Le traitement des factures fait partie des tâches quotidiennes des entreprises en Allemagne. L'automatisation des processus correspondants a entraîné une accélération et une simplification notables pour les services comptables.

Dans cet article, vous apprendrez ce que sont les factures automatisées et quels sont les avantages qu'elles offrent. Nous vous expliquons également comment fonctionnent ces systèmes de facturation, comment les entreprises peuvent les mettre en place et quelles sont les exigences légales en la matière en Allemagne.

Contenu de cet article

• Qu'est-ce qu'une facture automatisée ?
  
• Fonctionnement des systèmes de facturation automatisée
  
• Comment les entreprises peuvent-elles mettre en place un système de facturation automatisée ?
  
• Quelles sont les exigences légales en matière de facturation automatisée en Allemagne ?
  
• Quels sont les avantages des factures automatisées ?
  

Qu'est-ce qu'une facture automatisée ?

Les [factures] automatisées (https://stripe.com/resources/more/how-to-create-an-invoice) sont des documents qui sont créés, traités, envoyés, reçus et archivés sans intervention manuelle. Contrairement à la facturation traditionnelle, où les employés saisissent manuellement les détails dans des modèles, vérifient les factures et les envoient, l'automatisation repose sur des solutions logicielles. Ces outils convertissent les données des clients, les commandes et les contrats en factures complètes.

Historiquement, le traitement des factures se faisait exclusivement sur papier. Cependant l'introduction des programmes de traitement de texte et du courrier électronique a simplifié la tâche. L'étape suivante a été l'arrivée des suites de planification des ressources d'entreprise (ERP) et des outils comptables basés sur le cloud qui génèrent des données de facturation directement à partir d'autres transactions commerciales, telles que les bons de commande. Aujourd'hui, les systèmes modernes vont plus loin : ils assurent une intégration directe avec les prestataires de services de paiement et créent des factures électroniques alignées sur les normes internationales. Ils peuvent émettre des factures récurrentes et des lettres de relance de manière entièrement autonome.

Fonctionnement des systèmes de facturation automatisés

Ces cadres facilitent la gestion des factures entrantes et la rédaction des factures sortantes tout en restant conformes au droit national.

Factures entrantes

Le logiciel peut importer les factures entrantes directement à partir de l’e-mail. Si elles arrivent sous forme de documents papier, il suffit de les balayer et de télécharger les fichiers dans le programme. Vous pouvez également balayer le scan vers une boîte de réception centrale, telle que « invoices@business.de », pour un traitement automatique.

L'élément central est la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères). Grâce à l'analyse sémantique du texte, l'OCR extrait des données telles que les bénéficiaires, les montants et les dates d'échéance. Avec les solutions OCR classiques, les entreprises s'appuient sur des modèles qui sont configurés une seule fois pour chaque mise en page.

Après extraction, le système l'envoie à des emplacements prédéfinis - par exemple, à un dossier interne, l'équipe financière ou des conseillers fiscaux externes. Les outils les plus récents vont plus loin grâce à l'intelligence artificielle : Les plateformes prises en charge par l'IA reconnaissent le contenu sans modèle et automatisent des tâches telles que la pré-comptabilisation et l'affectation des responsables de la validation.

Factures sortantes

Avec la facturation automatisée, l'application génère des factures de manière autonome en utilisant les données du client déjà enregistrées. Elle remplit les factures avec les données de l'acheteur, la position des éléments, les prix, les taux de taxe et les conditions de règlement, puis envoie les documents finis par e-mail ou via des portails dédiés. Une fois rédigées, les factures sortantes sont archivées et transmises directement si nécessaire. Cela permet de créer un processus cohérent et transparent, de la facturation à la saisie comptable.

Cette approche est particulièrement recommandée pour les débits récurrents tels que les abonnements, car elle améliore le flux de travail. Stripe Billing offre aux entreprises allemandes une solution logicielle sur mesure. La facturation permet également de gérer les comptes et d'accéder directement à des rapports financiers et commerciaux détaillés dans le Dashboard. Les clients peuvent également gérer leurs abonnements via le portail en libre service.

Comment les entreprises peuvent-elles mettre en place un système de facturation automatisée ?

La mise en place d'un système de facturation automatisée nécessite une stratégie claire. Suivez ces cinq étapes pour commencer :

1. Définir les besoins

Avant d'acheter ou de vous abonner à une application, analysez ce dont vous avez réellement besoin. Dressez une liste des fonctions essentielles et une seconde liste de « ce qu'il faut faire ».

Tenez compte des compétences de vos employés - une plateforme doit être non seulement puissante, mais aussi intuitive. Lors de la recherche d'outils logiciels appropriés, la fonctionnalité et la maniabilité sont tout aussi importantes que les coûts.

