La facturation électronique, ou e-facturation, s’impose progressivement comme la norme dans le secteur interentreprises (B2B) en Allemagne. Il existe toutefois des exceptions à l’obligation de facturation électronique, ce qui suscite souvent des incertitudes dans la pratique. Parallèlement, il est souvent difficile de déterminer quels formats de facture la loi considère réellement comme électroniques.

Dans cet article, vous découvrirez les informations essentielles concernant l’obligation de facturation numérique, notamment en ce qui concerne les petits entrepreneurs. Nous dissiperons les idées reçues courantes et vous présenterons un aperçu des types de factures numériques autorisés. Nous vous expliquerons également en détail quelles obligations s’appliquent à vous et à partir de quand, quelles sont les conséquences possibles en cas de non-respect de la réglementation, et comment adapter votre système comptable aux nouvelles exigences.

Contenu de l’article

• Idées fausses concernant la facturation électronique obligatoire
  
• Qu’est-ce qui est considéré comme une facture électronique en Allemagne?
  
• Qui doit se conformer à l’obligation de facturation électronique, et à partir de quand?
  
• Quels sont les risques liés à l’émission de factures électroniques erronées?
  
• Comment Stripe Invoicing aide les petits entrepreneurs à se conformer à l’obligation de facturation électronique
  
• Liste de vérification : factures électroniques pour les petits entrepreneurs
  

Idées fausses concernant la facturation électronique obligatoire

Les petites entreprises en Allemagne, en particulier, pensent souvent qu’elles sont exemptées de l’obligation de facturation électronique. Voici quelques idées fausses courantes :

La facturation électronique s’applique aux grandes entreprises

Certains travailleurs autonomes pensent que l’obligation de facturation électronique ne s’applique qu’aux grandes entreprises. Or, la taille d’une entreprise n’a aucune incidence directe sur la nécessité ou non de recourir à la facturation électronique.

La facturation électronique est obligatoire uniquement pour les contrats gouvernementaux

Pendant longtemps, la facturation électronique obligatoire s’appliquait principalement aux factures émises à l’intention de clients du secteur public. Certaines entreprises en déduisent donc qu’elles sont exemptées de ce type de facturation, tant qu’elles envoient leurs factures exclusivement à d’autres entreprises. Toutefois, la nouvelle réglementation étend progressivement l’utilisation de la facturation électronique, y compris dans le cadre de la facturation interentreprises (B2B). Cela signifie que l’obligation de facturation numérique ne concerne plus uniquement les contrats entre entreprises et administrations publiques (B2G).

Le volume de factures détermine si la facturation électronique est obligatoire

Une autre idée fausse concerne le nombre de factures. Certaines entreprises n’émettent que quelques factures et en déduisent que la nouvelle réglementation numérique ne s’applique pas à elles. En réalité, les dispositions légales s’appliquent, quel que soit le nombre de factures émises par une entreprise.

Qu’est-ce qui est considéré comme une facture électronique en Allemagne?

Une facture électronique est créée, envoyée et reçue par voie numérique. Elle contient les mêmes informations qu’un document de facturation sur papier ou au format PDF. Contrairement à ces types de fichiers, elle utilise une mise en page structurée et lisible par machine que les systèmes comptables ou de progiciels de gestion intégrés (PGI) peuvent traiter automatiquement. Pour qu’une facture électronique soit considérée comme une demande de paiement officielle, elle doit répondre à certains critères juridiques. En Allemagne, les exigences formelles relatives aux factures électroniques sont régies par l’article 14 de la Loi allemande sur la TVA (UStG) et par la Directive européenne 2014/55/UE.

Les factures électroniques simplifient le traitement, l’archivage et la vérification des documents numériques. Elles réduisent les erreurs, accélèrent le traitement et renforcent la sécurité. Les factures électroniques contribuent également au respect des dispositions légales et aident à prévenir la fraude ou l’évasion fiscale.

Pour assurer un traitement sans heurts, les factures électroniques doivent respecter une structure normalisée. Les principales normes utilisées au pays sont XRechnung et ZUGFeRD.

XRechnung

XRechnung sert de structure commune pour la facturation électronique en Allemagne. Elle repose sur le langage XML (Extensible Markup Language), et beaucoup la qualifient de facture au format XML. Loin d’être un document lisible, elle se compose exclusivement d’un ensemble de données sous forme de lignes de code. Elle nécessite donc un logiciel spécialisé pour que les informations qu’elle contient soient lisibles par l’homme. Toutes les données de la facture occupent un espace prédéfini et sont ainsi conçues pour être entièrement lues et traitées par des machines.

Facture ZUGFeRD

La facture ZUGFeRD est un format hybride qui combine un fichier PDF et un fichier XML en un seul document. Le PDF est lisible par l’utilisateur et ressemble à un document de facturation classique. Le fichier XML contient des données lisibles par machine que les systèmes comptables ou PGI peuvent traiter de manière automatisée. Contrairement à la XRechnung, les bénéficiaires n’ont pas besoin d’outils spéciaux pour consulter le document.

