A partir de 2025, as empresas alemãs que emitem faturas para outras empresas precisam fazê-lo eletronicamente. A questão, no entanto, é em que formato? Existem duas opções bem conhecidas: a fatura XRechnung e a ZUGFeRD.

Neste artigo, explicamos o que são faturas XRechnung e ZUGFeRD. Exploramos como os formatos diferem, incluindo sua conformidade legal, requisitos técnicos e tratamento prático.

O que há neste artigo?

• O que são notas fiscais eletrônicas?
  
• O que é uma fatura XRechnung?
  
• O que é uma fatura ZUGFeRD?
  
• Qual a diferença entre uma fatura XRechnung e ZUGFeRD?
  

O que são faturas eletrônicas?

As faturas eletrônicas, ou e-invoices, são documentos digitais que contêm dados de faturas em um formato estruturado e legível por máquina. Ao contrário das faturas tradicionais em papel ou PDFs não estruturados, as faturas eletrônicas permitem o processamento automático por sistemas de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP). Os formatos comuns incluem padrões baseados em XML, como XRechnung ou ZUGFeRD, que atendem aos requisitos do gerenciamento de faturas digitais. As faturas eletrônicas precisam cumprir os requisitos legais da norma EN 16931 da União Europeia (UE).

A introdução do faturamento eletrônico se insere em uma mudança abrangente para a digitalização da economia. O objetivo do faturamento eletrônico é otimizar fluxos de trabalho, reduzir fontes de erros na inserção manual de dados e reduzir custos. Outro fator importante por trás do faturamento eletrônico é a Diretiva UE 2014/55/UE introduzida em 2014, que tornou obrigatória o faturamento eletrônico para os contratos públicos na União Europeia. A diretiva foi introduzida na esperança de que o faturamento eletrônico torne a administração mais eficiente e facilite a cooperação transfronteiriça na UE. A diretiva também estabeleceu que, a partir de novembro de 2020, todas as autoridades contratantes na Alemanha devem receber e processar faturas em formato eletrônico.

Desde 1º de janeiro de 2025, o faturamento eletrônico não é relevante apenas para empresas que emitem faturas para administrações públicas e autoridades federais (ou seja, empresas para o governo ou B2G). Devido à Lei de Oportunidades de Crescimento do Conselho Federal, aprovada em março de 2024, empresas que vendem ou compram bens ou serviços de outras empresas (ou seja, empresas B2B ou entre empresas) devem emitir faturas eletronicamente a partir de 2025. As únicas exceções são os pequenos empresários: eles podem continuar enviando faturas como documentos em papel ou arquivos PDF. No entanto, eles devem ser capazes de receber e processar faturas eletrônicas recebidas. A Lei Tributária Anual de 2024 definiu essa regulamentação para pequenos empreendedores. A partir de 2025, informações detalhadas estão disponíveis em nosso artigo sobre a regra do pequeno empreendedor.

O formato específico que as empresas usam para faturas eletrônicas é da responsabilidade das próprias empresas. As opções mais comuns na Alemanha são faturas XRechnung e ZUGFeRD.

O que é uma fatura XRechnung?

A XRechnung foi aprovada pelo Departamento de Coordenação para Padrões de TI (KoSIT), que, na Alemanha, é responsável pelo desenvolvimento e operação de padrões de tecnologia da informação (TI) para o intercâmbio de dados na administração pública. Embora a XRechnung espelhe uma fatura tradicional em termos de conteúdo e conformidade legal, ela difere fundamentalmente em seu formato: a XRechnung é baseada em um formato de dados XML. Em vez de um documento legível, a XRechnung consiste em um conjunto de dados na forma de linhas de código. Todos os dados da fatura têm um espaço pré-determinado nesse formato estruturado e, portanto, podem ser total e automaticamente lidos e processados por sistemas digitais.

O que é uma fatura ZUGFeRD?

O Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) desenvolveu a fatura ZUGFeRD em 2014. Isso explica o nome completo do formato da fatura "Guia Central do Usuário do Fórum de Faturamento Eletrônico da Alemanha", que é abreviado para "ZUGFeRD". Uma fatura ZUGFeRD é um formato de fatura híbrido que combina dois elementos em um documento. Assim como a XRechnung, ela contém um conjunto de dados XML, mas também contém um documento PDF/A-3 que se parece com uma fatura convencional. Isso significa que máquinas e humanos podem ler a fatura ZUGFeRD.

Qual é a diferença entre uma fatura XRechnung e uma fatura ZUGFeRD?

Empresas B2B, em particular, devem analisar atentamente as diferenças entre as faturas XRechnung e ZUGFeRD para poder decidir qual o formato de fatura mais adequado para elas. Uma visão geral das diferenças mais importantes é apresentada abaixo.

Conformidade legal

Tanto a fatura XRechnung quanto a ZUGFeRD estão legalmente em conformidade com as diretivas e normas europeias relevantes. A ZUGFeRD, a partir da versão 2.0, adere ao padrão internacional para faturas, a Cross-Industry Invoice (CII) do Centro das Nações Unidas para Facilitação do Comércio e Negócios Eletrônicos (UN/CEFACT). Esse padrão para faturas eletrônicas, que possibilita a troca estruturada de dados, também é a base da XRechnung. Em termos de conformidade jurídica, portanto, não há diferença entre a fatura XRechnung e ZUGFeRD.