2. Comparer les solutions

Une fois que vous avez défini vos critères et identifié les outils de plateforme possibles, comparez-les de manière critique. Faites attention à la profondeur fonctionnelle du traitement automatisé des factures, à la qualité de la reconnaissance OCR et au potentiel d'intégration directe dans vos systèmes comptables actuels. Tenez compte d'aspects tels que la convivialité, l'assistance, la conformité légale et l'évolutivité. Il est également utile d'examiner les références et les témoignages d'utilisateurs existants pour mieux évaluer la pertinence de la solution.

3. Implémenter et tester le système

Après avoir sélectionné la solution appropriée, l'implémentation technique a lieu. Il s'agit de mettre en place la plateforme de manière à ce que toutes les exigences définies soient prises en compte. Dans l'idéal, votre prestataire de services vous aidera à le faire. Il vous aidera également à vous connecter aux systèmes existants.

Commencez par un projet pilote pour tester la facturation automatisée à petite échelle. Identifiez un domaine clairement défini, comme les factures relatives à un produit spécifique ou à un groupe de clients particulier. Ce test permet d'identifier rapidement les problèmes techniques et d'évaluer la convivialité au quotidien. En outre, formez vos employés qui travaillent directement avec la plateforme.

4. Automatiser le flux des factures

Après la phase de test, vous pouvez automatiser entièrement votre procédure de facturation. La plateforme traitera alors les factures entrantes et sortantes de bout en bout.

5. Affiner le processus

Après une implémentation réussie, vous devez régulièrement revoir les systèmes et les améliorer si nécessaire. Tout se passe-t-il bien ? Y a-t-il de nouvelles exigences ? D'autres processus peuvent-ils être numérisés ?

Quelles sont les exigences légales en matière de facturation en Allemagne ?

Les entreprises allemandes doivent se conformer aux lois et règles nationales et européennes en matière de facturation. Il existe des réglementations applicables aux factures entrantes et sortantes.

Loi allemande sur la TVA

Qu'elle soit créée manuellement ou automatiquement, une facture doit être conforme à la loi allemande sur la TVA (UStG). Par exemple, elle doit contenir toutes les informations obligatoires requises par l'article 14 de l'UStG :

• Nom complet et adresse de l’entreprise fournissant le produit ou le service
  
• Nom complet et adresse du destinataire du produit ou du service
  
• Date de la facture
  
• Date de livraison du produit ou du service
  
• Numéro d'identification fiscale délivré à l'entreprise prestataire par l’administration fiscale ou numéro d'identification de la taxe sur la valeur ajoutée (numéro de TVA) délivré par l'Office central fédéral des impôts.
  
• Un numéro de facture consécutif et unique
  
• La quantité et le type de biens livrés ou la portée et le type de service fourni
  
• Le montant brut et net
  
• Le taux de taxe applicable et le montant correspondant ou, pour les exemptions, une référence légale.
  

Avec une configuration adéquate, le système peut générer automatiquement des factures avec toutes les informations nécessaires saisies avec précision.

GoBD

L'automatisation de la facturation doit être conforme aux principes de bonne tenue et de conservation des livres, registres et documents sous forme électronique GoBD. En tant que règlement administratif du ministère fédéral des finances, les GoBD définissent les principes de base de la comptabilité numérique en Allemagne. elle comprend de nombreuses règles pour les entreprises concernant l'enregistrement, la gestion et l'archivage des fichiers à caractère fiscal.

Les GoBD imposent aux entreprises de stocker toutes les factures automatisées en toute sécurité et dans un format à la fois contrôlable et protégé. Les factures doivent être intactes et vérifiables à tout moment. Les factures entrantes et sortantes doivent être conservées pendant au moins 10 ans et conservées dans un endroit sûr qui empêche toute altération, tout dommage ou toute perte.

Vous devez également documenter l'ensemble du flux de facturation et de traitement de manière claire et traçable, en couvrant chaque étape, de la production à l'approbation et à la livraison.

Normes de facturation électronique

Outre les exigences spécifiques de l'UStG et des GoBD, les associations qui émettent des factures électroniques doivent se conformer aux normes pertinentes en matière de facturation électronique. À partir de 2025, les entreprises allemandes seront tenues d'émettre des factures électroniques pour les ventes interentreprises (article 14, paragraphe 2, phrase 2 de l'UStG). Ces règles ont été établies au niveau européen et régissent la création, la transmission et l'archivage des factures sous forme numérique.

En cas d’utilisation de la facturation automatisée, il est essentiel de veiller à ce que les factures soient générées dans un format reconnu, tel que XML. Les factures XRechnung et ZUGFeRD conviennent à cet effet. Il est également important que la livraison électronique soit juridiquement sûre et traçable pour les deux parties.

Protection des données

Lors du transfert et de l'archivage des factures, les entreprises doivent garantir que toutes les données à caractère personnel sont traitées conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela signifie, entre autres, que ces informations doivent être suffisamment chiffrées et sécurisées pendant le transport et le stockage.

Quels sont les avantages des factures automatisées ?

L'automatisation de la facturation offre de nombreux avantages. Voici un aperçu des plus importants :

Gain de temps

Les factures automatisées permettent aux entreprises de gagner un temps précieux dans la gestion des factures entrantes et sortantes. Au lieu de traiter manuellement les informations ou de les créer individuellement, le logiciel gère l'importation et la récupération des données, ainsi que la production et l'expédition, de manière largement indépendante. Le service comptable est ainsi déchargé des tâches répétitives et routinières, ce qui permet d'économiser des efforts et des ressources pour d'autres travaux. Les prestataires de services et les fournisseurs peuvent également bénéficier d'un traitement plus rapide, puisqu'ils peuvent recevoir leur argent plus tôt.

Réduction des coûts

La réduction de la charge de travail et les gains de temps qui en découlent peuvent entraîner des réductions de coûts. Les entreprises peuvent économiser sur les frais de personnel ainsi que sur les frais d'impression et d'expédition liés aux factures papier. En outre, les factures numériques n'ont pas besoin d'être archivées comme les documents papier, ce qui réduit les efforts liés à l'archivage.

Réduction des erreurs

Les saisies manuelles sont sujettes à des erreurs, par exemple des fautes de frappe, des transpositions de chiffres et des [informations obligatoires] manquantes (https://stripe.com/resources/more/invoice-requirements). L'automatisation de la facturation et du traitement peut réduire le taux d'erreur. Pour les factures entrantes, le système lit avec précision les détails pertinents. Pour les factures sortantes, les données du client, les totaux et les informations fiscales sont saisis automatiquement. La livraison numérique garantit que les bons destinataires reçoivent les documents dans le bon format.

Transparence

Le traitement automatisé des factures garantit la transparence de l'ensemble du flux de facturation d'une entreprise. Les factures entrantes sont stockées de manière centralisée et classées par catégories pour en faciliter l'accès. Il est possible de vérifier à tout moment quand une facture a été reçue, traitée ou approuvée. Les factures sortantes sont systématiquement enregistrées et documentées, y compris toutes les informations pertinentes, telles que la date d'expédition ainsi que la date d'échéance et le statut du paiement. Vous disposez ainsi d'une vue d'ensemble cohérente des postes ouverts, des délais de règlement et des opérations de comptabilisation, ce qui constitue une base importante pour une gestion financière efficace et une meilleure planification des liquidités.

Paiements plus rapides

La facturation automatique des factures sortantes garantit que les délais de règlement commencent immédiatement après la prestation du service. En d'autres termes, l'entreprise n'a pas besoin de plusieurs jours ou semaines pour envoyer une facture. La facturation immédiate peut renforcer les liquidités. Parallèlement, le traitement automatisé des factures entrantes aide les entreprises à utiliser plus efficacement les périodes d'escompte et à effectuer les paiements en temps voulu. Des procédures accélérées des deux côtés peuvent améliorer les flux de trésorerie et la gestion financière des associations.

Conformité

L'automatisation des factures facilite le respect des exigences légales. Les factures entrantes sont archivées conformément aux GoBD, tandis que les factures sortantes sont documentées de manière à pouvoir être contrôlées, ce qui permet d'enregistrer toutes les activités de traitement et d'expédition. Cela signifie que les entreprises peuvent toujours présenter des données complètes et traçables en cas d'audit.

Évolutivité

Qu'il y ait quelques factures ou des milliers, les opérations de facturation automatisée sont évolutives et adaptables. Les associations peuvent traiter efficacement un nombre croissant de factures entrantes et créer et envoyer davantage de factures sortantes - sans risquer de manquer de personnel. Comme les plateformes numériques peuvent s'adapter de manière flexible et étendre les processus, elles permettent aux entreprises de se développer et de s'internationaliser.

Intégration

Les logiciels modernes de création et de traitement automatisés des factures doivent s'intégrer harmonieusement aux plateformes de financement, d'ERP et de CRM afin de favoriser l'efficacité des flux de travail. Les factures entrantes peuvent être transmises directement au système comptable, tandis que les factures sortantes peuvent être générées à partir des commandes et des contrats des clients. Les lacunes en matière de médias disparaissent, les processus se déroulent plus facilement et les données restent disponibles partout où elles sont nécessaires.