Het behandelen van facturen maakt deel uit van de dagelijkse taken van ondernemingen in Duitsland. De automatisering van de relevante processen heeft geleid tot een merkbare versnelling en vereenvoudiging voor de boekhoudafdelingen.

In dit artikel lees je wat geautomatiseerde facturen zijn en welke voordelen ze bieden. We leggen ook uit hoe deze facturatiesystemen werken, hoe ondernemingen ze kunnen opzetten en wat de juridische vereisten hiervoor zijn in Duitsland.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn geautomatiseerde facturen?
  
• Hoe werken geautomatiseerde facturatiesystemen?
  
• Hoe kunnen ondernemingen een geautomatiseerd facturatiesysteem opzetten?
  
• Wat zijn de juridische vereisten voor geautomatiseerde facturatie in Duitsland?
  
• Wat zijn de voordelen van geautomatiseerde facturen?
  

Wat zijn geautomatiseerde facturen?

Geautomatiseerd facturen zijn documenten die worden gemaakt, verwerkt, versturen, ontvangen en gearchiveerd zonder handmatige invoer van mensen. In tegenstelling tot traditionele facturatie, waarbij medewerkers handmatig gegevens invoeren in sjablonen, facturen controleren en versturen, is automatisering gebaseerd op softwareoplossingen. Deze tools zetten klantgegevens, bestellingen en contracten om in volledige facturen.

Historisch gezien gebeurde de afhandeling van facturen alleen op papier, maar de introductie van tekstverwerkingsprogramma's en e-mail vereenvoudigde deze taak. De volgende stap was de komst van ERP-suites (Enterprise Resource Planning) en boekhoudtools in de cloud die factuurgegevens rechtstreeks genereren uit andere zakelijke transacties, zoals inkooporders. Tegenwoordig gaan moderne systemen nog een stap verder: ze zorgen voor een eenvoudige integratie met betaaldienstverleners en creëren e-facturen volgens internationale normen. Ze kunnen terugkerende facturen en incassobrieven helemaal uit zichzelf versturen.

Hoe werken geautomatiseerde facturatiesystemen?

Deze systemen vergemakkelijken het beheer van inkomende facturen en het opstellen van uitgaande facturen, terwijl ze zorgen voor compliance met de nationale wetgeving.

Inkomende facturen

De software kan inkomende facturen rechtstreeks vanuit e-mail importeren. Als ze als papieren documenten aankomen, scan je de bestanden gewoon in en upload je ze naar het programma. Je kunt de scan ook doorsturen naar een centrale inbox, zoals 'invoices@business.de', voor automatische verwerking.

Het kernelement is OCR-technologie (optische tekenherkenning). Met behulp van semantische tekstanalyse extraheert OCR cijfers zoals begunstigden, bedragen en vervaldatums. Met klassieke OCR-oplossingen vertrouwen ondernemingen op sjablonen die voor elke lay-out één keer worden ingesteld.

Na extractie stuurt het systeem de gegevens naar vooraf gedefinieerde locaties, bijvoorbeeld een interne bestandsmap, het financiële team of externe belastingadviseurs. Nieuwere tools gaan verder met kunstmatige intelligentie: AI-ondersteunde platforms herkennen content zonder sjablonen en automatiseren taken zoals pre-accounting en de toewijzing van release managers.

Uitgaande facturen

Met geautomatiseerde facturatie genereert het programma zelfstandig facturen op basis van reeds geregistreerde klantgegevens. Het vult facturen met gegevens over de koper, gekochte items, prijzen, belastingtarieven en betalingsvoorwaarden en verstuurt vervolgens de voltooide documenten per e-mail of via speciale portals. Na het opstellen worden de uitgaande facturen gearchiveerd en indien nodig direct doorgestuurd. Dit zorgt voor een consistent, transparant proces, van facturatie tot boeking.

De aanpak wordt met name aanbevolen voor terugkerende kosten zoals abonnementen, omdat het de workflow verbetert. Stripe Billing biedt bedrijven in Duitsland een softwareoplossing op maat. Billing maakt ook het beheer van accounts en directe toegang tot gedetailleerde financiële en verkooprapporten mogelijk binnen het dashboard. Daarnaast kunnen klanten hun abonnementen beheren via het self-service portal.

Hoe kunnen ondernemingen een geautomatiseerd facturatiesysteem opzetten?

Het opzetten van een geautomatiseerd facturatiesysteem vraagt om een duidelijke strategie. Volg deze vijf stappen om aan de slag te gaan:

1. Definieer de vereisten

Voordat je een bepaald programma koopt of je erop abonneert, moet je analyseren wat je echt nodig hebt. Maak een lijst met de belangrijkste functies en een tweede lijst met andere wensen.

Houd rekening met de vaardigheden van je werknemers: een platform moet niet alleen krachtig zijn, maar ook intuïtief te gebruiken. Bij het zoeken naar geschikte softwaretools zijn functionaliteit en bediening net zo belangrijk als de kosten.

