Vanaf 2025 moeten Duitse bedrijven die facturen uitgeven aan andere bedrijven dit elektronisch doen. De vraag is echter in welke vorm? Er zijn twee bekende opties: de XRechnung en de ZUGFeRD-factuur.

In dit artikel leggen we uit wat XRechnung en ZUGFeRD facturen zijn. We onderzoeken hoe de formaten verschillen, inclusief hun wettelijke naleving, technische vereisten en praktische afhandeling.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn elektronische facturen?
  
• Wat is een XRechnung-factuur?
  
• Wat is een ZUGFeRD-factuur?
  
• Wat is het verschil tussen een XRechnung en een ZUGFeRD factuur?
  

Wat zijn elektronische facturen?

Elektronische facturen, of e-facturen, zijn digitale documenten die factuurgegevens bevatten in een gestructureerde, machineleesbare indeling. In tegenstelling tot traditionele papieren facturen of ongestructureerde PDF's, maken e-facturen automatische verwerking mogelijk door boekhoud- en ERP-systemen (Enterprise Resource Planning). Veelgebruikte formaten zijn onder meer op XML gebaseerde standaarden zoals XRechnung of ZUGFeRD, die voldoen aan de eisen van digitaal factuurbeheer. Elektronische facturen moeten voldoen aan de wettelijke eisen van de norm EN 16931 van de Europese Unie (EU).

De introductie van e-facturatie maakt deel uit van een alomvattende verschuiving naar de digitalisering van de economie. E-facturatie is bedoeld om workflows te optimaliseren, fouten bij handmatige gegevensinvoer te verminderen en kosten te verlagen. Een andere belangrijke drijfveer voor e-facturatie is de EU-richtlijn 2014/55/EU geïntroduceerd in 2014, waardoor e-facturatie verplicht werd voor overheidsopdrachten in de Europese Unie. De richtlijn werd ingevoerd in de hoop dat e-facturering de administratie efficiënter zou maken en de grensoverschrijdende samenwerking binnen de EU zou vergemakkelijken. De richtlijn stelde ook dat vanaf november 2020 alle aanbestedende diensten in Duitsland facturen in elektronisch formaat moeten ontvangen en verwerken.

Vanaf 1 januari 2025 is elektronische facturatie niet alleen relevant voor bedrijven die facturen uitkeren aan overheidsdiensten en federale overheden (d.w.z. bedrijven tussen bedrijven en overheden of B2G-bedrijven). Als gevolg van de Growth Opportunities Act van de Federale Raad, die in maart 2024 is aangenomen, moeten bedrijven die goederen of diensten van andere bedrijven verkopen of kopen (d.w.z. business-to-business of B2B bedrijven) vanaf 2025 elektronisch facturen uitgeven. De enige uitzonderingen zijn kleine ondernemers: zij kunnen facturen als papieren documenten of pdf-bestanden blijven versturen. Ze moeten echter wel in staat zijn om inkomende elektronische facturen te ontvangen en te verwerken. In de Jaarlijkse Belastingwet 2024 is deze regeling gedefinieerd voor kleine ondernemers. Vanaf 2025 vind je uitgebreide informatie in ons artikel over de regel kleinschalig ondernemen.

Het specifieke formaat dat bedrijven gebruiken voor e-facturen is aan de bedrijven zelf. De meest voorkomende opties in Duitsland zijn de XRechnung en de ZUGFeRD-factuur.

Wat is een XRechnung-factuur?

De XRechnung is goedgekeurd door het Coördinatiebureau voor IT-normen (KoSIT), dat in Duitsland verantwoordelijk is voor de ontwikkeling en exploitatie van normen op het gebied van informatietechnologie (IT) voor gegevensuitwisseling in overheidsdiensten. Hoewel de XRechnung qua inhoud en naleving van de wet een afspiegeling is van een traditionele factuur, verschilt hij fundamenteel in zijn formaat: de XRechnung is gebaseerd op een XML-gegevensformaat. In plaats van een leesbaar document bestaat de XRechnung uit een dataset in de vorm van regels code. Alle factuurgegevens hebben een vooraf bepaalde ruimte in dit gestructureerde formaat en kunnen daardoor volledig en automatisch worden uitgelezen en verwerkt door digitale systemen.

Wat is een ZUGFeRD-factuur?

Het Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) heeft in 2014 de ZUGFeRD-factuur ontwikkeld. Dit verklaart de volledige naam van het factuurformaat "Centrale gebruikershandleiding van het Forum voor elektronische facturering Duitsland", die wordt afgekort tot "ZUGFeRD". Een ZUGFeRD-factuur is een hybride factuurformaat dat twee elementen in één document combineert. Net als de XRechnung bevat het een XML-dataset, maar het bevat ook een PDF/A-3-document dat eruitziet als een conventionele factuur. Dit betekent dat zowel machines als mensen de ZUGFeRD-factuur kunnen lezen.

Wat is het verschil tussen een XRechnung en een ZUGFeRD-factuur?

B2B bedrijven in het bijzonder moeten de verschillen tussen XRechnung- en ZUGFeRD-facturen onder de loep nemen om te kunnen beslissen welk factuurformaat voor hen het beste is. Hieronder een overzicht van de belangrijkste verschillen.

Wettelijke compliance

Zowel de XRechnung als de ZUGFeRD-factuur voldoen wettelijk aan de relevante Europese richtlijnen en normen. ZUGFeRD houdt zich vanaf versie 2.0 aan de internationale standaard voor facturen, de Cross-Industry Invoice (CII) van het United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT). Deze standaard voor elektronische facturen, die de gestructureerde uitwisseling van gegevens mogelijk maakt, vormt ook de basis van de XRechnung. Qua juridische conformiteit is er dus geen verschil tussen de XRechnung- en ZUGFeRD-factuur.

Doelgroep

De doelgroepen van de XRechnung- en ZUGFeRD-facturen verschillen door hun respectievelijke focus en mogelijke toepassingen. De XRechnung was oorspronkelijk bedoeld voor facturering met openbare klanten. Het is daarom bijzonder geschikt voor bedrijven die uitsluitend zakelijke relaties onderhouden met overheden en instellingen.

Het ZUGFeRD-format daarentegen spreekt een veel bredere doelgroep aan. Het is geschikt voor gebruik in zowel de publieke sector als de B2B sector. Theoretisch is het zelfs mogelijk om het te gebruiken in de business-to-consumer, of B2C-sector. Vanaf versie 2.1 voldoet de ZUGFeRD-factuur aan alle eisen voor openbaar bestuur. Het maakt het ook mogelijk om een puur XML-bestand zonder PDF te maken. Deze extra functie is handig omdat sommige portalen voor de ontvangst van facturen van aanbestedende diensten alleen gestructureerde XML-factuurgegevens accepteren.

Bestandsindeling

De XRechnung is een puur XML-bestand. De ZUGFeRD-factuur daarentegen is een hybride formaat dat bestaat uit een zichtbaar PDF-document met daarin een ingesloten XML-bestand.

Leesbaarheid

De verschillende bestandsformaten benadrukken nog een belangrijk verschil tussen de XRechnung- en ZUGFeRD-factuur. De XRechnung is alleen machinaal leesbaar en vereist daarom speciale software om de informatie in de coderegels zichtbaar te maken voor mensen. Gebruikers kunnen, maar hoeven niet, speciale software te gebruiken om een ZUGFeRD-factuur te lezen. In de PDF-weergave kunnen de gebruikers de inhoud bekijken zoals ze dat op een traditionele factuur zouden doen.

