Deutsche Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen, müssen dies ab Anfang 2025 auf elektronischem Wege tun. Es stellt sich jedoch die Frage: In welchem Format? Mit der XRechnung und der ZUGFeRD-Rechnung gibt es zwei bekannte Alternativen.

In diesem Artikel erklären wir, was die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung sind. Zudem erfahren Sie, wie sich die beiden Formate unterscheiden, unter anderem im Hinblick auf die Rechtskonformität, die technischen Anforderungen und das praktische Handling.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind elektronische Rechnungen?
  
• Was ist eine XRechnung?
  
• Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
  
• Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung?
  

Was sind elektronische Rechnungen?

Elektronische Rechnungen oder E-Rechnungen sind digitale Dokumente, die sämtliche Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format enthalten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Rechnungen in Papierform oder unstrukturierten PDFs ermöglichen E-Rechnungen die automatische Verarbeitung durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Zu den gängigen Formaten zählen XML-basierte Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD, die speziell für die Anforderungen des digitalen Rechnungsmanagements entwickelt wurden. Elektronische Rechnungen müssen den gesetzlichen Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen.

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil eines umfassenden Wandels hin zur Digitalisierung in der Wirtschaft. Sie wird vorangetrieben, um Arbeitsabläufe zu optimieren, Fehlerquellen bei der manuellen Dateneingabe zu reduzieren und Kosten zu senken. Ein weiterer zentraler Treiber ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU von 2014, die E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen in der Europäischen Union verpflichtend gemacht hat. Sie soll die Verwaltung effizienter gestalten und die grenzüberschreitende Zusammenarbeit innerhalb der EU erleichtern. Alle öffentlichen Auftraggeber/innen in Deutschland sind seit November 2020 verpflichtet, Rechnungen in einem elektronischen Format empfangen und verarbeiten zu können.

Ab dem 1. Januar 2025 sind E-Rechnungen nicht nur für Unternehmen relevant, die Rechnungen an öffentliche Verwaltungen und Bundesbehörden stellen (B2G). Vor dem Hintergrund des im März 2024 vom Bundesrat verabschiedeten Wachstumschancengesetz müssen ab 2025 auch Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen, dies in elektronischer Form tun (B2B). Ausgenommen sind lediglich Kleinunternehmen: Sie dürfen nach wie vor Rechnungen als Papierdokumente oder PDF-Dateien versenden. Sie müssen jedoch elektronische Eingangsrechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Sonderregelung für Kleinunternehmen wurde im Jahressteuergesetz 2024 festgelegt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung ab 2025.

Welches konkrete Format als E-Rechnung genutzt wird, bleibt den Unternehmen selbst überlassen. Die in Deutschland gängigsten Varianten sind die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) erarbeitet, die in Deutschland für die Entwicklung und den Betrieb von IT-Standards beim Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung zuständig ist. Obwohl sie inhaltlich und rechtlich einer traditionellen Rechnung entspricht, unterscheidet sie sich grundlegend in ihrer Form: Sie basiert auf einem XML-Datenformat. Statt eines lesbaren Dokuments besteht die XRechnung aus einem Datensatz in Form von Codezeilen. Sämtliche Rechnungsdaten haben in diesem strukturierten Format einen vorgegebenen Platz und können daher von digitalen Systemen vollautomatisch ausgelesen und verarbeitet werden.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Die ZUGFeRD-Rechnung wurde 2014 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. Dies erklärt auch den Namen „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, der mit „ZUGFeRD“ abgekürzt wird. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Rechnungsformat, welches in einem Dokument zwei Elemente verbindet. Zum einen beinhaltet sie wie die XRechnung einen XML-Datensatz, zum anderen ein PDF/A-3-Dokument, welches wie eine herkömmliche Rechnung aussieht. Damit kann die ZUGFeRD-Rechnung sowohl von Maschinen als auch von Menschen gelesen werden.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung?

Insbesondere B2B-Unternehmen sollten sich ausführlich mit den Unterschieden von XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung auseinandersetzen, um entscheiden zu können, welches Rechnungsformat für sie am besten geeignet ist. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Unterscheidungskriterien im Überblick.

Rechtskonformität

Sowohl die XRechnung als auch die ZUGFeRD-Rechnung sind rechtskonform auf Grundlage der entsprechenden europäischen Richtlinien und Normen. Zudem integriert ZUGFeRD ab Version 2.0 die Cross-Industry-Invoice (CII) des Zentrums der Vereinten Nationen für Handelserleichterungen und elektronische Geschäftsprozesse (UN/CEFACT). Dieser Standard für elektronische Rechnungen, der den strukturierten Austausch von Daten ermöglicht, ist auch Basis der XRechnung. Bezüglich der Rechtskonformität besteht folglich kein Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung.

Zielgruppe

Die Zielgruppen der XRechnung und der ZUGFeRD-Rechnung unterscheiden sich aufgrund ihrer spezifischen Ausrichtung und Einsatzmöglichkeiten. Die XRechnung wurde für den Rechnungsverkehr mit öffentlichen Auftraggeberinnen und Auftraggebern konzipiert. Daher eignet sie sich insbesondere für Unternehmen, die ausschließlich Geschäftsbeziehungen mit Behörden und öffentlichen Einrichtungen unterhalten.

Im Gegensatz dazu spricht das ZUGFeRD-Format eine wesentlich breitere Zielgruppe an. Es ist sowohl für den Einsatz im öffentlichen Sektor als auch im B2B-Bereich geeignet. Theoretisch ist sogar ein Einsatz im B2C-Bereich möglich. Ab Version 2.1 erfüllt die ZUGFeRD-Rechnung alle Anforderungen, die an die öffentliche Verwaltung gestellt werden. Zudem ermöglicht sie auch die Erstellung einer reinen XML-Datei ohne PDF. Diese Zusatzfunktion ist nützlich, da einige Rechnungseingangsportale öffentlicher Auftraggeber/innen ausschließlich strukturierte XML-Rechnungsdaten akzeptieren.

