处理账单是德国企业日常工作的一部分，相关流程的自动化显著加速和简化会计部门的工作。

在本文中，您将了解什么是自动化账单以及其优势。我们还将介绍自动化账单系统的工作原理、企业如何设置该系统以及德国对其的法律要求。

本文内容

• 什么是自动化账单？
  
• 自动化账单管理系统如何运作？
  
• 企业如何建立自动化账单管理系统？
  
• 在德国自动化账单管理需要满足哪些法律要求？
  
• 自动化账单有哪些优势？
  

什么是自动化账单？

自动化账单是无需人工输入即可创建、处理、发送、接收和存档的文档。与由员工手动将详细信息输入模板、检查账单并发送的传统账单不同，自动化账单基于软件解决方案。这些工具将客户数据、订单和合同转换为完整的账单。

在过去，账单处理纯粹基于纸张；然而，文字处理程序和邮箱的引入简化了任务。随后是企业资源规划 (ERP) 套件和基于云的会计工具的开发，这些软件直接从其他业务交易（如采购订单）中生成账单数据。而今，现代系统更进一步发展，能够与支付服务提供商的直接集成，并创建符合国际标准的电子账单，可以完全自行开具定期账单和催款函。

自动化账单管理系统如何运作？

这些框架便于管理进销项账单，同时确保其符合国家法律。

进项账单

该软件可以直接从邮箱中导入进项账单，如果账单是以纸质形式送达，只需扫描文件并上传到程序中即可。或者，您也可以将扫描结果转发到中央收件箱，如“invoices@business.de”进行自动处理。

核心要素是 OCR（光学字符识别）技术。OCR 使用语义文本分析，提取收款人、金额和到期日等数据。使用传统的 OCR 解决方案时，企业依赖于为每种版式设置的模板。

提取后，系统会将其发送到预定义的位置—例如，内部文件夹、财务团队或外部税务顾问。升级后工具借助人工智能进一步优化：人工智能支持的平台无需模板即可识别内容，并执行预会计处理和指派审核负责人等任务。

销项账单

自动化账单管理系统中，应用程序使用已经存档的客户详细信息独立生成账单，并填充买家数据、项目位置、价格、税务和结算条款等内容，然后通过邮箱或专用门户发送完成的文档。起草完成后，将销项账单存档，并在必要时直接转发。这一流程使从开单到入账整个过程透明化。

对于订阅等经常性费用，特别推荐采用这种方法，因为它能够改善工作流程。Stripe Billing 为德国的企业提供了量身定制的软件解决方案。Billing 还允许在管理平台内管理账户和直接访问详细的财务和销售报告。客户同样可以通过自助服务门户管理其订阅。

企业如何建立自动化账单管理系统？

建立自动化账单管理系统需要明确的策略，请按照以下五个步骤开始：

1.定义要求

在购买或订阅一个应用程序之前，先分析一下您真正需要什么。创建一个核心功能清单，以及一个附加功能清单。

考虑员工的技能—平台不仅需要功能强大，还需要直观易用。在寻找合适的软件工具时，功能和操作与成本同样重要。

2.比较解决方案

一旦您确定了标准并筛选出可能的平台工具，就要进行严格的比较评估。注意自动化账单管理流程的功能深度、OCR 识别的质量以及直接集成到您当前会计系统的潜力。同时还应考虑用户友好性、支持功能、法律监管合规和灵活扩展性等方面。还可以查阅参考资料和现有用户证明，以更好地评估平台工具的适用性。

3.部署和测试系统

在选择适当的解决方案后，开始从技术层面进行部署。对平台进行设置，以便涵盖所有确定的需求。理想情况下，服务提供者将帮助您完成这项工作，以及连接到当前系统。

使用一个试点项目小规模测试自动化账单管理系统。确定一个明确界定的领域，例如特定产品或特定客户端组的账单。通过此试运行尽早发现技术问题，并评估日常使用中的用户友好度。此外，培训直接使用该平台的员工。

4.自动化账单系统流程

完成测试阶段后，您可以完全自动化账单程序，然后平台将端到端地处理进销项账单。

5. 细化流程

成功实施后，您应该定期审查系统，并根据需要增强系统。一切运行是否平稳？是否有任何新的要求？是否可以将其他流程数字化？

在德国自动化账单管理需要满足哪些法律要求？

德国企业必须遵守本国和欧洲有关自动化账单管理的法律法规。以下是进销项账单适用的法规。

德国增值税法

无论账单是手动创建还是自动创建，都需要遵守德国增值税法 (UStG)。例如，必须包含 UStG 第 14 条 所要求的所有强制性信息：

• 提供产品或服务的公司的全名和地址
  
• 产品或服务接收者的全名和地址
  
• 账单日期
  
• 产品或服务的交付日期
  
• 税务局为供应企业签发的销售税号或联邦中央税务局签发的增值税识别码(VAT ID)
  
