGFeRD también integra el estándar internacional para facturas, la Factura Intersectorial (CII) del Centro de las Naciones Unidas para la Facilitación del Comercio y los Negocios Electrónicos (UN/CEFACT). Además, ZUGFeRD tiene en cuenta el estándar 19005-3:2012 de la Organización Internacional de Normalización (ISO), que especifica el uso del formato PDF/A-3 para el archivo a largo plazo de documentos.

¿Qué es una factura ZUGFeRD?

Una factura ZUGFeRD es una factura electrónica basada en el estándar ZUGFeRD. Tanto humanos como máquinas pueden leerlo, ya que combina dos elementos en un documento: un archivo en formato de documento portátil (PDF) y un registro en lenguaje de marcado extensible (XML).

Las facturas ZUGFeRD cumplen con la Directiva 2014/55/EU de la UE, que obliga a las empresas y autoridades a procesar facturas electrónicas para reducir las cargas administrativas y aumentar la eficiencia. Las facturas ZUGFeRD también ofrecen a empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta sociedades anónimas internacionales, un formato de factura estandarizado y fácil de implementar.

• Documento PDF/A-3: esta es la representación visual de la factura que el ser humano puede leer y que se parece a una factura tradicional.

• Conjunto de datos XML: se trata de datos legibles electrónicamente que los sistemas de contabilidad o planificación de recursos empresariales (ERP) pueden procesar automáticamente.

Las empresas pueden usar el formato híbrido de factura en transacciones B2B, B2C y de empresa a gobierno (B2G). Es especialmente adecuado para empresas que desean hacer más eficientes sus procesos de facturación sin tener que cambiar inmediatamente a complejas plataformas de facturación electrónica.

¿Cómo funciona la factura ZUGFeRD?

Antes de ZUGFeRD, las empresas enviaban principalmente facturas en forma de copias escaneadas o como archivos adjuntos en PDF en correos electrónicos. A continuación, tenían que transferir manualmente las copias al software de contabilidad, un proceso que requería mucho tiempo y era propenso a errores.

El formato ZUGFeRD simplifica enormemente este proceso, ya que la factura combina datos visibles y no visibles. Ambos contienen información como la fecha de la factura, la parte emisora, los importes y los datos bancarios.

Gracias a la posición fija de estos datos en formato XML, los programas de contabilidad reconocen la ubicación exacta de cada información. Esto permite un mayor procesamiento automático de los datos de la factura mediante el software adecuado y reduce las intervenciones manuales. Sin embargo, dado que también pueden ver las facturas ZUGFeRD sin un software especial, las empresas tienen la opción de procesar la factura de forma manual o mecánica.

¿Quién debe emitir facturas electrónicas?

Desde noviembre de 2020, todas las autoridades contratantes en Alemania pueden recibir y procesar facturas en formato electrónico. Este requisito tiene como objetivo promocionar la difusión de las facturas electrónicas en las transacciones de las empresas. Por otro lado, la obligación de facturar electrónicamente sirve para mejorar la transparencia y la eficiencia en el sector público. La normativa anterior afectaba principalmente a las empresas que emiten facturas a las administraciones públicas y a las autoridades federales.

Desde el 1 de enero de 2025, en Alemania se aplica una obligación de factura electrónica a los sectores B2G y B2B. A partir de 2025, las empresas que creen facturas para otras empresas y las envíen deberán hacerlo en formato electrónico. Esto es resultado de la Ley de Oportunidades de Crecimiento aprobada por el Consejo Federal en marzo de 2024. Entre otras cosas, tiene como objetivo aumentar la digitalización de los procesos empresariales y la eficiencia en el sistema fiscal.

Sin embargo, la obligación de facturar electrónicamente no es lo mismo que la obligación de emitir una factura ZUGFeRD. Es solo uno de los muchos formatos de factura posibles. Otro estándar ampliamente utilizado es, por ejemplo, el XRechnung, basado exclusivamente en formato XML y compuesto únicamente por líneas de código que las máquinas leen.

Una regla especial para la facturación electrónica se aplica a los pequeños empresarios. Para permitirles una transición más flexible hacia los sistemas digitales, la Ley Anual de Impuestos de 2024 estipuló que los pequeños empresarios pueden seguir enviando facturas en formato convencional. Esto significa, entre otras cosas, documentos en papel o archivos PDF. Sin embargo, deben ser capaces de recibir y procesar facturas electrónicas de otras empresas. Puedes encontrar información detallada en nuestro artículo sobre la regla de propietarios de pequeñas empresas para 2025.

¿Cómo crean las empresas facturas ZUGFeRD?

La creación de una factura ZUGFeRD requiere una combinación de software adecuado y un conocimiento básico de la estructura del formato. No es recomendable utilizar servicios que conviertan archivos PDF al formato ZUGFeRD. Estos requieren que transfiera los datos de la factura desde el PDF a través del reconocimiento de texto. Este proceso puede provocar errores, por lo que generalmente es una mejor opción reescribir las facturas.

