Hantering av fakturor är en del av vardagen för företag i Tyskland. Automatiseringen av de relevanta processerna har lett till en märkbar acceleration och förenkling för kontoren.

I den här artikeln får du veta vad automatiserade fakturor är och vilka fördelar de erbjuder. Vi förklarar också hur dessa system för fakturering fungerar, hur företag kan installera dem och vilka juridiska krav som gäller för dem i Tyskland.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är automatiserade fakturor?
  
• Hur fungerar automatiserade faktureringssystem?
  
• Hur kan företag etablera ett automatiserat system för fakturering?
  
• Vilka är de juridiska kraven för automatiserad faktura i Tyskland?
  
• Vilka är fördelarna med automatiserade fakturor?
  

Vad är automatiserade fakturor?

Automatiserade fakturor är dokument som skapas, processas, skickas, tas emot och arkiveras utan manuell hantering av människor. Till skillnad från traditionell fakturering, där anställda manuellt matar in uppgifter i mallar, kontrollerar fakturor och skickar dem, är automatisering baserad på mjukvarulösningar. Dessa verktyg omvandlar uppgifter om kunder, beställningar och avtal till kompletta fakturor.

Historiskt sett var hanteringen av fakturor helt pappersbaserad, men införandet av ordbehandlingsprogram och e-post förenklade uppgiften. Nästa steg var införandet av affärssystem (ERP) och molnbaserade redovisningsverktyg som genererar fakturor direkt från andra transaktioner, t.ex. beställningar. Idag tar moderna system det ett steg längre: de säkerställer enkel integration med betaltjänstleverantörer och skapar e-fakturor i enlighet med internationella standarder. De kan utfärda återkommande fakturor och dunning letters helt på egen hand.

Hur fungerar automatiserade faktureringssystem?

Dessa ramverk underlättar hanteringen av inkommande fakturor och upprättandet av utgående fakturor samtidigt som de är förenliga med nationell lagstiftning.

Inkommande fakturor

Programvaran kan importera inkommande fakturor direkt från e-post. Om de kommer som pappersdokument är det bara att skanna och ladda upp deklarationerna i programmet. Alternativt kan du vidarebefordra skanningen till en central inkorg, t.ex. "invoices@business.de", för automatisk process.

Det centrala Elementet är OCR (optical character recognition) teknik. Med hjälp av semantisk textanalys extraherar OCR-siffror som betalningsmottagare, belopp och förfallodatum. Med klassiska OCR-lösningar förlitar sig företagen på mallar som konfigureras en gång för varje layout.

Efter extraktion skickar systemet det till fördefinierade platser - till exempel en intern deklaration, ekonomiteamet eller externa skatterådgivare. Nyare verktyg går längre med artificiell intelligens: AI-stödda plattformar känner igen innehåll utan mallar och automatiserar uppgifter som förkonto och tilldelning av release managers.

Utgående fakturor

Med automatiserad fakturering genererar ansökan självständigt fakturor med hjälp av kundinformation som redan finns i filen. Den fyller i fakturorna med uppgifter om köpare, positioner för artiklar, priser, skattesatser och villkor för avräkning och skickar sedan de färdiga dokumenten via e-post eller särskilda portaler. Efter upprättandet arkiveras de utgående fakturorna och vidarebefordras direkt vid behov. Detta skapar en konsekvent och transparent process, från fakturering till bokföring.

Tillvägagångssättet rekommenderas särskilt för återkommande avgifter som abonnemang, eftersom det förbättrar arbetsflödet. Stripe Billing förser företag i Tyskland med en skräddarsydd mjukvarulösning. Billing möjliggör också hantering av konton och direkt tillgång till detaljerade finans- och försäljningsrapporter i instrumentpanelen. Kunderna kan också hantera sina abonnemang via självbetjäningsportalen.

Hur kan företag skapa ett automatiserat system för fakturering?

Att etablera ett system för automatiserad fakturering kräver en tydlig strategi. Följ dessa fem steg för att börja:

1. Definiera krav

Innan du köper eller prenumererar på en ansökan ska du analysera vad du verkligen behöver. Skapa en lista över de viktigaste funktionerna och en andra "bra-att-ha"-lista.

Tänk på dina medarbetares kompetens - en plattform måste inte bara vara kraftfull utan också intuitiv att använda. När du letar efter lämpliga programvaruverktyg är funktionalitet och hantering lika viktigt som kostnaderna.

