Le traitement des factures fait partie des tâches quotidiennes des entreprises en Allemagne. L'automatisation des processus correspondants a entraîné une accélération et une simplification notables pour les services comptables.

Dans cet article, vous apprendrez ce qu'est une facture automatisée et quels sont ses avantages. Nous expliquons également comment ces systèmes de facturation fonctionnent, comment les entreprises peuvent les mettre en place et quelles sont les exigences juridiques en la matière en Allemagne.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'une facture automatisée?
  
• Comment fonctionnent les systèmes de facturation automatisée?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles mettre en place un système de facturation automatisé?
  
• Quelles sont les exigences juridiques en matière de facturation automatisée en Allemagne?
  
• Quels sont les avantages des factures automatisées?
  

Qu'est-ce qu'une facture automatisée?

Les factures automatisées sont des factures créées, traitées, envoyées, reçues et archivées sans intervention manuelle. Contrairement à la facturation traditionnelle, où les employés saisissent manuellement les détails dans des modèles, vérifient les factures et les envoient, l'automatisation est établie sur la base de solutions logicielles. Ces outils convertissent les données des clients, les commandes et les contrats en factures complètes.

Historiquement, le traitement des factures se faisait uniquement sur papier ; toutefois, l'introduction des programmes de traitement de texte et du courriel a simplifié la tâche. L'étape suivante a été l'arrivée des progiciels de gestion intégrés (PGI) et des outils de comptabilité en nuage qui génèrent des données de facturation directement à partir d'autres transactions commerciales, telles que les bons de commande. Aujourd'hui, les systèmes modernes vont encore plus loin : ils assurent une intégration directe avec les prestataires de services de paiement et créent des factures électroniques conformes aux normes internationales. Ils peuvent émettre des factures récurrentes et des lettres de relance de manière entièrement autonome.

Comment fonctionnent les systèmes de facturation automatisée?

Ces cadres facilitent la gestion des factures entrantes et la rédaction des factures sortantes tout en restant conformes au droit national.

Les factures entrantes

Le logiciel peut importer des factures entrantes directement à partir d'un courriel. S'il s'agit le documents papier, il suffit de les numériser et de les télécharger dans le programme. Vous pouvez également transférer la numérisation vers une boîte de réception centrale, telle que « invoices@business.de », pour un traitement automatique.

L'élément central est la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères). Grâce à l'analyse sémantique du texte, l'OCR extrait des données telles que les bénéficiaires, les montants et les dates d'échéance. Avec les solutions OCR classiques, les entreprises s'appuient sur des modèles qui sont configurés une seule fois pour chaque mise en page.

Après l'extraction, le système l'envoie à des emplacements prédéfinis, par exemple à un dossier interne, à l'équipe financière ou à des conseillers fiscaux externes. Les outils les plus récents vont plus loin grâce à l'intelligence artificielle : Les plateformes établies sur l'IA reconnaissent le contenu sans modèle et automatisent des tâches telles que la pré-comptabilisation et l'affectation de gestionnaires de validation.

Les factures sortantes

Dans le cas de la facturation automatisée, le formulaire d’inscription génère des factures de manière autonome en utilisant les données du client déjà enregistrées. Elle remplit les factures avec les données de client, les positions des postes de facture, les prix, les taux de taxe et les conditions de règlement, puis envoie les documents finis par courriel ou via des portails dédiés. Une fois rédigées, les factures sortantes sont archivées et transmises directement si nécessaire. Il en résulte un processus cohérent et transparent, de la facturation à la saisie comptable.

Cette approche est particulièrement recommandée pour les paiements récurrents tels que les abonnements, car elle améliore le flux de travail. Stripe Billing offre aux entreprises allemandes une solution logicielle sur mesure. La facturation permet également la gestion des comptes et l'accès direct à des rapports financiers et commerciaux détaillés dans le dashboard. Les clients peuvent également gérer leurs abonnements via le portail libre-service.

Comment les entreprises peuvent-elles mettre en place un système de facturation automatisé?

La mise en place d'un système de facturation automatisé nécessite une stratégie claire. Suivez ces cinq étapes pour démarrer :

1. Définissez les exigences

Avant d'acheter ou de vous abonner à un formulaire d'inscription, analysez ce dont vous avez réellement besoin. Dressez une liste des fonctionnalités essentielles et une deuxième liste de « ce qu'il faut faire ».

Tenez compte des compétences de vos employés - une plateforme doit être non seulement puissante, mais aussi intuitive. Lors de la recherche d'outils logiciels appropriés, la fonctionnalité et la maniabilité sont tout aussi importantes que les coûts.

