Från och med 2025 måste tyska företag som utfärdar fakturor till andra företag göra det elektroniskt. Frågan är bara i vilket format? Det finns två välkända alternativ: XRechnung och ZUGFeRD-fakturan.

I den här artikeln förklarar vi vad XRechnung- och ZUGFeRD-fakturor är. Vi undersöker hur formaten skiljer sig åt, inklusive deras lagefterlevnad, tekniska krav och praktiska hantering.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är elektroniska fakturor?
  
• Vad är en XRechnung-faktura?
  
• Vad är en ZUGFeRD-faktura?
  
• Vad är skillnaden mellan en XRechnung och en ZUGFeRD-faktura?
  

Vad är elektroniska fakturor?

Elektroniska fakturor, eller e-fakturor, är digitala dokument som innehåller fakturadata i ett strukturerat, maskinläsbart format. Till skillnad från traditionella pappersfakturor eller ostrukturerade PDF-filer möjliggör e-fakturor automatisk behandling av bokförings- och ERP-system (Enterprise Resource Planning). Vanliga format är XML-baserade standarder som XRechnung eller ZUGFeRD, som uppfyller kraven för digital fakturahantering. Elektroniska fakturor måste uppfylla de rättsliga kraven i Europeiska unionens (EU) standard EN 16931.

Införandet av e-fakturering utgör ett led i en omfattande övergång till digitalisering av ekonomin. Syftet med e-fakturering är att optimera arbetsflöden, minska felkällor vid manuell datainmatning och sänka kostnaderna. En annan viktig drivkraft bakom e-fakturering är EU-direktiv 2014/55/EU som infördes 2014 och medförde att e-fakturering ska vara obligatorisk vid offentlig upphandling i Europeiska unionen. Direktivet infördes i hopp om att e-fakturering skulle effektivisera administrationen och underlätta gränsöverskridande samarbete inom EU. I direktivet anges också att från och med november 2020 ska alla upphandlande myndigheter i Tyskland ta emot och behandla fakturor i elektroniskt format.

Från och med den 1 januari 2025 är e-fakturering inte bara relevant för företag som utfärdar fakturor till offentliga förvaltningar och federala myndigheter (dvs. från företag till myndigheter eller B2G-företag). På grund av Bundesrats lag om tillväxtmöjligheter, som antogs i mars 2024, måste företag som säljer eller köper varor eller tjänster från andra företag (dvs. business-to-business- eller B2B-företag) utfärda fakturor elektroniskt från och med 2025. De enda undantagen är småföretagare: de kan fortsätta att skicka fakturor som pappersdokument eller PDF-filer. De måste dock kunna ta emot och behandla inkommande elektroniska fakturor. Detta regelverk för småföretagare fastställdes i den årliga skattelagen 2024. Från och med 2025 hittar du detaljerad information i vår artikel om regeln för småföretagare.

Vilket format företag använder för e-fakturor är upp till företagen själva. De vanligaste alternativen i Tyskland är XRechnung och ZUGFeRD-fakturan.

Vad är en XRechnung-faktura?

XRechnung har godkänts av samordningsbyrån för IT-standarder (KoSIT), som i Tyskland ansvarar för utveckling och drift av it-standarder för datautbyte inom den offentliga förvaltningen. Även om XRechnung motsvarar en traditionell faktura när det gäller innehåll och lagefterlevnad, har den ett helt annat format: XRechnung bygger på ett XML-dataformat. Istället för ett läsbart dokument består XRechnung av en datauppsättning i form av kodrader. Alla fakturadata har ett förutbestämt utrymme i detta strukturerade format och kan därför automatiskt läsas och bearbetas fullt ut av digitala system.

Vad är en ZUGFeRD-faktura?

Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) utarbetade ZUGFeRD-fakturan år 2014. Detta förklarar fakturaformatets fullständiga namn ”Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”, som förkortas ”ZUGFeRD”. En ZUGFeRD-faktura är ett hybridfakturaformat som kombinerar två element i ett dokument. Liksom XRechnung innehåller den en XML-datauppsättning, men även ett PDF/A-3-dokument som ser ut som en konventionell faktura. Detta innebär att både maskiner och människor kan läsa ZUGFeRD-fakturan.

Vad är skillnaden mellan en XRechnung och en ZUGFeRD-faktura?

Särskilt B2B-företag bör ta en närmare titt på skillnaderna mellan XRechnung- och ZUGFeRD-fakturor för att kunna avgöra vilket fakturaformat som är bäst för dem. Nedan följer en översikt över de viktigaste skillnaderna.

Rättslig efterlevnad

Både XRechnung och ZUGFeRD-fakturan uppfyller de rättsliga kraven i relevanta europeiska direktiv och standarder. Från och med version 2.0 följer ZUGFeRD den internationella standarden för fakturor, Cross Industry Invoice (CII) från FN:s Centre for Trade Facilitation and E-business (UN/CEFACT). Denna standard för elektroniska fakturor, som möjliggör strukturerat utbyte av data, ligger också till grund för XRechnung. När det gäller den rättsliga överensstämmelsen är det därför ingen skillnad mellan XRechnung-fakturan och ZUGFeRD-fakturan.