2. Jämför lösningar

När du har definierat dina kriterier och identifierat möjliga plattformsverktyg ska du jämföra dem kritiskt. Var uppmärksam på funktionaliteten i den automatiska hanteringen av fakturor, kvaliteten på OCR-igenkänningen och möjligheten att enkelt integrera dem i era nuvarande redovisningssystem. Tänk på aspekter som användarvänlighet, stödmöjligheter, juridisk efterlevnad och flexibel skalbarhet. Det är också värt att granska referenser och omdömen från befintliga användare för att bättre kunna bedöma lämpligheten.

3. Implementera och testa systemet

Efter att ha valt lämplig lösning sker den tekniska implementeringen. Ställ in plattformen så att alla definierade krav kartläggs. Helst ska din tjänsteleverantör hjälpa dig med detta, liksom med att ansluta till befintliga system.

Börja med ett pilotprojekt för att testa automatiserad faktura i liten skala upp. Identifiera ett tydligt definierat område, till exempel fakturor för en viss produkt eller en viss grupp klienter. Använd denna testkörning för att identifiera tekniska problem tidigt och för att bedöma användarvänligheten i den dagliga användningen. Utbilda dessutom dina medarbetare som arbetar direkt med plattformen.

4. Automatisera flödet av fakturor

När testfasen är klar kan du automatisera din fakturering helt och hållet. Plattformen kommer då att hantera både inkommande och utgående fakturor från början till slut.

5. Förfina processen

Efter en framgångsrik implementering bör du regelbundet granska systemen och förbättra dem vid behov. Fungerar allt som det ska? Finns det några nya krav? Kan ytterligare processer digitaliseras?

Vilka är de juridiska kraven för automatiserad fakturering i Tyskland?

Företag i Tyskland måste efterleva nationella och europeiska lagar och regler om automatiserad fakturering. Det finns tillämpliga bestämmelser för inkommande och utgående faktureringar.

Tysk lag om moms

Oavsett om en faktura skapas manuellt eller automatiskt måste den efterleva den tyska lagen om moms (UStG). Den måste t.ex. innehålla all obligatorisk information som krävs enligt § 14 i UStG:

• Fullständigt namn och adress till företaget som tillhandahåller produkten eller tjänsten
  
• Fullständigt namn och adress till mottagaren av produkten eller tjänsten
  
• Datum för fakturan
  
• Leveransdatum för produkten eller tjänsten
  
• Momsregistreringsnummer som utfärdats till det levererande företaget av skattekontoret eller momsregistreringsnummer (skatteregistreringsnummer) som utfärdats av Federal Central Tax Office
  
• Ett unikt löpnummer för fakturan
  
• Kvantiteten och typen av levererade produkter eller omfattningen och typen av tillhandahållen tjänst
  
• Brutto- och nettobelopp
  
• Tillämplig skattesats och motsvarande belopp eller, för befrielser, en juridisk referens
  

Med rätt inställningar kan systemet automatiskt generera fakturor med alla nödvändiga uppgifter korrekt inmatade.

GoBD

Automatiserad fakturering måste efterleva principerna för korrekt förvaring och lagring av böcker, register och dokument i elektronisk form (GoBD). Som en administrativ förordning från det federala finansministeriet definierar GoBD de grundläggande principerna för digital kontoföring i Tyskland. Detta inkluderar många regler för företag avseende registrering, hantering och arkivering av deklarationsrelevanta filer.

GoBD kräver att företag lagrar alla automatiserade fakturor på ett säkert sätt och i ett format som är både granskningsbart och skyddat. Fakturorna måste vara oförändrade och verifierbara hela tiden. Inkommande och utgående fakturor måste sparas i minst 10 år och sparas på en säker plats som förhindrar manipulering, skada eller förlust.

Du måste också dokumentera hela arbetsflödet för fakturering och process på ett tydligt och spårbart sätt, som täcker varje steg från produktion till godkännande och leverans.

Standards för e-faktura

Utöver de specifika kraven i UStG och GoBD måste organisationer som utfärdar e-fakturor efterleva de relevanta standarderna för elektronisk fakturering. Från och med 2025 är företag i Tyskland skyldiga att utfärda B2B-försäljning som e-fakturor (Avsnitt 14, paragraf 2, mening 2 i UStG). Dessa regler fastställdes på europeisk nivå och reglerar skapandet, överföringen och arkiveringen av fakturor i digital form.

