O manuseio de faturas faz parte das tarefas diárias das empresas na Alemanha. A automação dos processos relevantes levou a uma aceleração e simplificação notáveis para os departamentos de contabilidade.

Neste artigo, você aprenderá o que são faturas automatizadas e quais são os benefícios que elas oferecem. Também explicamos como esses sistemas de faturamento funcionam, como as empresas podem configurá-los e os requisitos jurídicos para eles na Alemanha.

O que há neste artigo?

• O que são faturas automatizadas?
  
• Como funcionam os sistemas de cobrança automatizada?
  
• Como as empresas podem estabelecer um sistema de faturamento automatizado?
  
• Quais são os requisitos jurídicos para o faturamento automatizado na Alemanha?
  
• Quais são as vantagens das faturas automatizadas?
  

O que são faturas automatizadas?

As faturas automatizadas são documentos criados, processados, enviados, recebidos e arquivados sem a intervenção manual de pessoas. Em contraste com o faturamento tradicional, em que os funcionários inserem manualmente os detalhes em modelos, verificam as faturas e as enviam, a automação é estabelecida em soluções de software. Essas ferramentas convertem dados de clientes, pedidos e contratos em faturas completas.

Historicamente, o manuseio de faturas era puramente estabelecido em papel; no entanto, a introdução de programas de processamento de texto e e-mail simplificou a tarefa. O próximo passo foi a chegada de suítes de planejamento de recursos empresariais (ERP) e ferramentas de contabilidade estabelecidas em nuvem que geram dados de faturas diretamente de outras transações empresariais, como pedidos de compra. Hoje, os sistemas modernos vão além: eles garantem a integração direta com provedores de serviços de pagamentos e criam faturas eletrônicas alinhadas com os padrões internacionais. Eles podem emitir faturas recorrentes e cartas de cobrança inteiramente por conta própria.

Como funcionam os sistemas de cobrança automatizada?

Essas estruturas facilitam o gerenciamento das faturas recebidas e a elaboração das faturas emitidas, mantendo-se em conformidade com a legislação nacional.

Faturas recebidas

O software pode importar faturas recebidas diretamente do e-mail. Se elas chegarem como documentos impressos, basta digitalizar e carregar as declarações no programa. Como alternativa, você pode encaminhar a digitalização para uma caixa de entrada central, como "invoices@business.de", para processamento automático.

O elemento central é a tecnologia OCR (reconhecimento óptico de caracteres). Usando a análise semântica de texto, o OCR extrai números como beneficiários, valores e datas de vencimento. Com as soluções clássicas de OCR, as empresas dependem de modelos que são configurados uma vez para cada layout.

Após a extração, o sistema a envia para localizações predefinidas - por exemplo, uma declaração interna, a equipe financeira ou assessores fiscais externos. As ferramentas mais recentes vão além com a inteligência artificial: As plataformas que aceitam IA reconhecem o conteúdo sem modelos e automatizam tarefas como a pré-contabilidade e a atribuição de gerentes de liberação.

Faturas de saída

Com o faturamento automatizado, a inscrição gera faturas de forma independente usando os detalhes do cliente já arquivados. Ele preenche as faturas com dados do comprador, posições de itens, preços, alíquotas de tributos e termos de liquidação e, em seguida, envia os documentos finalizados por e-mail ou por meio de portais dedicados. Após a elaboração, as faturas emitidas são arquivadas e encaminhadas diretamente, se necessário. Isso cria um processo consistente e transparente, desde o faturamento até o registro contábil.

A abordagem é especialmente recomendada para cobranças recorrentes, como assinaturas, pois aprimora o fluxo de trabalho. O Stripe Billing fornece às empresas na Alemanha uma solução de software sob medida. O faturamento também permite o gerenciamento de contas e o acesso direto a relatórios financeiros detalhados e relatórios de vendas dentro do dashboard. Da mesma forma, os clientes podem gerenciar suas assinaturas por meio do portal de autoatendimento.

Como as empresas podem estabelecer um sistema de faturamento automatizado?

O estabelecimento de um sistema de faturamento automatizado requer uma estratégia clara. Siga estas cinco etapas para começar:

1. Defina os requisitos

Antes de comprar ou inscrever-se em uma inscrição, analise o que você realmente precisa. Crie uma lista dos principais recursos e uma segunda lista de "coisas boas a ter".

Considere as habilidades de seus funcionários - uma plataforma precisa ser não apenas poderosa, mas também intuitiva de usar. Ao procurar ferramentas de software adequadas, as funções e o manuseio são tão importantes quanto os custos.

