Die Rechnungsabwicklung gehört für Unternehmen in Deutschland zum Arbeitsalltag. Die Automatisierung der entsprechenden Prozesse hat zu einer spürbaren Beschleunigung und Erleichterung für die Buchhaltungsabteilungen geführt.

In diesem Artikel erfahren Sie, was automatisierte Rechnungen sind und welche Vorteile sie bieten. Zudem erklären wir, wie automatisierte Abrechnungssysteme funktionieren, wie Unternehmen diese implementieren können und welche rechtlichen Vorgaben dabei in Deutschland zu beachten sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind automatisierte Rechnungen?
  
• Wie funktionieren automatisierte Abrechnungssysteme?
  
• Wie können Unternehmen ein System zur automatischen Rechnungsstellung einrichten?
  
• Welche rechtlichen Vorgaben müssen Unternehmen in Deutschland beachten?
  
• Welche Vorteile haben automatisierte Rechnungen?
  

Was sind automatisierte Rechnungen?

Automatisierte Rechnungen sind Rechnungsdokumente, die ohne manuelle Eingaben durch Menschen erstellt, verarbeitet und versendet sowie empfangen und archiviert werden. Im Gegensatz zur klassischen Rechnungsstellung – bei der Mitarbeitende Daten in Vorlagen übertragen, Rechnungen prüfen und manuell verschicken – basiert die Automatisierung auf Softwarelösungen. Diese wandeln Kundendaten, Bestellungen oder Verträge automatisch in vollständige Rechnungen um.

Historisch gesehen erfolgte Rechnungsabwicklung zunächst rein papierbasiert, später erleichterten Textverarbeitungsprogramme sowie der E-Mail-Versand die Abläufe. Der nächste Schritt war die Einführung von ERP-Systemen und cloudbasierten Buchhaltungstools, die Rechnungsdaten direkt aus anderen Geschäftsvorgängen wie Bestellungen generieren. Heute gehen moderne Systeme noch weiter: Sie sorgen für eine nahtlose Integration mit Zahlungsdienstleistern und -dienstleistungen, erstellen E-Rechnungennach internationalen Standards und können wiederkehrende Rechnungen oder Mahnungen vollständig eigenständig abwickeln.

Wie funktionieren automatisierte Abrechnungssysteme?

Automatisierte Abrechnungssysteme können Unternehmen in Deutschland bei Einhaltung der nationalen Gesetzesvorgaben sowohl die Abwicklung von Eingangsrechnungen als auch die Erstellung von Ausgangsrechnungen erleichtern und somit automatisierte Rechnungen ermöglichen.

Eingangsrechnungen

Die Software kann eingehende Rechnungen direkt aus E-Mails importieren. Wenn sie als Papierdokumente eintreffen, scannen Sie die Dateien einfach ein und laden Sie sie in das Programm hoch. Alternativ können Sie den Scan zur automatischen Verarbeitung an einen zentralen Posteingang weiterleiten, z. B. „invoices@business.de“.

Das zentrale Element ist die [Optical Character Recognition, OCR)-Technologie. Mithilfe semantischer Textanalyse extrahiert OCR Zahlen wie Zahlungsempfänger/innen, Beträge und Fälligkeitstermine. Bei klassischen OCR-Lösungen sind Unternehmen auf Vorlagen angewiesen, die für jedes Layout einmalig eingerichtet werden.

Nach der Extraktion sendet das System die Daten an vordefinierte Speicherorte, beispielsweise einen internen Dateiordner, das Finanzteam oder externe Steuerberater/innen. Neuere Tools gehen mit künstlicher Intelligenz noch einen Schritt weiter: KI-gestützte Plattformen erkennen Inhalte ohne Vorlagen und automatisieren Aufgaben wie die Vorab-Buchhaltung und die Zuweisung von Release-Managern.

