Elektronisk fakturering, eller e-fakturering, håller gradvis på att bli standard inom B2B-sektorn (business-to-business) i Tyskland. Det finns dock undantag från obligatorisk e-fakturering, vilket ofta leder till osäkerhet i praktiken. Samtidigt är det ofta oklart vilka fakturaformat som lagen faktiskt betraktar som elektroniska.

I den här artikeln får du lära dig den viktigaste informationen om obligatorisk digital fakturering, inklusive när det gäller småföretagare. Vi kommer att skingra vanliga missuppfattningar och ge en översikt över tillåtna typer av digitala fakturor. Vi kommer också att ge en detaljerad förklaring av vilka skyldigheter som gäller för dig och från när, vilka potentiella konsekvenser det kan få om du bryter mot reglerna och hur du förbereder ditt redovisningssystem för de nya kraven.

Vad innehåller den här artikeln?

• Missuppfattningar kring obligatorisk elektronisk fakturering
  
• Vad räknas som en elektronisk faktura i Tyskland?
  
• Vem måste efterleva obligatorisk elektronisk fakturering, och när?
  
• Vilka är riskerna med utfärdande av felaktiga elektroniska fakturor?
  
• Hur Stripe Invoicing hjälper småföretagare att efterleva obligatorisk elektronisk fakturering
  
• Checklista: Elektroniska fakturor för småföretagare
  

Missuppfattningar kring obligatorisk elektronisk fakturering

I synnerhet småföretag i Tyskland utgår ofta från att de är undantagna från obligatorisk elektronisk fakturering. Nedan följer några vanliga missuppfattningar:

Elektronisk fakturering gäller för stora företag

Vissa egenföretagare antar att obligatorisk digital fakturering endast gäller större företag. Ändå har ett företags storlek ingen direkt betydelse för om e-fakturering är nödvändig eller inte.

Elektronisk fakturering krävs endast för myndighetsavtal

Under lång tid gällde obligatorisk elektronisk fakturering främst för fakturor som utfärdats till kunder inom den offentliga sektorn. Vissa företag antar därför att de är undantagna från denna typ av fakturering, så länge de enbart skickar fakturor till andra företag. De nya bestämmelserna utökar dock gradvis användningen av e-fakturor, inklusive B2B-fakturering. Det innebär att det inte längre bara är B2G-avtal (business-to-government) som påverkas av obligatorisk digital fakturering.

Fakturavolym avgör om elektronisk fakturering är obligatorisk

En annan missuppfattning gäller fakturavolymen. Vissa företag utfärdar bara några få fakturadokument och antar att de nya digitala reglerna inte gäller för dem. I praktiken gäller dock de lagstadgade reglerna oavsett hur många fakturor ett företag skickar.

Vad räknas som en elektronisk faktura i Tyskland?

En e-faktura skapas, skickas och tas emot digitalt. Den innehåller samma uppgifter som ett pappersdokument eller ett PDF-fakturadokument. Till skillnad från dessa filtyper använder den en strukturerad, maskinläsbar layout som redovisnings- eller ERP-system kan behandla automatiskt. För att en elektronisk faktura ska betraktas som en officiell begäran om betalning måste den uppfylla vissa juridiska kriterier. I Tyskland regleras de formella kraven för e-fakturor i 14 § i den tyska momslagen (UStG) och i EU-direktivet 2014/55/EU.

Elektronisk fakturering förenklar digital behandling, arkivering och revision. De minskar antalet fel, påskyndar hanteringen och förbättrar säkerheten. E-fakturor hjälper också till att stödja efterlevnad av lagstadgade regler och att förhindra bedrägeri och skattefusk.

För att säkerställa smidig hantering måste e-fakturor följa en standardiserad struktur. De viktigaste standarderna som används i landet är XRechnung och ZUGFeRD.

XRechnung

XRechnung fungerar som den gemensamma strukturen för elektronisk fakturering i Tyskland. Den förlitar sig på XML (Extensible Markup Language) och många kallar det för en XML-baserad faktura. Istället för ett läsbart dokument består den uteslutande av en datauppsättning i form av kodrader. Det krävs därför specialiserad programvara för att göra de uppgifter som den innehåller läsbara för människor. All fakturadata har ett förutbestämt utrymme och är därför konfigurerat för att läsas och behandlas helt maskinellt.

ZUGFeRD-faktura

ZUGFeRD-fakturan är ett hybridformat som kombinerar en PDF-fil och en XML-fil i ett enda dokument. En människa kan läsa PDF-filen och den liknar ett typiskt fakturadokument. XML-datauppsättningen lagrar maskinläsbara data som redovisnings- eller ERP-system kan behandla genom automatisering. Till skillnad från XRechnung behöver mottagarna inga specialverktyg för att visa dokumentet.

