La gestione delle fatture fa parte delle attività quotidiane delle attività tedesche. L'automazione dei relativi processi ha portato a una notevole accelerazione e semplificazione per i reparti contabili.

In questo articolo scoprirai cosa sono le fatture automatiche e quali vantaggi offrono. Spieghiamo anche come funzionano questi sistemi di fatturazione, in che modo le attività possono configurarli e quali sono i requisiti di legge in Germania.

Di cosa parla questo articolo?

• Cosa sono le fatture automatizzate?
  
• Come funzionano i sistemi di fatturazione automatica?
  
• Come possono le attività istituire un sistema -di fatturazione automatizzato?
  
• Quali sono i requisiti di tipo legale in Germania per la fatturazione automatizzata?
  
• Quali sono i vantaggi delle fatture automatizzate?
  

Cosa sono le fatture automatizzate?

Le fatture automatizzate sono documenti che vengono creati, elaborati, inviati, ricevuti e archiviati senza alcun intervento manuale umano. A differenza della fattura tradizionale, in cui i dipendenti inseriscono manualmente i dettagli nei modelli, controllano le fatture e le inviano, l'automazione è basata su soluzioni software. Questi strumenti convertono i dati dei clienti, gli ordini e i contratti in fatture complete.

Storicamente, la gestione delle fatture era puramente cartaceo ma l'introduzione dei programmi di elaborazione di testi e email ha semplificato il processo. Il passo successivo è stato l'arrivo delle suite di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e degli strumenti contabili basati sul cloud, che generano i dati delle fatture direttamente da altre transazioni aziendali, come gli ordini d'acquisto. Oggi i sistemi moderni fanno un ulteriore passo avanti: garantiscono un'integrazione diretta con i fornitori di servizi di pagamento e creano fatture elettroniche conformi agli standard internazionali. Possono emettere fatture ricorrenti e lettere di sollecito in modo completamente automatico.

Come funzionano i sistemi di fatturazione automatica?

Queste strutture facilitano la gestione delle fatture in entrata e la compilazione di quelle in uscita, pur rimanendo conformi alla legge nazionale.

Fatture in entrata

Il software può importare le fatture in arrivo direttamente dalle email. Se arrivano come documenti cartacei, è sufficiente scansionare e caricare i file nel programma. In alternativa, è possibile inoltrare la scansione a una casella di posta centralizzata, ad esempio "invoices@business.de", per l'elaborazione automatica.

L'elemento centrale è la tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri). Utilizzando l'analisi semantica del testo, l'OCR estrae i dati, come destinatari, importi e date di scadenza. Con le soluzioni OCR classiche, le attività si affidano a modelli che vengono impostati una sola volta per ogni layout.

Dopo l'estrazione, il sistema la invia in luoghi predefiniti, ad esempio una cartella interna, il team finanziario o un commercialista esterno. Gli strumenti più recenti si spingono oltre attraverso l'intelligenza artificiale: Le piattaforme supportate dall'intelligenza artificiale riconoscono i contenuti senza la necessità di modelli e automatizzano compiti come la preparazione della contabilizzazione e l'assegnazione dei manager per il rilascio.

Fatture in uscita

Con la fatturazione automatizzata, l'applicazione genera autonomamente le fatture utilizzando i dati dei clienti già presenti in archivio. Compila le fatture con i dati dell'acquirente, le singole voci, i prezzi, le aliquote fiscali e i termini di pagamento, quindi invia i documenti finiti tramite email o attraverso portali dedicati. Dopo la redazione, le fatture in uscita vengono archiviate e inoltrate direttamente, se necessario. In questo modo si crea un processo coerente e trasparente, dalla fatturazione alla registrazione contabile.

L'approccio è particolarmente consigliato per gli addebiti ricorrenti come gli abbonamenti, in quanto migliora il flusso di lavoro. Stripe Billing offre alle attività tedesche una soluzione software su misura. Billing consente anche la gestione contabile e l'accesso diretto a dettagliati rapporti finanziari e relativi alle vendite all'interno della dashboard. I clienti possono anche gestire i loro abbonamenti attraverso il portale self-service.

Come possono le attività istituire un sistema di fatturazione automatizzato?

L'istituzione di un sistema di fatturazione automatizzato richiede una chiara strategia. Per iniziare, attenersi a questi cinque passaggi:

1. Definire i requisiti

Prima di acquistare o sottoscrivere un'applicazione, analizza ciò di cui hai veramente bisogno. Crea un elenco delle funzioni principali e un secondo elenco di "cose che sarebbe preferibile avere".

Considera le competenze dei dipendenti: una piattaforma deve essere non solo potente ma anche intuitiva da usare. Nella ricerca degli strumenti software adatti, la funzionalità e la gestione sono importanti quanto i costi.

