电子账单正逐渐成为德国企业对企业 (B2B) 领域中的标准。然而，强制性电子账单存在豁免情况，这在实际操作中经常导致不确定性。同时，究竟哪些账单格式在法律中被视为电子账单往往不够明确。

在本文中，您将了解关于强制性数字化计费的重要信息，包括与小规模企业主相关的内容。我们将澄清常见的误解，并概述允许使用的数字化账单类型。我们还将详细说明哪些义务适用于您以及从何时开始适用、违反规定可能产生的后果以及如何调整您的会计系统以适应新要求。

本文内容

• 关于强制性电子账单的误解
  
• 德国的电子账单需要符合哪些条件？
  
• 哪些主体必须遵守强制性电子账单规定，以及从何时开始？
  
• 开具不正确的电子账单有哪些风险？
  
• Stripe Invoicing 如何帮助小规模企业主遵守强制性电子账单规定
  
• 清单：小规模企业主的电子账单
  

关于强制性电子账单的误解

德国的中小企业常认为自身豁免于强制性电子账单的要求。以下是一些普遍存在的误解：

电子账单适用于大公司

一些个体经营者认为，强制性数字化计费仅适用于较大的公司。然而，公司规模与是否需要电子账单没有直接关系。

仅政府合同需要电子账单

长期以来，强制性电子计费主要适用于向公共部门客户开具的账单。因此，一些企业认为，只要他们不为上述客户开具账单，就可以豁免于此项计费要求。尽管如此，新规定正在逐步扩大电子账单的使用范围，包括 B2B 账单。这意味着受强制性数字化账单影响的不再仅仅是企业对政府 (B2G) 合同。

账单数量决定电子账单是否是强制要求

另一个误解与账单数量有关。一些公司只开具少量计费文件，并认为新的数字化规定不适用于它们。然而实际上，无论公司发送多少账单，法律规定都适用。

德国的电子账单需要符合哪些条件？

电子账单以数字方式创建、发送和接收，其内容与纸质或 PDF 计费文件相同。但与这些文件格式不同的是，电子账单采用结构化的、机器可读的布局，可被会计系统或企业资源计划 (ERP) 系统自动处理。要使电子账单被视为正式的付款请求，它必须符合某些法律标准。在德国，电子账单的正式要求由《德国增值税法》(UStG) 第 14 条以及欧盟第 2014/55/EU 号指令规定。

电子计费文件简化了数字处理、存档和审计。它们减少了错误，加快了处理速度，并提高了安全性。电子账单还有助于确保遵守法律法规，并防止欺诈或逃税。

为了确保处理顺利，电子账单必须遵循标准化结构。该国使用的主要标准是 XRechnung 和 ZUGFeRD。

XRechnung

XRechnung 是德国电子计费文件的通用结构。它依赖于 XML（可扩展标记语言），许多人将其称为基于 XML 的账单。与可直接阅读的文档不同，XRechnung 完全由代码行形式的数据集构成，因此需要专用软件才能将其中的信息转换为人类可读的格式。所有账单数据都有预定的位置，因此可以完全由机器读取和处理。

ZUGFeRD 账单

ZUGFeRD 账单是一种混合格式，它将 PDF 与 XML 合并为单一文档。PDF 可供人类阅读，外观与常规计费文件相似；而 XML 数据集则存储了机器可读的信息，可由会计或 ERP 系统通过自动化方式处理。与 XRechnung 不同，接收方无需特殊工具即可查看该文档。

哪些主体必须遵守强制性电子账单规定，以及从何时开始？

多个欧盟成员国多年来一直在推进账单数字化改革。2022 年 12 月，欧盟委员会提出了一项指令提案，作为其“数字时代增值税 (ViDA)”倡议的一部分。该指令的目标之一是推广电子计费文件，并为增值税 (VAT) 申报义务提供可靠的数据源。

在国家层面，德国通过《增长机会法案》实施了这些规定，该法案于 2024\ 年由联邦参议院批准。因此，B2B 实体今后必须使用数字化计费方式。立法者正在分阶段实施这些要求，以支持从纸质和 PDF 文档顺利过渡到标准化电子账单。

实施时间线

相关部门正在按照以下规划分阶段推行电子账单的强制使用：

• 从 2020 年 11 月 27 日开始，账单开具方有义务以电子账单形式向公共机构开具供应账单。

• 从 2025 年 1 月 1 日起，德国所有企业必须能够接收电子账单。从 2025 年 1 月 1 日到 2026 年 12 月 31 日期间，计费企业还可以开具电子账单之外的其他类型的账单\。纸质文件始终被允许使用，而除电子账单以外的任何计费格式均须获得接收方的同意\。

• 2026 年收入低于 80 万欧元的企业可以继续开具纸质账单或其他电子账单，直至 2027\ 年 12 月 31 日。

• 原则上，从 2028 年起，电子账单将成为标准形式。

对小规模企业主强制性电子账单的豁免

在上一个日历年度总收入不超过 2.5 万欧元且预计在当前日历年度不超过 10 万欧元的德国企业，可以适用小规模企业主规则（根据《德国增值税法》(UStG) 第 19 条）。申请该身份可免除您缴纳增值税的义务。因此，账单不需要显示增值税，也无需向税务局缴纳增值税。该身份还免除某些行政义务，包括提交增值税预申报的义务。

