À partir de 2025, les entreprises allemandes qui émettent des factures à d’autres entreprises devront le faire par voie électronique. La question, cependant, est de savoir sous quel format. Il existe deux options bien connues : la XRechnung et la ZUGFeRD.

Dans cet article, nous vous expliquons ce que sont les factures XRechnung et ZUGFeRD. Nous explorons les différences entre ces formats, notamment leur conformité légale, leurs exigences techniques et leur utilisation pratique.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’une facture électronique?
  
• Qu’est-ce qu’une facture XRechnung?
  
• Qu’est-ce qu’une facture ZUGFeRD?
  
• Quelle est la différence entre une facture XRechnung et une facture ZUGFeRD?
  

Qu’est-ce qu’une facture électronique?

Les factures électroniques, sont des documents numériques qui contiennent des données de facturation dans un format structuré et lisible par une machine. Contrairement aux factures papier traditionnelles ou aux PDF non structurés, les factures électroniques permettent un traitement automatique par les systèmes de comptabilité et de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Parmi les formats courants, citons les normes basées sur XML telles que XRechnung ou ZUGFeRD, qui répondent aux exigences de la gestion des factures numériques. Les factures électroniques doivent être conformes aux exigences légales de la norme EN 16931 de l’Union européenne (UE).

L’introduction de la facturation électronique s’inscrit dans le cadre d’une évolution globale vers la numérisation de l’économie. La facturation électronique vise à optimiser les flux de travail, à réduire les sources d’erreurs lors de la saisie manuelle des données et à réduire les coûts. Un autre facteur clé de la facturation électronique est la directive européenne 2014/55/UE introduite en 2014, qui a rendu obligatoire la facturation électronique pour les marchés publics dans l’Union européenne. La directive a été introduite dans l’espoir que la facturation électronique rende l’administration plus efficace et facilite la coopération transfrontalière au sein de l’UE. La directive stipule également qu’à partir de novembre 2020, tous les pouvoirs adjudicateurs en Allemagne doivent recevoir et traiter les factures au format électronique.

Depuis le 1er janvier 2025, la facturation électronique ne concerne plus uniquement les entreprises qui émettent des factures à l’attention des administrations publiques et des autorités fédérales (c’est-à-dire les entreprises qui traitent avec les pouvoirs publics ou B2G). En raison de la loi sur les perspectives de croissance du Conseil fédéral, adoptée en mars 2024, les entreprises qui vendent ou achètent des biens ou des services à d’autres entreprises doivent émettre des factures par voie électronique à partir de 2025. Les seules exceptions sont les petits entrepreneurs : ils peuvent continuer à envoyer des factures sous forme de documents papier ou de fichiers PDF. Cependant, ils doivent être en mesure de recevoir et de traiter les factures électroniques entrantes. La loi fiscale annuelle de 2024 a défini ce règlement pour les petits entrepreneurs. À partir de 2025, vous trouverez des informations détaillées dans notre article sur la règle relative aux petits entrepreneurs.

Le format spécifique utilisé par les entreprises pour les factures électroniques dépend des entreprises elles-mêmes. Les options les plus courantes en Allemagne sont la facture XRechnung et la facture ZUGFeRD.

Qu’est-ce qu’une facture XRechnung?

La facture XRechnung a été approuvée par le Bureau de coordination des normes informatiques (KoSIT), qui, en Allemagne, est chargée de l’élaboration et de l’exploitation des normes des technologies de l’information (TI) pour l’échange de données au sein de l’administration publique. Bien que la XRechnung reflète une facture traditionnelle pour ce qui est du contenu et de la conformité légale, elle diffère fondamentalement par son format : la XRechnung est basée sur un format de données XML. Au lieu d’un document lisible, la XRechnung se compose d’un ensemble de données sous forme de lignes de code. Toutes les données de facturation disposent d’un espace prédéterminé dans ce format structuré et peuvent donc être lues et traitées entièrement et automatiquement par des systèmes numériques.

Qu’est-ce qu’une facture ZUGFeRD?

En 2014, le Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) a développé la facture ZUGFeRD. Cela explique le nom complet du format de facture « Central User Guide of the Forum for Electronic Invoicing Germany », qui abrégé devient « ZUGFeRD ». Une facture ZUGFeRD est un format de facture hybride qui combine deux éléments en un seul document. Comme la XRechnung, elle contient un jeu de données XML, mais elle contient également un document PDF/A-3 qui ressemble à une facture classique. Cela signifie que les machines et les humains peuvent lire la facture ZUGFeRD.

Quelle est la différence entre une facture XRechnung et une facture ZUGFeRD?

Il est particulièrement recommandé aux entreprises de commerce interentreprises d’examiner attentivement les différences entre les factures XRechnung et ZUGFeRD afin de pouvoir décider quel format de facture leur convient le mieux. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales différences.

Conformité juridique

Tant la facture XRechnung que la facture ZUGFeRD sont conformes aux directives et normes européennes en vigueur. À partir de la version 2.0, la ZUGFeRD adhère à la norme internationale de facturation, la Cross-Industry Invoice (CII) du Centre des Nations Unies pour la facilitation du commerce et les transactions électroniques (CEFACT-ONU). Cette norme pour les factures électroniques, qui permet l’échange structuré de données, est également à la base de la XRechnung. En matière de conformité juridique, il n’y a donc pas de différence entre la facture XRechnung et la facture ZUGFeRD.

