ในปี 2025 บริษัทในเยอรมนีจะต้องสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ของตนเองในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สําหรับธุรกิจแบบ B2B หนึ่งในสิ่งที่พบบ่อยที่สุดคือใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD แบบไฮบริด

ในบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้ว่าใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD คืออะไร มีหลีกการทำงานอย่างไร และมีข้อดีอะไรบ้าง นอกจากนี้ เราจะอธิบายว่าใครควรออกใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD และวิธีใช้งาน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ZUGFeRD คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD มีหลักการทำงานอย่างไร
  
• ใครควรออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
  
• บริษัทต่างๆ จะสร้างใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD อย่างไร
  
• ข้อดีของใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD มีอะไรบ้าง
  

ZUGFeRD คืออะไร

ตัวย่อ ZUGFeRD หมายถึง "Central User Guide of the Forum for Electronic Invoices Germany” หรือคู่มือผู้ใช้ส่วนกลางของฟอรัมสําหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนี" โดยเป็นรูปแบบใบแจ้งหนี้ไฮบริดมาตรฐานสำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ชื่อนี้ระบุว่านี่คือคู่มือผู้ใช้ส่วนกลาง ซึ่งฟอรัมการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ในเยอรมนี (FeRD) พัฒนาขึ้นในปี 2014

FeRD ก่อตั้งขึ้นในกรุงเบอร์ลินในปี 2010 เพื่อทำให้การแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ระหว่างบริษัท หน่วยงานราชการ และองค์กรอื่นๆ ง่ายขึ้นและเป็นระบบดิจิทัล กระทรวง สมาคม และบริษัทต่างๆ มากมายมีส่วนช่วยสร้าง FeRD กระทรวงกิจการเศรษฐกิจและการดำเนินการด้านสภาพภูมิอากาศของรัฐบาลกลาง (BMWK) ยังคงสนับสนุน FeRD และยังมีบทบาทสำคัญในการพัฒนา ZUGFeRD อีกด้วย

รูปแบบ ZUGFeRD จะอิงตามคําสั่ง 2014/55/EU ตั้งแต่วันที่ 16 เมษายน 2014 เป็นต้นไปซึ่งควบคุมการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในสัญญาสาธารณะ รวมถึงคำสั่ง EN16931 มาตรฐานที่เผยแพร่ในวันที่ 28 มิถุนายน 2017

ตั้งแต่เวอร์ชัน 2.0 เป็นต้นไป ZUGFeRD ได้ผสานการทำงานระดับมาตรฐานสากลสำหรับใบแจ้งหนี้ ซึ่งก็คือ ใบแจ้งหนี้ข้ามอุตสาหกรรม (CII) ศูนย์อำนวยความสะดวกการค้าและธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์แห่งสหประชาชาติ (UN/CEFACT) นอกจากนี้ ZUGFeRD ยังนำมาตรฐานขององค์กรมาตรฐานระหว่างประเทศ (ISO) 19005-3:2012 มาพิจารณา ซึ่งระบุให้ใช้รูปแบบ PDF/A-3 สำหรับการเก็บเอกสารในระยะยาว

ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD คือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ตามมาตรฐาน ZUGFeRD มนุษย์และเครื่องสามารถอ่านได้เพราะสามารถรวมสององค์ประกอบไว้ในเอกสาร นั่นก็คือไฟล์เอกสารแบบพกพา (PDF) และบันทึกไฟล์ภาษาการมาร์กอัปที่ขยายได้ (XML)

ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD เป็นไปตามระเบียบข้อบังคับของ EU Directive 2014/55/EU ซึ่งบริษัทและหน่วยงานต่างๆ มีอํานาจในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดภาระด้านการบริหารและเพิ่มประสิทธิภาพ นอกจากนี้ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ยังให้บริการแก่บริษัททุกขนาด ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงบริษัทระดับสากลซึ่งเป็นรูปแบบใบแจ้งหนี้ที่ปรับใช้ได้ง่ายและได้มาตรฐาน

• เอกสาร PDF/A-3: เป็นการแสดงภาพใบแจ้งหนี้ที่มนุษย์สามารถอ่านได้ ซึ่งมีลักษณะเหมือนใบแจ้งหนี้ทั่วไป

• ชุดข้อมูล XML: เป็นข้อมูลที่เครื่องอ่านได้ซึ่งระบบวางแผนการทําบัญชีหรือทรัพยากรองค์กร (ERP) สามารถประมวลผลได้โดยอัตโนมัติ