从 2025 年开始，小规模企业主必须能够接收和处理电子账单。同时，关于电子账单的生成有一项特殊规定。《德国 2024 年年度税法》明确他们无需发送电子账单。《德国增值税实施条例》(UStDV) 第 34a 条明确了这一规定。根据该规定，小规模企业主仍然可以自由开具所谓的其他计费文件，例如纸质或 PDF 账单。因此，2027\ 年之后，他们将不会被要求开具结构化的数字账单。

强制性电子账单的其他豁免

在以下情况下，该国的企业并非同样有义务发送电子账单：

• 向个人开具的账单（企业对消费者，简称 B2C）：发送方无需为非商业接收方创建数字化账单。发送方可以继续以纸质或 PDF 文档形式提供这些账单。

• 小额账单：小额账单的总金额不超过 250 欧元，开具方可继续使用其他计费格式。

• 免税收入：根据《德国增值税法》(UStG) 第 4 条的定义，强制性电子账单的规定不适用于多种类型的免税收入。

• 交通票据账单：根据《德国增值税实施条例》第 34 条的定义，交通票据账单也豁免于强制性电子账单义务。

无论法律是否要求发送数字账单，德国的每家企业都必须能够接收、处理和存档电子账单。

开具不正确的电子账单有哪些风险？

现代电子账单工具在发送前会自动检查账单是否有误。如果缺少必要信息或文件不符合规范，系统会标记问题，并且通常会拒绝后续操作。系统会在发送前识别出这些问题，有助于避免错误。

技术问题仍可能出现，人工也可能出错，例如在输入金额、账单编号或税率时。软件并不总能自行发现这些错误。

在某些情况下，接收方可能无法正确读取包含错误或缺失信息的电子账单。一旦发生这种情况，会计团队需要进行额外核查，并可能拒收该计费文件。发送方随后需纠正错误并重新发送，这会导致行政工作量增加和付款延迟。

不符合法律规定的电子账单也可能面临税务机关的追责，在最严重的情况下，会导致罚款和补缴税款。因此，企业需要核实其电子账单符合正式标准且内容经过检查。

Stripe Invoicing 如何帮助小规模企业主遵守强制性电子账单规定

电子账单义务也促使接收（而非发送）数字账单的小规模企业主调整其会计设置。许多人仍然以纸质形式或简单的 PDF 文件处理计费文件。随着标准化电子账单文件类型的引入，他们现在必须能够读取机器可读账单。小规模企业主也可以自愿选择发送电子账单。

Stripe Invoicing 帮助小规模企业主生成、发送和管理电子账单。使用 Invoicing，只需几分钟即可生成通过自动化审核并符合标准的单次或定期电子账单。通过自动化账单生成，小规模企业主可以最大限度地减少错误并遵守所有规定。

Stripe 会自动跟踪账单状态，发送付款提醒，并处理退款。同时，Stripe Payments为小规模企业主提供了超过 100 种可提供给客户使用的支付方式。

清单：小规模企业主的电子账单

德国的小规模企业主可以继续自行开具账单，包括 2027\ 年之后发送的账单。尽管如此，现在熟悉结构化的电子账单格式仍是明智之举，以防您的某个商业伙伴更倾向于使用此类格式。此外，一旦公司超过小规模企业主的门槛，电子账单就成为强制性要求。

过渡到电子账单文件类型并不需要对您的账户系统进行全面改动，但确实需要一些组织和技术上的调整。通过采取以下步骤，小规模企业主可以确保遵守法律规定，并按时调整其开单流程。

确保您可以接收电子账单

从 2025 年 1 月开始，德国的所有企业，包括小规模企业主，必须能够接收电子账单。因此，每个企业都必须确认其具备处理标准化账单格式（如 XRechnung 或 ZUGFeRD）的技术能力。为此，需要合适的软件或具有电子账单功能的会计系统。

选择合适的会计软件

检查您的会计或簿记软件是否支持标准化电子账单文件类型——理想情况下应当能够接收和生成电子账单。如果当前系统不具备这些功能，请选择合适的供应商，例如 Stripe Invoicing。

调整开单流程

需要仔细审查现有的开单和处理工作流程。需要以结构化布局捕获数据，以便按要求自动处理。在必要时调整这些方法。

通知员工和客户

通知所有参与账单处理的员工有关新工作流程和规则的信息。对所使用的工具或新格式进行简短培训有助于防止错误。如果您想发送电子账单，必须提前通知您的商业伙伴。

确保归档合规

电子账单必须像纸质凭证一样妥善归档。请以符合审计要求的方式保存所有电子账单，并确保在需要时能够轻松追溯。

德国小规模企业主的电子账单常见问题解答

以下，您将找到关于小规模企业主强制性电子账单最常见问题的答案。