A partire dal 2025, le aziende tedesche che emettono fatture ad altre aziende devono farlo in formato elettronico. La domanda, tuttavia, è in quale formato? Sono disponibili due opzioni ben note: la fattura XRechnung e la fattura ZUGFeRD.

In questo articolo spieghiamo cosa sono le fatture XRechnung e ZUGFeRD. Esaminiamo le differenze tra i formati, tra cui la conformità legale, i requisiti tecnici e la gestione pratica.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cosa sono le fatture elettroniche?
  
• Che cos'è una fattura XRechnung?
  
• Che cos'è una fattura ZUGFeRD?
  
• Qual è la differenza tra una fattura XRechnung e una fattura ZUGFeRD?
  

Che cosa sono le fatture elettroniche?

Le fatture elettroniche, sono documenti digitali che contengono i dati delle fatture in un formato strutturato e leggibile da una macchina. A differenza delle tradizionali fatture cartacee o dei PDF non strutturati, le fatture elettroniche consentono l'elaborazione automatica da parte dei sistemi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP). I formati più diffusi includono gli standard basati su XML come XRechnung o ZUGFeRD, che soddisfano i requisiti della gestione delle fatture digitali. Le fatture elettroniche devono essere conformi ai requisiti legali della norma dell'Unione europea (UE) EN 16931.

L'introduzione della fatturazione elettronica si inserisce in una trasformazione globale verso la digitalizzazione dell'economia. La fatturazione elettronica ha lo scopo di ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre le fonti di errore nell'inserimento manuale dei dati e ridurre i costi. Un altro fattore chiave alla base della fatturazione elettronica è la Direttiva UE 2014/55/UE introdotto nel 2014, che ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica per gli appalti pubblici nell'Unione europea. La direttiva è stata introdotta nella speranza che la fatturazione elettronica rendesse l'amministrazione più efficiente e facilitasse la cooperazione transfrontaliera nell'UE. La direttiva stabilisce inoltre che, a partire da novembre 2020, tutte le autorità pubbliche appaltanti in Germania devono ricevere ed elaborare le fatture in formato elettronico.

A partire dal 1° gennaio 2025, la fatturazione elettronica non è pertinente solo per le attività che fatturano alle pubbliche amministrazioni e alle autorità federali (ossia attività business-to-government o B2G). Ai sensi della legge sulle opportunità di crescita del Consiglio federale, approvata nel marzo 2024, le attività che vendono o acquistano beni o servizi da altre imprese (vale a dire aziende business-to-business o B2B) devono emettere fatture elettroniche a partire dal 2025. Le uniche eccezioni sono rappresentate dai piccoli imprenditori: possono continuare a inviare le fatture come documenti cartacei o file PDF. Tuttavia, devono essere in grado di ricevere ed elaborare le fatture elettroniche in entrata. La legge fiscale annuale 2024 ha definito questo regolamento per i piccoli imprenditori. A partire dal 2025, puoi trovare informazioni dettagliate nel nostro articolo sul regime di piccoli imprenditori.

Il formato specifico utilizzato dalle attività per le fatture elettroniche dipende dalle attività stesse. Le opzioni più comuni in Germania sono la fattura XRechnung e la fattura ZUGFeRD.

Che cos'è una fattura XRechnung?

La fattura XRechnung è stata approvata dall'Ufficio di coordinamento per gli standard IT (KoSIT), che in Germania è responsabile dello sviluppo e del funzionamento degli standard informatici (IT) per lo scambio di dati nella pubblica amministrazione. Sebbene la XRechnung rispecchi una fattura tradizionale in termini di contenuto e conformità legale, si differenzia fondamentalmente per il suo formato: la XRechnung si basa su un formato di dati XML. Invece di un documento leggibile, la XRechnung è costituita da un set di dati sotto forma di righe di codice. Tutti i dati delle fatture hanno uno spazio predeterminato in questo formato strutturato e possono quindi essere letti ed elaborati in modo completo e automatico dai sistemi digitali.

Che cos'è una fattura ZUGFeRD?

Nel 2014 il Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ha elaborato la fattura ZUGFeRD. Questo spiega il nome completo del formato della fattura: "Guida centrale per l'utente del Forum per la fatturazione elettronica in Germania", abbreviato in "ZUGFeRD". Una fattura ZUGFeRD è un formato di fattura ibrido che combina due elementi in un unico documento. Come la XRechnung, contiene un set di dati XML, ma contiene anche un documento PDF/A-3 che assomiglia a una fattura convenzionale. Ciò significa che sia le macchine che l'uomo possono leggere la fattura ZUGFeRD.

Qual è la differenza tra una fattura XRechnung e una fattura ZUGFeRD?

Le attività B2B, in particolare, dovrebbero esaminare attentamente le differenze tra le fatture XRechnung e ZUGFeRD per poter decidere quale formato di fattura è il migliore per loro. Di seguito è riportata una panoramica delle differenze più importanti.

Conformità legale

Sia la fattura XRechnung che la fattura ZUGFeRD sono conformi alle direttive e agli standard europei pertinenti. A partire dalla versione 2.0, la fattura ZUGFeRD aderisce allo standard internazionale per le fatture, denominato Cross Industry Invoice (CII), elaborato dal United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT). Questo standard per le fatture elettroniche, che consente lo scambio strutturato di dati, è anche la base della XRechnung. Dal punto di vista della conformità legale, non vi è quindi alcuna differenza tra la fattura XRechnung e la fattura ZUGFeRD.