Groupe cible

Les groupes cibles des factures XRechnung et ZUGFeRD se distinguent par leurs objectifs respectifs et leurs utilisations potentielles. À l’origine, la XRechnung était destinée à la facturation aux clients publics. Elle convient donc particulièrement aux entreprises qui entretiennent exclusivement des relations commerciales avec les pouvoirs publics et les institutions.

En revanche, la ZUGFeRD s’adresse à un groupe cible beaucoup plus large. Elle convient aussi bien au secteur public qu’au secteur du commerce interentreprises. Théoriquement, il est même possible de l’utiliser dans le secteur du commerce électronique de détail. À partir de la version 2.1, la facture ZUGFeRD répond à toutes les exigences de l’administration publique. Elle permet également la création d’un fichier XML pur sans PDF. Cette fonction supplémentaire est utile, car certains portails de réception de factures des pouvoirs adjudicateurs publics n’acceptent que les données de factures XML structurées.

Format de fichier

La facture XRechnung est un fichier XML pur. En revanche, la facture ZUGFeRD est un format hybride composé d’un document PDF visible contenant un fichier XML intégré.

Lisibilité

Les différents formats de fichiers mettent en évidence une autre différence importante entre la facture XRechnung et la facture ZUGFeRD. La XRechnung n’est lisible que par machine et nécessite donc un logiciel spécial pour rendre les informations contenues dans ses lignes de code visibles par les humains. Les utilisateurs peuvent, mais n’y sont pas obligés, utiliser un logiciel spécial pour lire une facture ZUGFeRD. Dans la vue PDF, les utilisateurs peuvent visualiser le contenu comme ils le feraient sur une facture traditionnelle.

Traitement

Les factures XRechnung ne peuvent être traitées qu’automatiquement (c’est-à-dire à l’aide d’un logiciel spécial). Les factures ZUGFeRD, quant à elles, peuvent être transférées automatiquement ou manuellement vers les systèmes comptables des destinataires. Les entreprises peuvent également transférer manuellement les informations d’une facture ZUGFeRD dans leur système.

Conception

Une autre différence entre les factures XRechnung et ZUGFeRD est la possibilité d’une conception individuelle. Les factures ZUGFeRD offrent aux entreprises la possibilité d’intégrer leur identité visuelle dans la facture PDF. Cela inclut l’utilisation de logos, de polices spécifiques, de couleurs et d’autres éléments graphiques qui reflètent la marque de l’entreprise. Cette adaptabilité est particulièrement avantageuse dans les secteurs B2B et B2C, car elle permet aux entreprises de présenter leur identité de marque de manière cohérente, même dans la facturation. En revanche, la XRechnung est purement fonctionnelle et renonce complètement à l’individualité visuelle. Étant donné qu’il se compose exclusivement de données XML lisibles par machine, les éléments graphiques et la mise en forme spéciale ne sont pas possibles.

Exigences techniques pour les émetteurs de factures

La création d’une XRechnung nécessite l’utilisation d’un logiciel de comptabilité spécial ou d’un générateur en ligne. Pour la plupart des fournisseurs de logiciels établis, la création d’une XRechnung fait déjà partie intégrante de leur offre de services. En quelques clics, les utilisateurs peuvent créer ces factures automatiquement, les envoyer, puis les archiver de manière à ce qu’elles soient conformes aux exigences d’audit. Les générateurs en ligne offrent des options similaires, mais les factures créées doivent être téléchargées manuellement et archivées localement. Pour les entreprises qui émettent un grand nombre de factures et qui ont besoin d’assurer leur stockage à long terme, l’utilisation d’un logiciel spécialisé est généralement le meilleur choix. En effet, les logiciels n’imposent aucune restriction sur le nombre de factures créées, tandis que de nombreux générateurs en ligne limitent l’utilisation.

Un logiciel approprié est également nécessaire pour créer des factures ZUGFeRD. Les entreprises peuvent utiliser des programmes comptables spécialisés, des systèmes ERP ou des extensions pour les applications existantes.

En principe, il est également techniquement possible de convertir des factures PDF existantes aux formats de facture XRechnung ou ZUGFeRD. Certains fournisseurs de services facturent cela, mais ce n’est pas recommandé. La conversion est sujette aux erreurs, car le PDF utilise la reconnaissance de texte automatisée pour lire le contenu des factures originales.

Exigences techniques pour les destinataires de factures

Les destinataires ont besoin d’un logiciel spécial pour lire et traiter les factures XRechnung. Cela n’est pas absolument nécessaire pour les factures ZUGFeRD, car les utilisateurs peuvent afficher les données de la facture au format PDF comme ils le feraient avec des factures conventionnelles.

Distribution

Vous pouvez envoyer des factures XRechnung et ZUGFeRD à des destinataires de différentes manières. Les options comprennent : le téléversement d’un fichier, l’envoi au moyen des plateformes de transmission spéciales ou l’envoi en pièce jointe d’un courriel. De plus, vous pouvez envoyer des factures directement depuis un logiciel de comptabilité au moyen d’une interface appropriée.

Stripe Invoicing offre une solution pratique pour l’envoi de factures électroniques. Les entreprises disposant d’un compte Stripe peuvent utiliser l’application proposée par le partenaire Billit de Stripe pour créer et envoyer des factures facilement et en toute conformité avec la législation. Après une configuration unique, le système gère automatiquement le processus de livraison. De plus, le système permet aux entreprises de vérifier à tout moment l’état de toutes les factures. Si une erreur se produit, les utilisateurs reçoivent une notification immédiate afin qu’ils puissent résoudre leurs problèmes rapidement.

Aperçu : Comparatif entre la XRechnung et la ZUGFeRD