À partir de 2025, les entreprises allemandes qui émettent des factures à d’autres entreprises devront le faire par voie électronique. La question, cependant, est de savoir sous quel format. Il existe deux options bien connues : la facture XRechnung et la facture ZUGFeRD.

Dans cet article, nous vous expliquons ce que sont les factures XRechnung et ZUGFeRD. Nous explorons les différences entre les formats, notamment leur conformité légale, leurs exigences techniques et leur utilisation pratique.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
  
• Qu’est-ce qu’une facture XRechnung ?
  
• Qu’est-ce qu’une facture ZUGFeRD ?
  
• Quelle est la différence entre une facture XRechnung et une facture ZUGFeRD ?
  

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Les factures électroniques sont des documents numériques qui contiennent des données de facturation dans un format structuré et lisible par machine. Contrairement aux factures papier traditionnelles ou aux PDF non structurés, les factures électroniques permettent un traitement automatique par les systèmes de comptabilité et les progiciels de gestion intégrée (ERP). Certains des formats les plus courants sont basés sur le XML, comme XRechnung ou ZUGFeRD, et répondent aux exigences de la gestion numérique des factures. Les factures électroniques doivent être conformes aux exigences légales de la norme EN 16931 de l'Union européenne.

L'introduction de la facturation électronique s'inscrit dans le cadre d'une évolution globale vers la numérisation de l'économie. La facturation électronique vise à optimiser les flux de travail, à réduire les sources d’erreurs lors de la saisie manuelle des données et à réduire les coûts. Un autre facteur clé de la facturation électronique est la directive européenne 2014/55/UE introduite en 2014, qui a rendu obligatoire la facturation électronique pour les marchés publics dans l’Union européenne. La directive a été introduite dans l’espoir que la facturation électronique rendrait l’administration plus efficace et faciliterait la coopération transfrontalière au sein de l’UE. Elle stipule également qu’à partir de novembre 2020, tous les pouvoirs adjudicateurs en Allemagne doivent recevoir et traiter les factures au format électronique.

Depuis le 1er janvier 2025, la facturation électronique ne concerne plus seulement les entreprises qui émettent des factures à l'intention des administrations publiques et des autorités fédérales (dans le cadre de transactions « B2G »). En vertu de la loi sur les opportunités de croissance adoptée par le Conseil fédéral en mars 2024, les entreprises qui vendent ou achètent des biens ou des services à d’autres entreprises (dans le cadre de transactions « B2B ») doivent émettre des factures par voie électronique à partir de 2025. Les seules exceptions concernent les petits entrepreneurs, qui peuvent continuer à envoyer des factures au format papier ou PDF. Ils doivent toutefois être en mesure de recevoir et de traiter les factures électroniques entrantes. L’« Annual Tax Act 2024 » a défini cette réglementation pour les petits entrepreneurs. À compter de 2025, vous trouverez des informations détaillées dans notre article sur la règle relative aux petits entrepreneurs.

Le format spécifique utilisé pour les factures électroniques dépend des entreprises elles-mêmes. Les options les plus courantes en Allemagne sont les factures XRechnung et ZUGFeRD.

Qu’est-ce qu’une facture XRechnung ?

La facture XRechnung a été approuvée par le Bureau de coordination pour les normes informatiques (KoSIT), qui, en Allemagne, est responsable du développement et de la mise en œuvre des normes informatiques pour l'échange de données dans l'administration publique. Bien que la facture XRechnung ressemble à une facture traditionnelle en termes de contenu et de conformité légale, elle diffère fondamentalement par son format : elle est en effet basée sur un format de données XML. Au lieu de constituer un simple document lisible, la facture XRechnung consiste en un ensemble de données sous la forme de lignes de code. Toutes les données de la facture ont un espace prédéterminé dans ce format structuré et peuvent donc être entièrement et automatiquement lues et traitées par des systèmes numériques.

Qu’est-ce qu’une facture ZUGFeRD ?

Le Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) a développé la facture ZUGFeRD en 2014. D'où le nom complet du format de facture, « Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland » (guide central des utilisateurs du Forum allemand pour la facture électronique), abrégé en « ZUGFeRD ». Une facture ZUGFeRD est un format hybride qui combine deux éléments en un seul document. Comme la facture XRechnung, elle contient un jeu de données XML, mais elle contient également un document PDF/A-3 qui ressemble à une facture classique. Cela signifie que les machines comme les humains peuvent lire la facture ZUGFeRD.

Quelle est la différence entre une facture XRechnung et une facture ZUGFeRD ?

Les entreprises B2B, en particulier, ont intérêt à examiner de près les différences entre les factures XRechnung et les factures ZUGFeRD afin de pouvoir choisir le format qui leur convient le mieux. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales différences.

Conformité légale

Tant la facture XRechnung que la facture ZUGFeRD sont conformes aux directives et normes européennes en vigueur. La facture ZUGFeRD, à partir de la version 2.0, adhère à la norme internationale pour les factures, la Cross-Industry Invoice (CII) de l’organisme Facilitation des Procédures Commerciales et le Commerce Électronique des Nations unies (CEFACT-ONU). Cette norme pour les factures électroniques, qui permet l’échange structuré de données, est également à la base de la facture XRechnung. En termes de conformité légale, il n'y a donc pas de différence entre ces deux types de factures.