Gruppo target

I gruppi target delle fatture XRechnung e ZUGFeRD si differenziano per i rispettivi obiettivi e potenziali utilizzi. La XRechnung era originariamente destinata alla fatturazione per la pubblica amministrazione. È quindi particolarmente indicata per le attività che intrattengono rapporti commerciali esclusivamente con istituzioni ed enti pubblici.

Al contrario, il formato ZUGFeRD si rivolge a un gruppo target molto più ampio. È adatto per l'uso sia nel settore pubblico che nel settore B2B. In teoria, è possibile utilizzarlo anche nel settore business-to-consumer, o B2C. A partire dalla versione 2.1, la fattura ZUGFeRD soddisfa tutti i requisiti della pubblica amministrazione. Permette inoltre la creazione di un file XML puro senza PDF. Questa funzione aggiuntiva è utile perché alcuni portali di ricezione delle fatture di autorità pubbliche appaltanti accettano solo dati di fatturazione XML strutturati.

Formato file

La XRechnung è un file XML puro. Al contrario, la fattura ZUGFeRD è un formato ibrido costituito da un documento PDF visibile contenente un file XML incorporato.

Leggibilità

I diversi formati di file evidenziano un'altra importante differenza tra la fattura XRechnung e la fattura ZUGFeRD. La XRechnung è solo leggibile dalla macchina e quindi richiede un software speciale per rendere visibili all'uomo le informazioni contenute nelle sue righe di codice. Gli utenti possono, ma non devono, utilizzare un software speciale per leggere una fattura ZUGFeRD. Nella visualizzazione PDF, gli utenti possono visualizzare il contenuto come farebbero per una fattura tradizionale.

Elaborazione

Le fatture XRechnung possono essere elaborate solo automaticamente (cioè con l'aiuto di un software speciale). Le fatture ZUGFeRD, invece, possono essere trasferite automaticamente o manualmente ai sistemi contabili dei destinatari. Le attività possono anche trasferire manualmente le informazioni di una fattura ZUGFeRD nel loro sistema aziendale.

Design

Un'altra differenza tra le fatture XRechnung e ZUGFeRD è la possibilità di un design personalizzato. Le fatture ZUGFeRD offrono alle attività la flessibilità di integrare il loro design aziendale nella fattura PDF, tra cui l'uso di loghi, caratteri specifici, colori e altri elementi grafici che riflettono il brand dell'attività. Questa adattabilità è particolarmente vantaggiosa nei settori B2B e B2C, in quanto consente alle attività di presentare l'identità del brand in modo coerente, anche nella fatturazione. Al contrario, la XRechnung è puramente funzionale e non prevede alcuna individualità visiva. Poiché è costituita esclusivamente da dati XML leggibili dalla macchina, non sono possibili elementi grafici e formattazioni speciali.

Requisiti tecnici per emittenti di fatture

La creazione di una XRechnung richiede l'utilizzo di un software di contabilità speciale o di un generatore online. Per la maggior parte dei fornitori di software affermati, la creazione di una XRechnung è già parte integrante del loro pacchetto di servizi. Con pochi clic, gli utenti possono creare automaticamente queste fatture, inviarle e archiviarle a prova di audit. I generatori online offrono opzioni simili, ma le fatture create devono essere scaricate manualmente e archiviate localmente. Per le attività che emettono un gran numero di fatture e hanno bisogno di garantire la loro archiviazione a lungo termine, l'utilizzo di software specializzati è di solito la scelta migliore. Questo perché il software non pone alcuna restrizione sul numero di fatture create, mentre molti generatori online ne limitano l'utilizzo.

Per la creazione di fatture ZUGFeRD è inoltre necessario un software adatto. Le attività possono utilizzare programmi di contabilità specializzati, sistemi ERP o estensioni per le applicazioni esistenti.

In linea di principio, è anche tecnicamente possibile convertire le fatture PDF esistenti nei formati di fattura XRechnung o ZUGFeRD. Alcuni fornitori di servizi fanno pagare per questo servizio, ma è sconsigliato. La conversione è soggetta a errori perché il PDF utilizza il riconoscimento automatico del testo per leggere il contenuto delle fatture originali.

Requisiti tecnici per destinatari di fatture

I destinatari hanno bisogno di un software speciale per leggere ed elaborare ulteriormente le fatture XRechnung, mentre non è assolutamente necessario per le fatture ZUGFeRD, poiché gli utenti possono visualizzare i dati delle fatture in PDF come farebbero con le fatture convenzionali.

Distribuzione

Puoi inviare ai destinatari fatture sia XRechnung che ZUGFeRD in diversi modi. Le opzioni disponibili sono: caricamento di un file, invio tramite piattaforme di trasmissione speciali o invio come allegato di posta elettronica. Inoltre, puoi inviare le fatture direttamente dal software di contabilità tramite un'apposita interfaccia.

Stripe Invoicing offre una soluzione pratica per l'invio di fatture elettroniche. Le attività con un account Stripe possono utilizzare l'app del partner Billit di Stripe per creare e inviare fatture in modo semplice e conforme alla legge. Dopo una configurazione una tantum, il sistema gestisce automaticamente la procedura di distribuzione. Inoltre, il sistema consente alle attività di controllare lo stato di tutte le fatture in qualsiasi momento. Se si verifica un errore, gli utenti ricevono una notifica immediata in modo da poter risolvere rapidamente i problemi.

Panoramica: fatture XRechnung e ZUGFeRD