À partir de 2025, les entreprises allemandes devront créer et envoyer leurs factures au format électronique pour les activités C3E (commerce électronique entre entreprises). L'une des plus courantes est la facture hybride ZUGFeRD.

Dans cet article, vous découvrirez en qui consiste une facture ZUGFeRD, son fonctionnement et ses avantages. Nous expliquons également qui doit émettre les factures ZUGFeRD et comment les utiliser.

Contenu de cet article

• Qu'est-ce que ZUGFeRD?
  
• Qu'est-ce qu'une facture ZUGFeRD?
  
• Comment fonctionne la facture ZUGFeRD?
  
• Qui doit émettre les factures électroniques?
  
• Comment les entreprises créent-elles des factures ZUGFeRD?
  
• Quels sont les avantages des factures ZUGFeRD?
  

Qu'est-ce que ZUGFeRD?

L'abréviation ZUGFeRD signifie « Guide d'utilisation central du Forum allemand sur la facturation électronique ». Il s'agit d'un format de facture hybride normalisé pour les factures électroniques. Comme son nom l'indique, il s'agit d'un guide d'utilisation central que le Forum allemand sur la facturation électronique (FeRD) a développé en 2014.

Fondé à Berlin en 2010, le FeRD simplifie et numérise l'échange de factures entre les entreprises, les autorités et d'autres organisations. Différents ministères, associations et entreprises ont contribué à la création du FeRD. Le ministère fédéral de l'Économie et de la Protection du climat (BMWK) continue de soutenir le FeRD et a également joué un rôle important dans le développement du format ZUGFeRD.

Le format ZUGFeRD repose sur la directive européenne 2014/55/UE du 16 avril 2014, qui régit l'introduction de la facturation électronique dans les marchés publics, ainsi que la norme EN16931, publiée le 28 juin 2017.

À partir de la version 2.0, ZUGFeRD intègre également la norme internationale pour les factures, le format Cross Industry Invoice (CII) du Centre des Nations unies pour la facilitation du commerce et les transactions électroniques (CEFACT-ONU). En outre, ZUGFeRD prend en compte la norme de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) 19005-3:2012, qui spécifie l'utilisation du format PDF/A-3 pour l'archivage à long terme des documents.

Qu'est-ce qu'une facture ZUGFeRD?

Une facture ZUGFeRD est une facture électronique basée sur la norme ZUGFeRD. Les humains et les machines peuvent la consulter parce qu'elle combine deux éléments dans un document : un fichier PDF (Portable Document Format) et un enregistrement XML (Extensible Markup Language).

Les factures ZUGFeRD sont conformes à la directive européenne 2014/55/UE qui oblige les entreprises et les autorités à traiter les factures électroniques afin de réduire les charges administratives et d'accroître l'efficacité. Les factures ZUGFeRD offrent également aux entreprises de toutes tailles, des petites entreprises aux multinationales, un format de facture normalisé et facile à mettre en œuvre.

• Document PDF/A-3 : Il s'agit de la représentation visuelle de la facture que les humains peuvent lire et qui ressemble à une facture traditionnelle.

• Jeu de données XML : Il s'agit de données lisibles par machine que les systèmes de comptabilité ou les progiciels de gestion intégrés (PGI) peuvent traiter automatiquement.

Les entreprises peuvent utiliser le format de facture hybride dans les transactions C3E (commerce électronique entre entreprises), CED (commerce électronique de détail) et G2B (transactions gouvernement-entreprise). Ce format est particulièrement adapté aux entreprises qui souhaitent rendre leurs processus de facturation plus efficaces sans avoir à passer immédiatement à des plateformes de facturation électronique complexes.

Comment fonctionne la facture ZUGFeRD?

Avant ZUGFeRD, les entreprises envoyaient principalement des factures sous la forme de copies numérisées ou de pièces jointes au format PDF dans des courriels. Ensuite, elles devaient transférer manuellement les copies vers le logiciel de comptabilité, un processus chronophage et sujet aux erreurs.

Le format ZUGFeRD simplifie considérablement ce processus, car la facture combine des données visibles et non visibles. Les deux contiennent des informations telles que la date de la facture, le destinataire de la facture, les montants et les coordonnées bancaires.