Vem måste efterleva obligatorisk elektronisk fakturering, och när?

Flera EU-länder har under flera år genomfört reformer för att digitalisera fakturor. I december 2022 lade EU-kommissionen fram ett förslag till direktiv som en del av sitt initiativ "Moms i den digitala åldern (ViDA)". Ett av målen med detta direktiv är att främja elektronisk fakturering och fungera som en tillförlitlig källa till uppgifter om deklarationsskyldighet för mervärdesskatt (moms).

På nationell nivå implementerade Tyskland dessa regler genom lagen om tillväxtmöjligheter, som förbundsrådet ratificerade 2024. Till följd av detta måste B2B-enheter använda digital fakturering framöver. Lagstiftarna fasar in kraven för att stödja en smidig övergång från pappers- och PDF-dokument till standardiserade e-fakturor.

Tidslinje för lansering

Myndigheterna fasar in den obligatoriska användningen av e-fakturor på följande sätt:

• Från och med 27 november 2020 är fakturautfärdare skyldiga att fakturera leveranser till offentliga organ som en elektronisk faktura.

• Från och med 1 januari 2025 måste alla företag i Tyskland kunna ta emot e-fakturor. Fakturerande företag kan utfärda andra typer av fakturor, utöver e-fakturor, från den 1 januari 2025 till den 31 december 2026. Pappersdokument är alltid tillåtna, medan alla fakturaformat utöver e-faktura kräver mottagarens godkännande.

• Företag med intäkter på mindre än 800 000 EUR år 2026 kan fortsätta utfärda pappersfakturor eller andra elektroniska fakturor fram till den 31 december 2027.

• Som regel blir e-fakturor standard från och med 2028.

Undantag från obligatorisk elektronisk fakturering för småföretagare

Tyska företag vars totala intäkter inte översteg 25 000 euro under föregående kalenderår och inte förväntas överstiga 100 000 euro under innevarande kalenderår kan tillämpa regeln för småföretagare enligt 19 § UStG . Om du gör anspråk på denna status behöver du inte betala moms. Därför behöver moms inte anges på fakturor och ingen moms behöver betalas till skattemyndigheten. Denna status undanröjer också vissa administrativa skyldigheter, bland annat skyldigheten att lämna in preliminära momsdeklarationer.

Från och med 2025 måste småföretagare kunna ta emot och behandla e-fakturor. Samtidigt finns det en särskild regel om generering av elektroniska fakturor. Den tyska lagen om årlig skatt 2024 klargjorde att de inte behöver skicka e-fakturor. I avsnitt 34a i den tyska förordningen om genomförande av moms (UStDV) fastställs denna regel. Enligt denna förordning förblir småföretagare fria att utfärda så kallade andra fakturadokument, t.ex. pappers- eller PDF-fakturor. Därför kommer de inte att behöva generera strukturerade digitala fakturor efter 2027.

Andra undantag från obligatorisk elektronisk fakturering

Företag i landet är inte lika skyldiga att skicka en e-faktura i följande fall:

• Fakturor till privatpersoner (business-to-consumer, B2C): Avsändare behöver inte skapa fakturor digitalt för icke-kommersiella mottagare. Utfärdare kan fortsätta att tillhandahålla dessa fakturor som pappers- eller PDF-dokument.

• Fakturor med lågt värde: En faktura med lågt värde omfattar ett totalt belopp på upp till 250 euro, och utfärdare kan fortsätta att använda ett annat fakturaformat.

• Skattebefriade intäkter: Reglerna om obligatorisk elektronisk fakturering gäller inte för många typer av skattebefriade intäkter, enligt definitionen i 4 § UStG.

• Fakturor för kollektivtrafikbiljetter: Fakturor för kollektivtrafikbiljetter, enligt definitionen i 34 § UStDV, är också undantagna från obligatorisk elektronisk fakturering.

Oavsett om det krävs enligt lag att skicka digitala fakturor måste alla företag i Tyskland kunna ta emot, behandla och arkivera e-fakturor.

Vilka är riskerna med utfärdande av felaktiga elektroniska fakturor?

Moderna verktyg för e-fakturering kontrollerar automatiskt om det finns några fel innan fakturan skickas. Om obligatorisk information saknas eller om filen inte uppfyller de nödvändiga specifikationerna flaggar systemet problemen och avvisar i regel fakturan. Systemet identifierar dessa problem innan fakturan skickas, vilket hjälper till att undvika misstag.