2. Confrontare le soluzioni

Una volta definiti i criteri e identificati i possibili strumenti della piattaforma, confrontali in modo critico. Presta attenzione alla profondità funzionale dell'elaborazione automatica delle fatture, alla qualità del riconoscimento OCR e alla possibile integrazione diretta negli attuali sistemi contabili. Considera aspetti come la facilità d'uso, l'accettazione, la conformità legale e la possibilità di crescita. Per valutare meglio l'idoneità, vale anche la pena di rivedere le referenze e le testimonianze degli utenti attuali.

3. Implementare e testare il sistema

Dopo aver selezionato la soluzione appropriata, si procede all'implementazione tecnica. Configura la piattaforma in modo da mappare tutti i requisiti definiti. Idealmente, il fornitore di servizi ti aiuterà in questo, oltre a collegare i sistemi attuali.

Inizia con un progetto pilota per testare la fatturazione automatizzata in scala ridotta. Identifica un'area chiaramente definita, come le fatture per un prodotto specifico o un particolare gruppo di clienti. Utilizza questo test per identificare tempestivamente i problemi tecnici e per valutare la facilità d'uso nel quotidiano. Inoltre, istruisci i dipendenti che lavorano direttamente con la piattaforma.

4. Automatizzare il flusso di fatturazione.

Dopo aver completato la fase di test, potrai automatizzare completamente la procedura di fatturazione. La piattaforma gestirà le fatture in entrata e in uscita in modo completo.

5. Affinare il processo

Quando è riuscita l'implementazione, rivedi regolarmente i sistemi per migliorarli se necessario. Funziona tutto correttamente? Ci sono nuovi requisiti? È possibile digitalizzare altri processi?

Quali sono i requisiti di tipo legale in Germania per la fatturazione automatizzata?

Le attività in Germania devono essere conformi a leggi e regole nazionali ed europee in materia di fatturazione automatica. Esistono regolamenti che si applicano alle fatture in entrata e in uscita.

Legge tedesca sull'IVA

Sia che la fattura venga creata manualmente o automaticamente, deve essere conforme alla Legge tedesca sull'IVA (UStG). Ad esempio, deve contenere tutte le informazioni obbligatorie richieste dalla Sezione 14 della UStG:

• Ragione sociale completa e indirizzo dell'azienda che fornisce il prodotto/servizio
  
• Ragione sociale completa e indirizzo del destinatario del prodotto/servizio
  
• Data della fattura
  
• Data di consegna del prodotto o servizio
  
• Codice fiscale rilasciato all'attività fornitrice dall'ufficio tributario o numero di identificazione dell'imposta sul valore aggiunto (partita IVA) rilasciato dall'Ufficio federale centrale delle imposte.
  
• Un numero di fattura univoco consecutivo
  
• Quantità e tipologia dei prodotti consegnati, oppure ambito e tipologie del servizio fornito
  
• Importo lordo e netto
  
• Aliquota fiscale applicabile e importo corrispondente, oppure, per le esenzioni, un riferimento alla legge relativa.
  

Con una corretta impostazione, il sistema può generare automaticamente le fatture con tutti i dettagli necessari correttamente inseriti.

GoBD

La fatturazione automatizzata deve essere conforme ai principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico (GoBD). In quanto regolamento amministrativo del Ministero federale delle finanze, il GoBD definisce i principi di base della contabilità digitale in Germania. Questo include numerose regole per le attività di registrazione, gestione e archiviazione dei file rilevanti ai fini fiscali.

Il GoBD richiede alle attività di archiviare tutte le fatture automatizzate in modo sicuro e in un formato che sia verificabile e protetto. Le fatture devono rimanere invariate e verificabili in ogni momento. Le fatture in entrata e in uscita devono essere conservate per almeno 10 anni e salvate in un luogo sicuro che impedisca manomissioni, danni o perdite.

Deve anche documentare l'intero flusso di fatturazione ed elaborazione in modo chiaro e tracciabile, coprendo ogni fase dalla produzione all'approvazione, alla consegna.

Standard della fatturazione elettronica

Oltre ai requisiti specifici della UStG e del GoBD, le organizzazioni che emettono fatture elettroniche devono essere conformi ai relativi standard per la fatturazione elettronica. A partire dal 2025, le attività in Germania sono obbligate ad emettere fatture elettroniche per le vendite B2B (Sezione 14, Paragrafo 2, Frase 2 della UStG). Queste regole sono state stabilite a livello europeo e disciplinano la creazione, la trasmissione e l'archiviazione delle fatture in formato digitale.

Quando si utilizza la fatturazione automatizzata, è fondamentale assicurarsi che le fatture siano generate in un formato riconosciuto, ad esempio XML. Le fatture XRechnung e ZUGFeRD sono adatte a questo scopo. È anche importante che la consegna elettronica sia legalmente sicura e tracciabile da entrambe le parti.

Protezione dei dati

Al momento del trasferimento e dell'archiviazione delle fatture, le attività devono garantire che tutti i dati personali siano gestiti coerentemente con il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), una legge europea. Questo significa, tra l'altro, che le informazioni devono essere sufficientemente crittografate e sicure durante il trasferimento e l'archiviazione.

Quali sono i vantaggi delle fatture automatizzate?

Le fattura automatizzate offrono numerosi vantaggi. Di seguito forniamo una panoramica dei vantaggi più significativi:

Risparmio di tempo

Le fatture automatizzate fanno risparmiare tempo prezioso alle attività di gestione delle fatture in entrata e in uscita. Invece di gestire manualmente i dettagli o crearle individualmente, il software gestisce l'importazione e il recupero dei dati, nonché la produzione e la spedizione, in modo alquanto indipendente. Questo solleva il reparto contabile da compiti ripetitivi e di routine, risparmiando l'impegno e le risorse per altre attività. Anche i fornitori di merci e servizi possono beneficiare di un'elaborazione più rapida, in quanto potrebbero ricevere prima il denaro.

Riduzione dei costi

La riduzione del carico di lavoro e il risparmio di tempo associato possono determinare una riduzione dei costi. Le attività possono risparmiare sulle spese del personale e sui costi di stampa e spedizione associati alle fatture cartacee. Inoltre, le fatture digitali non devono essere archiviate come i documenti cartacei, il che riduce l'impegno connesso all'archiviazione.

Riduzione degli errori

Le registrazioni manuali sono soggette a errori, ad esempio errori di battitura, trasposizione di numeri e mancanza di informazioni obbligatorie. La fatturazione e la gestione automatizzata possono ridurre il tasso d'errore. Per le fatture in entrata, il sistema legge accuratamente i dettagli rilevanti; per quelle in uscita, i dati del cliente, i totali e i dati fiscali vengono inseriti automaticamente. La consegna digitale garantisce che i destinatari ricevano i documenti nel formato corretto.

Trasparenza

L'elaborazione automatizzata delle fatture garantisce la trasparenza dell'intero flusso di fatturazione di un'attività. Le fatture in arrivo vengono salvate centralmente e classificate per un facile accesso. È possibile verificare in qualsiasi momento quando una fattura è stata ricevuta, gestita o approvata. Quelle in uscita vengono sistematicamente registrate e documentate, includendo tutte le informazioni pertinenti, come la data di spedizione, la data di scadenza e lo stato del pagamento. In questo modo si ottiene una panoramica coerente delle partite aperte, delle scadenze di pagamento e delle transazioni di registrazione, una base importante per una gestione finanziaria efficiente e una migliore pianificazione della liquidità.

Pagamenti più veloci

La preparazione automatica delle fatture in uscita assicura che i termini di pagamento inizino immediatamente dopo la fornitura del servizio. In altre parole, non ci vogliono giorni o settimane perché l'attività invii la fattura. La fatturazione immediata può incrementare la liquidità. Nel contempo, l'elaborazione automatizzata delle fatture in entrata aiuta i clienti a utilizzare i periodi di sconto in modo più efficace ed effettuare pagamenti tempestivi. Procedure più rapide da entrambi i lati possono migliorare i flussi di cassa e la gestione finanziaria delle organizzazioni.

Conformità

Le fatture automatizzate facilitano la conformità ai requisiti di legge. Le fatture in entrata vengono archiviate dal GoBD, mentre quelle in uscita sono documentate a prova di audit, garantendo la registrazione di tutte le attività di elaborazione e spedizione. Questo significa che le attività possono sempre presentare dati completi e tracciabili in caso di audit.

Scalabilità

Indipendentemente dal fatto che le fatture siano poche o migliaia, le operazioni di fatturazione automatizzata sono scalabili e adattabili. Le organizzazioni possono gestire in modo efficiente una quantità crescente di fatture in entrata e creare e inviare un maggior numero di fatture in uscita, senza rischiare carenze di personale. Le piattaforme digitali possono adeguarsi in modo flessibile ed espandere i processi, consentendo alle aziende di crescere e di internazionalizzarsi.

Integrazione

Un software moderno per la creazione e la gestione automatizzata delle fatture deve integrarsi senza problemi con la gestione finanziaria e le piattaforme ERP e CRM, per accettare flussi di lavoro efficienti. Le fatture in entrata possono confluire direttamente nel sistema contabile, mentre quelle in uscita possono essere generate dagli ordini e dai contratti dei clienti. Le lacune mediatiche scompaiono, i processi si svolgono in modo più fluido e i dati rimangono disponibili ovunque sia necessario.