Dateiformat

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Im Gegensatz dazu ist die ZUGFeRD-Rechnung ein hybrides Format, welches aus einem sichtbaren PDF-Dokument besteht, in das eine XML-Datei eingebettet ist.

Lesbarkeit

Die verschiedenen Dateiformate führen zu einem weiteren wesentlichen Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung. Die XRechnung ist ausschließlich maschinell lesbar und erfordert daher spezielle Software, um die in den Codezeilen enthaltenen Informationen für Menschen sichtbar zu machen. Die ZUGFeRD-Rechnung kann, aber muss nicht mit einer speziellen Software ausgelesen werden. In der PDF-Ansicht können die Inhalte wie normale Rechnungen betrachtet werden.

Verarbeitung

Die Verarbeitung einer XRechnung ist ausschließlich maschinell möglich, das heißt, mithilfe spezieller Software. Auch ZUGFeRD-Rechnungen können maschinell in die Buchhaltungssysteme der Empfänger/innen übertragen werden. Zudem ist es beim ZUGFeRD-Format jedoch auch möglich, dies manuell zu tun. Die Rechnungsinformationen können händisch in die eigenen Systeme überführt werden.

Gestaltungsmöglichkeiten

Ein weiterer Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD zeigt sich in den Möglichkeiten der individuellen Gestaltung. ZUGFeRD-Rechnungen bieten Unternehmen die Flexibilität, ihr Corporate Design in die PDF-Rechnung zu integrieren. Dies umfasst die Verwendung von Logos, spezifischen Schriftarten, Farben und anderen grafischen Elementen, die das Erscheinungsbild des Unternehmens widerspiegeln. Diese Anpassungsfähigkeit ist besonders im B2B- und B2C-Bereich ein Vorteil, da sie Unternehmen erlaubt, ihre Markenidentität auch in der Rechnungsstellung konsistent zu präsentieren. Im Gegensatz dazu ist die XRechnung rein funktional gestaltet und verzichtet vollständig auf visuelle Individualität. Da sie ausschließlich aus maschinenlesbaren XML-Daten besteht, sind grafische Elemente oder besondere Formatierungen nicht möglich.

Technische Anforderungen für Rechnungssteller/innen

XRechnungen werden im Regelfall entweder mithilfe einer speziellen Buchhaltungs-Software oder eines Online-Generators erstellt. Bei den meisten etablierten Software-Anbieterinnen und -Anbietern ist die Erstellung von XRechnungen bereits ein fester Bestandteil des Leistungspakets. Mit wenigen Klicks lassen sich diese automatisiert erstellen, versenden und revisionssicher archivieren. Die alternativen Online-Generatoren bieten zwar ähnliche Funktionen, doch bei diesen müssen die erstellten Rechnungen manuell heruntergeladen und archiviert werden. Für Unternehmen, die eine größere Anzahl an Rechnungen ausstellen und eine langfristige Aufbewahrung sicherstellen müssen, ist daher meist die Nutzung einer spezialisierten Software die bessere Wahl. Zumal diese auch keine Einschränkungen bei der Anzahl der erstellbaren Rechnungen mit sich bringt, während viele Online-Generatoren nur limitiert genutzt werden können.

Für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen ist ebenfalls eine passende Software erforderlich. Unternehmen können hierfür spezialisierte Buchhaltungsprogramme, ERP-Systeme oder Erweiterungen für bestehende Anwendungen nutzen.

Grundsätzlich ist es technisch auch möglich, bestehende PDF-Rechnungen nachträglich in die Formate XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung umzuwandeln. Dieser kostenpflichtige Service wird von einigen Dienstleisterinnen und Dienstleistern angeboten, ist jedoch nicht zu empfehlen. Eine Konvertierung ist fehleranfällig, da die Inhalte der Originalrechnungen aus dem PDF mithilfe einer automatisierten Texterkennung herausgelesen werden.

Technische Anforderungen für Rechnungsempfänger/innen

Zum Auslesen von XRechnungen sowie zur Weiterverarbeitung benötigen Rechnungsempfänger/innen eine spezielle Software. Für ZUGFeRD-Rechnungen ist dies nicht zwingend notwendig, da die Rechnungsdaten im PDF wie bei herkömmlichen Rechnungen einsehbar sind.

Versand

Sowohl XRechnungen als ZUGFeRD-Rechnungen können auf verschiedenen Wegen an die Rechnungsempfänger/innen versandt werden. Möglich ist ein Datei-Upload, ein Versand als E-Mail-Anhang oder über spezielle Übertragungsplattformen. Zudem können die Rechnungen über eine entsprechende Schnittstelle direkt aus einer Buchhaltungssoftware verschickt werden.

Stripe Invoicing bietet Ihnen eine praktische Lösung für den Versand elektronischer Rechnungen. Über ein Stripe-Konto können Unternehmen die App des Partners Billit nutzen, um Rechnungen rechtskonform und einfach zu erstellen und zu verschicken. Nach einer einmaligen Einrichtung wird der Versandprozess automatisiert abgewickelt. Darüber hinaus ermöglicht das System, den Status sämtlicher Rechnungen jederzeit zu überprüfen. Sollte ein Fehler auftreten, erhalten die Nutzer/innen umgehend eine Benachrichtigung, sodass Probleme schnell behoben werden können.

Im Überblick: XRechnung vs. ZUGFeRD-Rechnung