Tekniska problem kan fortfarande uppstå, och människor kan göra misstag när de till exempel anger belopp, fakturanummer eller skattesatser. Programvaran fångar inte alltid upp dessa felaktigheter på egen hand.

I vissa fall kan mottagare inte korrekt läsa e-fakturor som innehåller fel eller saknar uppgifter. När detta händer utför kontoteam ytterligare kontroller och kan neka fakturadokumentet. Avsändaren korrigerar sedan misstagen och skickar den på nytt, vilket ökar det administrativa arbetet och försenar betalningen.

E-fakturor som inte efterlever lagstadgade regler kan också orsaka problem med skattemyndigheter och i värsta fall leda till straffavgifter och kvarskatt. Därför måste företag verifiera att deras e-fakturor uppfyller formella kriterier och att deras innehåll kontrolleras.

Så hjälper Stripe Invoicing småföretagare att efterleva obligatorisk elektronisk fakturering

Skyldigheterna för elektronisk fakturering driver också småföretagare att anpassa sina redovisningsstrukturer om de tar emot – inte skickar – digitala fakturor. Många hanterar fortfarande fakturadokument i pappersform eller som enkla PDF-filer. I och med införandet av standardiserade filtyper för e-fakturor måste de nu läsa maskinläsbara fakturor. Småföretagare kan också frivilligt välja att skicka e-fakturor.

Stripe Invoicing hjälper småföretagare att generera, skicka och hantera elektroniska fakturor. Med Invoicing tar det bara några minuter att generera enstaka eller återkommande e-fakturor som granskas automatiskt och efterlever standarderna. Genom att automatisera fakturaskapande med hög kapacitet kan småföretagare minimera antalet fel och följa alla regler.

Stripe spårar automatiskt fakturastatus, skickar betalningspåminnelser och behandlar återbetalningar. Samtidigt ger Stripe Payments småföretagare tillgång till mer än 100 betalningsmetoder som de kan erbjuda sina kunder.

Checklista: Elektroniska fakturor för småföretagare

Småföretagare i Tyskland kan fortsätta att utfärda egna fakturor, inklusive de som skickas efter 2027. Det är dock en bra idé att bekanta sig med strukturerade e-fakturaformat nu, utifall att en av företagets partner föredrar dem. Dessutom blir elektronisk fakturering obligatorisk för ett företag när det överskrider tröskelvärdet för småföretagare.

Övergången till filtyper för e-fakturor kräver ingen omfattande översyn av ditt kontosystem, men det kräver några organisatoriska och tekniska justeringar. Genom att vidta följande åtgärder kan småföretagare säkerställa efterlevnad av lagstadgade regler och anpassa sina faktureringsprocesser enligt schemat.

Se till att du kan ta emot e-fakturor

Från och med januari 2025 måste alla företag i Tyskland, inklusive småföretagare, kunna ta emot elektroniska fakturor. Därför måste varje verksamhet bekräfta att den har de tekniska möjligheterna att behandla standardiserade fakturaformat, till exempel XRechnung eller ZUGFeRD. Rätt programvara eller ett redovisningssystem med funktioner för e-fakturor behövs för detta.

Välj rätt bokföringsprogramvara

Kontrollera om din programvara för redovisning eller bokföring stöder standardiserade filtyper för e-fakturor – helst måste det både kunna ta emot och generera e-fakturor. Om det nuvarande systemet inte har dessa funktioner ska du välja en lämplig leverantör som Stripe Invoicing.

Justera faktureringsprocesser

Det är en bra idé att granska befintliga arbetsflöden för fakturering och behandling noggrant. Data måste samlas in i en strukturerad layout så att de behandlas automatiskt efter behov. Justera dessa metoder vid behov.

Meddela anställda och kunder

Meddela alla anställda som arbetar med fakturabehandling om de nya arbetsflödena och reglerna. En kort utbildning om verktyget som används eller de nya formaten hjälper till att förhindra fel. Om du vill skicka e-fakturor måste du meddela dina företagspartner i förväg.

Se till att arkiveringen uppfyller kraven

Elektroniska fakturor måste arkiveras på rätt sätt, precis som pappersdokumentation. Förvara alla e-fakturor på ett revisionssäkert sätt och håll dem enkla att spåra när det behövs.

Vanliga frågor om e-fakturor för småföretagare i Tyskland

Nedan hittar du svar på de vanligaste frågorna om obligatorisk e-fakturering för småföretagare.