La fatturazione elettronica, o e-invoicing, sta gradualmente diventando lo standard nel settore business-to-business (B2B) in Germania. Tuttavia, esistono delle eccezioni all'obbligo di fatturazione elettronica, che, nella pratica, spesso causano incertezza. Allo stesso tempo, spesso non è chiaro quali formati di fattura la normativa consideri effettivamente elettronici.

In questo articolo troverai le informazioni più importanti sulla fatturazione digitale obbligatoria, anche in relazione ai piccoli imprenditori. Sfateremo i luoghi comuni e forniremo una panoramica dei tipi di fattura digitale consentiti. Forniremo inoltre una spiegazione dettagliata di quali obblighi si applicano a te e a partire da quando, quali sono le potenziali conseguenze della violazione delle norme e come preparare il tuo sistema contabile ai nuovi requisiti.

Contenuto dell'articolo

• Falsi miti sull'obbligo di fatturazione elettronica
  
• Che cosa si intende per fattura elettronica in Germania
  
• Chi deve ottemperare all'obbligo di fatturazione elettronica e quando?
  
• Rischi legati all'emissione di fatture elettroniche errate
  
• In che modo Stripe Invoicing aiuta i piccoli imprenditori a conformarsi all'obbligo di fatturazione elettronica
  
• Checklist: fatture elettroniche per i piccoli imprenditori
  

Falsi miti sull'obbligo di fatturazione elettronica

Le piccole imprese in Germania, in particolare, spesso ritengono di essere esenti dall'obbligo di fatturazione elettronica. Di seguito sono riportati alcuni malintesi molto diffusi:

La fatturazione elettronica si applica alle grandi aziende

Alcuni lavoratori autonomi ritengono che l'obbligo di fatturazione digitale si applichi esclusivamente alle grandi aziende. Tuttavia, le dimensioni di un'azienda non hanno alcuna influenza diretta sull'obbligo o meno di utilizzare la fatturazione elettronica.

L'obbligo di fatturazione elettronica è previsto solo per gli appalti pubblici

Per molto tempo, la fatturazione elettronica obbligatoria si è applicata principalmente alle fatture emesse ai clienti del settore pubblico. Alcune attività, quindi, ritengono di essere esenti da questo tipo di fatturazione, purché inviino fatture esclusivamente ad altre aziende. Tuttavia, le nuove norme sulla fatturazione elettronica stanno gradualmente estendendo l'uso delle fatture elettroniche, comprese quelle B2B. Ciò significa che non sono più solo i contratti business-to-government (B2G) a essere interessati dall'obbligo di fatturazione digitale.

Il volume delle fatture determina se esiste l'obbligo di fatturazione elettronica

Un altro equivoco riguarda il volume delle fatture. Alcune aziende emettono solo pochi documenti di fatturazione e presumono che le nuove normative digitali non si applichino a loro. In realtà, le disposizioni di legge si applicano indipendentemente dal numero di fatture emesse da un'azienda.

Che cosa si intende per fattura elettronica in Germania

Una fattura elettronica viene creata, inviata e ricevuta in formato digitale. Contiene gli stessi dettagli di un documento di addebito cartaceo o in formato PDF. A differenza di questi tipi di file, utilizza un layout strutturato e leggibile da un computer che i sistemi di contabilità o di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) possono elaborare automaticamente. Affinché una fattura elettronica sia considerata una richiesta di pagamento ufficiale, deve soddisfare determinati criteri legali. In Germania, i requisiti formali per le fatture elettroniche sono regolati dalla Sezione 14 della legge tedesca sull'IVA (UStG) e dalla Direttiva UE 2014/55/UE.

I documenti elettronici di fatturazione semplificano l'elaborazione, l'archiviazione e la revisione digitale. Riducono gli errori, accelerano la gestione e migliorano la sicurezza. Le fatture elettroniche aiutano inoltre a garantire la conformità alle normative di legge e a prevenire frodi o evasione fiscale.

Per garantire una gestione fluida, le fatture elettroniche devono seguire una struttura standardizzata. Gli standard principali utilizzati nel Paese sono XRechnung e ZUGFeRD.

XRechnung

XRechnung funge da struttura comune per la fatturazione elettronica in Germania. Si basa su XML (Extensible Markup Language) e molti la definiscono una fattura basata su XML. Anziché un documento leggibile, consiste esclusivamente in un set di dati sotto forma di righe di codice. Richiede quindi un software specifico per rendere leggibili agli esseri umani i dati in essa contenuti. Tutti i dati della fattura hanno uno spazio predefinito e sono quindi strutturati per essere completamente leggibili ed elaborabili dai sistemi informatici.

Fattura ZUGFeRD

La fattura ZUGFeRD è in un formato ibrido che combina un file PDF e un file XML in un unico documento. Una persona può leggere il PDF, che è simile a un documento di fatturazione tradizionale. Il file XML contiene dati leggibili dai sistemi informatici che possono essere elaborati automaticamente dai sistemi contabili o ERP. A differenza della XRechnung, i destinatari non hanno bisogno di strumenti specifici per visualizzare il documento.

