La gestión de facturas forma parte de las tareas cotidianas de las empresas alemanas. La automatización de los procesos relevantes ha supuesto una notable aceleración y simplificación para los departamentos de contabilidad.

En este artículo, aprenderás qué son las facturas automatizadas y qué ventajas ofrecen. También te explicamos cómo funcionan estos sistemas de facturación, cómo pueden configurarlos las empresas y los requisitos legales para ellos en Alemania.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué son las facturas automatizadas?
  
• ¿Cómo funcionan los sistemas de facturación automatizada?
  
• ¿Cómo pueden las empresas establecer un sistema de facturación automatizado?
  
• ¿Cuáles son los requisitos legales para la facturación automatizada en Alemania?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de las facturas automatizadas?
  

¿Qué son las facturas automatizadas?

Las facturas automatizadas son documentos que se crean, procesan, envían, reciben y archivan sin que las personas los introduzcan manualmente. A diferencia de la facturación tradicional, en el que los empleados introducen manualmente los detalles en las plantillas, comprueban las facturas y las envían, la automatización está basada en soluciones de software. Estas herramientas convierten los datos, pedidos y contratos de los clientes en facturas completas.

Desde siempre, el manejo de facturas se basaba exclusivamente en papel; sin embargo, la introducción de programas de procesamiento de textos y correo electrónico simplificó la tarea. El siguiente paso fue la llegada de paquetes de planificación de recursos empresariales (ERP) y herramientas de contabilidad en la nube que generan datos de facturas directamente a partir de otras transacciones de la empresa, como los pedidos de compra. Hoy en día, los sistemas modernos dan un paso más: garantizan una integración directa con los proveedores de servicios de pago y crean facturas electrónicas conformes a los estándares internacionales. Pueden emitir facturas recurrentes y cartas de reclamación del pago completamente por su cuenta.

¿Cómo funcionan los sistemas de facturación automatizada?

Estos marcos facilitan la gestión de las facturas entrantes y la redacción de las salientes, al tiempo que cumplen con la legislación nacional.

Facturas entrantes

El software puede importar facturas entrantes directamente desde correo electrónico. Si llegan como documentos en papel, simplemente escanea y carga los archivos en el programa. Como alternativa, puedes reenviar el escaneo a una bandeja de entrada central, como «facturas@business.de» para su procesamiento automático.

El elemento central es la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Mediante el análisis de texto semántico, el OCR extrae cifras como beneficiarios, importes y fechas de vencimiento. Con las soluciones clásicas de OCR, las empresas confían en plantillas que se configuran una vez para cada diseño.

Después de la extracción, el sistema lo envía a ubicaciones predefinidas, como una carpeta de archivos interna, el equipo financiero o asesores fiscales externos. Las herramientas más nuevas van más allá con la inteligencia artificial: las plataformas compatibles con IA reconocen el contenido sin plantillas y automatizan tareas como la contabilidad previa y la asignación de gestores de entrega.

Facturas salientes

Con la facturación automatizada, la solicitud de acceso genera facturas de forma independiente utilizando los datos del cliente que ya están registrados. Rellena las facturas con los datos del comprador, las posiciones de las partidas, los precios, los tipos impositivos y las condiciones de cobro, y luego envía los documentos terminados por correo electrónico o a través de portales específicos. Después de la redacción, las facturas salientes se archivan y reenvían directamente si es necesario. Esto crea un proceso coherente y transparente, desde la facturación hasta la entrada en registro.

Este enfoque es especialmente recomendable para cargos recurrentes como suscripciones, ya que mejora el flujo de trabajo. Stripe Billing proporciona a las empresas de Alemania una solución de software personalizada. Billing también permite la gestión de cuentas y el acceso directo a informes financieros y de ventas detallados dentro del Dashboard. Del mismo modo, los clientes pueden gestionar sus suscripciones a través del portal de autoservicio.

¿Cómo pueden las empresas establecer un sistema de facturación automatizada?

Establecer un sistema de facturación automatizada requiere una estrategia clara. Sigue estos cinco pasos para empezar:

1. Definir requisitos

Antes de comprar o suscribirte a una solicitud de acceso, analiza lo que realmente necesitas. Crea una lista de las funciones principales y una segunda lista «de cosas que estaría bien tener».

Ten en cuenta las habilidades de tus empleados: una plataforma no solo debe ser potente, sino también fácil de usar. Al buscar herramientas de software adecuadas, las funciones y el manejo son tan importantes como los costes.