Los pasos más importantes a la hora de crear una factura ZUGFeRD son los siguientes:

Establecer los requisitos técnicos

Para crear una factura ZUGFeRD, necesitas un software adecuado que admita el formato. Puede ser un software de facturación especializado, una solución ERP o una extensión de los programas existentes.

Introducir la información de facturación

La creación de la factura comienza con la introducción de los datos relevantes de la factura. Debe incluir toda la información obligatoria de conformidad con el artículo 14 de la Ley del impuesto sobre el valor añadido (IVA) (UStG):

• Nombre completo y dirección de la empresa que proporciona el producto o servicio

• Nombre completo y dirección del destinatario del producto o servicio

• Fecha de la factura

• Fecha de entrega del producto o servicio

• Número de identificación fiscal expedido a la empresa suministradora por la oficina fiscal o número de identificación del IVA número de IVA) expedido por la Oficina Federal Central de Impuestos (BZSt)

• Número de factura único y consecutivo

• Cantidad y tipo de productos entregados o el alcance y tipo de servicio prestado

• Importe neto y bruto

• Tipo impositivo aplicable y la cuantía del impuesto correspondiente o referencia a la exención fiscal

Además, debes facilitar tus datos bancarios. Introduce estos datos en el sistema como en una factura clásica.

Generación del formato ZUGFeRD

El software genera un documento híbrido a partir de los datos introducidos, que contiene un documento PDF y datos XML. Los datos XML cumplen con el estándar internacional UN/CEFACT y contienen la misma información que la factura en PDF.

Revisar y entregar

Antes de enviar la factura, debes comprobar que toda la información es correcta y que los datos XML están completos. Después de eso, puedes enviar la factura. Hay varias opciones disponibles para ello: subir el archivo, adjuntarlo en un correo electrónico o utilizar una plataforma de transmisión especializada.

Stripe Invoicing puede ayudarte con esto: con una cuenta de Stripe, puedes enviar facturas electrónicas de forma rápida, sencilla y conforme a la normativa legal utilizando la aplicación de Billit socio de Stripe. El envío es automático después de una configuración única. Además, siempre podrás ver el estado de entrega de todas tus facturas y recibirás una notificación en caso de error.

Archivo

Los «Principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico» (GoBD) también se aplican a las facturas ZUGFeRD. Debes archivar las facturas de manera que se puedan auditar y estén disponibles sin cambios en todo momento durante el período de retención de diez años.

¿Cuáles son las ventajas de las facturas ZUGFeRD?

Las facturas ZUGFeRD ofrecen a las empresas una variedad de ventajas. Estas son los más importantes:

Cumplimiento de la normativa legal:

ZUGFeRD cumple con las directivas alemanas y europeas. Esto significa que las empresas pueden evitar riesgos legales cuando utilizan este formato de factura electrónica.

Compatibilidad e internacionalidad

ZUGFeRD se basa en el estándar internacional UN/CEFACT, lo que lo hace compatible dentro de la UE y en todo el mundo. Esto es especialmente ventajoso para las empresas con socios comerciales internacionales.

Flexibilidad para las empresas

La factura ZUGFeRD se puede leer como un PDF clásico para humanos, mientras que los datos XML permiten el procesamiento automático. Esto ofrece flexibilidad a las empresas, ya que pueden decidir cómo quieren procesar la factura. Esto también significa que cualquier persona o máquina puede leer las facturas sin necesidad de un software especial, a diferencia de, por ejemplo, Xinvoices.

Además, las empresas pueden diseñar facturas ZUGFeRD con su marca corporativa, a diferencia de XRechnung, que no puede contener componentes gráficos ni fuentes individuales.

Integración en sistemas existentes

Las empresas pueden integrar fácilmente ZUGFeRD en los ERP y sistemas de contabilidad existentes. Muchas soluciones de software comunes ya son compatibles con el formato. Con ZUGFeRD, empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de la digitalización sin necesidad de implementar estructuras complejas de tecnología de la información (TI).

Mejora de la calidad de los datos

Un estándar fijo define todos los datos de la factura, lo que prácticamente elimina los errores de transmisión. Esto mejora la calidad de los datos.

Ahorro de tiempo y costes

ZUGFeRD puede ayudar a las empresas a hacer más eficiente su facturación. Los datos XML legibles electrónicamente permiten a las empresas transferir automáticamente los datos de las facturas a los programas de contabilidad. Esto reduce el esfuerzo manual y minimiza los errores en la entrada de datos. Además, las empresas pueden ahorrar en costes de material si ya no imprimen sus facturas en papel.

Sostenibilidad

Abandonar el papel y el correo físico reduce la huella ambiental de las empresas y promueve negocios más sostenibles.

En resumen, las facturas ZUGFeRD ofrecen a las empresas una solución eficiente y preparada para el futuro para la facturación y el procesamiento. Combinan la flexibilidad con la estandarización y ayudan a agilizar los procesos administrativos, reducir los costes y cumplir con los requisitos legales.