Målgrupp

Målgrupperna för XRechnung- och ZUGFeRD-fakturorna skiljer sig åt på grund av deras respektive inriktning och potentiella användningsområden. XRechnung var ursprungligen tänkt för fakturering av offentliga kunder. Den är därför särskilt lämplig för företag som enbart har affärsrelationer med offentliga myndigheter och institutioner.

ZUGFeRD-formatet tilltalar däremot en mycket bredare målgrupp. Det är lämpligt att använda inom både den offentliga sektorn och B2B-sektorn. Teoretiskt sett kan det till och med användas inom business-to-consumer-sektorn, eller B2C-sektorn. Från och med version 2.1 uppfyller ZUGFeRD-fakturan alla krav för offentlig förvaltning. Det gör det också möjligt att skapa en ren XML-fil utan PDF. Den här tilläggsfunktionen är användbar eftersom vissa offentliga upphandlande myndigheters portaler för fakturamottagning endast accepterar strukturerade XML-fakturadata.

Filformat

XRechnung är en ren XML-fil. ZUGFeRD-fakturan är däremot ett hybridformat som består av ett synligt PDF-dokument med en inbäddad XML-fil.

Läsbarhet

De olika filformaten belyser en annan viktig skillnad mellan XRechnung- och ZUGFeRD-fakturan. XRechnung är endast maskinläsbar och det behövs därför speciell programvara för att informationen i dess kodrader ska bli synlig för människor. Användare kan, men behöver inte, använda speciell programvara för att läsa en ZUGFeRD-faktura. I PDF-vyn kan användarna se innehållet på samma sätt som på en traditionell faktura.

Bearbetning

XRechnung-fakturor kan endast behandlas automatiskt (dvs. med hjälp av speciell programvara). ZUGFeRD-fakturor kan däremot överföras antingen automatiskt eller manuellt till mottagarnas bokföringssystem. Företag kan också överföra informationen om en ZUGFeRD-faktura till företagets system på manuell väg.

Design

En annan skillnad mellan XRechnung- och ZUGFeRD-fakturor är möjligheten till individuell design. ZUGFeRD-fakturor ger företag flexibiliteten att integrera sin företagsdesign i PDF-fakturan. Detta inkluderar användning av logotyper, specifika typsnitt, färger och andra grafiska element som återspeglar företagets varumärke. Denna anpassningsmöjlighet är särskilt fördelaktig inom B2B- och B2C-sektorerna, eftersom den gör att företag kan presentera sin varumärkesidentitet på ett konsekvent sätt, även vid fakturering. XRechnung är däremot är rent funktionell och har ingen visuell individualitet. Eftersom den uteslutande består av maskinläsbara XML-data går det inte att använda grafiska element eller speciell formatering.

Tekniska krav för fakturautställare

För att skapa en XRechnung behöver du använda antingen speciell bokföringsprogramvara eller en onlinegenerator. De flesta etablerade mjukvaruleverantörer erbjuder redan tjänstepaket där möjligheten att skapa en XRechnung utgör en integrerad del. Med bara några få klick kan användare skapa dessa fakturor automatiskt, skicka dem och sedan arkivera dem på ett revisionssäkert sätt. Onlinegeneratorer erbjuder liknande alternativ, men de fakturor som skapas måste laddas ner manuellt och arkiveras lokalt. För företag som utfärdar ett stort antal fakturor och behöver säkerställa hur de lagras på längre sikt är det vanligtvis bättre att använda specialiserad programvara. Detta beror på att programvaran inte sätter några begränsningar för antalet fakturor som skapas, medan många onlinegeneratorer begränsar användningen.

Lämplig programvara krävs också för att skapa ZUGFeRD-fakturor. Företag kan använda specialiserade redovisningsprogram, ERP-system eller tillägg för befintliga applikationer.

I princip är det också tekniskt möjligt att konvertera befintliga PDF-fakturor till fakturaformaten XRechnung eller ZUGFeRD. Vissa tjänsteleverantörer tar betalt för detta, men konvertering är inget som rekommenderas. Konverteringen är känslig för fel eftersom PDF-filen använder automatisk textigenkänning för att läsa innehållet i originalfakturorna.

Tekniska krav för fakturamottagare

Mottagarna behöver särskild programvara för att läsa och bearbeta XRechnung-fakturor. Detta är inte absolut nödvändigt för ZUGFeRD-fakturor, eftersom användarna kan se fakturadata i PDF-filen på samma sätt som med konventionella fakturor.

Leverans

Du kan skicka både XRechnung- och ZUGFeRD-fakturor till mottagare på olika sätt. Du kan t.ex. välja mellan filuppladdning, sändning via speciella överföringsplattformar eller sändning som e-postbilaga. Dessutom kan du skicka fakturor direkt från bokföringsprogram via ett lämpligt gränssnitt.

Stripe Invoicing erbjuder en praktisk lösning för leverans av elektroniska fakturor. Företag med ett Stripe-konto kan använda appen från Stripes partner Billit för att enkelt skapa och skicka fakturor i enlighet med gällande lag. Efter en engångsinstallation hanterar systemet automatiskt leveransprocessen. Med systemet kan företag dessutom när som helst kontrollera statusen för alla fakturor. Om ett fel uppstår får användarna omedelbart ett meddelande så att problemen snabbt kan lösas.

Översikt: XRechnung kontra ZUGFeRD-fakturor