• 连续且唯一的账单编号
  
• 交付产品的数量和类型或提供服务的范围和类型
  
• 毛额和净额
  
• 适用的税率和相应的金额，或若为豁免情形，注明法律依据
  

通过适当的设置，系统可以自动生成账单，并准确输入所有必要的详细信息。

GoBD

自动化账单管理必须遵守以电子形式妥善保存和保留账簿、记录和文件的原则 (GoBD)。作为联邦财政部的行政法规，GoBD 定义了德国企业电子会计的基本原则，其中包括许多关于记录、管理和归档税务相关文件的规则。

GoBD 要求企业安全存储所有自动化账单，格式应可审计且受保护。账单需要始终保持不变且可验证。进销项账单必须至少保留10年，并存储在安全场所，以防被防篡改、损坏或丢失。

您还需要清晰、可追溯地记录整个账单管理和处理流程，涵盖从生产到批准和交付的每个步骤。

电子账单标准

除了 UStG 和 GoBD 的具体要求外，开具电子账单的组织需要遵守电子账单的相关标准。截至2025年，德国的企业有义务为 B2B 销售开具电子账单 (UStG 第 14 条第 2 款第 2 句)。这些规则是在欧洲层面制定的，用于规范电子账单的生成、传输和存档。

使用自动化账单管理，关键是要确保以公认的格式生成账单，例如 XML。XRechnung 和 ZUGFeRD 格式发票 适用于此目的。同样重要的是，电子交付在法律上是安全的，并且对双方都具有可追溯性。

数据保护

在传输和归档账单时，企业需要保证所有个人信息的处理都符合欧洲法律《通用数据保护条例》(GDPR)，这意味着，除满足其他要求外，其信息在传输和存储过程中必须充分加密和安全。

自动化账单有哪些优势？

自动化账单具有诸多优势，以下是对最主要优势的概述：

节省时间

自动化账单在管理进销项账单时为企业节省了宝贵的时间。软件基本上独立完成账单导入、数据检索、账单生成以及发送，无需手工处理账单详细信息或单独创建账单。这免除了会计部门重复性的例行任务，从而节省精力和资源，用于处理其他工作。服务提供者和供应商同样可以从更快的处理速度中受益，因为他们可以更快地收到款项。

降低成本

工作量的减少和相关时间的节省可降低成本。企业可以节省人事开支以及与纸质账单相关的打印和寄送成本。此外，电子发票无需作为纸质文档存档，这减少了与存档相关的工作。

减少错误

手动输入容易出错，例如，键入错误、数字转置和缺少必填信息。自动化账单处理可以减少错误率。对于进项账单，系统准确读取相关详细信息；对于销项账单，系统自动输入客户数据、总金额和税务信息。数字交付保证正确的收件人以正确的格式收到单据。

透明度

自动化账单处理确保商家整个账单处理流程的透明度，进项账单分类存储，便于查询，可以在收到、处理或批准账单的任何时刻进行检查，系统自动记录销项账单，包括所有相关信息，如发货日期以及支付到期日和状态，从而实现统一概览未结项目、结算截止日期和预订交易，这是高效财务管理和改善流动性规划的重要基础。

支付更快

自动化处理销项账单可确保在服务交付后立即开始计算结算时限。换句话说，企业无需再花费数天甚至数周时间来开具账单。及时开单有助于增强流动性。同时，自动化处理进项账单有助于更有效地利用折扣期并按时付款。双方流程的加速能够改善企业的现金流和财务管理水平。

合规

自动化账单有助于更轻松地遵守合规法律要求。根据 GoBD 规定，进项账单需妥善存档，开具的账单则需要以符合审计要求的方式进行记录，并确保记录所有处理和寄送活动。这意味着企业在审计时能够随时提供完整且可追溯的数据。

可扩展性

无论是仅有几份账单还是有上千张账单，自动化账单操作都具有可扩展性和适应性。组织可以高效地处理越来越多的进项账单，创建和发送更多的销项账单，而不会面临人员短缺的风险。数字平台灵活的适应性和可拓展性，更有利于企业不断发展和国际化。

系统集成

自动化账单创建和处理软件应与财务、ERP和 CRM 平台顺利集成，以支持高效的工作流程。进项账单应可以直接转入会计系统，而开出的账单应可以根据客户订单和合同生成。媒介间隙消失，流程运行更顺畅，数据随时随地可用。