Ausgangsrechnungen

Mit der automatisierten Rechnungsstellung erstellt die Anwendung selbstständig Rechnungen anhand der bereits hinterlegten Kundendaten. Sie füllt Rechnungen mit Käuferdaten, Artikelpositionen, Preisen, Steuersätzen und Zahlungsbedingungen und versendet die fertigen Dokumente per E-Mail oder über spezielle Portale. Nach der Erstellung werden die ausgehenden Rechnungen archiviert und bei Bedarf direkt weitergeleitet. So entsteht ein einheitlicher, transparenter Prozess von der Rechnungsstellung bis zum Buchungsvorgang.

Dieser Ansatz empfiehlt sich insbesondere für wiederkehrende Gebühren wie Abonnements, da er den Workflow optimiert. Stripe Billing bietet Unternehmen in Deutschland eine maßgeschneiderte Softwarelösung. Billing ermöglicht außerdem die Verwaltung von Konten und den direkten Zugriff auf detaillierte Finanz- und [Verkaufsberichte über das Dashboard. Kundinnen und Kunden können ihre Abonnements ebenfalls über das [Self-Service-Portal verwalten.

Wie können Unternehmen ein System zur automatischen Rechnungsstellung einrichten?

Unternehmen, die ein System zur automatischen Rechnungsstellung einrichten möchten, sollten strategisch vorgehen. Nachfolgend finden Sie die fünf wichtigsten Schritte.

Anforderungen definieren

Bevor Sie eine Software kaufen, mieten oder abonnieren, sollten Sie analysieren, was Sie wirklich benötigen. Erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die für Ihr Unternehmen bei der automatisierten Rechnungsstellung unverzichtbar sind. Zudem können Sie eine zweite Liste für „nice-to-have“-Funktionen ergänzen.

Berücksichtigen Sie dabei die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden: Eine Software sollte nicht nur leistungsstark sein, sondern sich auch intuitiv bedienen lassen. Die Funktionalität sowie das Handling sollten bei der Recherche nach geeigneten Software-Lösungen ebenso wichtig sein wie die Kosten.

Lösungen vergleichen

Haben Sie Ihre Anforderungen definiert und mögliche Software-Lösungen identifiziert, vergleichen Sie diese kritisch. Achten Sie hierbei auf die Funktionstiefe der automatisierten Rechnungsverarbeitung, die Qualität der OCR-Erkennung sowie die Möglichkeiten zur Integration in Ihre bestehenden Buchhaltungssysteme. Berücksichtigen Sie außerdem Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Supportangebote, rechtliche Konformität und flexible Skalierbarkeit. Auch ein Blick auf Referenzen und bestehende Kundenbewertungen lohnt sich, um die Praxistauglichkeit besser einschätzen zu können.

System implementieren und testen

Nach der Auswahl der passenden Lösung erfolgt die technische Implementierung. Richten Sie die Software so ein, dass alle definierten Anforderungen abgebildet werden. Bestenfalls unterstützt Sie Ihr Dienstleister dabei – ebenso wie bei der Anbindung an bestehende Systeme.

Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, um die automatisierte Rechnungsstellung im kleinen Rahmen zu erproben. Definieren Sie einen klar abgegrenzten Bereich – zum Beispiel Rechnungen für ein bestimmtes Produkt oder einen bestimmten Kundenkreis. Nutzen Sie diesen Testlauf, um technische Probleme frühzeitig zu erkennen und die Nutzerfreundlichkeit im Alltag zu überprüfen. Schulen Sie zudem Ihre Mitarbeitenden, die direkt mit dem System arbeiten.

Rechnungsfluss automatisieren

Sobald die Testphase erfolgreich abgeschlossen ist, können Sie den gesamten Rechnungsfluss des Unternehmens automatisieren. Das heißt, sowohl der Rechnungseingang als auch der Rechnungsausgang wird vollständig über das neu implementierte System abgewickelt.

Prozessoptimierung

Nach der erfolgreichen Einführung sollten Sie die Systeme regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls optimieren. Läuft alles reibungslos? Gibt es neue Anforderungen? Können weitere Prozesse automatisiert werden?