Grupo-alvo

Os grupos-alvo das faturas XRechnung e ZUGFeRD diferem devido aos seus respectivos focos e usos potenciais. A XRechnung foi originalmente destinada para faturamento com clientes públicos. Por conseguinte, é particularmente adequada para empresas que mantêm exclusivamente relações comerciais com autoridades e instituições públicas.

Em contraste, o formato ZUGFeRD atrai um público-alvo muito mais amplo. É adequado para uso tanto no setor público quanto no setor B2B. Teoricamente, inclusive, é possível usá-la no setor business-to-consumer, ou B2C. A partir da versão 2.1, a fatura ZUGFeRD atende a todos os requisitos da administração pública. Ela também permite a criação de um arquivo XML puro sem PDF. Esta função adicional é útil porque alguns portais de recibos de faturas da autoridade contratante pública só aceitam dados de fatura XML estruturados.

Formato de arquivo

A XRechnung é um arquivo XML puro. Por outro lado, a fatura ZUGFeRD é um formato híbrido que consiste em um documento PDF visível contendo um arquivo XML incorporado.

Legibilidade

Os diferentes formatos de arquivo destacam outra diferença importante entre a fatura XRechnung e ZUGFeRD. A XRechnung é apenas legível por máquina e, portanto, requer um software especial para tornar as informações contidas em suas linhas de código visíveis para os seres humanos. Os usuários podem, mas não precisam, usar um software especial para ler uma fatura ZUGFeRD. Na visualização PDF, os usuários podem visualizar o conteúdo como em uma fatura tradicional.

Processamento

As faturas XRechnung só podem ser processadas automaticamente (ou seja, com a ajuda de software especial). As faturas ZUGFeRD, por outro lado, podem ser transferidas automática ou manualmente para os sistemas de contabilidade dos destinatários. As empresas também podem transferir manualmente os dados de uma fatura ZUGFeRD para o sistema da empresa.

Design

Outra diferença entre as faturas XRechnung e ZUGFeRD é o potencial de design individual. As faturas ZUGFeRD oferecem às empresas a flexibilidade de integrar seu design corporativo à fatura PDF. Isso inclui o uso de logotipos, fontes específicas, cores e outros elementos gráficos que refletem a marca do negócio. Essa adaptabilidade é particularmente vantajosa nos setores B2B e B2C, pois permite que as empresas apresentem sua identidade de marca de forma consistente, mesmo no faturamento. Em contraste, a XRechnung é puramente funcional e dispensa completamente a individualidade visual. Uma vez que consiste exclusivamente em dados XML legíveis por máquina, elementos gráficos e formatação especial não são possíveis.

Requisitos técnicos para emissores de faturas

Criar uma XRechnung requer o uso de um software de contabilidade especial ou um gerador online. Para a maioria dos provedores de software estabelecidos, a criação de uma XRechnung já é parte integrante de seu pacote de serviços. Com apenas alguns cliques, os usuários podem criar essas faturas automaticamente, enviá-las e arquivá-las à prova de auditoria. Os geradores online oferecem opções semelhantes, mas as faturas criadas devem ser baixadas manualmente e arquivadas localmente. Para empresas que emitem um grande número de faturas e precisam garantir seu armazenamento no longo prazo, o uso de software especializado geralmente é a melhor escolha. Isso ocorre porque o software não impõe restrições ao número de faturas criadas, enquanto muitos geradores online limitam o uso.

Software adequado também é necessário para criar faturas ZUGFeRD. As empresas podem usar programas de contabilidade especializados, sistemas ERP ou extensões para aplicativos existentes.

Em princípio, também é tecnicamente possível converter faturas PDF existentes para os formatos de fatura XRechnung ou ZUGFeRD. Alguns prestadores de serviços cobram por isso, mas não é recomendado. A conversão é propensa a erros porque o PDF usa reconhecimento de texto automatizado para ler o conteúdo das faturas originais.

Requisitos técnicos para destinatários de faturas

Os destinatários precisam de um software especial para ler e processar faturas XRechnung. Isso não é absolutamente necessário para faturas ZUGFeRD, pois os usuários podem visualizar os dados da fatura no PDF como fariam com as faturas convencionais.

Entrega

Você pode enviar faturas XRechnung e ZUGFeRD para destinatários de várias maneiras. As opções incluem: upload de um arquivo, envio por meio de plataformas de transmissão especiais ou envio como um anexo de e-mail. Além disso, você pode enviar faturas diretamente do software de contabilidade usando uma interface apropriada.

O Stripe Invoicing oferece uma solução prática para a entrega de faturas eletrônicas. Empresas com uma conta Stripe podem usar o aplicativo da Billit, parceira da Stripe, para criar e enviar faturas com facilidade e em conformidade legal. Após uma configuração única, o sistema gerencia automaticamente o processo de entrega. Além disso, o sistema permite que as empresas verifiquem o status de todas as faturas a qualquer momento. Se ocorrer um erro, os usuários receberão uma notificação imediata para que possam resolver seus problemas rapidamente.

Visão geral: Faturas XRechnung e ZUGFeRD