Wordt verwerkt

XRechnung-facturen kunnen alleen automatisch worden verwerkt (d.w.z. met behulp van speciale software). ZUGFeRD-facturen daarentegen kunnen automatisch of handmatig worden overgeboekt naar de boekhoudsystemen van de ontvangers. Bedrijven kunnen de gegevens van een ZUGFeRD-factuur ook handmatig overzetten naar het systeem van hun bedrijf.

Ontwerp

Een ander verschil tussen XRechnung- en ZUGFeRD-facturen is de mogelijkheid tot individueel ontwerp. ZUGFeRD-facturen bieden bedrijven de flexibiliteit om hun huisstijl in de PDF-factuur te integreren. Dit omvat het gebruik van logo's, specifieke lettertypen, kleuren en andere grafische elementen die het merk van het bedrijf weerspiegelen. Dit aanpassingsvermogen is vooral voordelig in de B2B- en B2C-sector, omdat het bedrijven in staat stelt hun merkidentiteit consistent te presenteren, zelfs in de facturering. De XRechnung daarentegen is puur functioneel en ziet volledig af van visuele individualiteit. Omdat het uitsluitend uit machineleesbare XML-gegevens bestaat, zijn grafische elementen en speciale opmaak niet mogelijk.

Technische vereisten voor uitgevers van facturen

Voor het maken van een XRechnung moet je speciale boekhoudsoftware of een online generator gebruiken. Voor de meeste gevestigde softwareleveranciers is het maken van een XRechnung al een integraal onderdeel van hun dienstenpakket. Met slechts een paar klikken kunnen gebruikers deze facturen automatisch maken, verzenden en vervolgens archiveren op een audit-proof manier. Online generatoren bieden vergelijkbare opties, maar de gemaakte facturen moeten handmatig worden gedownload en lokaal worden gearchiveerd. Voor bedrijven die een groot aantal facturen uitgeven en hun opslag op lange termijn moeten garanderen, is het gebruik van gespecialiseerde software meestal de betere keuze. Dit komt omdat software geen beperkingen oplegt aan het aantal gemaakte facturen, terwijl veel online generatoren het gebruik beperken.

Er is ook geschikte software nodig om ZUGFeRD-facturen te maken. Bedrijven kunnen gespecialiseerde boekhoudprogramma's, ERP-systemen of uitbreidingen voor bestaande applicaties gebruiken.

In principe is het ook technisch mogelijk om bestaande PDF-facturen om te zetten naar de factuurformaten XRechnung of ZUGFeRD. Sommige dienstverleners brengen hiervoor kosten in rekening, maar het wordt niet aanbevolen. De conversie is foutgevoelig omdat de PDF geautomatiseerde tekstherkenning gebruikt om de inhoud van de originele facturen te lezen.

Technische vereisten voor factuurontvangers

Ontvangers hebben speciale software nodig om XRechnung-facturen te lezen en verder te verwerken. Voor ZUGFeRD-facturen is dit niet absoluut noodzakelijk, omdat gebruikers de factuurgegevens in de PDF kunnen bekijken zoals bij conventionele facturen.

Levering

Je kunt zowel XRechnung- als ZUGFeRD-facturen op verschillende manieren naar ontvangers verzenden. Opties zijn onder meer: een bestandsupload, verzending via speciale transmissieplatforms of verzending als e-mailbijlage. Bovendien kun je facturen rechtstreeks vanuit boekhoudsoftware verzenden via een geschikte interface.

Stripe Invoicing biedt een praktische oplossing voor het bezorgen van elektronische facturen. Bedrijven met een Stripe account kunnen de app van Stripe partner Billit gebruiken om eenvoudig facturen te maken en te versturen volgens de wet. Na een eenmalige installatie handelt het systeem automatisch het leveringsproces af. Bovendien stelt het systeem bedrijven in staat om op elk moment de status van alle facturen te controleren. Als er een fout optreedt, krijgen gebruikers onmiddellijk een melding, zodat ze hun problemen snel kunnen oplossen.

Overzicht: Facturen van XRechnung versus ZUGFeRD