Welche rechtlichen Vorgaben müssen Unternehmen in Deutschland beachten?

Unternehmen in Deutschland müssen die nationalen und europäischen Gesetze und Regulierungen zur automatisierten Rechnungsstellung berücksichtigen. Sowohl beim Rechnungseingang als auch beim Rechnungsausgang muss geltenden Vorschriften entsprochen werden.

Umsatzsteuergesetz (UStG)

Unabhängig davon, ob eine Rechnung manuell oder automatisiert erstellt wird, muss sie den Anforderungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes entsprechen. So muss sie beispielsweise sämtliche Pflichtangaben nach § 14 UStG beinhalten:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• Datum der Rechnungsstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  
• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung
  
• Netto- und Bruttobetrag
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

Wenn das System korrekt eingerichtet ist, können diese Pflichtangaben mit der automatisierten Rechnungserstellung fehlerfrei eingefügt werden.

GoBD

Für die automatisierte Rechnungsstellung ist die Einhaltung der (GoBD) von zentraler Bedeutung (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Die GoBD regeln als Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums die grundlegenden Prinzipien der digitalen Buchhaltung in Deutschland. Dies beinhaltet zahlreiche Vorschriften für Unternehmen bezüglich der Erfassung, Bearbeitung und Archivierung steuerrechtlich relevanter Belege.

Die GoBD verlangen von Unternehmen, dass alle automatisierten Rechnungen revisionssicher gespeichert werden. Dies bedeutet, dass die Rechnungen unveränderbar und jederzeit nachprüfbar sein müssen. Für Eingangs- und Ausgangsrechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. In diesem Zeitraum müssen die Rechnungen so archiviert werden, dass sie weder manipuliert, beschädigt oder verloren werden können.

Darüber hinaus muss der gesamte Prozess der Rechnungsstellung und -verarbeitung transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden. Dies beinhaltet sämtliche Arbeitsschritte – von der Generierung bis zur Freigabe und dem Versand der Rechnungen.

Standards der E-Rechnung

Zusätzlich zu den spezifischen Anforderungen des UStG und der GoBD müssen Unternehmen, die E-Rechnungen ausstellen, auch den entsprechenden Standards für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Seit Anfang 2025 haben Unternehmen in Deutschland die Pflicht B2B-Umsätze als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Diese wurden auf europäischer Ebene festgelegt und regeln, wie Rechnungen in digitaler Form erstellt, übertragen und archiviert werden müssen.

Bei der automatisierten Rechnungsstellung muss beachtet werden, dass die Rechnungen in einem anerkannten Format wie dem XML-Format generiert werden. Hierfür eignen sich unter anderem die XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen. Wichtig ist zudem, dass der elektronische Versand der Rechnungen rechtssicher und für beide Parteien nachvollziehbar ist.

Datenschutz

Insbesondere bei der Übertragung und Archivierung von Rechnungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten gemäß der deutschen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die auf europäischem Recht fußt, behandelt werden. Dies bedeutet unter anderem, dass Rechnungsdaten sowohl während des Transports als auch bei der Speicherung ausreichend verschlüsselt und gesichert werden müssen.

Welche Vorteile haben automatisierte Rechnungen?

Die automatisierte Rechnungsstellung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Die wichtigsten finden Sie nachfolgend im Überblick.

Zeitersparnis

Automatisierte Rechnungen sparen Unternehmen beim Rechnungseingang und -ausgang wertvolle Zeit. Statt manuell Daten zu verarbeiten oder Rechnungen einzeln zu erstellen, übernimmt die Software den Import und die Datenauslese sowie Erstellung und Versand weitgehend selbstständig. Die Buchhaltung wird von repetitiven Routineaufgaben entlastet und gewinnt zeitliche Ressourcen für andere Aufgaben. Darüber hinaus können auch Dienstleister/innen und Lieferantinnen bzw. Lieferanten der Unternehmen von einer schnelleren Rechnungsabwicklung profitieren – sie könnten demnach auch ihr Geld früher erhalten.