บริษัทต่างๆ สามารถใช้รูปแบบใบแจ้งหนี้ไฮบริดได้ในธุรกรรม B2B, B2C และแบบธุรกิจกับรัฐบาล (B2G) เหมาะอย่างยิ่งสําหรับบริษัทที่ต้องการให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยไม่จําเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ซับซ้อนในทันที

ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD มีหลักการทำงานอย่างไร

ก่อนจะมี ZUGFeRD บริษัทต่างๆ มักจะส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบสำเนาที่สแกนหรือเป็นไฟล์ PDF แนบมากับอีเมล จากนั้นพวกเขาต้องโอนสําเนาไปยังซอฟต์แวร์การทําบัญชีซึ่งเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาด

รูปแบบ ZUGFeRD ทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นมาก เนื่องจากใบแจ้งหนี้จะรวมข้อมูลที่มองเห็นได้และมองไม่เห็นเข้าด้วยกัน ทั้งสองมีข้อมูล เช่น วันที่ออกใบแจ้งหนี้ ฝ่ายที่ออกใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน และรายละเอียดธนาคาร

ด้วยการกำหนดตำแหน่งข้อมูลในรูปแบบ XML ที่แน่นอน โปรแกรมบัญชีจึงสามารถจดจำตำแหน่งที่แน่นอนของข้อมูลแต่ละชิ้นได้ วิธีนี้ช่วยให้สามารถประมวลผลข้อมูลใบแจ้งหนี้ได้โดยอัตโนมัติโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม และลดงานที่ต้องทําด้วยตัวเอง อย่างไรก็ตาม เนื่องจากบริษัทเหล่านี้สามารถดูใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ได้โดยไม่มีซอฟต์แวร์พิเศษ บริษัทจึงสามารถเลือกประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเองหรือดําเนินการทางกลได้

ใครควรออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

นับตั้งแต่เดือนพฤศจิกายน 2020 หน่วยงานที่มีสัญญาทั้งหมดในเยอรมนีสามารถรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ข้อกําหนดนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อส่งเสริมการเผยแพร่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในธุรกรรมทางธุรกิจ ในทางกลับกัน ภาระผูกพันในการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยเพิ่มความโปร่งใสและประสิทธิภาพในภาคส่วนสาธารณะ กฎระเบียบก่อนหน้านี้เกี่ยวข้องกับบริษัทที่ออกใบแจ้งหนี้ให้กับหน่วยงานบริหารของรัฐและหน่วยงานของรัฐบาลกลางเป็นหลัก

ในวันที่ 1 มกราคม 2025 ภาระหน้าที่ในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีผลบังคับใช้กับภาคธุรกิจแบบ B2G และ B2B ในเยอรมนี ตั้งแต่ปี 2025 เป็นต้นไป บริษัทที่สร้างใบแจ้งหนี้ให้บริษัทอื่นและส่งให้จะต้องดำเนินการดังกล่าวในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ นี่เป็นผลจากกฎหมายว่าด้วยโอกาสการเติบโตที่ผ่านการอนุมัติโดยสภาของรัฐบาลกลางในเดือนมีนาคม 2024 นอกเหนือจากนี้แล้ว บริษัทมีจุดมุ่งหมายในการนำดิจิทัลเข้ามาใช้ในกระบวนการทางธุรกิจและประสิทธิภาพในระบบภาษี

อย่างไรก็ตาม ภาระหน้าที่ในการออกใบแจ้หนี้อิเล็กทรอนิกส์ไม่เหมือนกับหน้าที่ในการออกใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ซึ่งเป็นเพียงรูปแบบใบแจ้งหนี้รูปแบบหนึ่งจากหลายรูปแบบที่เป็นไปได้ มาตรฐานที่ใช้กันอย่างแพร่หลายอีกแบบหนึ่งคือ XRechnung ซึ่งใช้เฉพาะในรูปแบบ XML และประกอบด้วยเฉพาะบรรทัดของโค้ดที่ใชเครื่องอ่านเท่านั้น

กฎพิเศษสําหรับการออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีผลกับผู้ประกอบการรายย่อย กฎหมายว่าด้วยภาษีประจําปี 2024 ระบุว่าเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบทั่วไปได้ต่อไป เพื่อให้การเปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ซึ่งหมายความรวมถึงเอกสารกระดาษหรือไฟล์ PDF อย่างไรก็ตาม บริษัทเหล่านั้นต้องสามารถรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จากบริษัทอื่นได้ คุณสามารถค้นหาข้อมูลโดยละเอียดได้ในกฎของเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสําหรับปี 2025

บริษัทต่างๆ จะสร้างใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD อย่างไร

การสร้างใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมร่วมกับการทําความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับโครงสร้างของรูปแบบ ไม่แนะนําให้ใช้บริการแปลงไฟล์ PDF เป็นรูปแบบ ZUGFeRD คุณต้องโอนข้อมูลใบแจ้งหนี้จากไฟล์ PDF ผ่านระบบจดจำข้อความ กระบวนการนี้อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ ดังนั้นการเขียนใบแจ้งหนี้ใหม่จึงเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

ขั้นตอนสําคัญที่สุดเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD มีดังนี้

สร้างข้อกําหนดทางเทคนิค

หากต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD คุณต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมและรองรับรูปแบบนี้ โดยอาจเป็นซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เฉพาะทาง โซลูชัน ERP หรือส่วนขยายของโปรแกรมที่มีอยู่

ป้อนข้อมูลการเรียกเก็บเงิน

การสร้างใบแจ้งหนี้เริ่มต้นด้วยการป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้จะต้องมีข้อมูลบังคับทั้งหมดตามมาตรา 14 ของพระราชบัญญัติภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ของเยอรมนี (UStG):

• ชื่อและที่อยู่ที่ครบถ้วนของบริษัทที่จัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการ

• ชื่อและที่อยู่ที่ครบถ้วนของผู้รับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

• วันที่ของใบแจ้งหนี้

• วันที่จัดส่งผลิตภัณฑ์หรือบริการ

• หมายเลขภาษีที่ออกให้กับบริษัทผู้จัดหาโดยสำนักงานภาษี หรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT ID) ที่ออกโดยสำนักงานภาษีกลางของรัฐบาลกลาง (BZSt)

• หมายเลขใบแจ้งหนี้แบบต่อเนื่องและไม่ซ้ำกัน

• จํานวนและประเภทของสินค้าที่จัดส่ง หรือขอบเขตและประเภทของบริการที่จัดส่ง

• ยอดสุทธิและยอดขั้นต้น

• อัตราภาษีที่ใช้และจำนวนภาษีที่เกี่ยวข้องหรือการอ้างอิงถึงการยกเว้นภาษี

นอกจากนี้ คุณต้องระบุรายละเอียดธนาคารด้วย ป้อนข้อมูลนี้ในระบบเหมือนกับข้อมูลในใบแจ้งหนี้แบบเก่า

การสร้างรูปแบบ ZUGFeRD

ซอฟต์แวร์จะสร้างเอกสารไฮบริดจากข้อมูลที่ป้อน ซึ่งประกอบด้วยเอกสาร PDF และข้อมูล XML ข้อมูล XML เป็นไปตามมาตรฐานสากลของ UN/CEFACT และมีข้อมูลเดียวกับใบแจ้งหนี้ PDF

ตรวจสอบและส่ง

ก่อนที่คุณจะส่งใบแจ้งหนี้ คุณควรตรวจสอบว่า ข้อมูลทั้งหมดถูกต้องและข้อมูล XML เสร็จสมบูรณ์แล้ว หลังจากนั้น คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้ มีตัวเลือกต่างๆ ที่มีให้เลือกใช้ เช่น การอัปโหลดไฟล์ การแนบไฟล์ทางอีเมล หรือแพลตฟอร์มส่งข้อมูลพิเศษ

Stripe Invoicing สามารถช่วยเหลือได้ในส่วนนี้ เมื่อใช้บัญชี Stripe คุณจะส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างรวดเร็ว ง่ายดาย และปฏิบัติตามกฎหมายด้วยแอปจาก Stripe Partner Billit การจัดส่งจะเป็นไปโดยอัตโนมัติหลังจากการตั้งค่าครั้งเดียว นอกจากนี้ คุณสามารถดูสถานะการจัดส่งของใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้ทุกเมื่อ และจะได้รับการแจ้งเตือนในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด

จัดเก็บถาวร

ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ก็ใช้ "หลักการสําหรับการจัดการและการจัดเก็บบัญชี บันทึก และเอกสารที่เหมาะสมในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์" (GoBD) ด้วยเช่นกัน คุณจะต้องเก็บใบแจ้งหนี้ในรูปแบบที่ป้องกันการตรวจสอบได้ เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้โดยไม่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาในช่วงระยะเวลาเก็บรักษาสิบปี

ข้อดีของใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD มีอะไรบ้าง

ใบแจ้งหนี้ของ ZUGFeRD มีข้อดีสำหรับบริษัทต่างๆ หลายประการ ประโยชน์ที่สําคัญที่สุดมีดังนี้

การปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมาย

ZUGFeRD ปฏิบัติตามคําสั่งทั้งในเยอรมนีและยุโรป ซึ่งหมายความว่าบริษัทสามารถหลีกเลี่ยงความเสี่ยงทางกฎหมายได้เมื่อใช้รูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นี้

ความเข้ากันได้และความเป็นสากล

ZUGFeRD มีรากฐานจากมาตรฐานสากล UN/CEFACT ซึ่งทําให้สามารถใช้งานร่วมกันได้ภายในสหภาพยุโรปและทั่วโลก นี่เป็นข้อได้เปรียบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับบริษัทที่มีพาร์ทเนอร์ธุรกิจระหว่างประเทศ

ความยืดหยุ่นสําหรับบริษัท

ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD สามารถอ่านได้ในรูปแบบ PDF ดั้งเดิมสำหรับมนุษย์ ในขณะที่ข้อมูล XML อนุญาตให้ประมวลผลอัตโนมัติ วิธีนี้จะทำให้บริษัทมีความยืดหยุ่น เนื่องจากสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการประมวลผลใบแจ้งหนี้อย่างไร นอกจากนี้ยังหมายความว่ามนุษย์หรือเครื่องใดๆ สามารถอ่านใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่มีซอฟต์แวร์พิเศษซึ่งแตกต่างจากเช่น Xinvoices

นอกจากนี้ บริษัทต่างๆ สามารถออกแบบใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ในส่วนการสร้างแบรนด์องค์กรของตนได้ ซึ่งแตกต่างจาก XRechnung ที่ไม่สามารถมีองค์ประกอบกราฟิกหรือแบบอักษรแยกส่วนได้

การผสานการทํางานกับระบบที่มีอยู่

บริษัทต่างๆ สามารถผสานการทํางาน ZUGFeRD เข้ากับ ERP และระบบการทําบัญชีที่มีอยู่ได้ง่าย โซลูชันซอฟต์แวร์ทั่วไปมากมายรองรับรูปแบบอยู่แล้ว เมื่อใช้ ZUGFeRD บริษัททุกขนาดจะได้ประโยชน์จากการเป็นระบบดิจิทัลโดยไม่ต้องนำโครงสร้างเทคโนโลยีข้อมูลที่ซับซ้อน (IT) มาใช้

ปรับปรุงคุณภาพข้อมูล

มาตรฐานคงที่จะกำหนดข้อมูลใบแจ้งหนี้ทั้งหมดซึ่งแทบจะขจัดข้อผิดพลาดในการส่งข้อมูลได้ วิธีนี้ช่วยปรับปรุงคุณภาพข้อมูล

การประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

ZUGFeRD ช่วยให้บริษัทต่างๆ ออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ข้อมูล XML ที่เครื่องอ่านได้ช่วยให้บริษัทต่างๆ โอนข้อมูลใบแจ้งหนี้ไปยังโปรแกรมการทําบัญชีได้โดยอัตโนมัติ วิธีนี้ช่วยลดการดำเนินการด้วยตนเองและลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล นอกจากนี้ บริษัทจะประหยัดค่าใช้จ่ายด้านวัสดุได้หากไม่พิมพ์ใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษอีกต่อไป

ความยั่งยืน

การเลิกใช้กระดาษและไปรษณีย์ช่วยบริษัทต่างๆ ลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม และส่งเสริมให้ธุรกิจมีความยั่งยืนมากขึ้น

สรุปแล้ว ใบแจ้งหนี้ของ ZUGFeRD นําเสนอโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้และการประมวลผลที่มีประสิทธิภาพและรองรับอนาคต โดยผสมผสานความยืดหยุ่นเข้ากับมาตรฐาน และช่วยปรับปรุงกระบวนการบริหารจัดการ ลดต้นทุน และปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย