Från och med 2025 måste tyska företag skapa och skicka sina fakturor i elektroniskt format för B2B-företag. En av de vanligaste är hybridfakturan ZUGFeRD.

I den här artikeln får du lära dig vad en ZUGFeRD-faktura är, hur den fungerar och vilka fördelar den erbjuder. Vi förklarar också vem som ska utfärda ZUGFeRD-fakturor och hur de används.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ZUGFeRD?
  
• Vad är en ZUGFeRD-faktura?
  
• Hur fungerar ZUGFeRD-fakturan?
  
• Vem ska utfärda e-fakturor?
  
• Hur skapar företag ZUGFeRD-fakturor?
  
• Vilka är fördelarna med ZUGFeRD-fakturor?
  

Vad är ZUGFeRD?

Förkortningen ZUGFeRD står för "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” (Allmän användarguide för forumet för elektroniska fakturor i Tyskland). Det är ett standardiserat hybridfakturaformat för e-fakturor. Namnet indikerar att detta är en allmän användarguide, som Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) utvecklade 2014.

FeRD, som grundades i Berlin 2010, förenklar och digitaliserar utbytet av fakturor mellan företag, myndigheter och andra organisationer. Olika ministerier, föreningar och företag hjälpte till att skapa FeRD. Det federala ministeriet för ekonomi och klimatpolitik (BMWK) fortsätter att stödja FeRD och spelade också en viktig roll i utvecklingen av ZUGFeRD.

ZUGFeRD-formatet är baserat på EU:s direktiv 2014/55/EU från den 16 april 2014, som reglerar elektronisk fakturering vid offentliga upphandlingar, samt standarden EN16931, publicerad den 28 juni 2017.

Från och med version 2.0 integrerar ZUGFeRD också den internationella standarden för fakturor, Cross Industry Invoice (CII) från FN:s Centre for Trade Facilitation and E-business (UN/CEFACT). Dessutom tar ZUGFeRD hänsyn till Internationella standardiseringsorganisationens (ISO) standard 19005-3:2012, som specificerar användningen av PDF/A-3-format för långtidsarkivering av dokument.

Vad är en ZUGFeRD-faktura?

En ZUGFeRD-faktura är en elektronisk faktura baserad på ZUGFeRD-standarden. Människor och maskiner kan läsa den eftersom den kombinerar två element i ett dokument: en PDF-fil (Portable Document Format) och en XML-fil (Extensible Markup Language).

ZUGFeRD-fakturor uppfyller EU-direktivet 2014/55/EU, som ålägger företag och myndigheter att behandla elektroniska fakturor för att minska administrativa bördor och öka effektiviteten. ZUGFeRD-fakturor erbjuder också företag av alla storlekar – från småföretag till internationella storföretag – ett enkelt implementerat och standardiserat fakturaformat.

• PDF/A-3-dokument: Detta är den visuella representationen av fakturan som människor kan läsa som ser ut som en traditionell faktura.

• XML-datauppsättning: Detta är maskinläsbara data som redovisnings- eller ERP-system (Enterprise Resource Planning) kan bearbeta automatiskt.

Företag kan använda hybridfakturaformatet i B2B-, B2C- och B2G-transaktioner (business-to-government). Det är särskilt lämpligt för företag som vill effektivisera sina faktureringsprocesser utan att omedelbart behöva byta till komplexa e-faktureringsplattformar.

Hur fungerar ZUGFeRD-fakturan?

Innan ZUGFeRD skickade företag oftast fakturor i form av skannade kopior eller som PDF-bilagor i e-postmeddelanden. Sedan var de tvungna att manuellt överföra kopiorna till redovisningsprogrammet – en tidskrävande och felbenägen process.

ZUGFeRD-formatet förenklar denna process avsevärt, eftersom fakturan kombinerar synliga och osynliga data. Båda innehåller information som fakturadatum, faktureringspart, belopp och bankuppgifter.