Soggetti obbligati alla fatturazione elettronica e tempistiche di applicazione

Diversi Stati membri dell'Unione Europea stanno portando avanti da diversi anni riforme volte alla digitalizzazione delle fatture. Nel dicembre 2022, la Commissione europea ha presentato una proposta di direttiva nell'ambito della sua iniziativa "IVA nell'era digitale (ViDA)". Uno degli obiettivi di questa direttiva è promuovere la fatturazione elettronica e fungere da fonte di dati affidabile sugli obblighi di rendicontazione dell'imposta sul valore aggiunto (IVA).

A livello nazionale, la Germania ha implementato queste norme attraverso la Legge sulle opportunità di crescita, ratificata dal Bundesrat (Consiglio federale) nel 2024. Di conseguenza, le entità B2B dovranno utilizzare la fatturazione digitale in futuro. I legislatori stanno introducendo gradualmente i requisiti per favorire una transizione graduale dai documenti cartacei e PDF alle fatture elettroniche standardizzate.

Tempistiche di implementazione

Le autorità stanno introducendo gradualmente l'uso obbligatorio delle fatture elettroniche come segue:

• A partire dal 27 novembre 2020, i soggetti emittenti sono tenuti a emettere fattura elettronica per le cessioni agli enti pubblici.

• A partire dal 1° gennaio 2025, tutte le attività in Germania dovranno essere in grado di ricevere fatture elettroniche. Le attività potranno emettere altri tipi di fatture, oltre a quelle elettroniche, dal 1° gennaio 2025 al 31 dicembre 2026. I documenti cartacei rimangono ammessi in ogni momento, mentre qualsiasi formato di fattura diverso da quello elettronico richiede l'approvazione del destinatario.

• Le attività con ricavi inferiore a 800.000 € nel 2026 possono continuare a emettere fatture cartacee o altre fatture elettroniche fino al 31 dicembre 2027.

• Di norma, le fatture elettroniche diventeranno la forma standard a partire dal 2028.

Esenzioni dall'obbligo di fatturazione elettronica per i piccoli imprenditori

Le attività tedesche i cu i ricavi totali non hanno superato i 25.000 € nell'anno solare precedente e che non dovrebbero superare i 100.000 € nell'anno solare in corso possono applicare la norma per i piccoli imprenditori ai sensi della Sezione 19 dell'UStG. Richiedere tale status esonera dal pagamento dell'IVA. Di conseguenza, non è necessario indicare l'IVA sulle fatture e non occorre versarla all'ufficio tributario. Tale stato esonera inoltre da determinati obblighi amministrativi, tra cui l'obbligo di presentare dichiarazioni IVA preliminari.

A partire dal 2025, i piccoli imprenditori devono essere in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche. Allo stesso tempo, esiste una norma speciale relativa alla generazione di fatture elettroniche. La Legge fiscale annuale tedesca del 2024 ha chiarito che non sono tenuti a inviare fatture elettroniche. L'articolo 34a del Regolamento tedesco di attuazione dell'IVA (UStDV) stabilisce questa norma. Secondo tale regolamento, i piccoli imprenditori rimangono liberi di emettere i cosiddetti altri documenti di addebito, come fatture cartacee o in formato PDF. Di conseguenza, non saranno tenuti a generare fatture digitali strutturate dopo il 2027.

Altre esenzioni dall'obbligo di fatturazione elettronica

Le attività del Paese non sono ugualmente tenute a inviare una fattura elettronica nei seguenti casi:

• Fatture a persone fisiche (business-to-consumer, o B2C): i mittenti non sono tenuti a creare fatture in formato digitale per i destinatari non commerciali. I soggetti emittenti possono proseguire a fornire tali fatture in formato cartaceo o come documenti PDF.

• Fatture di modesto importo: una fattura di modesto importo copre un importo totale fino a 250 € e i soggetti emittenti possono continuare a utilizzare un altro formato di fatturazione.

• Ricavi esenti da imposta: le norme sull'obbligo di fatturazione elettronica non si applicano a molti tipi di entrate esenti da imposta, come definito dalla Sezione 4 dell'UStG.

• Fatture per biglietti di trasporto pubblico: anche le fatture per i biglietti di trasporto pubblico, come definiti nella Sezione 34 dell'UStDV, sono esenti dall'obbligo di fatturazione elettronica.

Indipendentemente dal fatto che l'invio di fatture digitali sia previsto dalla legge, ogni attività in Germania deve essere in grado di ricevere, elaborare e archiviare le fatture elettroniche.

Rischi legati all'emissione di fatture elettroniche errate

I moderni strumenti di fatturazione elettronica controllano automaticamente le fatture alla ricerca di errori prima dell'invio. Se mancano informazioni obbligatorie o se il file non è conforme alle specifiche richieste, il sistema segnala i problemi e, di norma, rifiuta la fattura. Il sistema identifica questi problemi prima dell'invio, evitando così gli errori.