Kostensenkung

Der verringerte Arbeitsaufwand und die damit verbundene Zeitersparnis können zu einer Kostensenkung führen. Unternehmen können Personalkosten sparen sowie Druck- und Versandkosten, die für Rechnungen in Papierform anfallen. Zudem müssen digitale Rechnungen nicht als Papierdokumente archiviert werden, was den Archivierungsaufwand reduziert.

Fehlerreduktion

Tippfehler, Zahlendreher oder fehlende Pflichtangaben  – manuelle Eingaben sind fehleranfällig. Durch die automatisierte Rechnungsstellung und -verarbeitung kann die Fehlerquote reduziert werden. Bei Eingangsrechnungen liest das System relevante Daten korrekt aus, bei Ausgangsrechnungen werden Kundendaten, Summen und Steuerangaben automatisch eingetragen. Der automatische Rechnungsversand stellt zudem sicher, dass die richtigen Empfänger/innen die Dokumente in korrekter Form erhalten.

Transparenz

Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung sorgt für Transparenz im gesamten Rechnungsfluss eines Unternehmens. Eingangsrechnungen werden zentral gespeichert und kategorisiert. Es kann jederzeit nachvollzogen werden, wann welche Rechnung eingegangen ist, bearbeitet oder freigegeben wurde. Auch Ausgangsrechnungen werden systematisch erfasst und mit allen relevanten Informationen wie Versanddatum, Zahlungsziel und Zahlungsstatus dokumentiert. Dadurch entsteht ein durchgängiger Überblick über offene Posten, Zahlungsfristen und Buchungsvorgänge – eine wichtige Grundlage für ein effizientes Finanzmanagement und eine bessere Planbarkeit der Liquidität.

Schnellere Zahlungseingänge

Ein automatischer Rechnungsversand bei Ausgangsrechnungen sorgt dafür, dass Zahlungsfristen unmittelbar nach der Leistungserbringung starten. Mit anderen Worten: Es vergehen nicht erst Tage oder Wochen, bis das Unternehmen eine Rechnung stellt. Die unmittelbare Rechnungsstellung kann die Liquidität der Unternehmen stärken. Gleichzeitig hilft die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Skontofristen besser zu nutzen und fällige Zahlungen pünktlich zu leisten. Durch beschleunigte Prozesse auf beiden Seiten können sich Zahlungsströme und das Finanzmanagement der Unternehmen verbessern.

Compliance

Automatisierte Rechnungen erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Eingangsrechnungen werden GoBD-konform archiviert. Ausgangsrechnungen werden revisionssicher dokumentiert, sodass sämtliche Bearbeitungs- und Versandvorgänge belegbar sind. Unternehmen können so im Falle einer Betriebsprüfung jederzeit vollständige und nachvollziehbare Rechnungsdaten vorlegen.

Skalierbarkeit

Egal ob einige wenige oder tausende Rechnungen: Automatisierte Rechnungsprozesse sind skalierbar. Unternehmen können problemlos sowohl mehr Eingangsrechnungen verarbeiten als auch mehr Ausgangsrechnungen erstellen und verschicken – ohne personelle Engpässe zu riskieren. Da automatisierte Systeme Rechnungsprozesse flexibel anpassen und erweitern können, ermöglichen sie Unternehmen Wachstum und Internationalisierung.

Integration

Moderne Software für automatisierte Rechnungserstellung und -verarbeitung sollte sich nahtlos in Buchhaltungs-, ERP- oder CRM-Systeme integrieren lassen. Eingangsrechnungen können so automatisch in die Buchhaltung übernommen werden. Ausgangsrechnungen lassen sich direkt aus Kundenaufträgen oder Verträgen erstellen. Medienbrüche entfallen, Prozesse laufen schneller und Daten stehen überall dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden.