請求書の処理は、ドイツの事業者にとって日常業務の一部です。関連する処理を自動化することで、経理部門は顕著なスピードアップと簡素化を実現しています。

この記事では、自動請求書とは何か、どのようなメリットがあるのかをご紹介します。また、これらの請求書システムがどのように機能するのか、企業はどのように設定できるのか、ドイツにおける請求書システムの法務要件についても説明します。

__ この記事の内容 __

• 自動請求書とは何ですか？
  
• 自動請求システムの仕組み
  
• 自動請求書発行システムを構築するには？
  
• ドイツにおける自動請求書の法務要件は？
  
• 自動請求書のメリットは何ですか？
  

自動請求書とは何ですか？

自動請求書とは、人が手動で入力することなく、作成、処理、送付、受領、保管される文書のことです。従業員が手作業でテンプレートに詳細を入力し、請求書をチェックし、送信する従来の請求書作成とは対照的に、自動化はソフトウェアソリューションに基づいています。これらのツールは、顧客データ、注文、契約を完全な請求書に変換します。

歴史的に、請求書の処理は純粋に紙ベースでしたが、ワープロソフトやメールの導入により、作業は簡素化されました。次に登場したのが、ERP (統合基幹業務システム) やクラウドベースの会計ツールで、注文書などのビジネス取引から直接請求書を作成できるようになりました。今日、最新のシステムはさらに一歩進んでいます。決済サービスプロバイダーと簡単に連携し、国際標準に沿った電子請求書を作成することができます。定期的な請求書 や督促状 の発行も可能です。

自動請求システムの仕組み

これらのフレームワークにより、国内法に準拠しながら、入ってくる請求書の管理および出ていく請求書の作成が容易になります。

請求書の入力

このソフトウェアは、メールから直接請求書をインポートすることができます。紙の書類で届いた場合は、スキャンしてファイルをアップロードするだけです。また、スキャンした請求書を「invoices@business.de」などの受信トレイに転送し、自動処理することもできます。

核となる要素はOCR(光学式文字認識) 技術です。OCRは、セマンティックテキスト解析を使用して、振込先、金額、期日などの数値を抽出します。従来のOCRソリューションでは、事業者はレイアウトごとに一度設定されたテンプレートに依存していました。

抽出後、システムは事前に定義された場所 (例えば、社内ファイルフォルダ、財務チーム、外部の税務アドバイザーなど) に送信します。新しいツールでは、人工知能がさらに進化しています：AIに対応したプラットフォームは、テンプレートなしでコンテンツを認識し、事前会計や承認マネージャーの割り当てなどのタスクを自動化します。

請求書の発行

自動請求書発行では、すでに登録されている顧客情報を使って、アプリケーションが独自に請求書を作成します。請求書に買い手データ、品目、価格、税率、決済条件を入力し、完成した書類をメールまたは専用ポータルで送信します。請求書作成後、送信された請求書はアーカイブされ、必要に応じて直接転送されます。これにより、請求書作成から帳簿入力まで、一貫した透明性の高い処理が実現します。

このアプローチは、ワークフローが強化されるため、サブスクリプションのような定期課金には特にお勧めです。Stripe Billing は、ドイツの事業者に合わせたソフトウェアソリューションを提供します。Stripe Billing では口座管理も可能で、ダッシュボード内の詳細な財務および 売上レポート に直接アクセスできます。顧客も同様に、セルフサービスポータル を通じてサブスクリプションを管理できます。

自動請求書発行システムを構築するには？

自動請求書発行システムを構築するには、明確な戦略が必要です。以下の5つのステップに従って始めてください：

1.要件の定義

アプリケーションを購入またはサブスクリプションする前に、本当に必要なものを分析してください。コア機能のリストと、追加で欲しい機能の「あったらいいな」リストを作成してください。

従業員のスキルを考慮する - プラットフォームは強力であるだけでなく、直感的に使える必要があります。適切なソフトウェア・ツールを探す際には、コストと同様に機能や操作性も重要です。

2.ソリューションの比較

基準を定め、可能性のあるプラットフォームツールを特定したら、それらを批判的に比較してください。自動請求書処理の機能的な深さ、OCR認識の品質、現在の会計システムに簡単に連携できる可能性などに注目してください。ユーザーの使いやすさ、サポート体制、法令遵守、柔軟な拡張性などの側面も考慮してください。また、リファレンスや既存ユーザーの声をレビューし、より適切な判断を下すことも重要です。

3. システムの実装とテスト

適切なソリューションを選択した後、技術的な実装を行います。定義された要件がすべてマッピングされるように、プラットフォームを設定します。理想的には、サービスプロバイダーがこの作業と現行システムとの連携をお手伝いします。

まずは、小規模な自動請求書をテストするパイロット・プロジェクトから始めましょう。特定の製品や特定のクライアントグループの請求書など、明確に定義された分野を特定します。この試験運用により、技術的な問題を早期に特定し、日常的な使用におけるユーザーの使い勝手を評価します。さらに、プラットフォームを直接操作する従業員のトレーニングも行いましょう。

4.請求書フローの自動化

テスト段階を完了すると、請求書作成を完全に自動化することができます。このプラットフォームは、請求書の入出力を最初から最後まで処理します。

5.プロセスを洗練する

導入が成功した後は、定期的にシステムをレビューし、必要に応じて改善する必要があります。すべてがスムーズに動いているか？新しい要件はあるか？新たな処理をデジタル化できるか？

ドイツにおける自動請求書の法務要件は？

ドイツの事業者は、自動請求書発行に関する国内および欧州の法律と規則に準拠する必要があります。入出金に関する請求書には適用される規制があります。

ドイツVAT法

請求書の作成が手動であれ自動であれ、ドイツVAT法(UStG)に準拠する必要があります。例えば、UStG第14条で義務付けられている必須情報がすべて含まれていなければなりません：

• 商品またはサービスを提供する会社の正式名称と住所
  
• 商品またはサービスの受取人の正式名称と住所
  
• 請求書の日付
  
• 商品またはサービスの配送日
  
• 税務署が供給事業者に発行した納税者番号、または連邦中央税務局が発行した付加価値税識別番号(VAT ID)
  
• 連続した一意の請求書番号
  
• 配送された製品の数量と種類、または提供されるサービスの範囲と種類
  
• 総額と純額
  
• 適用される税率と対応する金額、または免除の場合は法的参照
  

適切な設定を行うことで、必要な情報を正確に入力した請求書を自動作成することができます。

GoBD

自動請求書は、電子形式の帳簿、記録、文書の適切な保管および保存のための原則(GoBD)に準拠しなければなりません。GoBDは連邦財務省の行政規則として、ドイツにおけるデジタル会計の基本原則を定めています。これには、課税関連ファイルの記録、管理、保管に関する事業向けの多くの規則が含まれています。

GoBDは、すべての自動化された請求書を、監査可能かつ保護されたフォーマットで安全に保管することを事業者に要求しています。請求書は常に変更されることなく、検証可能である必要があります。請求書の入出庫は最低10年間保存し、改ざん、破損、紛失を防止する安全な場所に保管する必要があります。

また、請求書の作成から承認、納品に至るまで、請求書作成・処理のワークフロー全体を明確かつ追跡可能な形で文書化する必要があります。

電子請求書規格

UStGおよびGoBDの具体的な要件に加え、電子請求書を発行する組織は、電子請求書に関する関連基準に準拠する必要があります。2025年現在、ドイツの企業はB2B売上を電子請求書として発行することが義務付けられています (UStG第14条第2項第2文)。この規則は欧州レベルで制定されたもので、デジタル形式の請求書の作成、送信、保管を規制するものです。

自動請求書を使用する場合、XML のような認識可能なフォーマットで請求書を作成することが重要です。XRechnung や ZUGFeRD 請求書はこの目的に適しています。また、電子納品が法的に安全で、双方にとって追跡可能であることも重要です。

データ保護

請求書の送付や保管を行う場合、企業はすべての個人情報が欧州の法律である一般データ保護規則(GDPR) に沿って取り扱われることを保証する必要があります。これは特に、輸送や保管の間、その情報が十分に暗号化され、安全でなければならないことを意味します。

自動請求書のメリットは何ですか？

請求書の自動化には多くのメリットがあります。以下はその概要です：

時間の節約

自動請求書は、入出金請求書を管理する際の事業者の貴重な時間を節約します。請求書の詳細を手作業で処理したり、個別に作成したりする代わりに、ソフトウェアがインポートやデータ検索、作成や発送をほぼ独自に管理します。これにより、経理部門は反復的な定型業務から解放され、他の業務にかかる労力やリソースを節約することができます。サービスプロバイダーやサプライヤーも同様に、より早く入金されるため、より迅速な処理が可能になります。

コスト削減

作業負荷の軽減とそれに伴う時間の節約は、コスト削減につながります。事業者では、人件費だけでなく、紙の請求書にかかる印刷や発送のコストも削減できます。さらに、デジタル請求書は紙文書と同様に保管する必要がないため、保管に伴う労力も軽減されます。

ミスの削減

手入力は、誤字、数字の入れ替え、必須情報 の欠落などのミスが起こりがちです。請求書発行と処理の自動化により、エラー率を減らすことができます。入ってくる請求書の受領では、システムが関連する詳細を正確に読み取り、出ていく請求書の発行では、顧客データ、合計、課税情報が自動的に入力されます。デジタル配信は、受取人が適切な形式で書類を受け取ることを保証します。

透明性

自動請求書処理により、事業者の請求書フロー全体の透明性が確保されます。入力した請求書は一元的に保管され、簡単にアクセスできるように分類されます。請求書がいつ受領、処理、承認されたかをいつでも確認できます。支払期日やステータスだけでなく、出荷日などのすべての関連情報を含め、出力した請求書は体系的に記録され、文書化されます。これにより、未決済項目、決済期限、予約取引の概要が一貫して把握できるようになり、効率的な財務管理と流動性計画向上の重要な基盤となります。

決済の迅速化

出力した請求書を自動発行することで、サービスプロバイダーがサービスを提供した直後から決済を開始することができます。つまり、事業者が請求書を発送するのに数日や数週間かかることはありません。請求書の即時発行は流動性の強化につながります。同時に、入力した請求書を自動処理することで、割引期間の有効活用やタイムリーな決済が可能になります。双方の手続きを加速させることで、組織のキャッシュフローと財務管理を改善することができます。

規制順守

自動化された請求書は、法令遵守を容易にします。入力した請求書はGoBDによってアーカイブされ、一方、出力した請求書は監査証明可能な方法で文書化され、すべての処理と出荷活動の記録を保証します。これは、事業者が監査された場合、常に完全で追跡可能なデータを提示できることを意味します。

拡張性

請求書の枚数が数枚でも数千枚でも、自動化された請求書発行業務は拡張性と適応性に優れています。請求書発行は、人手不足のリスクを負うことなく、増加する請求書の入力を効率的に処理し、より多くの出力された請求書を作成・送付することができます。デジタルプラットフォームは柔軟に適応し、処理するプロセスを拡張できるため、事業者の成長と国際化が可能になります。

導入

請求書の自動作成と処理を行う最新のソフトウェアは、財務、ERP、CRMプラットフォームとスムーズに連携し、効率的なワークフローに対応する必要があります。入力された請求書は直接会計システムに流れ込み、出力された請求書は顧客の注文や契約から生成されます。メディアのギャップがなくなり、プロセスがスムーズになり、必要なデータはいつでも利用できるようになります。