2. Compara soluciones

Una vez que hayas definido tus criterios e identificado posibles herramientas de plataforma, compáralos de forma crítica. Presta atención a la profundidad funcional del procesamiento automatizado de facturas, la calidad del reconocimiento de OCR y el potencial de integración directa en tus sistemas contables actuales. Ten en cuenta aspectos como facilidad de usuario, soporte, cumplimiento de la normativa legal y escalabilidad flexible. También vale la pena revisar las referencias y los testimonios de los usuarios existentes para evaluar mejor la compatibilidad.

3. Implementa y prueba el sistema

Después de seleccionar la solución adecuada, se lleva a cabo la implementación técnica. Configura la plataforma para que se asignen todos los requisitos definidos. Lo ideal es que tu proveedor de servicios te ayude con esto, así como con la conexión a los sistemas actuales.

Empieza con un proyecto piloto para probar la facturación automatizada a pequeña escala. Identifica un área claramente definida, como las facturas de un producto específico o un grupo de clientes específico. Utiliza esta ejecución de prueba para identificar problemas técnicos desde el principio y para evaluar la facilidad de uso en el trabajo diario. Además, forma a los empleados que trabajan directamente con la plataforma.

4. Automatiza el flujo de facturas

Después de completar la fase de prueba, puedes automatizar por completo tu procedimiento de facturación. La plataforma se encargará de las facturas entrantes y salientes de principio a fin.

5. Perfeccionar el proceso

Después de una implementación exitosa, debes revisar regularmente los sistemas y mejorarlos según sea necesario. ¿Todo funciona sin problemas? ¿Hay algún requisito nuevo? ¿Se pueden digitalizar más procesos?

¿Cuáles son los requisitos legales para la facturación automatizada en Alemania?

Las empresas de Alemania deben cumplir con las leyes y normas nacionales y europeas de facturación automatizada. Existen normativas aplicables a las facturas entrantes y salientes.

Ley del IVA en Alemania

Tanto si una factura se crea de forma manual como automática, debe cumplir con la Ley del IVA alemana (UStG). Por ejemplo, debe contener toda la información obligatoria exigida por el artículo 14 de la UStG:

• Nombre completo y dirección de la empresa que proporciona el producto o servicio.
  
• Nombre completo y dirección del destinatario del producto o servicio.
  
• Fecha de la factura.
  
• Fecha de entrega del producto o servicio.
  
• Número fiscal expedido a la empresa ejecutante por la oficina fiscal o el número de identificación a efectos del impuesto sobre el valor añadido (ID del IVA) expedido por la oficina fiscal central federal
  
• Un número de factura único y consecutivo.
  
• Cantidad y tipo de productos entregados o el alcance y el tipo de servicio prestado.
  
• Importe bruto y neto.
  
• El tipo impositivo aplicable y el importe correspondiente o, para exenciones, una referencia legal.
  

Con una configuración adecuada, el sistema puede generar automáticamente facturas con todos los datos necesarios introducidos con precisión.

GoBD

La facturación automatizada debe cumplir con los principios para el mantenimiento y la conservación adecuados de los libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD). Como regulación administrativa del Ministerio Federal de Finanzas, el GoBD define los principios básicos de la contabilidad digital en Alemania. Esto incluye numerosas reglas para las empresas con respecto al registro, la gestión y el archivo de documentos relevantes para los impuestos.

El GoBD requiere que las empresas almacenen todas las facturas automatizadas de forma segura y en un formato que sea auditable y protegido al mismo tiempo. Las facturas deben permanecer sin cambios y verificables en todo momento. Las facturas entrantes y salientes deben ser conservadas durante un mínimo de 10 años y almacenadas en un sitio seguro que evite manipulaciones, daños o pérdidas.

También debes documentar todo el flujo de trabajo de facturación y procesamiento de forma clara y trazable, cubriendo cada paso desde la producción hasta la aprobación y entrega.

Estándares de la factura electrónica

Además de los requisitos específicos de la UStG y el GoBD, las empresas que emiten facturas electrónicas deben cumplir con las normas pertinentes para la facturación electrónica. A partir de 2025, las empresas alemanas están obligadas a emitir ventas B2B como facturas electrónicas sección 14, párrafo 2, frase 2 de la UStG]. Estas normas se establecieron a nivel europeo y regulan la creación, transmisión y archivo de facturas en formato digital.

Al usar la facturación automatizada, es importante asegurarse de que las facturas se generen en un formato reconocido, como XML. Las facturas XRechnung y ZUGFeRD son adecuadas para este fin. También es importante que el envío electrónico sea legalmente seguro y rastreable para ambas partes.

Protección de datos

A la hora de transferir y archivar facturas, las empresas deben garantizar que todos los datos personales se manejen de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos ((RGPD)), una ley europea. Esto significa, entre otras cosas, que su información debe estar suficientemente cifrada y ser segura durante el transporte y el almacenamiento.

¿Cuáles son las ventajas de las facturas automatizadas?

La facturación automatizada ofrece numerosas ventajas. A continuación se muestra un resumen de las más importantes:

Ahorra tiempo

Las facturas automatizadas ahorran a las empresas un tiempo valioso a la hora de gestionar las facturas entrantes y salientes. En lugar de manejar manualmente los detalles o crearlos individualmente, el software gestiona la importación y la recuperación de datos, así como la producción y el envío, en gran medida de forma independiente. Esto libera al departamento de contabilidad de tareas rutinarias y repetitivas, ahorrando esfuerzo y recursos para otros trabajos. Los proveedores de servicios y distribuidores también pueden beneficiarse de un procesamiento más rápido, ya que podrían recibir su dinero antes.

Reducción de costes

La reducción de la carga de trabajo y el ahorro de tiempo asociado pueden dar lugar a reducciones de costes. Las empresas pueden ahorrar en gastos de personal, así como gastos de impresión y envío asociados con las facturas en papel. Además, las facturas digitales no necesitan archivarse como documentos en papel, lo que reduce el esfuerzo asociado a su registro.

Reducción de errores

Las entradas manuales son propensas a errores, p. ej., errores tipográficos, números transpuestos y falta de información obligatoria. La facturación y gestión automatizados pueden reducir la tasa de error. Para las facturas entrantes, el sistema lee con precisión los detalles relevantes; para las salientes, los datos del cliente, los importes totales y la información fiscal se introducen automáticamente. La entrega digital garantiza que los destinatarios correctos reciban los documentos en el formato adecuado.

Transparencia

El procesamiento automatizado de facturas garantiza la transparencia en todo el flujo de facturación de una empresa. Las facturas entrantes están almacenadas y clasificadas de forma centralizada para facilitar el acceso. Es posible comprobar en cualquier momento cuándo se recibió, gestionó o aprobó una factura. Las salientes se registran y documentan sistemáticamente, incluida toda la información relevante, como la fecha de envío, así como la fecha de vencimiento y estatus del pago. Esto proporciona un resumen coherente de las partidas abiertas, plazos de cobro y transacciones de reserva, una base importante para una gestión financiera eficiente y una mejor planificación de liquidez.

Pagos más rápidos

La facturación automática para facturas salientes garantiza que los plazos de cobro comiencen inmediatamente después de que se haya prestado el servicio. En otras palabras, la empresa no tarda días o semanas en enviar una. Una facturación inmediata puede reforzar la liquidez. Al mismo tiempo, el procesamiento automatizado de facturas entrantes ayuda a aquellas a utilizar los períodos de descuento de manera más eficaz y realizar pagos puntuales. Los procedimientos acelerados de ambas partes pueden mejorar los flujos de caja y la gestión financiera de las empresas.

Cumplimiento de la normativa

Las facturas automatizadas facilitan el cumplimiento de la normativa con los requisitos legales. El GoBD archiva las facturas entrantes, mientras que las salientes se registran a prueba de auditorías, lo que garantiza registros de todas las actividades de procesamiento y envío. Esto significa que las empresas siempre pueden presentar datos completos y rastreables en caso de una auditoría.

Escalabilidad

Independientemente de si hay unas pocas facturas o miles, las operaciones de facturación automatizadas son escalables y adaptables. Las empresas pueden gestionar de manera eficiente una cantidad cada vez mayor de facturas entrantes y crear y enviar más salientes, sin correr el riesgo de escasez de personal. Dado que las plataformas digitales pueden adaptar y ampliar los procesos de manera flexible, permiten a las empresas crecer e internacionalizarse.

Integración

El software moderno para crear y manejar facturas automatizadas debe integrarse sin problemas con las plataformas de financiación, ERP y CRM para soporte flujos de trabajo eficientes. Las facturas entrantes pueden fluir directamente al sistema contable, mientras que las salientes pueden generarse a partir de pedidos y contratos de clientes. Las brechas en los medios desaparecen, los procesos se ejecutan con mayor fluidez y los datos permanecen disponibles donde sea necesario.