2. Comparez les solutions

Une fois que vous avez défini vos critères et identifié les outils de plateforme possibles, comparez-les de manière critique. Faites attention à la profondeur fonctionnelle du traitement automatisé des factures, à la qualité de la reconnaissance OCR et au potentiel d'intégration directe dans vos systèmes comptables actuels. Tenez compte d'aspects tels que la convivialité, l'assistance, la conformité juridique et l'évolutivité. Il est également utile de vérifier les références et les témoignages d'utilisateurs existants pour mieux évaluer la pertinence de la solution.

3. Implémentez et testez le système

Après avoir sélectionné la solution appropriée, la mise en œuvre technique a lieu. Il s'agit de mettre en place la plateforme de manière à ce que toutes les exigences définies soient prises en compte. Dans l'idéal, votre prestataire de services vous aidera à le faire, ainsi qu'à vous connecter aux systèmes existants.

Commencez par un projet pilote pour tester la facturation automatisée à petite échelle. Identifiez un domaine clairement défini, tel que les factures relatives à un produit spécifique ou à un groupe de clients spécifique. Ce test permet d'identifier rapidement les problèmes techniques et d'évaluer la convivialité au quotidien. En outre, formez vos employés qui travaillent directement avec la plateforme.

4. Automatisez le flux des factures

Une fois la phase de test terminée, vous pouvez automatiser entièrement votre procédure de facturation. La plateforme traitera alors les factures entrantes et sortantes de bout en bout.

5. Affinez le processus

Après une mise en œuvre réussie, vous devez régulièrement vérifier les systèmes et les améliorer si nécessaire. Tout se passe-t-il bien? Y a-t-il de nouvelles exigences? D'autres processus peuvent-ils être numérisés?

Quelles sont les exigences juridiques en matière de facturation automatisée en Allemagne?

Les entreprises en Allemagne doivent se conformer aux lois et règles nationales et européennes concernant la facturation automatisée. Il existe des réglementations applicables aux factures entrantes et sortantes.

Loi allemande sur la TVA

Qu'elle soit créée manuellement ou automatiquement, une facture doit être conforme à la loi allemande sur la TVA (UStG). Par exemple, elle doit contenir toutes les renseignements obligatoires requis par l'article 14 de l'UStG :

• Le nom complet et l’adresse de l’entreprise fournissant le produit ou le service
  
• Le nom complet et l’adresse du destinataire du produit ou du service
  
• Date de la facture
  
• Date de livraison du produit ou du service
  
• Numéro de TVA délivré à l'entreprise par le bureau des services fiscaux ou numéro d'identification de la taxe sur la valeur ajoutée (ID TVA) délivré par le bureau central fédéral des services fiscaux.
  
• Numéro de facture consécutif et unique
  
• Quantité et type de produits livrés ou étendue et type de service fourni
  
• Montant brut et montant net
  
• Le taux d'imposition applicable et le montant correspondant ou, pour les exemptions, une référence juridique.
  

Avec une configuration adéquate, le système peut générer automatiquement des factures avec tous les informations nécessaires saisis avec précision.

GoBD

La facturation automatisée doit être conforme aux principes relatifs à la tenue et à la conservation des livres, registres et documents sous forme électronique (GoBD). En tant que règlement administratif du ministère fédéral des finances, le GoBD définit les principes de base de la comptabilité numérique en Allemagne. Il comprend de nombreuses règles pour les entreprises concernant l'enregistrement, la gestion et l'archivage des dossiers fiscaux.

La GoBD exige que les entreprises sauvegardent toutes les factures automatisées en toute sécurité et dans un format qui soit à la fois contrôlable et protégé. Les factures doivent rester inchangées et vérifiables à tout moment. Les factures entrantes et sortantes doivent être conservées pendant au moins 10 ans et sauvegardées dans un emplacement sûr, à l'abri des manipulations, des dommages et des pertes.

Vous devez également documenter l'ensemble du processus de facturation et de traitement de manière claire et traçable, en couvrant chaque étape, de la production à l'approbation et à la livraison.

Normes de facturation électronique

Outre les exigences spécifiques de l'UStG et du GoBD, les organisations qui émettent des factures électroniques doivent se conformer aux normes applicables à la facturation électronique. À partir de 2025, les entreprises allemandes seront tenues d'émettre des factures électroniques pour les ventes interentreprises (article 14, paragraphe 2, phrase 2 de l'UStG). Ces règles ont été établies au niveau européen et régissent la création, la transmission et l'archivage des factures sous forme numérique.