2. Compare as soluções

Depois de definir seus critérios e identificar as possíveis ferramentas de plataforma, compare-as de forma crítica. Preste atenção na profundidade das funções do processo automatizado de faturas, na qualidade do reconhecimento de OCR e no potencial de integração direta com seus sistemas contábeis atuais. Considere aspectos como a facilidade de uso, o suporte, a conformidade jurídica e a escalabilidade flexível. Também vale a pena revisar as referências e os depoimentos de usuários existentes para avaliar melhor a adequação.

3. Implemente e teste o sistema

Após a seleção da solução adequada, ocorre a implementação técnica. Configure a plataforma de modo que todos os requisitos definidos sejam mapeados. O ideal é que o seu provedor de serviços o ajude com isso, bem como a se conectar aos sistemas atuais.

Comece com um projeto piloto para testar o faturamento automatizado em pequena escala. Identifique uma área claramente definida, como faturas de um produto específico ou de um grupo de clientes específico. Use esse teste para identificar problemas técnicos logo no início e para avaliar a facilidade de uso do usuário no dia a dia. Além disso, treine seus funcionários que trabalham diretamente com a plataforma.

4. Automatize o fluxo de faturas

Após a conclusão da fase de teste, você pode automatizar totalmente o seu procedimento de faturamento. A plataforma tratará das faturas recebidas e emitidas de ponta a ponta.

5. Refina o processo

Após uma implementação bem-sucedida, você deve revisar regularmente os sistemas e aprimorá-los conforme necessário. Tudo está funcionando bem? Existem novos requisitos? Outros processos podem ser digitalizados?

Quais são os requisitos jurídicos para o faturamento automatizado na Alemanha?

As empresas na Alemanha devem cumprir as leis e regras nacionais e europeias relativas ao faturamento automatizado. Há regulamentos aplicáveis para faturas recebidas e enviadas.

Lei alemã sobre o IVA

Independentemente de uma fatura ser criada manual ou automaticamente, ela precisa cumprir a Lei do IVA alemã (UStG). Por exemplo, ela deve conter todas as informações obrigatórias exigidas pela Seção 14 da UStG:

• Nome completo e endereço da empresa fornecedora do produto ou serviço
  
• Nome completo e endereço do destinatário do produto ou serviço
  
• Data da fatura
  
• Data de entrega do produto ou serviço
  
• Número fiscal emitido para a empresa fornecedora pelo órgão tributário competente ou o número de identificação do imposto sobre valor agregado (número de IVA) emitido pelo Escritório Central Federal de Tributos
  
• Um número de fatura único e consecutivo
  
• A quantidade e o tipo de produtos entregues ou o escopo e o tipo de serviço prestado
  
• Valor bruto e líquido
  
• A alíquota aplicável e o valor correspondente ou, no caso de isenções, uma referência jurídica
  

Com a configuração adequada, o sistema pode gerar faturas automaticamente com todos os detalhes necessários inseridos com precisão.

GoBD

O faturamento automatizado deve cumprir os princípios para a manutenção e retenção adequadas de livros, registros e documentos em formato eletrônico (GoBD). Como um regulamento administrativo do Ministério Federal das Finanças, o GoBD define os princípios básicos da contabilidade digital na Alemanha. Isso inclui diversas regras para empresas com relação ao registro, gerenciamento e arquivamento de arquivos relevantes para fins tributários.

O GoBD exige que as empresas armazenem todas as faturas automatizadas com segurança e em um formato que seja auditável e protegido. As faturas precisam permanecer inalteradas e verificáveis o tempo todo. As faturas de entrada e saída devem ser retidas por um período mínimo de 10 anos e armazenadas em uma localização segura que impeça adulterações, danos ou perdas.

Você também precisa documentar todo o fluxo de trabalho de faturamento e processo de forma clara e rastreável, abrangendo cada etapa, desde a produção até a aprovação e a entrega.

Padrões de fatura eletrônica

Além dos requisitos específicos da UStG e do GoBD, as organizações que emitem faturas eletrônicas precisam cumprir as normas relevantes para faturamento eletrônico. A partir de 2025, as empresas na Alemanha são obrigadas a emitir vendas B2B como faturas eletrônicas (Seção 14, Parágrafo 2, Frase 2 da UStG). Essas regras foram estabelecidas em nível europeu e regulam a criação, a transmissão e o arquivamento de faturas em formato digital.