Vid användning av automatiserad fakturering är det viktigt att säkerställa att fakturering genereras i ett erkänt format, t.ex. XML. XRechnung och ZUGFeRD fakturor är lämpliga för detta ändamål. Det är också viktigt att den elektroniska leveransen är juridiskt säker och spårbar för båda parter.

Dataskydd

Vid överföring och arkivering av fakturor måste företag garantera att alla personuppgifter hanteras i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), en europeisk lag. Detta innebär bland annat att informationen måste vara tillräckligt krypterad och säker under transport och lagring.

Vilka är fördelarna med automatiserade fakturor?

Automatiserad fakturering erbjuder många fördelar. Här följer en översikt över de viktigaste:

Tidsbesparing

Automatiserade fakturor sparar företag värdefull tid vid hantering av inkommande och utgående fakturor. I stället för att manuellt hantera detaljer eller skapa dem för enskild firma hanterar programvaran import och datahämtning samt produktion och avsändning i stort sett självständigt. Detta avlastar kontot från repetitiva, rutinmässiga uppgifter, vilket sparar kraft och resurser för annat arbete. Tjänsteleverantörer och leverantörer kan också dra nytta av snabbare processer, eftersom de kan få sina pengar tidigare.

Minskade kostnader

Den minskade arbetsbelastningen och de därmed sammanhängande tidsbesparingarna kan leda till kostnadsminskningar. Företag kan spara in på personalkostnader samt tryck- och fraktkostnader i samband med fakturering på papper. Dessutom behöver digitala fakturor inte arkiveras som pappersdokument, vilket minskar ansträngningen i samband med arkivering.

Minskning av fel

Manuella inmatningar är behäftade med fel, t.ex. skrivfel, förskjutna siffror och avsaknad av obligatorisk information. Automatiserad fakturering och hantering kan minska felfrekvensen. För inkommande fakturor läser systemet noggrant relevanta detaljer; för utgående matas kunddata, totalsummor och information om skatter in automatiskt. Digital leverans garanterar att rätt mottagare får dokumenten i rätt format.

Transparens

Automatiserad fakturahantering säkerställer transparens genom hela flödet av fakturering i ett företag. Inkommande fakturor sparas centralt och kategoriseras för enkel åtkomst. Det är möjligt att när som helst kontrollera när en faktura togs emot, hanterades eller godkändes. Utgående registreras och dokumenteras systematiskt, inklusive all relevant information, till exempel leveransdatum samt betalningens förfallodag och status. Detta ger en konsekvent översikt över öppna radposter, tidsfrister för avräkning och bokföringstransaktioner - en viktig grund för effektiv ekonomisk förvaltning och förbättrad likviditetsplanering.

Snabbare betalningar

Automatisk fakturering för utgående fakturor säkerställer att avräkningen börjar omedelbart efter att tjänsten har utförts. Med andra ord tar det inte dagar eller veckor för företaget att skicka ut en sådan. Omedelbar fakturering kan stärka likviditeten. Samtidigt hjälper den automatiserade hanteringen av inkommande fakturor dem som utnyttjar rabattperioder mer effektivt och gör betalningstidpunkter. Påskyndade förfaranden på båda sidor kan förbättra kassaflöden och finansiell hantering för organisationer.

Efterlevnad

Automatiserade fakturor underlättar efterlevnaden av juridiska krav. Inkommande fakturor arkiveras av GoBD, medan utgående fakturor dokumenteras på ett revisionssäkert sätt, vilket säkerställer registrering av alla process- och leveransaktiviteter. Detta innebär att företag alltid kan presentera fullständiga och spårbara data i händelse av en revision.

Skalbarhet

Oavsett om det rör sig om några få eller tusentals fakturor är automatiserad fakturering skalbar och agil. Organizations kan effektivt hantera en ökande mängd inkommande fakturor och skapa och skicka fler utgående fakturor - utan att riskera personalbrist. Eftersom digitala plattformar flexibelt kan agilisera och utöka processer gör de det möjligt för företag att växa och internationaliseras.

Integration

Modern programvara för automatiserad skapande och hantering av fakturor bör integreras smidigt med finansierings-, ERP- och CRM-plattformar för att stödja effektiva arbetsflöden. Inkommande fakturor kan skickas direkt till kontosystemet, medan utgående fakturor kan genereras från beställningar och avtal med kunder. Mediegapet försvinner, processerna löper smidigare och data finns tillgängliga där de behövs.