Lors de l'utilisation de la facturation automatisée, il est essentiel de veiller à ce que les factures soient générées dans un format reconnu, tel que XML. Les factures XRechnung et ZUGFeRD conviennent à cet effet. Il est également important que la livraison électronique soit juridiquement sûre et traçable pour les deux parties.

Protection des données

Lors du transfert et de l'archivage des factures, les entreprises doivent garantir que toutes les données personnelles sont traitées conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD), une loi européenne. Cela signifie, entre autres, que ces informations doivent être suffisamment cryptées et sécurisées pendant le transport et la sauvegarde.

Quels sont les avantages des factures automatisées?

La facturation automatisée offre de nombreux avantages. Voici un aperçu des plus importants :

Gain de temps

Les factures automatisées permettent aux entreprises de gagner un temps précieux dans la gestion des factures entrantes et sortantes. Au lieu de traiter manuellement les détails ou de les créer individuellement, le logiciel gère l'importation et la récupération des données, ainsi que la production et l'expédition, de manière largement indépendante. Le service comptable est ainsi déchargé des tâches répétitives et routinières, ce qui permet d'économiser des efforts et des ressources pour d'autres tâches. Les prestataires de services et les fournisseurs peuvent également bénéficier d'un traitement plus rapide, puisqu'ils peuvent recevoir leur argent plus tôt.

Réduction des coûts

La réduction de la charge de travail et les gains de temps qui en découlent peuvent entraîner des réductions de coûts. Les entreprises peuvent économiser sur les frais de personnel ainsi que sur les frais d'impression et d'expédition liés aux factures papier. En outre, les factures numériques n'ont pas besoin d'être archivées comme des documents papier, ce qui réduit les efforts liés à l'archivage.

Réduction des erreurs

Les saisies manuelles sont sujettes à des erreurs, par exemple des fautes de frappe, des transpositions de chiffres et des renseignements obligatoires manquantes. L'automatisation de la facturation et du traitement peut réduire le taux d'erreur. Pour les factures entrantes, le système lit avec précision les détails pertinents ; pour les factures sortantes, les données du client, les totaux et les informations fiscales sont saisis automatiquement. La livraison numérique garantit que les bons destinataires reçoivent les documents dans le bon format.

Transparence

Le traitement automatisé des factures garantit la transparence de l'ensemble du flux de facturation d'une entreprise. Les factures entrantes sont sauvegardées de manière centralisée et classées par catégories pour en faciliter l'accès. Il est possible de vérifier à tout moment quand une facture a été reçue, traitée ou approuvée. Les factures sortantes sont systématiquement enregistrées et documentées, y compris tous les renseignements pertinents, tels que la date d'expédition ainsi que la date d'échéance et l’état de paiement. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble cohérente des postes ouverts, des délais de règlement et des transactions comptables, ce qui constitue une base importante pour une gestion financière efficace et une meilleure planification des liquidités.

Des paiements plus rapides

La facturation automatique des factures sortantes garantit que les délais de règlement commencent immédiatement après la prestation du service. En d'autres termes, l'entreprise n'a pas à attendre des jours ou des semaines pour envoyer une facture. La facturation immédiate peut renforcer les liquidités. Parallèlement, le traitement automatisé des factures entrantes aide les entreprises à utiliser plus efficacement les périodes d'escompte et à effectuer les paiements en temps voulu. Des procédures accélérées des deux côtés peuvent améliorer les flux de trésorerie et la gestion financière des organisations.

Conformité

Les factures automatisées facilitent la conformité aux exigences juridiques. Les factures entrantes sont archivées par la GoBD, tandis que les factures sortantes sont documentées de manière à pouvoir être vérifiées, ce qui permet d'enregistrer toutes les activités de traitement et d'expédition. Cela signifie que les entreprises peuvent toujours présenter des données complètes et traçables en cas d'audit.

Évolutivité

Qu'il y ait quelques factures ou des milliers, les opérations de facturation automatisées sont évolutives et adaptables. Les organisations peuvent traiter efficacement un nombre croissant de factures entrantes et créer et envoyer davantage de factures sortantes, sans risquer de manquer de personnel. Comme les plateformes numériques peuvent s'adapter de manière flexible et étendre les processus, elles permettent aux entreprises de se développer et de s'internationaliser.

Intégration

Les logiciels modernes de création et de traitement automatisés des factures doivent s'intégrer harmonieusement aux plateformes de financement, d'ERP et de CRM afin d'assurer des flux de travail efficaces. Les factures entrantes peuvent être transmises directement au système comptable, tandis que les factures sortantes peuvent être générées à partir des commandes et des contrats des clients. Les lacunes en matière de médias disparaissent, les processus se déroulent plus facilement et les données restent disponibles partout où elles sont nécessaires.