2. Vergelijk de oplossingen

Zodra je je criteria hebt gedefinieerd en mogelijke platformtools hebt geïdentificeerd, vergelijk je ze kritisch. Besteed aandacht aan de functionele diepgang van geautomatiseerde factuurverwerking, de kwaliteit van OCR-herkenning en het potentieel voor eenvoudige integratie in je huidige boekhoudsystemen. Denk hierbij aan aspecten als gebruiksvriendelijkheid, ondersteuning, juridische compliance en flexibele schaalbaarheid. Het is ook de moeite waard om referenties en bestaande beoordelingen van gebruikers te bekijken om de geschiktheid beter te beoordelen.

3. Implementeer en test het systeem

Na het selecteren van de juiste oplossing vindt de technische implementatie plaats. Richt het platform zo in dat alle gedefinieerde vereisten in kaart worden gebracht. Idealiter helpt je dienstverlener je hierbij, en ook bij het aansluiten ervan op je huidige systemen.

Start met een pilootproject om geautomatiseerde facturatie op kleine schaal te testen. Identificeer een duidelijk afgebakend gebied, zoals facturen voor een specifiek product of een specifieke klantengroep. Gebruik deze testfase om technische problemen in een vroeg stadium te identificeren en de gebruiksvriendelijkheid in het dagelijks gebruik te beoordelen. Train bovendien je medewerkers die rechtstreeks met het platform werken.

4. Automatiseer de factuurstroom

Na het afsluiten van de testfase kun je je facturatie volledig automatiseren. Het platform zal dan zowel inkomende als uitgaande facturen van begin tot eind afhandelen.

5. Verfijn de procedure

Na een succesvolle implementatie moet je de systemen regelmatig controleren en indien nodig verbeteren. Loopt alles op rolletjes? Zijn er nieuwe eisen? Kunnen extra processen worden gedigitaliseerd?

Wat zijn de juridische vereisten voor geautomatiseerde facturatie in Duitsland?

Bedrijven in Duitsland moeten voldoen aan nationale en Europese wet- en regelgeving met betrekking tot geautomatiseerde facturatie. Er gelden regels voor inkomende en uitgaande facturen.

Duitse btw-wet

Of een factuur nu handmatig of automatisch wordt aangemaakt, deze moet voldoen aan de Duitse btw-wet (UStG). Een factuur moet bijvoorbeeld alle verplichte informatie bevatten die vereist is onder § 14 UStG:

• Volledige naam en adres van het bedrijf dat het product of de dienst levert
  
• Volledige naam en adres van de ontvanger van het product of de dienst
  
• Datum van de factuur
  
• Datum van levering van het product of de dienst
  
• Belastingnummer dat door het belastingkantoor aan de leverende onderneming is toegekend of het btw-identificatienummer (btw-nummer) dat door de federale centrale belastingdienst is afgegeven
  
• Opeenvolgend, uniek factuurnummer
  
• De hoeveelheid en het soort geleverde producten of de omvang en aard van de geleverde dienst
  
• Bruto- en nettobedrag
  
• Het toepasselijke belastingtarief en het bijbehorende bedrag, of in het geval van een belastingvrijstelling, een juridische referentie hiernaar
  

Met de juiste instellingen kan het systeem automatisch facturen genereren waarbij alle benodigde gegevens nauwkeurig zijn ingevoerd.

GoBD

Geautomatiseerde facturatie moet voldoen aan de beginselen voor het correct bijhouden en bewaren van boeken, dossiers en documenten in elektronische vorm (GoBD). Als administratieve verordening van het federale ministerie van Financiën definieert de GoBD de basisprincipes van digitale boekhouding in Duitsland. Hierin zijn tal van regels voor ondernemingen opgenomen met betrekking tot het vastleggen, beheren en archiveren van bestanden die relevant zijn voor de belasting.

De GoBD vereist dat ondernemingen alle geautomatiseerde facturen veilig opslaan en in een formaat dat zowel controleerbaar als beschermd is. Facturen moeten te allen tijde ongewijzigd en controleerbaar blijven. Inkomende en uitgaande facturen moeten minimaal 10 jaar worden bewaard en op een veilige locatie worden opgeslagen die manipulatie, schade of verlies voorkomt.

Je moet ook de volledige facturatie- en verwerkingsworkflow duidelijk en traceerbaar documenteren, inclusief elke stap van productie tot goedkeuring en levering.

Standaarden voor e-facturen

Naast de specifieke vereisten van de UStG en de GoBD moeten organisaties die e-facturen versturen voldoen aan de relevante standaarden voor elektronische facturatie. Vanaf 2025 zijn ondernemingen in Duitsland verplicht om e-facturen te versturen voor B2B-verkopen (UStG § 14, lid 2, zin 2). Deze regels zijn op Europees niveau opgesteld en regelen het aanmaken, versturen en archiveren van facturen in digitale vorm.