Qui doit se conformer à l’obligation de facturation électronique, et à partir de quand?

Depuis plusieurs années, plusieurs États membres de l’Union européenne mènent des réformes visant à numériser les factures. En décembre 2022, la Commission européenne a présenté une proposition de directive dans le cadre de son initiative « La TVA à l’ère numérique (ViDA) ». L’un des objectifs de cette directive est de promouvoir la facturation électronique et de constituer une source fiable de données concernant les obligations déclaratives en matière de taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Au niveau national, l’Allemagne a mis en œuvre ces règles par le biais de la Loi sur les opportunités de croissance, que le Bundesrat (Conseil fédéral) a ratifiée en 2024. En conséquence, les entreprises B2B devront désormais recourir à la facturation numérique. Les législateurs mettent progressivement en place ces exigences pour faciliter la transition des documents papier et PDF vers des factures électroniques normalisées.

Historique du déploiement

Les autorités mettent progressivement en place l’utilisation obligatoire de la facturation électronique selon le calendrier suivant :

• Depuis le 27 novembre 2020, les émetteurs de factures sont tenus de facturer leurs fournitures aux organismes publics sous forme de facture électronique.

• À compter du 1er janvier 2025, toutes les entreprises en Allemagne devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les entreprises émettrices pourront émettre d’autres types de factures, en plus des factures électroniques, du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2026. Les documents papier resteront autorisés en tout temps, tandis que tout format de facturation autre que la facture électronique nécessitera l’accord du destinataire.

• Les entreprises dont les revenus seront inférieurs à 800 000 € en 2026 pourront continuer à émettre des factures papier ou d’autres types de factures électroniques jusqu’au 31 décembre 2027.

• En règle générale, la facturation électronique deviendra la norme à partir de 2028.

Exemptions à l’obligation de facturation électronique pour les petits entrepreneurs

Les entreprises allemandes dont les revenus totaux n’ont pas dépassé 25 000 € au cours de l’année civile précédente et qui ne devraient pas dépasser 100 000 € au cours de l’année civile en cours peuvent se prévaloir du régime des petits entrepreneurs prévu à l’article 19 de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (UStG). Le fait de se prévaloir de cet état vous dispense du paiement de la TVA. Par conséquent, il n’est pas nécessaire d’indiquer la TVA sur les factures, et aucune TVA ne doit être versée au bureau des services fiscaux. Cet état vous dispense également de certaines obligations administratives, notamment de l’obligation de produire des déclarations de TVA provisoires.

À compter de 2025, les petits entrepreneurs devront être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques. Parallèlement, une règle particulière s’applique à l’émission de factures électroniques. La Loi fiscale annuelle allemande de 2024 a précisé qu’ils ne sont pas tenus d’envoyer des factures électroniques. L’article 34a du règlement d’application de la TVA (UStDV) énonce cette règle. Conformément à cette réglementation, les petits entrepreneurs restent libres d’émettre ce que l’on appelle d’autres documents de facturation, comme des factures papier ou au format PDF. Par conséquent, ils ne seront pas tenus de générer des factures numériques structurées après 2027.

Autres exemptions à l’obligation de facturation électronique

Les entreprises du pays ne sont pas toutes tenues d’émettre une facture électronique dans les cas suivants :

• Factures destinées aux particuliers (entreprise-consommateur, ou B2C) : les émetteurs ne sont pas tenus de créer des factures électroniques pour les bénéficiaires non commerciaux. Ils peuvent continuer à fournir ces factures sous forme de documents papier ou de fichiers PDF.

• Factures de faible montant : une facture de faible montant porte sur un montant total ne dépassant pas 250 €, et les émetteurs peuvent continuer à utiliser un autre format de facturation.

• Revenus exonérés d’impôt : les règles relatives à la facturation électronique obligatoire ne s’appliquent pas à de nombreux types de revenus exonérés d’impôt, tels que définis à l’article 4 de la Loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (UStG).

• Factures relatives aux titres de transport : les factures relatives aux titres de transport, telles que définies à l’article 34 de l’UStDV, sont également exemptées de l’obligation de facturation électronique.

Que l’envoi de factures électroniques soit ou non obligatoire en vertu de la loi, toute entreprise en Allemagne doit être en mesure de recevoir, de traiter et d’archiver les factures électroniques.

Quels sont les risques liés à l’émission de factures électroniques erronées?

Les outils modernes de facturation électronique vérifient automatiquement les factures avant leur envoi pour détecter d’éventuelles erreurs. Si des informations obligatoires manquent ou si le fichier ne respecte pas les spécifications requises, le système signale ces problèmes et, en règle générale, rejette la facture. Le système identifie ces problèmes avant l’envoi, ce qui permet d’éviter les erreurs.

Des problèmes techniques peuvent toujours survenir, et les utilisateurs peuvent commettre des erreurs, par exemple lors de la saisie des montants, des numéros de facture ou des taux de taxe. Le logiciel ne détectera pas toujours ces inexactitudes de lui-même.

Dans certains cas, les bénéficiaires ne parviennent pas à lire correctement les factures électroniques qui contiennent des erreurs ou des informations manquantes. Lorsque cela se produit, les équipes de comptabilité procèdent à des vérifications supplémentaires et peuvent rejeter le document de facturation. L’expéditeur doit alors corriger les erreurs et renvoyer le document, ce qui alourdit la charge de travail administratif et retarde le paiement.

Les factures électroniques qui ne respectent pas les dispositions légales peuvent également poser des problèmes avec les autorités fiscales et, dans le pire des cas, entraîner des pénalités et des arriérés d’impôts. C’est pourquoi les entreprises doivent s’assurer que leurs factures électroniques répondent aux critères formels et que leur contenu a été vérifié.

Comment Stripe Invoicing aide les petits entrepreneurs à se conformer à l’obligation de facturation électronique

Les obligations en matière de facturation électronique poussent également les petits entrepreneurs à adapter leurs systèmes comptables, lorsqu’ils reçoivent – et non lorsqu’ils envoient – des factures numériques. Beaucoup traitent encore leurs documents de facturation sous forme papier ou sous forme de simples fichiers PDF. Avec l’introduction de formats de fichiers de factures électroniques normalisés, ils doivent désormais traiter des factures lisibles par machine. Les petits entrepreneurs peuvent également choisir, de leur propre initiative, d’envoyer des factures électroniques.

Stripe Invoicing aide les petits entrepreneurs à créer, envoyer et gérer des factures électroniques. Grâce à Invoicing, la création de factures électroniques ponctuelles ou récurrentes, vérifiées automatiquement et conformes aux normes, ne prend que quelques minutes. En automatisant la création de factures à grande échelle, les petits entrepreneurs peuvent réduire les erreurs au minimum et rester en conformité avec toutes les réglementations.

Stripe assure automatiquement le suivi de l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements. Parallèlement, Stripe Payments permet aux petits entrepreneurs d’accéder à plus de 100 modes de paiement qu’ils peuvent proposer à leurs clients.

Liste de vérification : factures électroniques pour les petits entrepreneurs

En Allemagne, les petits entrepreneurs peuvent continuer à émettre leurs propres factures, y compris celles envoyées après 2027. Il est toutefois judicieux de se familiariser dès maintenant avec les formats de facturation électronique structurés, au cas où l’un de vos partenaires commerciaux les préférerait. De plus, la facturation électronique devient obligatoire pour une entreprise dès lors qu’elle dépasse le seuil de petite entreprise.

Le passage aux formats de fichiers de facturation électronique ne nécessite pas de refonte complète de votre système comptable, mais il requiert toutefois quelques ajustements d’ordre organisationnel et technique. En suivant les étapes ci-dessous, les petits entrepreneurs peuvent s’assurer de respecter les dispositions légales et adapter leurs processus de facturation dans les délais prévus.

S’assurer de pouvoir recevoir des factures électroniques

À compter de janvier 2025, toutes les entreprises en Allemagne, notamment les petits entrepreneurs, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Par conséquent, chaque entreprise doit confirmer qu’elle dispose des capacités techniques nécessaires pour traiter des formats de factures normalisés, tels que XRechnung ou ZUGFeRD. Pour ce faire, il est nécessaire de disposer d’un logiciel adapté ou d’un système comptable prenant en charge la facturation électronique.

Choisir le bon logiciel de comptabilité

Vérifiez si votre logiciel de comptabilité ou de tenue de livres prend en charge les formats de fichiers de factures électroniques normalisés; idéalement, il devrait être capable à la fois de recevoir et de générer des factures électroniques. Si votre système actuel ne dispose pas de ces fonctionnalités, optez pour un fournisseur adapté, tel que Stripe Invoicing.

Adapter les processus de facturation

Il est conseillé d’examiner attentivement les processus actuels de facturation et de traitement. Les données doivent être saisies selon un format structuré pour pouvoir être traitées automatiquement selon les besoins. Adaptez ces méthodes si nécessaire.

Informer les employés et les clients

Informez tous les employés impliqués dans le traitement des factures des nouveaux processus et des nouvelles règles. Une brève formation sur l’outil utilisé ou les nouveaux formats permet d’éviter les erreurs. Si vous souhaitez envoyer des factures électroniques, vous devez en informer vos partenaires commerciaux bien à l’avance.

S’assurer que votre archivage est conforme

Les factures électroniques doivent être archivées correctement, tout comme les documents papier. Conservez toutes les factures électroniques de manière à pouvoir justifier leur existence en cas d’audit et veillez à ce qu’elles soient faciles à retrouver en cas de besoin.

Foire aux questions sur la facturation électronique pour les petits entrepreneurs en Allemagne

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquemment posées concernant la facturation électronique obligatoire pour les petits entrepreneurs.