Grâce au positionnement fixe de ces données au format XML, les logiciels comptables reconnaissent l'emplacement exact de chaque information. Cela permet de poursuivre le traitement automatique des données de facturation par un logiciel approprié tout en réduisant les interventions manuelles. Cependant, comme elles peuvent également consulter les factures ZUGFeRD sans logiciel spécial, les entreprises ont la possibilité de traiter la facture manuellement ou mécaniquement.

Qui doit émettre les factures électroniques?

Depuis novembre 2020, toutes les administrations contractantes en Allemagne peuvent recevoir et traiter les factures au format électronique. Cette exigence vise à favoriser la diffusion des factures électroniques dans le cadre des transactions organisationnelles. D'autre part, l'obligation de facturer électroniquement sert à améliorer la transparence et l'efficacité dans le secteur public. La réglementation précédente concernait principalement les entreprises qui émettent des factures aux administrations publiques et aux autorités fédérales.

Depuis le 1er janvier 2025, une obligation de facturation électronique s'applique aux secteurs G2B (transactions gouvernement-entreprise) et C3E (commerce électronique entre entreprises) en Allemagne. À partir de 2025, les entreprises qui créent des factures pour d'autres entreprises et les envoient devront le faire sous forme électronique. C'est le résultat de la loi sur les perspectives de croissance adoptée par le Conseil fédéral en mars 2024. Elle vise notamment à renforcer la numérisation des processus d'affaires et l'efficacité du système fiscal.

Toutefois, l'obligation d'émettre une facture électronique n'est pas la même que l'obligation d'émettre une facture ZUGFeRD. Ce n'est que l'un des nombreux formats de facture possibles. Une autre norme largement utilisée est, par exemple, la XRechnung, basée exclusivement sur le format XML et constituée uniquement de lignes de code lues par les machines.

Une règle particulière en matière de facturation électronique s'applique aux petits entrepreneurs. Afin de leur permettre une transition plus flexible vers les systèmes numériques, la loi fiscale annuelle 2024 dispose que les propriétaires de petites entreprises peuvent continuer à envoyer des factures sous forme conventionnelle. Il s'agit, entre autres, de documents papier ou de fichiers PDF. Cependant, ils doivent être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques d'autres entreprises. Vous trouverez des informations détaillées dans notre article sur la règle relative aux propriétaires de petites entreprises pour 2025.

Comment les entreprises créent-elles des factures ZUGFeRD?

La création d'une facture ZUGFeRD nécessite une combinaison de logiciels appropriés et une compréhension de base de la structure du format. Il n'est pas conseillé d'utiliser des services qui convertissent les fichiers PDF vers le format ZUGFeRD. Ceux-ci vous obligent à transférer les données de la facture à partir du PDF par l’entremise de la reconnaissance de textes. Ce processus peut introduire des erreurs, il est donc généralement préférable de réécrire les factures.

Les étapes les plus importantes lors de la création d'une facture ZUGFeRD sont les suivantes :

Établir les exigences techniques

Pour créer une facture ZUGFeRD, vous avez besoin d'un logiciel adapté qui prend en charge ce format. Il peut s'agir d'un logiciel de facturation spécialisé, d'une solution de type progiciel de gestion intégré (PGI) ou d'une extension de programmes existants.

Saisir les informations de facturation

La création de la facture commence par la saisie des données de facturation pertinentes. Celle-ci doit inclure toutes les informations obligatoires conformément à l'article 14 de la loi allemande (UStG) relative à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) :

• Nom et adresse complets de l'entreprise fournissant le produit ou le service

• Nom et adresse complets du destinataire du produit ou du service

• Date de la facture

• Date de livraison du produit ou du service

• Le numéro d'identification fiscale délivré à l'entreprise fournisseur par l'administration fiscale ou le numéro d'identification à la TVA (numéro de TVA) délivré par l'Office central fédéral des impôts (BZSt)

• Le numéro de facture unique consécutif

• La quantité et le type de produits livrés ou l'étendue et le type de service fourni

• Montant net et brut

• Taux de taxe applicable et montant de taxe correspondant ou une référence à l’exonération fiscale

De plus, vous devez fournir vos coordonnées bancaires. Saisissez ces données dans le système comme dans une facture classique.

Génération du format ZUGFeRD

Le logiciel génère un document hybride à partir des données saisies, qui contient un document PDF ainsi que des données XML. Les données XML sont conformes à la norme internationale CEFACT-ONU et contiennent les mêmes informations que la facture PDF.

Vérification et envoi

Avant d'envoyer la facture, vous devez vérifier que toutes les informations sont correctes et que les données XML sont complètes. Après cela, vous pouvez envoyer la facture. Différentes options sont disponibles pour cela : téléversement du fichier, pièce jointe à un courriel ou plateforme de transmission spéciale.

Stripe Invoicing peut vous aider dans ce cas : Avec un compte Stripe, vous pouvez envoyer des factures électroniques rapidement, facilement et de manière conforme à la loi en utilisant l'application de partenaire Stripe Billit. L'envoi est automatique après une configuration unique. De plus, vous pouvez consulter à tout moment l'état de livraison de toutes vos factures et recevoir une notification en cas d'erreur.

Archivage

Les « Principes de tenue et de conservation des livres, enregistrements et documents sous forme électronique » (GoBD) s'appliquent également aux factures ZUGFeRD. Vous devez archiver les factures de manière sécurisée pour qu'elles soient disponibles inchangées à tout moment pendant la période de conservation de dix ans.

Quels sont les avantages des factures ZUGFeRD?

Les factures ZUGFeRD offrent aux entreprises de nombreux avantages. Voici les plus importants :

Conformité juridique

ZUGFeRD est conforme aux directives allemandes et européennes. Cela signifie que les entreprises peuvent éviter les risques juridiques en utilisant ce format de facture électronique.

Compatibilité et internationalité

Le format ZUGFeRD repose sur la norme internationale CEFACT-ONU, ce qui le rend compatible au sein de l'UE et dans le monde entier. Ceci est particulièrement avantageux pour les entreprises qui ont des partenaires commerciaux internationaux.

Flexibilité pour les entreprises

La facture ZUGFeRD est lisible comme un PDF classique pour les humains, tandis que les données XML permettent un traitement automatique. Cela offre aux entreprises une certaine flexibilité, car elles peuvent décider de la manière dont elles souhaitent traiter la facture. Cela signifie également que n'importe quel humain ou n'importe quelle machine peut lire les factures sans logiciel spécial, contrairement par exemple à Xinvoices.

De plus, les entreprises peuvent concevoir des factures ZUGFeRD en phase avec leur identité de marque, contrairement à XRechnung qui ne peut pas contenir d'éléments graphiques ou de polices individuelles.

Intégration dans les systèmes existants

Les entreprises peuvent facilement intégrer ZUGFeRD dans les PGI et les systèmes comptables existants. De nombreuses solutions logicielles courantes prennent déjà en charge ce format. Avec ZUGFeRD, les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier de la numérisation sans avoir à mettre en place des structures informatiques complexes.

Amélioration de la qualité des données

Une norme figée définit toutes les données de facturation, ce qui élimine pratiquement les erreurs de transmission. Cela améliore la qualité des données.

Gain de temps et d'argent

ZUGFeRD peut aider les entreprises à rendre leur facturation plus efficace. Les données XML lisibles par machine permettent aux entreprises de transférer automatiquement les données de facturation vers des programmes comptables. Cela permet de réduire les efforts manuels, mais également les erreurs de saisie des données. De plus, les entreprises peuvent réaliser des économies sur les coûts matériels si elles n'impriment plus leurs factures sur papier.

Durabilité

L'abandon du papier et du courrier physique réduit l'empreinte écologique des entreprises et favorise des activités plus durables.

En résumé, les factures ZUGFeRD offrent aux entreprises une solution de facturation et de traitement à la fois efficace et pérenne. En plus d'allier flexibilité et normalisation, elles permettent de rationaliser les processus administratifs, de réduire les coûts et de se conformer aux exigences légales.