Tack vare den fasta placeringen av dessa data i XML-format känner redovisningsprogram igen den exakta platsen för varje information. Detta möjliggör ytterligare automatisk behandling av fakturadata med lämplig programvara och minskar manuella ingrepp. Men eftersom det också är möjligt att läsa ZUGFeRD-fakturor utan speciell programvara har företag möjlighet att behandla fakturan manuellt eller mekaniskt.

Vem ska utfärda e-fakturor?

Sedan november 2020 kan alla upphandlande myndigheter i Tyskland ta emot och behandla fakturor i elektroniskt format. Detta krav syftar till att främja användningen av e-fakturor i affärstransaktioner. Å andra sidan bidrar skyldigheten att fakturera elektroniskt till att förbättra öppenheten och effektiviteten inom den offentliga sektorn. Den tidigare förordningen gällde främst företag som utfärdar fakturor till offentliga förvaltningar och federala myndigheter.

Från och med den 1 januari 2025 gäller en e-fakturaskyldighet för B2G- och B2B-sektorerna i Tyskland. Från och med 2025 måste företag som skapar fakturor för andra företag och skickar dem göra det i elektronisk form. Detta är ett resultat av Growth Opportunities Act som antogs av förbundsrådet i mars 2024. Det syftar bland annat till att öka digitaliseringen av affärsprocesser och effektiviteten i skattesystemet.

Skyldigheten att e-fakturera är dock inte densamma som skyldigheten att utfärda en ZUGFeRD-faktura. Det är bara ett av många möjliga fakturaformat. En annan standard som används i stor utsträckning är till exempel XRechnung, som uteslutande är baserad i XML-format och endast består av rader med kod som läses av maskiner.

En särskild regel för e-fakturering gäller för småföretagare. För att ge dem en mer flexibel övergång till digitala system föreskrivs i den årliga skattelagen 2024 att småföretagare kan fortsätta att skicka fakturor i konventionell form. Det innebär bland annat pappersdokument eller PDF-filer. De måste dock kunna ta emot och behandla elektroniska fakturor från andra företag. Du hittar detaljerad information i vår artikel om regeln för småföretagare för 2025.

Hur skapar företag ZUGFeRD-fakturor?

Att skapa en ZUGFeRD-faktura kräver både lämplig programvara och en grundläggande förståelse för formatets struktur. Det är inte tillrådligt att använda tjänster som konverterar PDF-filer till ZUGFeRD-formatet. Dessa kräver att du överför fakturadata från PDF-filen via textigenkänning. Den här processen kan leda till fel, så det är i allmänhet ett bättre val att skriva om fakturorna.

De viktigaste stegen när du skapar en ZUGFeRD-faktura finns nedan:

Ta reda på de tekniska kraven

För att skapa en ZUGFeRD-faktura behöver du lämplig programvara som stöder formatet. Det kan vara ett specialiserat faktureringsprogram, en ERP-lösning eller ett tillägg till befintliga program.

Ange faktureringsinformation

För att skapa en faktura behövs först och främst relevanta fakturauppgifter. Fakturan måste innehålla alla obligatoriska uppgifter enligt § 14 i den tyska lagen om mervärdesskatt (UStG):

• Fullständigt namn och adress för det företag som tillhandahåller produkten eller tjänsten

• Fullständigt namn och adress för mottagaren av produkten eller tjänsten

• Datum för fakturan

• Datum för leverans av produkten eller tjänsten

• Skatteregistreringsnummer som utfärdats av skattekontoret till det företag som tillhandahåller en tjänst eller produkt, eller momsregistreringsnummer som utfärdats av den federala skattemyndigheten (BZSt).

• Ett unikt löpnummer för fakturan

• Antal och typ av levererade produkter eller omfattning och typ av tjänst som tillhandahålls

• Netto- och bruttobelopp

• Tillämplig skattesats och motsvarande skattebelopp eller en hänvisning till skattebefrielse

Dessutom måste du ange dina bankuppgifter. Mata in dessa uppgifter i systemet precis som för en klassisk faktura.

Generera en faktura i ZUGFeRD-format

Programmet genererar ett hybriddokument med de inmatade uppgifterna. Det består av både ett PDF-dokument och XML-data. XML-data överensstämmer med den internationella standarden UN/CEFACT och innehåller samma information som PDF-fakturan.

Granska och leverera

Innan du skickar fakturan bör du kontrollera att alla uppgifter är korrekta och att all XML-data är fullständig. Därefter kan du leverera fakturan. Olika alternativ finns tillgängliga för detta: en filuppladdning, e-postbilaga eller speciell överföringsplattform.

Stripe Invoicing kan hjälpa till här. Med ett Stripe-konto kan du skicka elektroniska fakturor snabbt, enkelt och i enlighet med gällande lagar med hjälp av appen från Stripes partner Billit. Utskicket sker automatiskt efter en engångskonfiguration. Dessutom kan du när som helst se leveransstatus för alla dina fakturor och får ett meddelande i händelse av ett fel.

Arkiv

”Principerna för korrekt hantering och förvaring av böcker, register och dokument i elektronisk form" (GoBD) gäller även för ZUGFeRD-fakturor. Du måste arkivera fakturorna på ett revisionssäkert sätt så att de alltid är tillgängliga oförändrade under den tioåriga lagringsperioden.

Vilka är fördelarna med ZUGFeRD-fakturor?

ZUGFeRD-fakturor erbjuder företag en mängd olika fördelar. Här är de viktigaste:

Efterlevnad av lagstiftning

ZUGFeRD uppfyller både tyska och europeiska direktiv. Detta innebär att företag kan undvika juridiska risker när de använder detta e-fakturaformat.

Format som fungerar internationellt

ZUGFeRD bygger på den internationella standarden UN/CEFACT, vilket gör formatet kompatibelt inom EU och globalt. Detta är särskilt fördelaktigt för företag med internationella affärspartner.

Flexibilitet för företag

ZUGFeRD-fakturan är läsbar som en klassisk PDF för människor, medan XML-data möjliggör automatisk bearbetning. Det ger företagen flexibilitet eftersom de kan bestämma hur de vill behandla fakturan. Detta innebär också att vilken människa eller maskin som helst kan läsa fakturorna utan speciell programvara, till skillnad från till exempel Xinvoices.

Dessutom kan företag skapa ZUGFeRD-fakturor med sitt företags varumärkesprofil, till skillnad från XRechnung som inte kan innehålla grafiska element eller enskilda teckensnitt.

Integration i befintliga system

Företag kan enkelt integrera ZUGFeRD i befintliga ERP- och redovisningssystem. Många vanliga programvarulösningar har redan stöd för formatet. Med ZUGFeRD kan företag av alla storlekar dra nytta av digitaliseringen utan att behöva införa komplexa IT-strukturer.

Förbättrad datakvalitet

En fast standard definierar alla fakturadata, vilket praktiskt taget eliminerar överföringsfel. Detta förbättrar datakvaliteten.

Tids- och kostnadsbesparingar

ZUGFeRD kan hjälpa företag att effektivisera sin fakturering. De maskinläsbara XML-uppgifterna gör det möjligt för företag att automatiskt överföra fakturadata till bokföringsprogram. Detta minskar det manuella arbetet och minimerar fel vid datainmatning. Dessutom kan företag spara på materialkostnader om de inte längre skriver ut sina fakturor på papper.

Hållbarhet

Att avstå från papper och fysisk post minskar företagens miljöavtryck och främjar en mer hållbar affärsverksamhet.

Sammanfattningsvis erbjuder ZUGFeRD-fakturor företag en effektiv och framtidssäker lösning för fakturering och bearbetning. De kombinerar flexibilitet med standardisering och hjälper till att effektivisera administrativa processer, minska kostnader och uppfylla lagkrav.