Ao usar o faturamento automatizado, é fundamental garantir que as faturas sejam geradas em um formato reconhecido, como XML. As faturas XRechnung e ZUGFeRD são adequadas para essa finalidade. Também é importante que a entrega eletrônica seja juridicamente segura e rastreável para ambas as partes.

Proteção de dados

Ao transferir e arquivar faturas, as empresas precisam garantir que todos os detalhes pessoais sejam tratados de acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), uma lei europeia. Isso significa, entre outras coisas, que suas informações devem ser suficientemente criptografadas e seguras durante o transporte e o armazenamento.

Quais são as vantagens das faturas automatizadas?

O faturamento automatizado oferece inúmeras vantagens. A seguir, você encontrará uma visão geral das mais significativas:

Economia de tempo

As faturas automatizadas economizam um tempo valioso para as empresas no gerenciamento de faturas recebidas e enviadas. Em vez de lidar manualmente com os detalhes ou criá-los individualmente, o software gerencia a importação e a recuperação de dados, bem como a produção e o envio, em grande parte de forma independente. Isso alivia o departamento contábil de tarefas repetitivas e rotineiras, economizando esforços e recursos para outros trabalhos. Da mesma forma, os provedores de serviços e fornecedores podem se beneficiar de um processo mais rápido, pois podem receber seu dinheiro mais cedo.

Redução de custos

A redução da carga de trabalho e a economia de tempo associada podem levar a reduções de custos. As empresas podem economizar nas despesas com pessoal, bem como nos custos de impressão e envio associados às faturas em papel. Além disso, as faturas digitais não precisam ser arquivadas como documentos em papel, o que reduz o esforço associado ao arquivamento.

Menos erros

As entradas manuais são propensas a erros, por exemplo, erros de digitação, números transpostos e falta de informações obrigatórias. O faturamento e o manuseio automatizados podem reduzir a taxa de erros. Para faturas recebidas, o sistema lê com precisão os detalhes relevantes; para as enviadas, os dados do cliente, os totais e as informações tributárias são inseridos automaticamente. A entrega digital garante que os destinatários corretos recebam os documentos no formato adequado.

Transparência

O processo automatizado de faturas garante transparência em todo o fluxo de faturamento de uma empresa. As faturas recebidas são armazenadas de forma centralizada e categorizadas para facilitar o acesso. É possível verificar a qualquer momento quando uma fatura foi recebida, processada ou aprovada. As de saída são sistematicamente registradas e documentadas, incluindo todas as informações relevantes, como a data de envio, bem como a data de vencimento e o status do pagamento. Isso proporciona uma visão geral consistente dos itens em aberto, prazos de liquidação de fundos e transações de reserva - uma base importante para uma gestão financeira eficiente e um melhor planejamento de liquidez.

Pagamentos mais rápidos

O faturamento automático de faturas enviadas garante que os prazos de liquidação comecem imediatamente após a prestação do serviço. Em outras palavras, não leva dias ou semanas para a empresa emitir uma fatura. O faturamento imediato pode fortalecer a liquidez. Ao mesmo tempo, o processamento automatizado de faturas recebidas ajuda as empresas a utilizar os períodos de desconto de forma mais eficaz e a efetuar pagamentos em dia. Procedimentos acelerados de ambas as partes podem melhorar o fluxo de caixa e a gestão financeira das organizações.

Conformidade

As faturas automatizadas facilitam a conformidade com os requisitos jurídicos. As faturas recebidas são arquivadas pelo GoBD, enquanto as enviadas são documentadas de maneira à prova de auditoria, garantindo registros de todas as atividades de processo e envio. Isso significa que as empresas podem sempre apresentar dados completos e rastreáveis no caso de uma auditoria.

Escalabilidade

Independentemente de haver poucas ou milhares de faturas, as operações de faturamento automatizados são escaláveis e flexíveis. As Organizations podem lidar com eficiência com uma quantidade cada vez maior de faturas recebidas e criar e enviar mais faturas emitidas - sem correr o risco de ter falta de pessoal. Como as plataformas digitais podem se adaptar de forma flexível e expandir os processos, elas permitem que as empresas cresçam e se internacionalizem.

Integração

Um software moderno para a criação e o manuseio automatizados de faturas deve integrar sem problemas as plataformas de financiamento, ERP e CRM para aceitar fluxos de trabalho eficientes. As faturas que entram podem fluir diretamente para o sistema contábil, enquanto as que saem podem ser geradas a partir de pedidos e contratos de clientes. As lacunas de mídia desaparecem, os processos são executados com mais facilidade e os dados permanecem disponíveis sempre que necessário.