Possono comunque verificarsi problemi tecnici e le persone possono commettere errori, ad esempio nell'inserimento degli importi, dei numeri di fattura o delle aliquote fiscali. Il software non sempre è in grado di rilevare autonomamente queste imprecisioni.

In alcuni casi, i destinatari non riescono a leggere correttamente le fatture elettroniche che contengono errori o dettagli mancanti. Quando ciò accade, i team contabili effettuano ulteriori controlli e potrebbero rifiutare il documento di addebito. Il mittente corregge quindi gli errori e lo invia nuovamente, aumentando il carico di lavoro amministrativo e ritardando il pagamento.

Le fatture elettroniche non conformi alle disposizioni di legge possono anche causare problemi con le autorità fiscali e, nel peggiore dei casi, comportare sanzioni e imposte arretrate. Per questo motivo, le attività devono verificare che le loro fatture elettroniche soddisfino i criteri formali e che il loro contenuto sia controllato.

In che modo Stripe Invoicing aiuta i piccoli imprenditori a conformarsi all'obbligo di fatturazione elettronica

Gli obblighi di fatturazione elettronica stanno spingendo anche i piccoli imprenditori ad adeguare i propri sistemi contabili, se ricevono, e non inviano, fatture digitali. Molti imprenditori gestiscono ancora i documenti di addebito in formato cartaceo o come semplici PDF. Con l'introduzione di formati standardizzati per le fatture elettroniche, devono ora essere in grado di leggere fatture leggibili dai sistemi informatici. Anche le piccole imprese possono scegliere volontariamente di inviare fatture elettroniche.

Stripe Invoicing aiuta i piccoli imprenditori a generare, inviare e gestire fatture elettroniche. Grazie a Invoicing, la generazione di fatture elettroniche singole o ricorrenti, che vengono controllate tramite automazione e sono conformi agli standard, richiede solo pochi minuti. Automatizzando la generazione delle fatture ad alta capacità, i piccoli imprenditori possono ridurre al minimo gli errori e rimanere in linea con tutte le normative.

Stripe tiene traccia automaticamente dello stato delle fatture, invia solleciti di pagamento ed elabora i rimborsi. Nel frattempo, Stripe Payments offre ai piccoli imprenditori l'accesso a oltre 100 metodi di pagamento che possono proporre ai propri clienti.

Checklist: fatture elettroniche per i piccoli imprenditori

I piccoli imprenditori in Germania possono proseguire a emettere le proprie fatture, comprese quelle inviate dopo il 2027. Tuttavia, è consigliabile familiarizzare fin da ora con i formati strutturati delle fatture elettroniche, nel caso in cui uno dei tuoi partner commerciali li preferisca. Inoltre, la fatturazione elettronica diventa obbligatoria per le aziende che superano la soglia dei piccoli imprenditori.

Il passaggio ai formati di file di fattura elettronica non richiede una revisione completa del sistema contabile, ma richiede alcuni adeguamenti organizzativi e tecnici. Adottando le seguenti misure, i piccoli imprenditori possono garantire la conformità alle norme di legge e adeguare i propri processi di fatturazione nei tempi previsti.

Assicurati di poter ricevere le fatture elettroniche

A partire da gennaio 2025, tutte le attività in Germania, comprese le piccole imprese, dovranno essere in grado di ricevere fatture elettroniche. Per questo motivo, ogni attività deve confermare di disporre delle capacità tecniche necessarie per elaborare formati di fattura standardizzati, come XRechnung o ZUGFeRD. A tal fine devono disporre del software adeguato o di un sistema contabile con funzioni di fattura elettronica.

Scegli il software di contabilità adatto

Verifica se il tuo software di contabilità o di gestione contabile accetta i formati standardizzati dei file per la fattura elettronica: idealmente, dovrebbe essere in grado sia di ricevere che di generare fatture elettroniche. Se il sistema attuale non dispone di queste funzioni, scegli un fornitore adatto come Stripe Invoicing.

Adatta i processi di fatturazione

È consigliabile esaminare attentamente i flussi di lavoro esistenti relativi alla fatturazione e all'elaborazione. I dati devono essere acquisiti in un formato strutturato in modo da poter essere elaborati automaticamente come richiesto. Modifica tali metodi ove necessario.

Informa dipendenti e clienti

Informa tutti i dipendenti coinvolti nell'elaborazione delle fatture in merito ai nuovi flussi di lavoro e alle nuove regole. Una breve formazione sullo strumento in uso o sui nuovi formati aiuta a prevenire errori. Se desideri inviare fatture elettroniche, devi informare i tuoi partner commerciali con largo anticipo.

Assicurati che l'archiviazione sia conforme

Le fatture elettroniche devono essere archiviate correttamente, proprio come i documenti cartacei. Conserva tutte le fatture elettroniche in modo conforme ai requisiti di immodificabilità e rendile facilmente reperibili quando necessario.

Domande frequenti sulle fatture elettroniche per i piccoli imprenditori in Germania

Di seguito troverai le risposte alle domande frequenti sull'obbligo di fatturazione elettronica per i piccoli imprenditori.