Bij het gebruik van geautomatiseerde facturatie is het van cruciaal belang ervoor te zorgen dat facturen worden gegenereerd in een erkend formaat, zoals XML. De XRechnung en ZUGFeRD-facturen zijn hiervoor geschikt. Ook is het belangrijk dat de elektronische verzending juridisch veilig en traceerbaar is voor beide partijen.

Gegevensbescherming

Bij het overdragen en archiveren van facturen moeten ondernemingen garanderen dat alle persoonsgegevens worden behandeld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), een Europese wet. Dit betekent onder meer dat de informatie voldoende versleuteld en veilig moet zijn tijdens overdracht en opslag.

Wat zijn de voordelen van geautomatiseerde facturen?

Geautomatiseerde facturatie biedt tal van voordelen. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste:

Tijdsbesparing

Geautomatiseerde facturen besparen ondernemingen kostbare tijd bij het beheren van inkomende en uitgaande facturen. In plaats van details handmatig te verwerken of afzonderlijk aan te maken, beheert de software de import en het ophalen van gegevens, evenals de productie en verzending, grotendeels onafhankelijk. Dit ontlast de boekhoudafdeling van repetitieve, routinematige taken, waardoor moeite en middelen worden bespaard voor ander werk. Dienstverleners en leveranciers kunnen ook profiteren van een snellere verwerking, omdat zij hun geld eerder kunnen ontvangen.

Kostenbesparing

De verminderde werkdruk en de daarmee gepaard gaande tijdsbesparing kunnen leiden tot kostenbesparingen. Ondernemingen kunnen besparen op personeelskosten en op druk- en verzendkosten in verband met papieren facturen. Bovendien hoeven digitale facturen niet als papieren documenten te worden gearchiveerd, wat de inspanning die voor archivering nodig is vermindert.

Minder fouten

Handmatige invoer is gevoelig voor fouten, bijv. typefouten, verwisselde cijfers en ontbrekende verplichte informatie. Geautomatiseerde facturatie en afhandeling kunnen het foutenpercentage verminderen. Voor inkomende rekeningen leest het systeem nauwkeurig relevante details. Voor uitgaande facturen worden klantgegevens, totalen en belastinginformatie automatisch ingevoerd. Digitale aanlevering garandeert dat de juiste ontvangers de documenten in het juiste formaat ontvangen.

Transparantie

Geautomatiseerde factuurverwerking zorgt voor transparantie in de gehele facturatie van een onderneming. Inkomende facturen worden centraal opgeslagen en gecategoriseerd voor gemakkelijke toegang. Het is mogelijk om op elk moment te controleren wanneer een factuur is ontvangen, behandeld of goedgekeurd. Uitgaande facturen worden systematisch geregistreerd en gedocumenteerd, inclusief alle relevante informatie, zoals de leverdatum en de vervaldatum en status van de betaling. Dit biedt een consistent overzicht van openstaande posten, vervaldata en boekhoudtransacties, wat een belangrijke basis vormt voor efficiënt financieel beheer en verbeterde liquiditeitsplanning.

Snellere betalingen

Automatische facturatie van uitgaande facturen zorgt ervoor dat de betalingstermijn van de factuur onmiddellijk ingaat nadat de dienst is geleverd. Met andere woorden, het duurt geen dagen of weken voordat de onderneming een factuur verstuurt. Onmiddellijke facturatie kan de liquiditeit versterken. Tegelijkertijd helpt de geautomatiseerde verwerking van inkomende facturen om kortingsperiodes effectiever te benutten en tijdige betalingen te doen. Versnelde procedures aan beide zijden kunnen de cashflows en het financieel beheer voor organisaties verbeteren.

Compliance

Geautomatiseerde facturen vergemakkelijken compliance met juridisch vereisten. Inkomende facturen worden gearchiveerd door de GoBD, terwijl uitgaande facturen op een controleerbare manier worden gedocumenteerd, zodat alle verwerkings- en verzendactiviteiten worden geregistreerd. Dit betekent dat ondernemingen bij een controle altijd volledige en herleidbare gegevens kunnen overleggen.

Schaalbaarheid

Of het nu gaat om een paar of duizenden facturen, geautomatiseerde facturatie is schaalbaar en aanpasbaar. Ondernemingen kunnen een toenemend aantal inkomende facturen efficiënt verwerken en meer uitgaande facturen aanmaken en versturen, zonder het risico te lopen op personeelstekorten. Omdat digitale platforms processen flexibel kunnen aanpassen en uitbreiden, stellen ze ondernemingen in staat om te groeien en te internationaliseren.

Integratie

Moderne software voor het geautomatiseerd aanmaken en behandelen van facturen moet soepel integreren met financierings-, ERP- en CRM-platforms om efficiënte workflows te ondersteunen. Inkomende facturen kunnen rechtstreeks in het boekhoudsysteem terechtkomen, terwijl uitgaande facturen kunnen worden gegenereerd op basis van bestellingen en contracten van klanten. Miscommunicatie wordt voorkomen, processen verlopen soepeler en data blijft beschikbaar waar nodig.