การจัดการใบแจ้งหนี้เป็นส่วนหนึ่งของงานประจำวันของธุรกิจในเยอรมนี การทำให้กระบวนการเหล่านี้ดำเนินโดยอัตโนมัติจะช่วยเร่งความเร็วและลดความซับซ้อนของงานฝ่ายบัญชีได้อย่างเห็นได้ชัด

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าใบแจ้งหนี้อัตโนมัติคืออะไรและมีประโยชน์อะไรบ้าง นอกจากนี้เราจะอธิบายวิธีการทำงานของระบบการเรียกเก็บเงินเหล่านี้ วิธีที่ธุรกิจสามารถใช้เพื่อตั้งค่า รวมถึงข้อกำหนดกฎหมายสำหรับระบบเหล่านี้ในเยอรมนี

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติคืออะไร
  
• ระบบการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติทำงานอย่างไร
  
• ธุรกิจจะสามารถสร้างระบบการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติได้อย่างไร
  
• ข้อกำหนดด้านกฎหมายสำหรับการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติในเยอรมนีมีอะไรบ้าง
  
• ข้อดีของใบแจ้งหนี้อัตโนมัติมีอะไรบ้าง
  

ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติคืออะไร

ใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติเป็นเอกสารที่สร้าง ประมวลผล ส่ง รับ และเก็บถาวรโดยไม่ต้องให้ผู้คนป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ซึ่งต่างจากการเรียกเก็บเงินแบบดั้งเดิมที่พนักงานต้องป้อนรายละเอียดลงในเทมเพลต ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ และส่งข้อมูลเหล่านั้นด้วยตนเอง โดยระบบอัตโนมัติสร้างจากโซลูชันซอฟต์แวร์ เครื่องมือเหล่านี้จะแปลงข้อมูลลูกค้า คำสั่งซื้อ และสัญญาให้เป็นใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์

ในอดีต การจัดการใบแจ้งหนี้จะดำเนินการผ่านเอกสารกระดาษล้วนๆ แต่เมื่อมีโปรแกรมประมวลผลคำและอีเมล งานนี้ก็ง่ายขึ้น ต่อมาชุดเครื่องมือการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ก็เข้ามาถึง รวมถึงเครื่องมือบัญชีบนคลาวด์ที่สามารถสร้างข้อมูลใบแจ้งหนี้โดยตรงจากธุรกรรมอื่นๆ ของธุรกิจได้ เช่น ใบสั่งซื้อ ปัจจุบันนี้ระบบที่ทันสมัยเหล่านี้ก้าวข้ามไปอีกขั้น: ช่วยให้การผสานการทำงานกับผู้ให้บริการชำระเงินได้อย่างตรงจุดและสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องกับมาตรฐานสากล ระบบเหล่านี้สามารถออกใบแจ้งหนี้แบบชำระเป็นรอบประจำและจดหมายทวงหนี้ทั้งหมดได้โดยอัตโนมัติ

ระบบการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติทำงานอย่างไร

กรอบการทำงานเหล่านี้ช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการใบแจ้งหนี้ขาเข้าและการทำร่างใบแจ้งหนี้ขาออก ขณะที่ยังคงปฏิบัติตามกฎหมายของประเทศ

ใบแจ้งหนี้ขาเข้า

ซอฟต์แวร์สามารถนำเข้าใบแจ้งหนี้ขาเข้าจากอีเมลได้โดยตรง หากใบแจ้งหนี้ส่งมาถึงเป็นเอกสารรูปแบบกระดาษ เพียงแค่สแกนและอัปโหลดไฟล์ลงในโปรแกรม หรือคุณสามารถส่งต่อการสแกนไปยังกล่องจดหมายส่วนกลาง เช่น "invoices@business.de" เพื่อดำเนินการโดยอัตโนมัติ

องค์ประกอบหลักคือเทคโนโลยี OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) โดย OCR ใช้การวิเคราะห์ข้อความเชิงความหมายในการดึงข้อมูลตัวเลข เช่น ผู้รับเงิน จำนวนเงิน และวันครบกำหนดชำระ เมื่อใช้โซลูชัน OCR แบบคลาสสิก ธุรกิจต่างๆ จะต้องใช้เทมเพลตที่ตั้งค่าไว้สำหรับเอกสารแต่ละรูปแบบ