Groupe cible

Les groupes cibles des factures XRechnung et ZUGFeRD se distinguent par leurs objectifs respectifs et leurs utilisations potentielles. À l’origine, la facture XRechnung était destinée à la facturation de clients publics. Elle est donc particulièrement adaptée aux entreprises qui entretiennent exclusivement des relations commerciales avec les autorités et les institutions publiques.

En revanche, le format ZUGFeRD s’adresse à un groupe cible beaucoup plus large. Il convient aussi bien au secteur public qu’au secteur B2B. Théoriquement, il est même possible de l’utiliser dans le secteur business-to-consumer, ou B2C. À partir de la version 2.1, la facture ZUGFeRD répond à toutes les exigences de l’administration publique. Elle permet également la création d’un fichier XML pur sans PDF. Cette fonction est utile car certains portails publics destinés à la réception des factures n'acceptent que des données de facture structurées en XML.

Format de fichier

La facture XRechnung est un fichier XML pur. En revanche, la facture ZUGFeRD est un format hybride composé d’un document PDF visible contenant un fichier XML intégré.

Lisibilité

Les différents formats de fichier mettent en évidence une autre différence importante entre la facture XRechnung et la facture ZUGFeRD. La facture XRechnung n’est lisible que par machine et nécessite donc un logiciel spécial pour rendre les informations contenues dans ses lignes de code lisibles par les humains. Les utilisateurs peuvent, mais ne sont pas obligés, d’utiliser un logiciel spécial pour lire une facture ZUGFeRD. Dans la vue PDF, le contenu de la facture est lisible comme sur une facture traditionnelle.

Traitement

Les factures XRechnung ne peuvent être traitées qu’automatiquement (c’est-à-dire à l’aide d’un logiciel spécial). Les factures ZUGFeRD, quant à elles, peuvent être transférées automatiquement ou manuellement vers les systèmes comptables des destinataires. Les entreprises peuvent également transférer manuellement les informations d’une facture ZUGFeRD dans leur système.

Conception

Une autre différence entre les factures XRechnung et ZUGFeRD est la possibilité de créer un design personnalisé. Les factures ZUGFeRD offrent aux entreprises la possibilité d’intégrer leur identité visuelle dans la facture PDF. Cela inclut l'utilisation de logos, de polices de caractères spécifiques, de couleurs et d'autres éléments graphiques qui reflètent la marque de l'entreprise. Cette adaptabilité est particulièrement avantageuse dans les secteurs B2B et B2C, car elle permet aux entreprises de mettre en avant leur identité de marque de manière cohérente, même dans la facturation. En revanche, la facture XRechnung est purement fonctionnelle et ne propose aucune fonction de personnalisation visuelle. Étant donné qu’elle se compose exclusivement de données XML lisibles par machine, il est impossible d'utiliser des éléments graphiques ou un formatage spécial.

Exigences techniques pour les émetteurs de factures

La création d’une facture XRechnung nécessite l’utilisation d’un logiciel de comptabilité spécial ou d’un générateur en ligne. Pour la plupart des éditeurs de logiciels établis, la création d’une facture XRechnung fait déjà partie intégrante de leur offre de services. En quelques clics, les utilisateurs peuvent créer ces factures automatiquement, les envoyer, puis les archiver en toute sécurité. Les générateurs en ligne offrent des options similaires, mais les factures créées doivent être téléchargées manuellement et archivées localement. Pour les entreprises qui émettent un grand nombre de factures et qui doivent assurer leur stockage à long terme, l’utilisation d’un logiciel spécialisé est généralement le meilleur choix. En effet, les logiciels n’imposent aucune restriction sur le nombre de factures créées, tandis que de nombreux générateurs en ligne limitent l’utilisation.

La création de factures ZUGFeRD nécessite également un logiciel adapté. Les entreprises peuvent utiliser des programmes comptables spécialisés, des progiciels de gestion intégrée ou des extensions pour leurs applications existantes.

En principe, il est également techniquement possible de convertir des factures PDF existantes aux formats XRechnung ou ZUGFeRD. Certains prestataires de services facturent cette opération, mais elle n'est pas recommandée. La conversion est sujette à des erreurs car le PDF utilise la reconnaissance automatique de texte pour lire le contenu des factures originales.

Exigences techniques pour les destinataires des factures

Les destinataires ont besoin d’un logiciel spécial pour lire et traiter les factures XRechnung, alors que ce n’est pas absolument nécessaire pour les factures ZUGFeRD. En effet, les utilisateurs peuvent afficher les données de la facture au format PDF, comme ils le feraient avec des factures conventionnelles.

Livraison

Vous pouvez envoyer des factures XRechnung et ZUGFeRD à vos destinataires de différentes manières. Vous pouvez notamment charger un fichier, l'envoyer via des plates-formes de transmission spéciales ou l'envoyer en tant que pièce jointe à un e-mail. En outre, vous pouvez envoyer des factures directement à partir d'un logiciel de comptabilité via une interface appropriée.

Stripe Invoicing offre une solution pratique pour l’envoi de factures électroniques. Les entreprises disposant d’un compte Stripe peuvent utiliser l’application Billit, partenaire de Stripe, pour créer et envoyer des factures facilement et dans le respect de la loi. Après une configuration unique, le système gère automatiquement le processus de livraison. En outre, le système permet aux entreprises de vérifier à tout moment l’état de toutes les factures. En cas d'erreur, les utilisateurs reçoivent une notification immédiate afin de résoudre rapidement leurs problèmes.

Aperçu : Factures XRechnung et ZUGFeRD