A partir de 2025, las empresas alemanas que emitan facturas a otras empresas tendrán que hacerlo de forma electrónica. Sin embargo, la cuestión es en qué formato. Hay dos opciones conocidas: la factura XRechnung y la factura ZUGFeRD.

En este artículo, te explicamos qué son las facturas XRechnung y ZUGFeRD. Exploramos en qué se diferencian los formatos, incluidas cuestiones de cumplimiento legal, requisitos técnicos y gestión práctica.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las facturas electrónicas?
  
• ¿Qué es una factura XRechnung?
  
• ¿Qué es una factura ZUGFeRD?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre una factura XRechnung y una factura ZUGFeRD?
  

¿Qué son las facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas son documentos digitales que contienen datos de facturas en un formato estructurado y legible por máquina. A diferencia de las facturas en papel tradicionales o los archivos PDF no estructurados, las facturas electrónicas hacen posible el procesamiento automático a través de sistemas de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP). Los formatos comunes incluyen estándares basados en XML, como XRechnung o ZUGFeRD, que cumplen con los requisitos de gestión de facturas digitales. Las facturas electrónicas deben cumplir con los requisitos legales de la norma EN 16931 de la Unión Europea (UE).

La introducción de las facturas electrónicas forma parte de un cambio integral hacia la digitalización de la economía. Las facturas electrónicas están pensadas para optimizar los flujos de trabajo, reducir los errores en la entrada manual de datos y disminuir los costos. Otro factor clave de la adopción de las facturas electrónicas es la Directiva 2014/55/UE de la UE introducida en 2014, que hizo obligatoria la facturación electrónica para contratos públicos en la Unión Europea. La Directiva se estableció con la esperanza de que las facturas electrónicas hicieran más eficiente la administración y facilitaran la cooperación transfronteriza dentro de la UE. La Directiva también dispone que, a partir de noviembre de 2020, todas las autoridades contratantes de Alemania deben recibir y procesar facturas en formato electrónico.

A partir del 1 de enero de 2025, las facturas electrónicas no solo están vigentes para las empresas que emiten facturas a administraciones públicas y autoridades federales (es decir, de tipo «empresa a gobierno» o B2G). En virtud de la Ley de Oportunidades de Crecimiento del Consejo Federal, promulgada en marzo de 2024, las empresas que venden o compran bienes o servicios de otras empresas (es decir, de tipo «empresa a empresa» o B2B) deben emitir facturas electrónicas a partir de 2025. Las únicas excepciones son los pequeños empresarios, que pueden seguir enviando facturas en papel o en formato PDF. Sin embargo, deben ser capaces de recibir y procesar facturas electrónicas entrantes. La Ley Tributaria Anual de 2024 definió esta normativa para los pequeños empresarios. A partir de 2025, puedes encontrar información detallada en nuestro artículo sobre la norma para pequeños empresarios.

El formato específico de factura electrónica que usan las empresas depende de estas mismas. Las opciones más comunes en Alemania son la factura XRechnung y la factura ZUGFeRD.

¿Qué es una factura XRechnung?

La factura XRechnung recibió la aprobación de la Oficina de Coordinación de Normas de TI (KoSIT), que en Alemania es responsable del desarrollo y la aplicación de normas de tecnología de la información (TI) para el intercambio de datos de administración pública. Aunque la factura XRechnung se asemeja a una factura tradicional en cuanto a contenido y cumplimiento legal, difiere fundamentalmente en su formato: la factura XRechnung se basa en un formato de datos XML. En lugar de ser un documento legible, la factura XRechnung tiene un conjunto de datos en forma de líneas de código. Todos los datos de la factura tienen un espacio predeterminado en este formato estructurado y, por lo tanto, los sistemas digitales pueden leerlos y procesarlos de forma completa y automática.

¿Qué es una factura ZUGFeRD?

El Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) desarrolló la factura ZUGFeRD en 2014. Esto explica el nombre completo del formato de la factura, que en español significa «Guía del usuario central del Foro de Facturación Electrónica de Alemania» y se abrevia como «ZUGFeRD». Una factura ZUGFeRD es un formato de factura híbrido que combina dos elementos en un solo documento. Al igual que la factura XRechnung, contiene un conjunto de datos XML, pero también un documento PDF/A-3 que se parece a una factura convencional. Esto significa que tanto las máquinas como las personas pueden leer la factura ZUGFeRD.

¿Cuál es la diferencia entre una factura XRechnung y una factura ZUGFeRD?

En particular, las empresas B2B deben analizar detenidamente las diferencias entre las facturas XRechnung y ZUGFeRD para poder decidir qué formato es mejor para ellas. A continuación, se presenta un resumen de las diferencias más importantes.

Cumplimiento de la normativa legal

Tanto la factura XRechnung como la factura ZUGFeRD cumplen legalmente con las directivas y normas europeas pertinentes. A partir de la versión 2.0, la factura ZUGFeRD cumple con el estándar internacional para facturas, la Factura Intersectorial (CII) del Centro de las Naciones Unidas para la Facilitación del Comercio y el Comercio Electrónico (UN/CEFACT). Este estándar de facturas electrónicas, que permite el intercambio estructurado de datos, también es la base de la factura XRechnung. Por lo tanto, en cuanto a cumplimiento legal, no hay diferencia entre la factura XRechnung y la factura ZUGFeRD.