หลังจากดึงข้อมูลได้แล้ว ระบบจะส่งข้อมูลไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น โฟลเดอร์ไฟล์ภายใน ทีมการเงิน หรือที่ปรึกษาด้านภาษีภายนอก เครื่องมือรุ่นใหม่มีการก้าวข้ามไปอีกขั้นด้วยเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์: แพลตฟอร์มที่รองรับ AI สามารถจดจำเนื้อหาได้โดยไม่ต้องใช้เทมเพลต และทำงานอัตโนมัติ เช่น การเตรียมข้อมูลล่วงหน้าก่อนทำบัญชี และการมอบหมายผู้อนุมัติเอกสาร

ใบแจ้งหนี้ขาออก

ด้วยระบบออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ แอปพลิเคชันจะสามารถสร้างใบเรียกเก็บเงินได้ด้วยตัวเองโดยใช้ข้อมูลรายละเอียดลูกค้าที่มีอยู่แล้วในไฟล์ โดยจะใส่ข้อมูลผู้ซื้อ ตำแหน่งรายการสินค้า ราคา อัตราภาษี และเงื่อนไขการชำระเงิน จากนั้นจะส่งเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์แล้วทางอีเมลหรือผ่านพอร์ทัลเฉพาะ หลังจากจัดทำร่างเรียบร้อยแล้ว ใบแจ้งหนี้ขาออกจะถูกเก็บบันทึก และจะถูกส่งต่อโดยตรงหากมีความจำเป็น กระบวนการนี้ช่วยสร้างขั้นตอนที่มีมาตรฐานและโปร่งใส ตั้งแต่การออกใบเรียกเก็บเงินไปจนถึงการบันทึกหนังสือบัญชี

แนะนำให้ใช้วิธีการนี้เป็นพิเศษสำหรับการเรียกเก็บเงินที่เกิดขึ้นประจำ เช่น การชำระเงินตามรอบบิล เนื่องจากจะช่วยให้เวิร์กโฟลว์ Stripe Billing มีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถให้บริการโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ปรับให้เหมาะกับธุรกิจในเยอรมนีได้ Billing ยังช่วยให้สามารถจัดการบัญชีและเข้าถึงรายละเอียดทางการเงินและรายงานการขายได้โดยตรงภายในแดชบอร์ด นอกจากนี้ลูกค้ายังสามารถจัดการการสมัครสมาชิกของตนได้ผ่านทางพอร์ทัลบริการตนเอง

ธุรกิจจะสามารถสร้างระบบการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติได้อย่างไร

การสร้างระบบการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติต้องใช้กลยุทธ์ที่ชัดเจน ให้ทำตามห้าขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเริ่มใช้งาน:

1. ระบุข้อกำหนด

ก่อนจะซื้อหรือสมัครใช้แอปพลิเคชัน ควรวิเคราะห์ให้ชัดเจนว่าคุณต้องการอะไรอย่างแท้จริง สร้างรายการฟีเจอร์หลักที่จำเป็น และสร้างอีกหนึ่งรายการสำหรับฟีเจอร์ที่ "่น่ามี"

พิจารณาทักษะของพนักงานของคุณ เพราะแพลตฟอร์มไม่เพียงแต่ต้องมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังต้องใช้งานง่ายด้วย เมื่อค้นหาเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมแล้ว ฟังก์ชันการทำงานและการจัดการก็มีความสำคัญพอๆ กับต้นทุน

2. เปรียบเทียบโซลูชันต่างๆ

เมื่อคุณได้กำหนดเกณฑ์และระบุเครื่องมือแพลตฟอร์มที่เป็นไปได้แล้ว ควรเปรียบเทียบอย่างรอบคอบ โดยให้ความสำคัญกับความสามารถในการทำงานเชิงลึกของการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ คุณภาพของการจดจำด้วย OCR และศักยภาพในการผสานการทำงานกับระบบบัญชีที่คุณใช้อยู่ได้อย่างตรงจุด นอกจากนี้ควรพิจารณาระดับความง่ายด้านการใช้งาน การรองรับ การปฏิบัติตามกฎหมาย และความสามารถในการขยายระบบได้อย่างยืดหยุ่น นอกจากนี้ยังควรตรวจสอบการอ้างอิงและคำรับรองจากผู้ใช้ที่มีอยู่เพื่อประเมินความเหมาะสมได้ดียิ่งขึ้น

3. ปรับใช้และทดลองใช้งานระบบ

หลังจากเลือกโซลูชันที่เหมาะสมแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการดำเนินการทางเทคนิค ตั้งค่าแพลตฟอร์มให้ครอบคลุมทุกความต้องการที่วางแผนไว้ กรณีที่ดีที่สุดคือ ผู้ให้บริการจะควรช่วยคุณในขั้นตอนนี้ รวมถึงการเชื่อมต่อกับระบบที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบันด้วย

เริ่มต้นด้วยโครงการนำร่องเพื่อทดสอบการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติในธุรกิจขนาดเล็ก ระบุพื้นที่ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน เช่น ใบแจ้งหนี้สำหรับผลิตภัณฑ์เฉพาะหรือกลุ่มลูกค้าที่เฉพาะเจาะจง ให้ใช้การทดสอบนี้เพื่อระบุหาปัญหาทางเทคนิคตั้งแต่เนิ่นๆ และเพื่อประเมินระดับความยากง่ายในการใช้งานในทุกวัน นอกจากนี้ ให้ฝึกอบรมพนักงานของคุณที่ต้องทำงานกับแพลตฟอร์มโดยตรง

4. ทำให้ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้เป็นแบบอัตโนมัติ

หลังจากดำเนินขั้นตอนการทดสอบเสร็จสิ้นแล้ว คุณสามารถทำให้ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างเต็มรูปแบบ จากนั้นแพลตฟอร์มจะจัดการทั้งใบแจ้งหนี้ขาเข้าและขาออกให้ตลอดทุกขั้นตอน

5. ปรับแต่งขั้นตอน

หลังจากปรับใช้งานสำเร็จ คุณควรตรวจสอบระบบอย่างสม่ำเสมอและปรับปรุงตามความจำเป็น ตรวจสอบว่าทุกอย่างทำงานอย่างราบรื่นหรือไม่ มีข้อกำหนดใหม่หรือไม่ กระบวนการที่เพิ่มเข้ามาสามารถแปลงให้เป็นดิจิทัลได้หรือไม่

ข้อกำหนดด้านกฎหมายสำหรับการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติในเยอรมนีมีอะไรบ้าง

ธุรกิจในเยอรมนีต้องปฏิบัติตามกฎหมายและกฎเกณฑ์ของประเทศและของยุโรปเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ โดยมีข้อบังคับที่มีผลบังคับใช้สำหรับใบเรียกเก็บเงินขาเข้าและขาออก

กฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี

ไม่ว่าใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้นด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ ก็ต้องปฏิบัติตามกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (UStG) ตัวอย่างเช่น ต้องมีข้อมูลบังคับครบถ้วนทั้งหมดตามที่กำหนดโดยมาตรา 14 ของ UStG:

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของบริษัทที่จัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการ
  
• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้รับผลิตภัณฑ์หรือบริการ
  
• วันที่ของใบแจ้งหนี้
  
• วันที่จัดส่งผลิตภัณฑ์หรือบริการ
  
• หมายเลขภาษีที่ออกให้กับธุรกิจจัดหาโดยสำนักงานภาษี หรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม(ID ภาษีมูลค่าเพิ่ม) ที่ออกโดยสำนักงานภาษีส่วนกลางของรัฐบาลกลาง
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เรียงต่อกันและไม่ซ้ำกัน
  
• จำนวนและประเภทของสินค้าที่จัดส่ง หรือขอบเขตและประเภทของบริการที่ให้บริการ
  
• ยอดขั้นต้นและยอดสุทธิ
  
• อัตราภาษีที่เกี่ยวข้องและจำนวนเงินที่เกี่ยวข้อง หรือ การอ้างอิงกฎหมายสําหรับการยกเว้น
  

หากตั้งค่าอย่างเหมาะสมแล้ว ระบบจะสามารถสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติโดยประกอบด้วยรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดที่ป้อนอย่างถูกต้อง

GoBD

การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติต้องปฏิบัติตามหลักการสำหรับการเก็บรักษาและการเก็บรักษาหนังสือบัญชี บันทึก และเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (GoBD) เนื่องจาก GoBD เป็นข้อบังคับด้านการบริหารของกระทรวงการคลังของรัฐบาลกลาง GoBD จึงกำหนดหลักการพื้นฐานของการบัญชีดิจิทัลในเยอรมนี ซึ่งรวมถึงกฎหลายข้อสำหรับธุรกิจเกี่ยวกับการบันทึก การจัดการ และการเก็บถาวรไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับภาษี

GoBD กำหนดให้ธุรกิจต้องจัดเก็บใบแจ้งหนี้อัตโนมัติทั้งหมดไว้อย่างปลอดภัยและให้อยู่ในรูปแบบที่ตรวจสอบได้และมีการป้องกัน ใบแจ้งหนี้ต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงและสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา ใบแจ้งหนี้ขาเข้าและขาออกจะต้องถูกเก็บไว้อย่างน้อย 10 ปี และจัดเก็บไว้ในสถานที่ที่ปลอดภัยเพื่อป้องกันไม่ให้มีการดัดแปลง ความเสียหาย หรือการสูญหาย

นอกจากนี้คุณต้องจัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์การออกใบแจ้งหนี้และการประมวลผลทั้งหมดอย่างชัดเจนและสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ ซึ่งครอบคลุมทุกขั้นตอนตั้งแต่การผลิตไปจนถึงการอนุมัติและการส่งมอบ

มาตรฐานใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

นอกเหนือจากข้อกำหนดเฉพาะของ UStG และ GoBD แล้ว องค์กรที่ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐานที่เกี่ยวข้องว่าด้วยการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยในปี 2025 ธุรกิจในเยอรมนีมีหน้าที่ออกใบแจ้งยอดขายแบบ B2B ในรูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (มาตรา 14 วรรค 2 ประโยค 2 ของ UStG) กฎเหล่านี้ถูกกำหนดขึ้นในระดับยุโรป และใช้เพื่อกำกับควบคุมการสร้างการส่งและการเก็บถาวรใบแจ้งหนี้ในรูปแบบดิจิทัล

เมื่อใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบเรียกเก็บเงินถูกสร้างขึ้นในรูปแบบไฟล์ที่เป็นที่รู้จัก เช่น XML โดยใบแจ้งหนี้ของ XRechnung และ ZUGFeRD เหมาะสำหรับใช้ในจุดประสงค์นี้ นอกจากนี้สิ่งสำคัญอีกอย่างคือการจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีความปลอดภัย เป็นไปตามกฎหมาย และทั้งสองฝ่ายควรสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

การคุ้มครองข้อมูล

เมื่อทำการโอนเงินและเก็บถาวรใบแจ้งหนี้ ธุรกิจจำเป็นต้องรับประกันว่าข้อมูลรายละเอียดส่วนบุคคลทั้งหมดได้รับการจัดการโดยเป็นตามกฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนบุคคล (GDPR) ซึ่งเป็นกฎหมายยุโรป ซึ่งหมายความว่าข้อมูลจะต้องได้รับการเข้ารหัสอย่างเพียงพอและมีความปลอดภัยระหว่างขั้นตอนการขนส่งและการจัดเก็บ

ข้อดีของใบแจ้งหนี้อัตโนมัติมีอะไรบ้าง

ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติมีข้อดีหลายประการ โดยภาพรวมข้อดีที่สำคัญที่สุดมีดังนี้:

การประหยัดเวลา

ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของธุรกิจที่ต้องใช้ไปกับการจัดการใบเรียกเก็บเงินขาเข้าและขาออก แทนที่จะจัดการรายละเอียดด้วยตนเองหรือสร้างทีละรายการ ซอฟต์แวร์จะจัดการเรื่องการนำเข้าและการดึงข้อมูล ตลอดจนการผลิตและการส่งเอกสารได้แทบทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยลดภาระงานซ้ำๆ ของฝ่ายบัญชีได้ และได้ใช้ทรัพยากรไปกับงานที่สำคัญกว่า ผู้ให้บริการและซัพพลายเออร์ก็ได้ประโยชน์เช่นกัน ซึ่งสามารถรับเงินได้เร็วขึ้นเพราะมีกระบวนการที่เร็วขึ้น

การลดต้นทุน

ปริมาณงานที่ลดลงและการประหยัดเวลาที่เกิดขึ้นนั้น สามารถนำไปสู่การลดต้นทุนได้ โดยธุรกิจสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร รวมถึงค่าพิมพ์และค่าจัดส่งที่เกี่ยวข้องกับใบเรียกเก็บเงินรูปแบบกระดาษ นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้รูปแบบดิจิทัลยังไม่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้เป็นแบบเอกสารกระดาษก็ได้ ซึ่งช่วยลดภาระในการจัดเก็บเอกสารได้อีกด้วย

การลดข้อผิดพลาด

การกรอกข้อมูลด้วยตัวเองมีความเสี่ยงเกิดข้อผิดพลาดสูง เช่น การพิมพ์ผิด การสลับตัวเลข และขาดข้อมูลบังคับ การออกใบแจ้งหนี้และจัดการแบบอัตโนมัติจะช่วยลดอัตราความผิดพลาดได้ สำหรับใบเรียกเก็บเงินขาเข้านั้น ระบบจะอ่านรายละเอียดที่เกี่ยวข้องได้อย่างแม่นยำ ส่วนสำหรับใบเรียกเก็บเงินขาออก ระบบจะกรอกข้อมูลลูกค้า ยอดรวม และข้อมูลภาษีให้อัตโนมัติ การส่งแบบดิจิทัลยังช่วยรับประกันว่าเอกสารจะถูกส่งถึงผู้รับที่ถูกต้องและอยู่ในรูปแบบที่เหมาะสม

ความโปร่งใส

การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติช่วยรับรองว่าคุณจะสร้างความโปร่งใสได้ตลอดทั้งขั้นตอนการเรียกเก็บเงินของธุรกิจ ใบแจ้งหนี้ขาเข้าจะถูกจัดเก็บแบบรวมศูนย์ไว้ และทำการแบ่งหมวดหมู่เพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย สามารถตรวจสอบได้ทุกเมื่อว่าใบเรียกเก็บเงินถูกส่งถึง ได้รับการจัดการ หรืออนุมัติเมื่อใด ส่วนใบแจ้งหนี้ขาออกจะถูกบันทึกและนำไปจัดทำเอกสารอย่างเป็นระบบ พร้อมประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น วันที่จัดส่ง วันครบกำหนดการชำระเงิน และสถานะการชำระเงิน ทำให้มองเห็นภาพรวมที่สอดคล้องกันของรายการค้างชำระ กำหนดเวลาการชำระเงิน และธุรกรรมทางบัญชี ซึ่งถือเป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับการบริหารจัดการการเงินที่มีประสิทธิภาพและการวางแผนสภาพคล่องที่ดียิ่งขึ้น

การชำระเงินที่รวดเร็วขึ้น

การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติสำหรับใบเรียกเก็บเงินขาออกจะช่วยรับรองได้ว่าเมื่อมีการให้บริการแล้ว กำหนดเวลาการชำระเงินจะเริ่มต้นขึ้นทันที หรือก็คือธุรกิจไม่ต้องใช้เวลานานเป็นหลายสัปดาห์เพื่อที่จะส่งใบแจ้งหนี้ การเรียกเก็บเงินทันทีสามารถเพิ่มสภาพคล่องได้ ในขณะเดียวกันการประมวลผลใบแจ้งหนี้ขาเข้าอัตโนมัติก็สามารถช่วยให้ได้รับประโยชน์จากช่วงส่วนลดได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและช่วยให้ชำระเงินได้ทันเวลามากขึ้น การที่ทั้งสองฝ่ายมีขั้นตอนที่รวดเร็วนั้นสามารถช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพกระแสเงินสดและการจัดการทางการเงินที่ดีขึ้นได้

การปฏิบัติตามข้อกำหนด

ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติช่วยให้สามารถปฏิบัติตามกฎหมายได้ง่ายขึ้น ใบแจ้งหนี้ขาเข้าจะถูกเก็บถาวรตามข้อกำหนดของ GoBD ขณะที่ใบแจ้งหนี้ขาออกจะถูกบันทึกไว้จะถูกบันทึกไว้อย่างเป็นระบบและตรวจสอบได้ เพื่อให้มีบันทึกกิจกรรมการประมวลผลและการจัดส่งที่ครบถ้วน ซึ่งหมายความว่าธุรกิจสามารถนำเสนอข้อมูลที่สมบูรณ์และสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้เสมอในกรณีที่มีการตรวจสอบบัญชี

ความสามารถในการขยาย

ไม่ว่าจะมีใบเรียกเก็บเงินไม่กี่ใบหรือหลายพันใบ การดำเนินการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติก็สามารถปรับขนาดและปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมได้ องค์กรสามารถจัดการกับใบแจ้งหนี้ขาเข้าที่มีจำนวนเพิ่มมากขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ขาออกในจำนวนมากขึ้นได้ โดยไม่ต้องกังวลว่าบุคลากรจะไม่เพียงพอ เนื่องจากแพลตฟอร์มดิจิทัลสามารถปรับเปลี่ยนและขยายกระบวนการได้อย่างยืดหยุ่น จึงช่วยให้ธุรกิจเติบโตและขยายสู่ระดับสากลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การผสานการทำงาน

ซอฟต์แวร์ที่ทันสมัยสำหรับการสร้างและการจัดการใบแจ้งหนี้อัตโนมัติควรผสานการทำงานกับแพลตฟอร์มการเงินได้อย่างราบรื่น เช่น ERP และ CRM เพื่อรองรับเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ ใบเรียกเก็บเงินขาเข้าสามารถส่งเข้าสู่ระบบบัญชีได้โดยตรง ขณะที่ใบเรียกเก็บเงินขาออกสามารถสร้างจากคำสั่งซื้อและสัญญาลูกค้าได้เลย เป็นการดำจัดช่องว่างข้อมูล ทำให้มีกระบวนการทำงานที่ราบรื่นยิ่งขึ้น และข้อมูลพร้อมใช้งานเสมอทุกที่ที่ต้องการ