Grupo objetivo

Los grupos objetivo de las facturas XRechnung y ZUGFeRD difieren debido a sus respectivos ámbitos y posibles usos. La factura XRechnung se creó originalmente para facturar a clientes públicos. Por lo tanto, es especialmente adecuada para empresas que mantienen relaciones comerciales exclusivamente con autoridades e instituciones públicas.

Por el contrario, el formato ZUGFeRD está dirigida a un grupo objetivo mucho más amplio. Es adecuada para su uso tanto en el sector público como en el sector B2B. En teoría, incluso es posible utilizarla en el sector de tipo «empresa a consumidor» (B2C). A partir de la versión 2.1, la factura ZUGFeRD cumple con todos los requisitos para la administración pública. También permite crear un archivo XML puro sin PDF. Esta función complementaria es útil porque algunos portales de recepción de facturas de autoridades contratantes públicas solo aceptan datos de facturas XML estructurados.

Formato de archivo

La factura XRechnung es un archivo XML puro. Por el contrario, la factura ZUGFeRD tiene un formato híbrido que consiste en un documento PDF visible con un archivo XML integrado.

Legibilidad

Los diferentes formatos de archivo marcan otra diferencia importante entre la factura XRechnung y la factura ZUGFeRD. La factura XRechnung solo es legible por máquina y, por lo tanto, requiere software especial para que las personas puedan ver la información de sus líneas de código. Para leer una factura ZUGFeRD, los usuarios pueden usar software especial, pero esto no es obligatorio. En la vista PDF, los usuarios pueden leer el contenido como lo harían con una factura tradicional.

Procesamiento

Las facturas XRechnung solo se pueden procesar automáticamente (es decir, con ayuda de software especial). Por el contrario, las facturas ZUGFeRD se pueden transferir de forma automática o manual a los sistemas de contabilidad de los destinatarios. Las empresas también pueden transferir manualmente la información de una factura ZUGFeRD a sus sistemas.

Diseño

Otra diferencia entre las facturas XRechnung y ZUGFeRD es la posibilidad de incluir un diseño individual. Las facturas ZUGFeRD ofrecen a las empresas la flexibilidad de integrar su diseño corporativo al archivo PDF. Esto incluye el uso de logotipos, fuentes específicas, colores y otros elementos gráficos que reflejen la marca de la empresa. Esta posibilidad de personalización es especialmente ventajosa en los sectores B2B y B2C, ya que permite a las empresas mostrar su identidad de marca de manera uniforme, incluso en las facturas. Por el contrario, la factura XRechnung es puramente funcional y carece por completo de individualidad visual. Dado que se compone exclusivamente de datos XML legibles por máquina, no es posible incluir elementos gráficos ni formatos especiales.

Requisitos técnicos para emisores de facturas

Para crear una factura XRechnung, se debe usar software de contabilidad especial o un generador en línea. Para la mayoría de los proveedores de software reconocidos, la generación de facturas XRechnung es una parte integral de su paquete de servicios. Con solo unos pocos clics, los usuarios pueden crear estas facturas automáticamente, enviarlas y archivarlas con fines de auditoría. Los generadores en línea ofrecen opciones similares, pero las facturas creadas deben descargarse manualmente y archivarse localmente. Para las empresas que emiten una gran cantidad de facturas y necesitan garantizar su almacenamiento a largo plazo, el uso de software especializado suele ser la mejor opción. Esto se debe a que el software no impone ninguna restricción en la cantidad de facturas creadas, mientras que muchos generadores en línea limitan su uso.

También se requiere software adecuado para crear facturas ZUGFeRD. Las empresas pueden utilizar programas de contabilidad especializados, sistemas de ERP o extensiones de aplicaciones existentes.

En principio, también es técnicamente posible convertir las facturas en PDF existentes a los formatos de factura XRechnung o ZUGFeRD. Algunos proveedores de servicios cobran por esto, pero no es recomendable. La conversión suele generar errores, ya que el sistema PDF utiliza el reconocimiento automático de texto para leer el contenido de las facturas originales.

Requisitos técnicos para destinatarios de facturas

Los destinatarios necesitan software especial para leer y procesar las facturas XRechnung. Esto no es absolutamente necesario para las facturas ZUGFeRD, ya que los usuarios pueden ver los datos de las facturas en PDF como lo harían con las facturas convencionales.

Envío

Puedes enviar facturas XRechnung y ZUGFeRD a los destinatarios de varias maneras. Algunas opciones son cargar el archivo, enviarlo a través de plataformas de transmisión especiales o adjuntarlo a un correo electrónico. Además, puedes enviar facturas directamente desde el software de contabilidad a través de una interfaz adecuada.

Stripe Invoicing ofrece una solución práctica para el envío de facturas electrónicas. Las empresas que tengan una cuenta de Stripe pueden usar la aplicación del socio de Stripe Billit para crear y enviar facturas de manera fácil y conforme a la ley. Después de configurarlo por única vez, el sistema gestiona automáticamente el proceso de envío. Además, el sistema permite a las empresas comprobar el estado de todas las facturas en cualquier momento. Si se produce un error, los usuarios reciben una notificación inmediata para resolver el problema rápidamente.

Resumen: Facturas XRechnung frente a ZUGFeRD